Выплаты работникам, направленным в командировку
Более вероятно, что будешь за те же деньги не только швец и …
В статье перечислен внушительный список. Не только Битрикс…
А чего ему не быть довольным? Он с властями активно сотрудни…
То, что налоговый маневр разрушит или выдавит из России Битр…
В 5-7 раз? Ох уж эти сказочники
Никуда из России не сбегут, потому что в иных странах придет…
Читаю про зп в 50-100 т на Удаленке в Москве и складывается …
Не принесёт — получит пособие в меньшем размере. Принести бу…
Спасибо за уделенное внимание к нашей статье. Оценить качест…
198 подписчиков ))) Очень удобный новый канал получения инф…
Да, верно, есть такое соглашение, но о чем оно? О прожиточно…
Для тех, кто оказывает услуги на УСН с парой сотрудников и с…
Как вы планируете возврат отразить? Как доход в этом году?ил…
только нужно у брокера, например у Открытия, просить разреше…
Большинство уже поняли, что вирус может иметь серьезные посл…
Будет. Но пока некогда (
А обычной темы на форуме больше не будет?
согласна, даю официанту только лично чаевые и только за хоро…
Правки они внесли2. Повышается МРОТ в Москве. С 01 октября 2…
Давайте поясним: Комплаенс-поддержка — для ИП/ООО (без разни…
список востребованных профессий можно на городработ посмотре…
Приносим свои извинения за что, что ввели вас в заблуждение….
а вот
как рассчитывается среднедушевой доход?
Да, тоже в шоке была. Пришла в Токио-сити в чек включили &qu…
в цепочках FSC отслеживаются и древесина, и бумага — надеюсь…
О, дайте ссылку))
Здорово, а я пропустила. В ТК внесли изменения?
Пол года попользовалась, пока не начали работать с импортом,…
Не пиарит, а сотрудничает. Мы за полгода выросли до отметки …
Чем бы вас удивить? Ну вот забавный факт: самая эффективная …
Это потому, что мы предлагаем учёт только для предпринимател…
Мы несём финансовую ответственность за правильность расчётов…
Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов
Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, связанные с командировками.
1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.
В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.
«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
— подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
— или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»
Обратите внимание:Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).
2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.
Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»
3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.
Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.
- Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»
Расходы на командировки «чужих» работников. Если суммы компенсации не установлены трудовым законодательством
Кроме того, в главе 21 НК РФ нет ответа на вопрос о том, должен ли подрядчик начислять НДС с суммы полученной компенсации.
В то же время, по мнению контролирующих органов, денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации своих командировочных расходов, на основании п.п. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ облагаются НДС, при этом исчисляется налог исходя из его расчетной ставки (письма Минфина России от 15.08.12 г. № 03-07-11/300, от 22.04.15 г. № 03-07-11/22989).
В случае если подрядчик исчисляет НДС с суммы полученной компенсации, то он вправе воспользоваться вычетом по командировочным расходам.
Несмотря на то что в составе расходов заказчик может учесть всю сумму, заплаченную по договору, у него «теряется» НДС с перечисленной суммы компенсации, так как при получении этой суммы подрядчик оформляет счет-фактуру в одном экземпляре. Следовательно, основание для получения вычета у заказчика отсутствует.
Компенсационные выплаты физическому лицу
Когда командировочные расходы возмещаются не организации, а физическому лицу, то сумма компенсации не может быть учтена в расходах заказчика. Кроме того, неясно, будет ли заказчик являться налоговым агентом по НДФЛ. Отметим, что Верховный суд Российской Федерации придерживается позиции, согласно которой оплата организацией товаров, работ, услуг (например, аренды жилья) за физическое лицо сама по себе не означает, что она должна удержать налог. Если организация осуществляет такую оплату в своих интересах, то у физического лица отсутствует личный доход, подлежащий налогообложению в соответствии с п.п. 1–2 п. 2 ст. 211 НК РФ. Такая точка зрения изложена в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденном Президиумом ВС РФ 21.10.15 г. С данной позицией согласилась ФНС России (письмо от 3.11.15 г. № СА-4-7/19206@).Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.
На основании изложенного можно сделать вывод о том, что наиболее выгодным и безопасным с точки зрения налогообложения является вариант, когда в договоре цена формируется из двух составляющих: самого вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании соответствующих документов. Кроме того, в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены, в противном случае не исключены претензии со стороны налоговых органов.
Служебная командировка: учет расходов на проезд
Как уже было указано выше, такими документами могут являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой приведена стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Возмещаются ли сотруднику расходы на проезд в случае несовпадения даты убытия, указанной в проездном документе, с датой, указанной в командировочном удостоверении? Согласно Письму Минфина РФ № 03‑03‑06/1/545 в том случае, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), расходы в виде оплаты проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы сотруднику не возмещаются.
В этом же письме разъясняется, что в случае, когда сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, расходы на проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы будут ему возмещены.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.
Возмещаются ли сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы по приобретению билетов на проезд к месту командирования и обратно, если их оплата произведена банковской картой другого лица? Нормативные документы не содержат ответа на поставленный вопрос, поэтому воспользуемся разъяснениями ФНС, приведенными в Письмеот 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876. Из него следует, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику учреждения является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием его банковской карты. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и других, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.
Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и им подтверждается возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.
В этом случае наряду с документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представляет расписку лица с подтверждением того, что ему возмещены соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.
_______________________________
- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
- Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
- Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утв. Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
- Инструкция по его применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
- Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
- Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утв. Приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82.
Законно ли требовать возврат командировочных с работника?
ДА ВЫ ВПРАВЕ ПОДПИСАТЬ СОГЛАШЕНИЕ С ОГОВОРКОЙ, ЧТО НЕ СОГЛАСНЫ С ЭТИМ ПУНКТОМ.
ЕСЛИ БУДЕТ НАСТАИВАТЬ ВЫ ВПРАВЕ РАЗЪЯСНИТЬ ЕЙ ПОЛОЖЕНИЯ СТ. 60.2 И СТ. 9 ТК РФ.
ВКЛЮЧЕНИЕ ЭТОГО ПУНКТА В СОГЛАШЕНИЕ ПРОТИВОРЕЧИТ ТК РФ. — СТ. 60.2 ТК РФ. НОРМАМ О СОВМЕЩЕНИИ ПРОФЕССИЙ, КОТОРАЯ ТРЕБУЕТ ПИСЬМЕННОЕ СОГЛАСИЕ РАБОТНИКА НА ТАКОЕ СОВМЕЩЕНИЕ И ПРЕДПОЛАГАЕТ ДОП. ОПЛАТУ ЗА ТРУД.
В СИЛУ СТ. 9 ТК РФ ТАКОЕ УСЛОВИЕ ДОП. СОГЛАШЕНИЯ ЯВЛЯЕТСЯ НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМ И ПРИМЕНЯЮТСЯ ПОЛОЖЕНИЯ ТК РФ.
ВЫ ВПРАВЕ НАПИСАТЬ ЖАЛОБУ В ГОС. ИНСПЕКЦИЮ ТРУДА ПО ФАКТУ НАРУШЕНИЯ ВАШИХ ТРУДОВЫХ ПРАВ И ТК РФ.
Статья 9. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в договорном порядке
В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров.
Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.
Статья 60.2. Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
(введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Путеводители по кадровым вопросам и трудовым спорам. Вопросы применения ст. 60.2 ТК РФ
С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса).
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Что такое компенсация расходов сотрудникам и как это работает?
Независимо от того, большая компания или малая, каждый бизнес несет расходы и расходы, которые могут снизить налогооблагаемый доход компании. Иногда сотрудники, а не только работодатели, несут деловые расходы. Вот здесь и появляется возмещение расходов.
Имейте в виду, что в некоторых штатах, таких как Калифорния и, в последнее время, Иллинойс требует, чтобы работодатели возмещали работникам разумные расходы, связанные с работой.Убедитесь, что вы понимаете и соблюдаете применимые законы в штатах, где у вас есть сотрудники.
Psst .. Хотите узнать больше о создании ответственного плана расходов? Загрузите бесплатную копию книги «Деловые расходы: руководство по созданию плана для новичков», чтобы найти полезные советы, которые вам нужны.
Что такое возмещение расходов?
Процесс возмещения расходов позволяет работодателям возмещать расходы сотрудникам, которые потратили собственные деньги на связанные с бизнесом расходы.Когда сотрудники получают возмещение расходов, обычно от них не требуется сообщать о таких выплатах, как заработная плата или доход.
Этот тип возмещаемых расходов, как правило, возникает, когда сотрудники едут на работу, но могут быть связаны с другой деятельностью, связанной с их работой, включая, например, определенные покупки принадлежностей или инструментов для работы.
Зачем компаниям нужен план учета расходов?
Получить руководствоБольшинство предприятий возмещают такие расходы, но облагается ли налогом доход работника с возмещения деловых расходов?
Стр. 15 Публикации 15 IRS_ (Циркуляр E), Руководство работодателя по налогам_, утверждает, что возмещение расходов не должно включаться в заработную плату работника, если у предприятия есть «подотчетный» план.
Компенсация расходов квалифицированным сотрудникам
Чтобы иметь план подотчетности, политика возмещения расходов или программа авансовых платежей должны соответствовать следующим трем условиям:
- Деловые связи: Расходы должны возникать при предоставлении услуг в качестве наемного работника работодателя.
- Обоснование: Работник должен обосновать свои коммерческие расходы, предоставив работодателю доказательства суммы, времени, места и коммерческой цели расходов.Сотрудник также должен представить коммерческие расходы в разумный срок после их возникновения.
- Возврат избыточных сумм: Если какие-либо суммы, выплачиваемые работодателем сотруднику, превышают суммы, потраченные сотрудником, сотрудник должен вернуть излишки работодателю в течение разумного периода времени.
Знать действительные деловые расходы сотрудников
Когда работодатель возмещает работнику в соответствии с планом подотчетности, возмещение не засчитывается как заработная плата или доход работника.Часто работодатель может вычесть эти возмещения, но сумма удержания может быть ограничена.
IRS Публикация 535 «Деловые расходы » гласит следующее: «Чтобы вычитались, деловые расходы должны быть как обычными, так и необходимыми. Обычные расходы являются обычными и приемлемыми в вашей отрасли. Необходимые расходы — это те, которые полезны и подходят для вашей торговли или бизнеса. Расходы не обязательно должны быть незаменимыми, чтобы считаться необходимыми.”
Каковы некоторые примеры обычных и необходимых расходов, которые потребуют возмещения работодателем? Самыми распространенными являются принадлежности для работы, путешествия, питание и развлечения.
Расходные материалы
Поставки, которые сотрудник покупает для деловых целей, могут быть возмещены по стоимости при условии, что они возмещаются в соответствии с планом подотчетности.
Расходы на служебные командировки, как правило, являются возмещаемыми.
Транспорт
Расходы на служебные командировки, включая транспорт, проживание, питание и развлечения, которые соответствуют критериям, изложенным в Публикации 463 IRS «Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобиль» , как правило, являются возмещаемыми расходами.
Многие работодатели возмещают сотруднику, который использует свой личный автомобиль для бизнеса, по стандартной ставке пробега. Как правило, сюда не входят расходы на проезд между домом сотрудника и рабочим местом. Стандартная ставка миль устанавливается IRS каждый год. (Стандартная федеральная ставка пробега для бизнеса в 2019 году составляет 58 центов за милю.)
Питание и развлечения
Расходы на питание и развлечения, понесенные в налоговой резиденции сотрудника, подлежат возмещению только в том случае, если можно доказать, что еда или развлечения имеют четкую деловую цель.
Несмотря на то, что питание и развлечения могут быть вычтены работодателем только в размере 50% стоимости, работнику следует возместить 100%, если они возмещаются в соответствии с планом подотчетности.
Внедрить план подотчетности
Для того, чтобы возместить работникам расходы, работодателю жизненно важно иметь подотчетный план.
Если у работодателя нет плана подотчетности, то в Публикации 15 IRS говорится: «Платежи вашему сотруднику за командировки и другие необходимые расходы вашего бизнеса по безотчетному плану являются заработной платой и рассматриваются как дополнительная заработная плата и подлежат удержанию. и уплата подоходного налога, налогов на социальное обеспечение, Medicare и FUTA.”
Составление плана расходов сэкономит время работодателя, избавит его от путаницы и стресса.
Итак, даже если расходы являются обычными и необходимыми, если у работодателя нет подотчетного плана, то любые возмещения являются налогооблагаемым доходом. Рассмотрите возможность составления плана; это, скорее всего, сэкономит всем время, сбережет путаницу и стресс.
С другой стороны, если у работодателя есть план подотчетности, но работник не может должным образом обосновать расходы в разумные сроки или работник не возвращает избыточные авансовые платежи, то любые возмещения могут стать налогооблагаемым доходом.
Кроме того, если какие-либо расходы оплачиваются сверх ограничений IRS, то превышение является налогооблагаемым доходом. Например, если работодатель возмещает работнику количество миль, превышающее стандартную ставку миль, то превышение является налогооблагаемым доходом.
Соответствует правилам IRS
Сотрудники должны платить подоходный налог только с заработной платы, которую они зарабатывают, и определенных налогооблагаемых дополнительных льгот. Расходы, понесенные сотрудниками в ходе ведения бизнеса, должны быть понесены работодателем, а не его сотрудниками.
Если работодатель составляет письменный план подотчетности, а сотрудники представляют должным образом документально подтвержденные расходы в рамках этого плана, то возмещение не должно считаться налогооблагаемым доходом.
Однако ключом к поддержанию любого подотчетного плана является правильное и своевременное обоснование расходов. Наличие бизнес-бухгалтера и обращение к консультанту по трудоустройству — это два способа для предприятий убедиться, что они вычитают и сообщают о правильных расходах.
Этот материал был подготовлен исключительно в информационных целях и не предназначен для предоставления, и должен нельзя полагаться на юридические или налоговые консультации.Если у вас есть какие-либо юридические или налоговые вопросы относительно этого контента или по связанным вопросам, вам следует проконсультироваться со своим профессиональным юридическим или налоговым консультантом.
.Как мне возместить сотруднику деловые расходы?
Крупные компании часто предлагают сотрудникам счета для совершения покупок, связанных с бизнесом, , но как насчет малого бизнеса ? Вам может понадобиться простая форма компенсации! Малые предприятия могут использовать формы возмещения вместо счетов расходов для выполнения той же задачи и упрощения бухгалтерского учета. Сотрудник использует форму возмещения для возмещения коммерческих расходов, оплаченных из собственного кармана. Работодателям следует рассмотреть следующие вопросы:
- Ваш план возмещения подотчетен или не подотчетен?
- Зачем нужно вести учет расходов и что такое «Обоснование»?
- Существуют ли установленные критерии для утвержденных расходов на персонал?
- Следует ли устанавливать лимиты на расходы?
Подотчетный vs.Безотчетные планы
Для целей налогообложения IRS классифицирует счета расходов двумя следующими способами в зависимости от критериев, которым они соответствуют.
Бухгалтер:
- Расходы должны быть связаны с бизнесом и своевременно сообщаться.
- Деловые расходы, превышающие определенную сумму, требуют сопроводительной документации.
- Выплата работнику обычно выплачивается отдельно в виде чека или депозита, отдельно от валового дохода.Этот тип счета не подлежит удержанию.
- Сотрудник должен вернуть любую излишнюю сумму, предоставленную компанией и не использованную для коммерческих расходов (например, аванс).
Безотчетный:
- Компания не требует от сотрудников подтверждать возмещение с помощью документации.
- Возмещение считается частью дохода и облагается налогами и дополнительными доходами.
Для получения дополнительной информации о требованиях посетите публикацию IRS относительно этих двух планов.Vertex42 предпочитает использовать план подотчетности для простоты и хорошего ведения учета. Вам не нужно возиться с платежной ведомостью, и сотрудники могут оценить, что их возмещение не оштрафовано на удержание. С планом «Подотчетность» платеж может быть распределен по различным категориям расходов при регистрации чека в бухгалтерском программном обеспечении, как если бы покупка была сделана через бизнес-аккаунт.
Обоснование отчетов о расходах
Обоснование — это термин, который IRS использует для документирования деловых расходов, превышающих определенную сумму.Документация обычно происходит в виде квитанций. IRS требует от предприятий хранить чеки в течение 3 лет. Он установил минимальную сумму для подтверждения в размере 25 долларов в 1962 году, чтобы сократить бумажную работу. В 1995 году сумма была увеличена до 75 долларов. Некоторые эксперты до сих пор предлагают получать квитанции на все расходы. Вам нужно будет решить, что лучше всего подходит для вашего бизнеса.
Я работал в компании, где сотрудник подтверждал покупки на сумму более 50 долларов квитанцией. Исключением из этого правила были канцелярские товары, которые требовали квитанции при любой покупке независимо от суммы.
Установить критерии возмещения
Работодателю и работнику надлежит обсуждать утвержденные расходы компании. Указание утвержденных коммерческих расходов помогает избежать недоразумений и может ограничить мошенничество. Например, некоторые работодатели не одобряют покупку алкоголя или развлечений, в то время как другие считают, что расходы могут быть одобрены, если это командировка.
Эта ситуация произошла в компании, где сотрудник оставил спор о расходах с руководителем.Сотрудник прошел бизнес-тренинг. Он чувствовал, что одна из его расходов была оправдана для деловых целей, в то время как менеджер считал, что это личные расходы, и не одобрял ее. Стороны не смогли прийти к согласию по ситуации, и сотрудник уволился (на решение повлияли и другие факторы). Понимание критериев может быть выгодным для обеих сторон.
Установка пределов возмещения
Установление лимитов расходов остается на усмотрение компании.Может быть сложно установить ограничения на некоторые расходы, такие как канцелярские товары или топливо, потому что это зависит от потребности. Для других предметов, таких как еда, установить ограничения легче. Некоторые предприятия используют ставки суточных (латинское слово «в день»), которые можно найти на веб-сайте Управления общих служб, для ограничения на проживание, питание и непредвиденные расходы. Сотрудники должны знать о любых суточных или ограничениях, используемых для возмещения расходов.
Форма возмещения (скриншот)
Форма возмещения расходов
Vertex42 создала бесплатную форму возмещения расходов, которую работодатели могут настроить для своего бизнеса.Взгляните на снимок экрана справа.
Шаблон командировочных расходов используется для малых предприятий с сотрудниками, которые путешествуют. Расценки на поездки можно найти на сайте GSA.
Ресурсов:
.Налоги на возмещение расходов сотрудникам
IRS считает некоторые выплаты работникам налогооблагаемым доходом. Но попадают ли в эту категорию возмещения расходов сотрудникам?
Вопрос
Я работаю в небольшой компании, и у сотрудников нет корпоративных кредитных карт.
Недавно мой начальник попросил меня поехать в другой город на конференцию. Она объяснила, что мне нужно использовать свои кредитные карты для оплаты билетов на самолет, проживания в гостинице и питания, и компания возместит мои дорожные расходы после поездки.
Естественно, я был немного сварлив, используя свои карты. Увеличение остатков на моей кредитной карте до их кредитных лимитов может повысить мой процент использования кредита, что может негативно повлиять на мой кредитный рейтинг.
С другой стороны, у меня есть бонусные кредитные карты, поэтому я могу накапливать мили и баллы, используя их для деловых поездок. Тогда я мог бы использовать эти баллы для скидки на личные поездки.
Мой босс объяснил, что компания возместит мне дорожные расходы в следующий день зарплаты.
Буду ли я должен платить налоги с суммы возмещения?
Ответ
Короче нет. Но это при условии, что ваш работодатель точно заполняет квитанцию о заработной плате в рамках процесса возмещения расходов. Если они ошибочно объединяют возмещенную сумму с вашей заработной платой, она облагается налогом.
Обратитесь в бухгалтерию, прежде чем работодатель возместит вам расходы. В разделе «Заработок брутто» вашей квитанции о заработной плате не должна указываться возмещаемая сумма.
В квитанции о заработной плате должен быть отдельный раздел для возмещенных сумм, не подлежащих налогообложению.Ваши общие расходы должны быть оплачены на сквозной основе и не уменьшены за счет налогов или других отчислений.
Требование возмещения расходов на сотрудников
С другой стороны, допустим, ваш работодатель не возместил вам расходы. Вы были бы действительно сварливым.
Однако, если вы детализируете вычеты в своей годовой налоговой декларации, вы можете требовать эти невозмещенные расходы на сотрудников как часть своих прочих расходов в форме 1040, Приложение A, Детализированные вычеты.
Некоторые конкретные прочие расходы не подлежат налогообложению, но только в той степени, в которой они превышают два процента от вашего скорректированного валового дохода (AGI).Например, если ваш AGI составляет 50 000 долларов, а ваши прочие расходы составляют 3 000 долларов, вы можете вычесть только 2 000 долларов. Это потому, что первая тысяча долларов — это два процента вашего AGI.
Невозмещенные расходы сотрудников подлежат вычету, если они соответствуют следующим критериям:
- Выплачено или понесено в течение налогового года
- Для ведения торговли или бизнеса в качестве сотрудника
- Обычные и необходимые
Итог по возмещению расходов
Убедитесь, что ваш работодатель правильно заполняет квитанцию о заработной плате, чтобы возместить ваши командировочные расходы.В противном случае вы можете неправильно заплатить больше налогов.
Вычет деловых расходов в налоговой декларации — это не то же самое, что получение налоговой скидки. Это не уменьшает напрямую сумму ваших налогов. И количество вычитаемых расходов ограничено.
Если вы не перечисляете свои удержания в Приложении A, вы должны использовать стандартный вычет, который может не покрывать ваши расходы на командировку.
Лучше всего, если ваш работодатель будет оплачивать ваши расходы отдельно от вашей заработной платы.Безопасные путешествия!
.Как вычесть командировочные расходы (с примерами)
Хорошие новости: большинство обычных расходов на командировки не подлежат налогообложению.
Еще лучшая новость: если поездка в основном по делам, вы можете взять несколько отпускных дней и при этом вычесть поездку из налогов (с чистой совестью).
Несмотря на то, что мы не советуем использовать этот вычет, мы действительно хотим, чтобы вы поняли, как использовать этот процесс, чтобы сэкономить на налогах, и получить некоторую помощь и отдых, пока вы занимаетесь этим.
Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы точно определить, что считается путевыми расходами и как не переходить черту.
Поездка должна считаться «деловой»
К сожалению, нельзя просто сесть на следующий самолет на Багамы и списать поездку на огромные бизнес-расходы. Чтобы списать командировочные расходы, IRS требует, чтобы основная цель поездки заключалась в деловых целях.
Вот как убедиться, что ваша поездка считается деловой.
1. Вам нужно оставить свой налоговый дом
Ваш налоговый дом — это регион, в котором находится ваша компания. Технически поездка на работу не является «деловой поездкой» до тех пор, пока вы не покинете свой налоговый дом на срок, превышающий обычный рабочий день, с намерением вести бизнес в другом месте.
2. Ваша поездка должна состоять «в основном» из служебных
IRS измеряет ваше время отсутствия в днях. Чтобы поездка считалась деловой, вам необходимо провести большую часть своей поездки по делам.
Например, вы уезжаете на неделю (семь дней). Вы проводите пять дней, встречаясь с клиентами, и пару дней отдыхаете на пляже. Это квалифицируется как командировка.
Но если вы проведете три дня, встречаясь с клиентами, и четыре дня на пляже? Это отпуск. К счастью, дни, когда вы путешествуете туда и обратно, считаются рабочими.
3. Поездка должна быть «обычной и необходимой».
«Обычные и необходимые» — это термин, используемый IRS для обозначения расходов, которые являются «обычными» для бизнеса с учетом отрасли, в которой он находится, и «необходимыми» для ведения коммерческой деятельности.
Если проходят две практически идентичные конференции — одна в Гонолулу, другая в вашем родном городе, — вы не можете списывать со счетов полностью оплаченную поездку на Гавайи.
Аналогичным образом, если вам нужно арендовать автомобиль, чтобы передвигаться, у вас возникнут проблемы со списанием стоимости Range Rover, если Toyota Camry доставит вас туда так же быстро.
То, что квалифицируется как «обычное и необходимое», временами может показаться серой зоной, и у вас может возникнуть соблазн обмануть это. Наш совет: проявляйте осторожность.Если IRS решит провести расследование и обнаружит, что вы заявили о расходах, которые не были необходимы для ведения бизнеса, вам могут грозить серьезные штрафы.
4. Поездку нужно планировать заранее
Вы не можете явиться в Universal Studios , раздать визитные карточки всем, кого встретите в очереди на американские горки, назвать это «нетворкингом» и вычесть стоимость поездки из ваших налогов. Командировку нужно планировать заранее.
Перед поездкой спланируйте, где вы будете каждый день и когда, и наметьте, с кем вы его проведете.Задокументируйте свои планы в письменной форме перед отъездом. Если возможно, отправьте кому-нибудь копию по электронной почте, чтобы она получила отметку времени. Это помогает доказать, что за вашей поездкой стояли профессиональные намерения.
Дни, когда вы путешествуете к месту своего проживания и обратно, считаются рабочими днями.
При выезде за пределы США действуют другие правила.
Правила деловых поездок за границу несколько смягчены.
Если вы путешествуете за пределами США, вам нужно провести не менее 25% своего времени за пределами страны, ведя бизнес. , чтобы поездка считалась деловой.
Если вы путешествуете за пределами США, но тратите на меньше 25% своего времени на ведение дел, вы все равно можете вычесть командировочные расходы пропорционально тому, сколько времени вы действительно проводите на работе во время поездки.
Например, вы отправляетесь в пятидневное международное путешествие. Если вы потратите два дня на ведение дел, вы можете вычесть всю стоимость авиабилета как коммерческие расходы, потому что два дня из пяти эквивалентны 40% вашего времени в отпуске.
Но если вы проводите по делам только один день из пятидневной поездки — или только 20% своего времени вдали, — вы сможете вычесть только 20% стоимости авиабилета, потому что поездка больше не квалифицируется как бизнес.
Перечень командировочных расходов
Вот несколько примеров вычетов на деловые поездки, на которые вы можете претендовать:
- Билеты на самолет, поезд и автобус между вашим домом и местом работы
- Сборы за провоз багажа
- Прачечная и химчистка во время путешествия
- Стоимость аренды машины
- Отель и Airbnb стоит
- 50% соответствующих критериям бизнес-обедов
- 50% питания во время поездки в пункт назначения и обратно
Путешествие
Во время деловой поездки вы можете вычесть 100% стоимости поездки до пункта назначения, будь то билет на самолет, поезд или автобус.Если вы арендуете автомобиль, чтобы добраться туда и передвигаться, эта стоимость также вычитается.
Жилье
Стоимость вашего жилья не облагается налогом. Вы также можете вычесть стоимость проживания в те дни, когда вы не ведете дела, но это зависит от того, как вы планируете поездку. Хитрость заключается в том, чтобы «отпускные дни» располагались между рабочими днями.
Вот пример маршрута, чтобы объяснить, как это работает:
Четверг: Вылет в Дарем, Северная Каролина.
Пятница: Встреча с клиентами.
Суббота: Уроки танцев среднего уровня.
Воскресенье: Уроки линейного танца продвинутого уровня.
Понедельник: Встреча с клиентами.
Вторник: Вылет домой.
Четверг и вторник — дни в пути (помните: дни в пути в командировке считаются рабочими днями). А в пятницу и понедельник ты будешь вести дела.
Нет смысла лететь домой на выходные (в нерабочие дни) только для того, чтобы в понедельник утром вернуться в Дарем на деловую встречу.
Итак, поскольку технически вы остаетесь в Дареме в субботу и воскресенье, между днями, когда вы будете вести дела, общая стоимость вашего проживания в поездке не облагается налогом, даже если вы на самом деле не работаете. на выходных.
Вы не виноваты, что встречи с вашими клиентами проходят в Дареме — неофициальной столице танцевальной линии Америки.
Питание и развлечения во время вашего пребывания
Даже в командировке вы можете вычесть только часть расходов на питание и развлечения, которые специально предназначены для ведения бизнеса.Итак, если вы находитесь в Луизиане и закрываете сделку по продаже самородков аллигатора, вы можете списать 50% счета.
Просто убедитесь, что вы отметили в квитанции или в приложении для отслеживания расходов характер проведенной встречи — с кем вы встречались, когда и что обсуждали.
С другой стороны, если вы пробуете местную кухню и для этого нет четкого коммерческого оправдания, вам придется платить за еду из собственного кармана.
Питание и развлечения во время путешествия
Пока вы путешествуете в пункт назначения, где ведете бизнес, питание, которое вы едите по пути, может быть вычтено на 50% как бизнес-расходы.
Это может быть ваш шанс попробовать местные деликатесы и списать их в налоговой декларации. Только убедитесь, что ваши вкусы не слишком экстравагантны. Как и любые вычитаемые бизнес-расходы, питание должно оставаться «обычным и необходимым» для ведения бизнеса.
С друзьями и семьей в командировку
Не хотите провести отпуск в деловой поездке в одиночестве? Хотя вы не можете напрямую вычесть расходы на привлечение друзей и родственников в командировки, некоторые расходы можно компенсировать косвенно.
На машине к пункту назначения
В машине три или четыре свободных места? Не стесняйтесь их заполнять. Если вы путешествуете по делам и аренда автомобиля является «необходимыми и обычными» расходами, вы все равно можете вычесть свои служебные мили или расходы на аренду автомобиля, даже если другие присоединятся к вам в поездке.
Одно исключение: если вы понесете лишний километраж или «ненужные» расходы на аренду из-за того, что вы взяли с собой семью, расходы больше не подлежат вычету, потому что они не являются «необходимыми или обычными».”
Например, предположим, что вам нужно было арендовать очень большой фургон, чтобы взять с собой детей в командировку. Если вам не нужно было бы арендовать тот же автомобиль, чтобы путешествовать в одиночку, расходы на сверхбольшой фургон больше не считаются коммерческим вычетом.
Сдам жилье
Как и в случае с расходами на дорогу, вы можете вычесть только стоимость проживания, равную той, которую вы бы использовали, путешествуя в одиночку.
Однако есть некоторая гибкость. Если вы платите за жилье, чтобы разместить вас и свою семью, вы можете вычесть часть стоимости проживания , которая эквивалентна тому, что вы заплатили бы только за себя .
Например, предположим, что номер в отеле на одного человека стоит 100 долларов, а номер в отеле, в котором может разместиться ваша семья, стоит 150 долларов. Вы можете арендовать вариант на 150 долларов и вычесть 100 долларов из стоимости в качестве деловых расходов, потому что 100 долларов — это то, сколько вы заплатил бы, если бы ты остался там один.
Этот вычет может сэкономить вам много денег на жилье для вашей семьи. Просто убедитесь, что вы держите квитанции и записи, в которых указаны цены на разные комнаты, на случай, если вам нужно обосновать расходы в IRS
.Внимание! Когда дело доходит до AirBnB, границы размываются. Легко сравнить стоимость гостиничного номера с одной кроватью и гостиничного номера с двумя кроватями. Но когда вы сравниваете существенно разные квартиры, у разных владельцев — например, дом у бассейна и кондоминиум — становится трудно оправдать вычеты. Сохранение «традиционных» условий проживания, таких как отели и мотели, может помочь вам избежать проверки во время аудита. А если сомневаетесь: спросите своего налогового консультанта.
Так что технически ваша поездка — это отпуск? Вы по-прежнему можете требовать возмещения деловых расходов
В тот момент, когда ваше бегство пересекает черту от «деловой поездки» до «отпуска» (например,г. вы тратите больше дней на поджаривание булочек, чем на заключение сделок) вы больше не можете вычитать командировочные расходы.
Обычно «отпуск» составляет:
- Поездка, в которой вы не проводите большую часть своего дня, занимаясь делами
- Деловая поездка, которую нельзя подтвердить правильной документацией
Тем не менее, вы все равно можете вычесть обычные коммерческие расходы, если вам довелось вести дела во время отпуска.
Например, вы приехали в Портленд для развлечения, и один из ваших клиентов также живет в этом городе.У вас обеденная встреча со своим клиентом, пока вы в городе. Поскольку обед связан с бизнесом, вы можете списать 50% стоимости обеда, как и любые другие расходы на деловую еду и развлечения. Только не забудьте сохранить квитанцию.
Между тем, другие расходы, связанные с «отпуском», которые позволили встретиться с этим клиентом лично — билеты на самолет до Портленда, аренда автомобиля, чтобы вы могли ездить по городу, — не могут быть вычтены; поездка все еще отпуск.
Если вы путешествуете по делам на собственном автомобиле
Есть два способа вычесть командировочные расходы, если вы путешествуете на собственном автомобиле.
- Метод фактических расходов
- Стандартный метод расчета пробега
Фактические расходы — это сумма фактических затрат, связанных с использованием вашего автомобиля (бензин, страховка, новые шины, плата за парковку, штрафы за парковку во время посещения клиента и т. Д.), И умножение ее на процент времени, в течение которого вы его использовали. для бизнеса.Если бы в течение налогового года для бизнеса было 50%, вы умножите свои общие расходы на автомобиль на 50%, и это будет сумма, которую вы вычтете.
Стандартный пробег — это место, где вы отслеживаете количество деловых миль, которые вы проехали в течение налогового года, а затем запрашиваете стандартную ставку миль (для 2019 налогового года это 0,58 доллара США за одну милю).
Стоимость нарушения правил
Не пытайтесь претендовать на командировку, если у вас нет документов, подтверждающих это. Используйте такое приложение, как Expensify, для отслеживания деловых расходов (особенно, когда вы путешествуете по работе) и овладевайте искусством ведения документации малого бизнеса.
Если вы подаете заявление о правомерном списании и ведете надлежащую документацию, у вас должны быть все записи, необходимые для обоснования ваших удержаний во время налоговой проверки.
Кстати, если ваш бизнес отмечен как подлежащий аудиту, IRS поставит своей целью уведомить вас по почте как можно скорее после подачи заявки. Обычно это происходит в течение двух лет с даты подачи заявки. Однако IRS оставляет за собой право вернуться еще на шесть лет назад.
Налоговые штрафы за запрещенные вычеты из коммерческих расходов
Если вас поймают на вычете, на который вы не имеете права, что помогло вам уплатить существенно меньший подоходный налог, чем следовало бы, вы будете наказаны.В этом случае «существенно меньше» означает разницу в 10% от суммы, которую вы должны были заплатить, или 5000 долларов в зависимости от того, какая сумма больше.
Штраф обычно составляет 20% от разницы между тем, что вы должны были заплатить, и тем, что вы фактически заплатили в виде подоходного налога. Это не только компенсирует разницу.
В конечном счете, вы возвращаете IRS 120% суммы, которую вы обманули.
Если вы немного запутались, не волнуйтесь. Вот пример, чтобы показать вам, как это работает:
Предположим, вы обычно платите подоходный налог в размере 30 000 долларов.Но из-за заявленного вычета вы платите только подоходный налог в размере 29 000 долларов.
Если IRS определит, что заявленный вами вычет является незаконным, вам придется заплатить IRS 1200 долларов. Это 1000 долларов, чтобы компенсировать разницу, и 200 долларов в качестве штрафа.
Форма 8725 поможет вам избежать налоговых штрафов
Если вы считаете, что налоговый вычет может быть обжалован Налоговым управлением США, есть способ подать его, избегая при этом никаких шансов на наказание.
Подайте форму 8275 вместе с налоговой декларацией.Эта форма дает вам возможность выделить и подробно объяснить вычет.
В случае, если вы прошли аудит и вычет, указанный вами в форме 8275, окажется незаконным, вам все равно придется заплатить разницу, чтобы компенсировать то, что вы должны были заплатить в качестве подоходного налога, но вы сэкономить 20% штрафа.
К сожалению, заполнение формы 8275 не снижает ваши шансы на проверку.
Где требовать командировочные расходы
Если вы работаете не по найму, вы должны требовать возмещения дорожных расходов в Приложении C, которое является частью формы 1040.
–
Когда дело доходит до использования списаний налогов, которые мы обсуждали в этой статье, или любых налоговых списаний, если на то пошло, поддержка профессиональной бухгалтерии и доверенного CPA очень важна.
Точная финансовая отчетность поможет вам понять движение денежных средств и отследить вычитаемые расходы. Помимо подачи налоговой декларации, CPA может выявить вычеты, которые вы, возможно, упустили, и представить вас во время налоговой проверки.
Узнайте больше о том, как найти, нанять и работать с бухгалтером.А когда вы будете готовы передать бухгалтерский учет на аутсорсинг, попробуйте Bench.
.