Счет онлайн заполнить: Счет на оплату скачать, заполнить, распечатать онлайн

Онлайн сервис создания счета самозанятым. Как самозанятому выставить счет

1. Главная
2. Инструменты
3. Онлайн сервис создания счета самозанятым. Как самозанятому выставить счет

Бесплатный онлайн сервис созданный для самозанятых. С его помощью можно корректно выставить счет заказчику

Многие самозанятые рано или поздно задумываются о том, как выставить счет на оплату заказчику. На данный момент, есть возможность для отправки чека заказчику, но нет удобного сервиса, который поможет выставить именно счет на оплату.

Сервис предназначен в первую очередь для самозанятых. Заполнив все необходимые поля появляется возможность для скачивания счета, который можно смело отправлять заказчику.

Сервис не сохраняет никакие личные данные, а все созданные счета не сохраняются на сервере.

Важно! Сервис доступен только для авторизованных пользователей.

Вы не авторизованны на сайта! Для того чтобы получить доступ к сервису, пройдите авторизацию, которая не займет много времени.

Как самозанятому выставить счет на оплату заказчику?

Для того, чтобы отправить счет необходимо:

• Ввести все необходимы данные о себе и заказчике.
• Нажать на кнопку «Скачать счет»
• Сохранить полученный счет и проверить его корректность по необходимости.
• Отправить счет заказчику

Воспользовавшись данным сервисом можно быстро, и без каких-либо проблем создать счет на оплату и отправить его заказчику. Сервис абсолютно бесплатный и позволяет создавать неограниченное количество счетов, также информация о созданном счете не хранится на сервере, что означает что счет создается в единственном экземпляре, который хранится на Вашем устройстве.

Единственное ограничение заключается в том, что перед использованием сервиса, необходимо авторизоваться на сайте.

Как выставить инвойс: топ 10 онлайн сервисов

Содержание:
1.Что такое счет-фактура?
2.Как выставить счет на оплату?
3.Топ 10 сервисов для выставления счета онлайн

Во время того как продается товар или услуга, покупатель и продавец заключают соглашение для совершения финансовой операции. Соглашение имеет устную или письменную форму, а условия сделки документируются с помощью счета. Эта статья расскажет о понятии инвойс, что в него входит и как создать счет с помощью онлайн сервисов.

Что такое счет-фактура?

Инвойс, иногда называемый счетом фактурой, представляет собой документ, отправляемый поставщиком продукта или услуги покупателю. Счет-фактура устанавливает обязательство со стороны покупателя оплатить продукт или услугу, создавая дебиторскую задолженность. Вкратце, инвойс представляет собой письменное подтверждение соглашения между покупателем и продавцом.

Упорядоченный инвойс ускоряет процесс оплаты. Когда клиент смотрит на счет-фактуру, он должен точно понимать, за что взимается плата, сумма и когда она подлежит оплате.

Как выставить счет на оплату?

Независимо от того, создавали ли вы инвойсы раньше или работаете над первым, важно знать, как правильно составить счет-фактуру и какую информацию обязательно заполнить. Вот краткий чек лист:

• Дата, когда вы создали счет. Если вы указываете условия (срок оплаты), тогда дата позволит контролировать период оплаты.
• Имена и адреса заказчика и поставщика. Если вы создаете счет-фактуру при помощи онлайн бухгалтерии, вам нужен только адрес электронной почты клиента. Кроме того, рекомендуется включать физический адрес на тот случай, если вам потребуется отправить письмо или документацию.
• Контактные имена физических лиц. Это правило позволит проверить пишете ли вы имена правильно.
• Описание товаров, включая цены и количество. Конкретика и подробность описания позволит избежать путаницы и неточностей.
• Условия платежа. Поставщик услуг или продукта указывает «срок оплаты … дней», что означает, что покупатель оплачивает сумму заказа за указанный период времени.

Топ сервисы для создания счета онлайн

Найти инструмент для выставления счетов-фактур не так просто. У них казалось бы одинаковые функции. Но все же сервисы различаются с точки зрения интерфейса, удобства в использовании и т.д. Итак, вот топ 10 инструментов для выставления счетов для малого бизнеса.

	Цена (месяц)	Пробный период	Приложение Anroid/iOS	Кастомизация шаблонов	Интеграция с другими сервисами
Freshbooks	от 12.95$	да	нет	да	да
Zoho Invoice	от 9$	да	да	да	нет
Shopify Invoice Generator	Бесплатно	нет	нет	нет	нет
Wave	Бесплатно	нет	да	да	да
QuickBooks	От 10$	да	да	да	нет
Square	2. 9% + 30¢ за каждый оплаченный инвойс	нет	да	да	нет
Invoice2go	Бесплатно	нет	да	да	нет
Billdu	От 1,25$	да	да	нет	да
Invoicely	от 9.99$	да	нет	да	нет
Avaza	от 9.95$	да	нет	да	да

Logaster Invoice

Logaster Invoice Generator предназначен для малых предприятий и фрилансеров. Это бесплатное программное обеспечение, которое позволяет создавать счета-фактуры в несколько кликов. Кроме того, если вы ищете фирменные счета, Logaster Invoice Generator — это то, что вам нужно. Очень простой в использовании, он также позволяет вам отправлять счета быстро и удобно.

Freshbooks

FreshBooks — бесплатный облачный сервис для создания счетов. Начнем с того, что интерфейс платформы удобен и прост в использовании. Интересное преимущество сервиса в том, что в FreshBooks вы можете добавлять логотип компании в счет, инициировать повторное выставление инвойса, рассчитать налоги, отправить бумажные копии и получить оплату в необходимой валюте. Вы можете увидеть, просматривал ли клиент счет или уже оплатил его.

После 30-дневной бесплатного пробного периода, ценовая политика начинается с $19,95 в месяц.

Эта пошаговая инструкция детально покажет вам как создать инвойс в FreshBooks:

Zoho Invoice

Сервис Zoho Invoice подходит, если вы хотите без каких либо затруднений создавать счета. Zoho разрешает создавать автоматические напоминания об оплате; сотрудничать с бухгалтерами; и следить за временем, необходимым для завершения проекта.

Платформа предлагает интегрироваться с популярными платежными системами, такими как PayPal, Stripe и т.д., что разрешает платить онлайн.

Если у вас менее 5 клиентов, используйте Zoho Invoice бесплатно. Платформа предлагает еще три тарифных плана, цены которых варьируются относительно количества пользователей и клиентов. Другие тарифы — от 9$ в месяц.

Как создать ваш первый инвойс в Zoho? Просмотрите видео гайд от компании.

Онлайн генератор счетов Shopify Invoice Generator с легкостью поможет вам создать и выставить счет на оплату. Сохраняйте, распечатывайте или отправляйте инвойс по емейл. Интересная особенность сервиса — прием заказов по телефону. Ведь люди предпочитают позвонить и заказать товар или услугу — так они чувствуют себя уверенней. Платформа разрешает адаптировать заказы согласно потребностям клиентов, не усложняя сам процесс.

Shopify Invoice Generator — бесплатный сервис.

Видео гайд о том, как создать инвойс и внести всю необходимую информацию с помощью Shopify Invoice Generator:

Wave

Компания Wave предоставляет бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса. Как и другие сервисы для выставления счетов-фактур, Wave позволяет вам создавать индивидуальные счета.

Функциональность включает в себя регулярные платежи, контроль того, когда счета просматриваются, добавления сообщений, создания инвойсов для нескольких предприятий одновременно.

Привлекательная опция для предпринимателей —выставление инвойса бесплатно.

В этом видео вы узнаете, как создать и отправить свой первый счет-фактуру с помощью Wave.

QuickBooks

— бухгалтерская платформа, которая предлагает комплексные решения. С QuickBooks позаботьтесь о финансовом менеджменте компании, создании и контроле отчетности, управлении закупками и т.д. Для вас доступна возможность интегрироваться с банками и платежными системами, которая разрешает импортировать и категоризировать осуществленные транзакции.

QuickBooks предлагает пользователям 4 тарифных плана и 30 дневный пробный период. Тариф для начинающих и малых предприятий стоит 10$ / месяц, а за тариф с расширенным функционалом придется платить 60$ / месяц.

Square

Комплексное решение от Square позволяет выставлять счета, следить за доходами и расходами и т. д. Для того, чтоб увеличить скорость создания счета-фактуры, сервис создает библиотеку элементов, в которую входят продукты / услуги, описание, цены. Так вы можете одним кликом добавить нужные элементы в инвойс. Просто выберите продукт / услугу и он автоматически добавит товар, описание и т.д.

Компания не стягивает помесячную плату, но готовьтесь к тому, что вам придется платить 2.9% + 30¢ за каждый оплаченный инвойс.

Узнайте все об отправке счетов с Square:

Invoice2go

Invoice2go — онлайн сервис для быстрого выставления счетов. Преимущество сервиса — его мобильность. Платформа предлагает мобильные приложения для Android и iOS. С помощью приложения вы можете создавать профессиональные счета выбрав один из множества доступных шаблонов.

Возможности сервиса разрешают отслеживать счета и получать информацию, когда клиент открывает или оплачивает инвойс. В случае задержки платежа Invoice2go автоматические отправит клиенту напоминание.

Invoice2go предлагает возможность перевода по кредитным и дебетовым картам, платежи Apple Pay и PayPal по цене 2,9% + 0,30$ от общей суммы.

Посмотрите как создать профессиональный счет в Invoice2go:

Billdu

Billdu — инвойс генератор для фрилансеров и маленького бизнеса. Сервис дает возможность отслеживать расходы, обрабатывать платежи с помощью мобильного телефона, настраивать напоминания о выставлении счетов, получать отзывы клиентов и многое другое. Платформа разрешает интегрироваться с другими программы важными для вашего бизнеса: PrestaShop, Shopify, Magento, Opencart и т.д.

Billdu предлагает своим клиентам 4 формы подписки: Starter — 1,25$/ месяц, Basic- $3. 33/месяц, Standard — $6.33/месяц, and Premium — $11.66/месяц. Основное отличие всех тарифных планов — количество инвойсов и юзеров. У сервиса есть бесплатный пробный период.

Создавайте счета, отслеживайте расходы прямо со смартфона, планшета или компьютера. Как это сделать? Смотрите этот видео гайд.

Invoicely

Эта онлайн-платформа для выставления и отслеживания счетов позволяет пользователям создавать и отправлять счета-фактуры, обрабатывать платежи, отслеживать почасовые тарифы, расходы и многое другое.

Поскольку это сетевое приложение вы получаете к нему доступ с любого устройства, у которого есть подключение к Интернету. У Invoicely есть один стандартный шаблон инвойса, но с возможностью кастомизации и добавления логотипа.

Invoicely разрешает клиентам попробовать 30 дневный пробный период. Далее существует три тарифных плана на выбор: Basic — $9.99/ месяц, Professional — $19.99/ месяц и Enterprise — $29.99/ месяц.

Avaza

Avaza — набор программного обеспечения для маленького и среднего бизнеса. Пользователи создавать и отправлять счета в течение нескольких секунд. Сервис разрешает кастомизировать шаблон инвойса, добавляя логотип компании, условия транзакции, информацию о клиентах и т.д. Функция онлайн выставления счетов разрешает отслеживать и контролировать платежи.

Ценовая политика варьируется в зависимости от количества инвойсов. Сервис предлагает 4 плана на выбор: Free , Startup ($9.95), Basic ($ 19,95), Business ( $39,99).

Видео инструкция о работе со счетами в Avaza:

Если вы владеете бизнесом, выставление счетов — огромная часть вашей работы. Это статья осветляет основные тонкости выставления инвойсов — от понятия счет и до обзора онлайн сервисов для создания счета.

Как выставить счет на оплату онлайн в 2020 году

Выставление счета онлайн — это процедура, связанная с формированием документов на оплату для контрагента. От правильности реквизитов зависит срок зачисления платежа. Расскажем, как быстро, бесплатно и без ошибок заполнить счет для партнеров по бизнесу.

Конечно, операция, как сделать счет онлайн, для крупных бизнесменов и компаний не актуальна. Ведь у таких субъектов имеется свой бухгалтер или даже целая отдельная структура. Однако инструкция может пригодиться и таким акулам бизнеса. Ведь бухгалтер может заболеть, а подготовить документы на оплату нужно срочно.

Общие правила

Счет на оплату (СЧ) — это общепринятый документ, который повсеместно используется в деловой сфере. Выставление СЧ не обязывает стороны выполнять какие-либо действия. Например, в большинстве случаев он является неким сопровождением коммерческого предложения. То есть компания, рекламируя свои услуги, сразу прикладывает платежный документ, по которому можно оплатить услуги.

Обратите внимание, что в некоторых случаях СЧ может являться договором. То есть если совершить расчет по такому документ, будет считаться, что договор был заключен между сторонами. Например договор-оферта. Но такие условия действуют не всегда.

Унифицированного бланка, который обязательно использовать в работе, не существует. Ведь это не обязательный документ. СЧ можно выставлять, а можно и обойтись без него.

Не путайте СЧ и счет-фактуру. Первый не обязывает получателя исполнять какие-либо обязательства, тогда как счет-фактура — это уже прямое обязательство к оплате.

В работе можно использовать любой бланк. Предлагаем воспользоваться простой и подробной инструкцией, как выставить счет на оплату.

Обязательные реквизиты

Прежде чем приступить непосредственно к заполнению документов на оплату, необходимо разобраться, какие реквизиты нужны для выставления счета. Так, СЧ нельзя относить к обязательной бухгалтерской документации. И можно подумать, что специальных требований к документу нет. Однако это не так.

Обратите внимание, что СЧ на оплату в некоторых случаях можно отнести к отдельным видам первичной документации. Следовательно, к реквизитам такой бумаги предъявляют следующие обязательные требования:

1. Дата составления документа.
2. Номер СЧ, заполняется по хронологии.
3. Срок действия, если такой установлен условиями договора.
4. Наименование и адрес сторон: получателя и плательщика денежных средств по счету.
5. ИНН и КПП сторон.
6. Банковские реквизиты организации-получателя, то есть куда отправить денежные средства.
7. Наименование товара, работы или услуги, за которые производится расчет.
8. Количество, объем, единица измерения, цена за единицу, общая стоимость в отдельности по каждому из наименований товаров, работ и услуг.
9. Итоговая сумма, рассчитанная арифметически.
10. Указание на НДС. Указать ставку и сумму налога, если организация является плательщиком НДС. Либо указать, что налог не применяется (без НДС).
11. Наименование должности ответственного работника, его подпись и расшифровка.

Дополнительно можно указать реквизиты договора, если платежный документ выставляется на основании заключенного контракта.

Инструкция по заполнению

Рассмотрим выставление счета на оплату на конкретном примере. Используем бесплатный сервис от «Контур.Бухгалтерия».

В первую очередь регистрируем дату выставления платежной бумаги, а также ее номер. Напомним, что номер СЧ следует устанавливать в хронологическом порядке. Теперь следуем пошаговой инструкции.

Шаг № 1. Заполняем реквизиты продавца.

Внесите в СЧ следующие данные, характеризующие компанию, в пользу которой будет зачислен платеж:

• наименование фирмы или индивидуального предпринимателя;
• ИНН, КПП и юридический адрес;
• банковские реквизиты;
• информация об ответственных лицах.

Шаг № 2. Вносим данные покупателя.

В данном блоке регистрируем сведения о покупателе. Достаточно указать наименование фирмы, ИНН и КПП, а также юридический адрес. Если допустить ошибку, то придется перевыставить счет.

Шаг № 3. Информация о товаре.

Расписываем, какие товары, работы или услуги предлагается оплатить по СЧ.

Налог на добавленную стоимость считайте по новой ставке — 20 %. В отношении товаров, по которым предусмотрены льготы, — 10 % или 0 %, порядок расчета налога сохраняется. Условие действует для поставок, отгрузок и договоров, возникших уже после 01.01.2019 г.

Указываем наименование товара, единицу измерения и стоимость за единицу. Сервис самостоятельно произведет расчет итоговой суммы.

Шаг № 4. Проверяем реквизиты.

Когда все данные внесены, проверьте всю информацию еще раз. Готовый счет (онлайн-заполнение) можно распечатать. Заполненный бланк будет выглядеть так:

Счет на оплату

В некоторых договорах на покупку материальных ценностей, оказания услуг и других операций, в качестве обязательного условия может присутствовать пункт о предоплате. Фирма-плательщик в силу данного соглашения должна произвести платеж при отсутствии необходимого пакета документов. В этом случае бухгалтер может запросить у контрагента предприятия договор и счет на оплату без выписки накладных и различных актов. Выставление счета производится также и при последующей оплате.

Оглавление статьи

Понятие счета, его назначение и роль

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Счет — это бухгалтерский документ, который содержит предложение поставщика по определенным видам ТМЦ, услугам, работам с указанием их объема и цены за единицу.

Он важен как для плательщика, так и для получателя денег.

Банки, контролирующие безналичные расчеты своих клиентов-компаний, при проверке требуют приложить к платежному поручению основание перевода денежных средств — счет.

Получатель после поступления данных средств на свой расчетный счет, должен зарезервировать в течение определенного периода материальные ценности, указанные в счете. Особенно это актуально для дефицитных товаров. Кроме этого, в основном действует правило, что если организация оплатила товар, работы, услуги по ценам, указанным в счете, то в случае их повышения — действуют цены, зафиксированные в данном документе.

Существует практика между контрагентами, заключающими между собой длительные договоры, указывать в них, что оплата производится на основании счета в начале месяца, а акт, накладная выписываются ежемесячно последним рабочим днем периода. Если плательщик не производит этой оплаты, он тем самым нарушает условия договора, что может вызвать его приостановление или расторжение.

Унифицированной формы счета нет, но предприятия имеют право самостоятельно разрабатывать его бланк с указанием всех необходимых реквизитов, которые должны содержать бухгалтерские документы.

В настоящее время счета выписывают с помощью специализированных программ, но встречаются случаи его ручного заполнения. Нужно помнить, что составление счета с неточными реквизитами ведет к ошибкам в платежных документах, а следовательно, к отказам банка при осуществлении платежа.

Законодательством не определен срок действия этого документа, его можно установить в условиях заключаемых договоров, так же как и время, в течение которого нужно выставить счет на оплату.

Образец заполнения счета на оплату

[ads-pc-3] [ads-mob-3] В верхней части документа указывается наименование поставщика в соответствии с регистрационными данными, полный адрес, ИНН и КПП. Далее заполняются банковские реквизиты получателя средств, которые должны включать номера расчетного счета, название банка, его корреспондирующий счет и БИК, а также город местонахождения кредитного учреждения.

В строке «Грузоотправитель» заполняются полные сведения об организации, которая будет осуществлять отгрузку товара. Если грузоотправитель совпадает с поставщиком, допускается здесь записывать «Он же». Когда осуществляется оказание услуг или выполнение работ, в данной строке нужно поставить прочерк.

Счет должен содержать порядковый номер и дату составления.

Ниже заполняются данные плательщика и грузополучателя: название, адрес. При оказании услуги или выполнении работ в строке «Грузополучатель» указывается прочерк.

В счете желательно в качестве дополнения или основания заполнять данные о договоре (наименование, номер, дата), по которому производятся перечисления денежных средств.

В табличной части указываются порядковый номер записи, сведения о наименовании товара, работ, услуг, их измерение, цена за единицу, ставка и сумма НДС, общая стоимость выраженная в рублях с копейками.

Далее необходимо прописью и цифрами заполнить общую сумму счета, и отдельно сумму выделенного НДС.

Данный документ желательно подписывать руководителю и главному бухгалтеру фирмы, хотя допускается визирование счета должностными лицами, действующими на основании доверенности или приказа. Так как по этому документу производится перечисление денежных средств, он должен содержать печать организации, выписавшей его.

Нюансы составления некоторых счетов

В счете рекомендуется указывать срок, в течение которого его надо оплатить, если данное условие содержится в договоре. Это необходимо, чтобы бухгалтер видел его актуальность, и мог вовремя запросить перевыпуск нового счета.

Предприятия, у которых недавно произошло изменение банковских реквизитов, могут либо в верхней, либо в нижней части документа заполнять образец фрагмента платежного поручения с правильными данными.

Бывают ситуации, когда плательщиком выступает головная компания, а получателем — ее обособленное подразделение или филиал. Так же как и в отношении поставщика и грузоотправителя. В этом случае необходимо правильно заполнять соответствующие строки счета, записывая их данные.

Скачать бланк счета на оплату бесплатно

Счет на оплату бланк скачать бесплатно excel.

Скачать бланк счета на оплату бесплатно word.

Бланк счета в формате Pdf скачать.

Образец заполнения счета скачать в формате Pdf.

Вам также может понадобиться

Акт выполненных работ.

Товарная накладная торг 12.

Товарно транспортная накладная 1-Т.

Выставить счет на оплату онлайн

Online-Konto с картой MasterCard | Открыть счет за 2 минуты

В категории «текущие счета с картой MasterCard без проверки платежеспособности» (Bonitätsprüfung)

, клиенты отдали этому онлайн-счету первое место. Квота операций по успешному открытию счета превышает 99–%!

Сколько людей, столько и всевозможных соображений по поводу использования счета … и каждый месяц список этих изобретательных идей становится все больше и больше. А пока можно выделить следующие варианты удачного использования карты:

Текущий счет без проверки платежеспособности

Такие банки, как DKB или Comdirect проверяют каждую заявку на открытие счета (Antrag auf Kontoeröffnung) в два этапа. На первом этапе компьютер автоматически собирает информацию о платежеспособности заявителя. В первую очередь информация берется у рейтингового агентства SCHUFA.

С картой MasterCard наличные доступны во всех международных банкоматах.

На основе этих данных происходит автоматический отказ или, в случае положительной оценки компьютера, подтверждение заявки на открытие счета. Если оценка проверки платежеспособности неоднозначна, заявку «вручную» проверяет сотрудник банка и выносит свое решение.

В Online-Konto всего этого нет. Проверку платежеспособности не проводят! Практически каждый, кто готов платить комиссию согласно прейскуранту (Preisverzeichnis) и может пройти идентификацию личности в одном из отделений почты, получает онлайн-счет.

Квота вынесения положительных решений об открытии счета

превышает 99 %! Отказов практически нет!

Так как ни в процессе ведения счета, ни в последующем сотрудничестве с клиентами данные не передаются в Schufa (как и в другие справочные службы), Online-Konto можно отнести в категорию денежных институтов, не сотрудничающих с SCHUFA (schufafrei)!

Счет, застрахованный от обращения взыскания (Pfändungsschutzkonto (P-Konto))

С 2009 г. в Германии действует закон, согласно которому банки по жалению клиента должны заменить текущий счет на счет, застрахованный от обращения взыскания. Однако на практике часто происходит так, что банки пытаются отделаться от клиентов, счет которых подлежит аресту (Kontopfändungen). Кредитные и банковские карточки при этом часто взимаются.

В Online-Konto – по-другому: клиенты, которые хотят открыть P-Konto, подают обычную заявку на Online-Konto. Сразу же после открытия счета, его можно самостоятельно переделать в P-Konto в системе онлайн-банкинга.

Таким образом, Online-Konto защищен от любого вида взыскания счета до установленного не облагаемого налогом предела, не подлежащего взысканию (Pfändungsfreigrenze). То есть, счет не будет заблокирован. Вы можете в любое время распоряжаться деньгами на своем счету в размере, предусмотренном страховкой. Точно также, в полном объеме, вы можете пользоваться картой MasterCard.

Online-Konto для всех (доставка карты по всему миру)

Вы можете подать заявку на открытие Online-Konto даже если вы проживаете за границей. Условия остаются такими же, но с единственным исключением: за доставку карты MasterCard за границу необходимо будет заплатить почтовый сбор.

Online-Konto – в Германии. Вы – в любой точке земного шара.

Размер сбора зависит от страны, куда отправляется карта, и будет просчитан денежным институтом в индивидуальном порядке. Честно, не так ли?

Единственное, нужно будет появиться один раз в отделении почты Германии вместе с удостоверением личности или загранпаспортом и там пройти предписанную законом идентификацию личности (легитимацию). Других способов удостоверения личности для Online-Konto в настоящий момент не предусмотрено.

Также Online-Konto можно открыть на имя иностранной фирмы (напр., Limited, OOO).

Онлайн-фирменный счет с картой MasterCard

Открыть Online-Konto можно для:

• предприятий, зарегистрированных в торговом реестре (Unternehmen mit Handelsregistereintrag) в Германии (напр., GmbH (ООО), eK (физ. лицо-СПД))
• предприятий, не зарегистрированных в торговом реестре (напр., лица с собственным делом, фрилансеры)
• предприятия, которые находятся в процессе учреждения (напр., для внесения капитала фирмы)
• предприятия, зарегистрированные за границей

Каждый управляющий (Geschäftsführer) или лицо, уполномоченное вести счет (Person mit Kontovollmacht), должен пройти идентификацию личности в почтовом отделении. С собой необходимо иметь действительную выписку из торгового реестра.

Счет для экстренных случаев

Так как Online-Konto не передает никаких данных справочным службам, об этом известно только вам и денежному институту. Может быть, что вы используете счет для денежных переводов – тогда и ваши коллеги знают о привязке к счету.

Есть люди, которые открыли Online-Konto в Германии в качестве резервного счета с картой MasterCard для экстренных случаев. В повседневной жизни им не пользуются. Но деньги с него можно снять в любое время – или с помощью карты MasterCard (забронировать билет на самолет или арендовать машину), или с помощью денежного перевода. Согласно условиям PayCenter, на счет можно внести до 15 000 евро.

Прежде чем открыть счет, нужно знать о следующих особенностях:

Выставить счет на оплату | Первичная документация

Счет на оплату, счет на оплату образец Казахстан, выставить счет на оплату, скачать счет на оплату

Мы онлайн сервис Mybuh.kz, в данном сервисе вы автоматически можете выставлять счета, накладные, акты, счет фактуры и много другое.

Для корректного выставления счета необходимо правильно заполнить реквизиты вашей компании и контрагента кому выставляете счет.

Ниже показана инструкция для  выставления счета, так же на сайте имеется видео- инструкция которую можно посмотреть здесь

Для регистрации в личном кабинете нажмите на картинку ниже , для ознакомления и тестирования программы, мы предоставляем 3 дня бесплатно.

После регистрации и заполнения раздела Мои реквизиты

 выберите  раздел личного кабинета «Документы» в категории «Продажи» найдите пункт «Cчета«; кликните  на кнопку «Добавить счет«.

Выбор типа выставления счетов в Казахстане

В открывшейся форме выберете тип будущего счета и выделите закладку «Заполнение«

Заполните обязательные поля формы счета:

 Номер и дата документа; Код назначения платежа, его можно получить из раскрывающегося списка, щелкнув на меню, немного левее основного поля; Клиент, его так же можно выбрать из списка, если вы ранее добавляли контрагента; Расчетный счет и т.д. Заполните поля наименования, кол-ва и цены товаров, либо услуг, по завершению, нажмите кнопку «Сохранить«.

Сохранение счетов

В результате произведенных действий, счет добавиться в основную базу созданных Вами Счетов.

В данном окне, Вы можете отредактировать созданные счета, скачать и распечатать, а так же, выслать счет на email контрагенту, либо выслать ссылку на оплату данного счета.

Выставить счет на оплату — готовый бланк

Бланк для выставления счета готов к применению. Для просмотра готового бланка, нажмите на номер счета в списке созданных счетов.

Счет на оплату с печатью и подписью

Для формирования документов с печатью и подписью, вам необходимо добавить печать и подпись. Перейдите в раздел Мои реквизиты — документы

Здесь вы можете добавить логотип компании, печать и подпись ниже пример.

.
Для создания электронной печати и подписи, необходим образец штампа с четко пропечатанными краями с прозрачным фоном и формате PNG .

Образец счета, логотипа подписи и печати.

при формировании счета, не забудьте активировать кнопку — печать и подпись

так же при необходимости, можно отправить счет с кабинета mybuh.kz напрямую на email. Для этого нажмите кнопку отправить и заполните адрес электронной почты.

Выставить счет на оплату за пару минут — смотрите видео

Регистрируйтесь и выставляйте счета на оплату с легкостью с помощью сервиса MyBuh.kz

Информацию по ЭСФ (электронным счет фактурам) можно посмотреть здесь

Проголосовать

---

Отправка и получение счетов-фактур. Бесплатное онлайн-выставление счетов для малого бизнеса

Полное руководство по выставлению счетов

Введение — история выставления счетов

Никто никогда не начинает бизнес с целью отправки счетов. Они начинают это, потому что у них есть горячая идея и непреодолимое желание осуществить это. Они начинают это, потому что хотят быть независимыми, принимать собственные решения и управлять своей жизнью. Они начинают это, потому что ничего не могут сделать, кроме как быть самим собой.

И все же каждый месяц они откладывают разработку продукта, маркетинг, обслуживание клиентов и работу, которую они должны делать для своих клиентов, чтобы часами перечислять все задачи, которые они выполнили. за последние тридцать дней или около того. Они перечисляют их для каждого человека, разместившего заказ, они устанавливают цену в счете для каждой задачи, добавляют налоги и другие расходы и отправляют эти счета, чтобы убедиться, что ничего не было забыто. Это далеко не самая приятная часть ведения бизнеса, но она так же важна, как маркетинг и соблюдение сроков.Без выставления счетов эти клиенты не будут знать, сколько они должны заплатить, поставщик не будет знать, кто заплатил и кого им нужно преследовать … и у правительства не будет документов, необходимых, чтобы убедиться, что они получили все налоги, которые им причитаются.

Время, необходимое для подготовки этих счетов, сильно различается от бизнеса к бизнесу. Один комментатор на сайте консультантов Consultantjournal объяснил, что одна крупная компания, в которой он работает, настаивает на том, чтобы он выставлял счета почасово и указывал даты начала и окончания.К тому времени, когда он завершит добавление работ своих субподрядчиков, его счет-фактура может содержать до 60 позиций, и на их сборку уйдет до восьми часов. Он добавляет это время к счету. Другие комментаторы сказали, что они редко тратят больше получаса на каждый счет, и, чтобы не тратить больше времени на погоню за просроченными платежами, они предлагают скидку на досрочное погашение.

Владельцы бизнеса, которые проводят весь вечер со своей книгой счетов — или, что более вероятно, сегодня, с их программным обеспечением для выставления счетов — могут по крайней мере утешить себя тем, что они продолжают славную традицию.Прогуляйтесь по Метрополитен-музею, Лувру или Британскому музею, и вы можете найти глиняные таблички с треугольным клинописным шрифтом Шумера. Многие из этих четырехтысячелетних документов не являются великими произведениями древней литературы; это счета-фактуры и квитанции, отслеживающие платежи за ячмень, овец и волов… и, конечно же, налоги, взимаемые этими транзакциями. Они дают археологам и историкам представление о жизни людей, живущих в первых городах мира, и показывают, что с момента начала торговли возникла необходимость отслеживать эту торговлю и вести учет транзакций с помощью диспетчера счетов.

Владельцам бизнеса больше не нужно прессовать формы в куски глины, готовые к обжигу, но, кроме метода письма, способ записи этих транзакций мало изменился. В этом руководстве по выставлению счетов мы подробно рассмотрим, как именно должны быть представлены формы счетов, но основные принципы оставались неизменными на протяжении тысячелетий. Компании включают свои собственные контактные данные, данные получателя, товары, за которые они выставляют счет, их цену, а также время и способ оплаты.Ни один из этих основных элементов не изменился, и их можно найти в счетах-фактурах, которые отпечатаны на глине в Месопотамии, нанесены щеткой на бамбуковые полосы во времена династии Цинь в Китае и напечатаны на клавиатуре в офисах в небоскребах Нью-Йорка.

Изменилось то, как создаются эти счета. До недавнего времени этот метод заключался в составлении счетов-фактур от руки — трудоемком процессе, передаваемом бухгалтерии компании на внешний подряд. Для малого и среднего бизнеса это было дорого, требуя работы хотя бы одного сотрудника.Он заполнил пространство; эти документы должны были храниться и храниться… что означало, что они также могли быть неправильно заполнены и потеряны. И это позволяло легко вводить ошибки, которые, в свою очередь, приводили к задержкам платежей и спорам.

Около половины компаний в США уже отказались от бумажных систем, и этот переход происходит быстро. В период с 2012 по 2013 год использование бумажных счетов-фактур снизилось с 59 процентов до 52 процентов. Тем не менее треть компаний, которые продолжают выставлять бумажные счета-фактуры, ежемесячно отправляют их 25 000 покупателей, что требует огромного объема работы и процесса, который съедает пачки бумаги.Неудивительно, что каждая пятая из этих компаний заявляет, что они теряют не менее 3 процентов дохода, подлежащего выставлению счетов-фактур, из-за проблем с платежами, которые включают недоплаты, просроченные платежи, дисконтные и налоговые споры.

Переход на электронные счета (некоторый тип программного обеспечения для онлайн-счетов) имеет тенденцию к снижению затрат, экономит время как на обработку, так и на платежи, сокращает количество споров и повышает производительность. Это упрощает и делает более точным то, что в противном случае могло бы оказаться болезненным. Когда целью выставления счетов является ведение записей и оформление официального запроса на оплату, цель состоит в том, чтобы выполнить работу как можно быстрее и эффективнее.Крупные фирмы, отправляющие десятки тысяч счетов-фактур каждый месяц, могут иметь свои собственные причины для отсрочки внесения изменений, такие как затраты и сбои в изменении такой крупной операции, но для небольших фирм нет причин продолжать отправлять счета-фактуры по почте или хранить их. бумага.

В ходе проведенного нами исследования 250 000 счетов, отправленных через нашу платежную платформу Due, мы обнаружили, что средняя сумма каждого счета составляла 365 долларов США. Почти каждый пятый (18 процентов) этих счетов оплачивается в течение 24 часов после выставления, а в среднем онлайн-счета заполняются в течение 14 дней.

Когда деньги могут поступать так быстро, предприятиям не следует тратить время на выставление счетов на бумаге. Это дополнительное потраченное время — это не просто потеря производительности; это также приводит к гораздо более медленному денежному потоку. Вот вам и бесплатный счет!

В этом руководстве мы подробно рассмотрим, как работают счета. После изучения того, что вам нужно включить и как вы должны их разложить, мы более подробно поговорим об особых требованиях и преимуществах электронного выставления счетов, а также рассмотрим некоторые способы, которыми бизнес может повысить эффект. своих форм счетов-фактур.Как и любой деловой документ, счета-фактуры предназначены для выполнения действий… в данном случае быстрой и полной оплаты. Есть шаги, которые бизнес может предпринять, чтобы увеличить скорость и надежность этих платежей. Наконец, мы поговорим о выставлении счетов для фрилансеров. Поскольку все больше и больше людей предпочитают работать на себя, выставление счетов больше не является прерогативой компаний, имеющих бухгалтерию и преданный своему делу персонал. Многие из людей, отправляющих счета, теперь не имеют большого опыта ведения счетов или отслеживания платежей, поэтому мы посмотрим, что фрилансерам нужно знать о ведении своей финансовой отчетности.

Это, безусловно, правда, что никто, кроме компаний, выставляющих счета, не основывает компанию с целью отправки запросов на оплату. Но верно и то, что отправка этих запросов и их выполнение — неотъемлемая часть любого успешного бизнеса. Это руководство расскажет вам все, что вам нужно знать, чтобы ваши покупатели платили и ваш бизнес рос.

Как работают счета-фактуры

Счета-фактуры должны быть довольно простыми. Они говорят покупателям, сколько им нужно заплатить.Они сообщают компаниям, сколько они должны и почему. И они говорят налоговым органам, сколько этот бизнес должен отправить правительству. Они предоставляют компаниям финансовые отчеты, которые могут отслеживать рост (или другой) доходов, и предоставляют список сумм задолженности, которые можно отследить и внести.

Таким образом, счет на самом деле не должен быть чем-то большим, чем детализированный и список с ценами на предоставленные услуги или проданные продукты, поставленные после завершения транзакции.На практике они намного сложнее, но все же не требуют специального менеджера по счетам для сортировки. Бесплатный онлайн-счет должен быть недорогим и простым в использовании.

Шесть различных видов счетов-фактур

Компании могут выставлять до шести различных видов счетов-фактур, каждый из которых имеет несколько разную роль.

1. Счет-проформа , который иногда называют ставкой или просто предложением счета , может выглядеть как счет-фактура, но не является обязательным.Это не требование об оплате, а способ показать покупателю суммы, которые он должен будет заплатить, когда работа будет завершена или товары будут поставлены. Поскольку предварительный счет не является окончательным, он часто является предметом переговоров между покупателем и продавцом и может отличаться от окончательного счета.
2. Промежуточный счет отправляется, пока проект находится в стадии реализации. Например, внештатный клиент может разместить заказ на создание веб-сайта, создание которого займет несколько месяцев. Чтобы поддерживать денежный поток, а не ждать единовременной выплаты в конце проекта, и сократить расходы в случае невыплаты, фрилансер может выставлять счета по мере продолжения проекта.Контрольные точки, по которым выставляются эти счета, должны быть согласованы между двумя сторонами до начала проекта, но обычно они происходят ежемесячно или по завершении согласованного процента проекта.
3. Периодические счета-фактуры отправляются предприятиями, которые предоставляют постоянные услуги клиентам. Они похожи на счета, которые вы получаете от электроэнергетической или кабельной компании. Суммы могут быть одинаковыми каждый месяц, но по мере роста компании количество отправляемых повторяющихся счетов также будет расти, увеличивая рабочую нагрузку компании.Крупным компаниям нужны автоматизированные способы ежемесячной отправки тысяч повторяющихся счетов.
4. Просроченные счета , также известные как просроченные уведомления по счету и даже счета-фактуры на проценты , это счета, которые вы не хотите отправлять… но, вероятно, придется. Это документы, которые сообщают покупателям, что они не оплатили свои счета и им нужно быстро отправить деньги. Они могут уйти через месяц или больше после выставления первого счета. Счета-фактуры на проценты включают любые выплаты процентов, которые добавляются за просрочку.
5. Окончательные счета высылаются по завершении проекта. Часто это единственные счета, которые необходимо отправить бизнесу, но если промежуточные счета также были отправлены, детали этих предыдущих счетов также могут быть включены в окончательный счет.
6. Разные счета-фактуры могут использоваться для выставления счетов за любые платежи, не включенные в другие счета-фактуры, например, исправления в ранее отправленном счете или дополнительные работы, не соответствующие формату счета-фактуры.

Компания может не выставлять все эти счета.Подробная информация о предварительном счете-фактуре может быть изложена в более подробном предложении. Не каждая работа повторяется, и не каждый проект достаточно велик, чтобы оплачивать промежуточные счета. (Средняя сумма в 365 долларов, которую мы обнаружили в счете-фактуре через «Срок», с большей вероятностью представляет собой завершение множества небольших работ, чем небольшие части более крупных проектов.) Даже просроченные счета-фактуры для непослушных клиентов и клиентов получают меньше внимания, чем вы могли ожидать. Мы обнаружили, что 84 процента всех счетов оплачиваются, и эта цифра не включает удаленные счета, и почти две трети оплачиваются в течение 30 дней.Несвоевременные выплаты и просрочки случаются реже, чем вы думаете.

Для большинства предприятий стандартный счет, выставляемый по завершении проекта, будет. И этот счет будет иметь стандартный формат.

Основные элементы счета-фактуры

Счет-фактура сообщает покупателю или клиенту, сколько им нужно заплатить и за что они платят. Это всего лишь одна информация. Счет-фактура для бизнеса обычно содержит несколько других различных частей информации, которые необходимы для того, чтобы счет-фактура действовал.

1. Реквизиты компании

Каждый счет будет включать двух сторон: плательщика; и получатель платежа. Каждый счет должен содержать сведения об обоих, чтобы было ясно, для кого он предназначен и от кого. Подробная информация должна включать юридические названия компаний, служебные адреса и номера телефонов с указанием роли каждой стороны.

Вы можете гибко форматировать эти бизнес-данные. В большинстве счетов-фактур имя и данные отправителя указываются в верхнем левом углу, после чего непосредственно под ним идет фраза, например «Кому», а затем данные плательщика.В других форматах данные получателя размещаются вверху страницы, а плательщик — внизу и слева. Независимо от того, как указаны данные двух компаний, должно быть ясно, кто именно отправляет счет… и кто должен его оплатить.

2. Заголовок

Где-то, обычно в верхней части счета-фактуры, должен быть заголовок, который сообщает получателю, на что он смотрит. Вам не нужно ничего делать, кроме как написать где-нибудь на странице большими буквами слово «Счет-фактура».Если вы отправляете последний из серии счетов-фактур, вы можете написать «Окончательный счет», а если вы отправляете предварительный счет-фактуру, вы можете добавить «Pro Forma», чтобы прояснить, что это не тот документ, который вы ожидайте, что получатель заплатит. Обычно «Счета», написанного большими четкими буквами, достаточно, чтобы сообщить получателю, что указанные ниже числа — это суммы, которые он должен вам отправить.

3. Дата и номер счета-фактуры

В бизнес-счете должна быть указана дата, чтобы плательщик знал период, за который ему выставлен счет, и когда он должен его оплатить.Эта дата часто указывается вверху справа, за ней следует номер счета. Номер счета-фактуры позволяет получателю легко ссылаться на конкретный счет-фактуру (альтернатива — использовать дату) и знать, что они ведут последовательные записи. Некоторые бухгалтерские отделы захотят, чтобы в получаемых счетах использовались специальные идентификаторы, необходимые для их собственного бухгалтерского учета. Если вы выставляете счет крупной компании, стоит спросить, нужны ли им какие-либо конкретные ссылки, включенные в счет.

4. Список приобретенных товаров

Это основная часть счета-фактуры, место, где выложены все товары, за которые получатель платежа требует оплаты. Объем информации, необходимой для включения сюда, может быть разным, но список должен включать название поставляемого продукта или услуги; ставка за единицу; и количество поставленных единиц.

Таким образом, внештатный веб-дизайнер, нанятый для создания веб-страницы, может создать следующий список:

Номер позиции	Описание	Количество	Цена за единицу	Итого
1	Веб-страницы	Веб-страницы	5	75 долларов	375 долларов

Но если дизайнер оплачивает почасовую оплату, ей нужно будет указать количество часов, отработанных над каждой частью проекта:

Товар №	Описание	Количество	Цена за единицу	Итого
1	Веб-страницы (отработанные часы)	10	$ 37.50	375 $

Целью этого раздела всегда должно быть разъяснение того, за что покупатель платит. Чем больше вопросов вы решите в уме плательщика, тем меньше вероятность, что он возьмется за телефон и запросит счет, что приведет к задержке платежей.

Часто этих статей бывает достаточно для покрытия всех расходов. Однако иногда вам может потребоваться добавить дополнительные строки для сборов, которые не являются частью ваших собственных расходов, таких как налог с продаж, транспортные расходы, страхование или даже любые скидки.Их следует добавлять между позициями и итогом.

5. Итого

Итог в конце списка должен быть четким и жирным. Опять же, цель всегда состоит в том, чтобы обеспечить максимальную ясность и своевременность оплаты. Сделайте причитающуюся большую сумму большой и недопустимой, чтобы плательщик точно знал, сколько он должен положить на чек.

6. Условия платежа

Внизу счета вы должны указать, как и когда вы ожидаете получить оплату.Эти детали обычно согласовываются между обеими сторонами заранее, но примечание внизу счета будет напоминать плательщику об этом соглашении. Частью этого соглашения может быть дата платежа. Чаще всего используется термин «нетто плюс 30», который означает, что вы ожидаете получить оплату в течение 30 дней с момента получения покупателем счета.

Вы также можете добавить поле для идентификационного номера налогоплательщика, если это необходимо, и другое поле, чтобы поблагодарить плательщика, но этих полей в счете должно быть достаточно для выполнения работы.Они должны сообщить плательщику, сколько ему нужно заплатить, почему он должен это заплатить, и как и когда он должен отправить вам деньги.

Как вам платят

Выбор способа оплаты покупателем уже не так прост, как кажется. До того, как появились электронные счета / счета в формате PDF и онлайн-банкинг, самым популярным методом оплаты были бы чеки. Сегодня только около половины предприятий оплачивают свои счета, выставляя чек по почте. Несмотря на то, что они удобны, просты и кажутся дешевыми, их очистка может занять много времени, часто теряется при отправке по почте, и их легко скопировать или изменить.Их также необходимо регистрировать и поддерживать, и как только компания добавит стоимость пересылки к стоимости самих чековых книжек, они станут намного дороже, чем кажется. Даже без учета стоимости чековых книжек Национальная ассоциация автоматизированной клиринговой палаты (NACHA) все же смогла оценить стоимость выписки чека для оплаты счета примерно в 8 долларов после учета расходов, понесенных при остановке чека и время, затрачиваемое персоналом по работе с клиентами, который должен вручную вводить платежные реквизиты в записи, подавать документы и заполнять конверты.Неудивительно, что компании все чаще переходят на альтернативные методы. Это относится к счету за услуги, коммерческому счету, бизнес-счету любого типа и многому другому.

Конечно, наличные немного лучше. Он не оставляет бумажного следа для бухгалтерии и не обеспечивает защиту в случае потери или кражи. Пригоршня банкнот может работать, когда вы покупаете в магазине, но это не вариант, когда вы отправляете счет розничному покупателю или корпоративному покупателю.

Известно, что некоторые предприятия прилагают формы, в которых запрашиваются данные кредитной карты. Раньше их можно было найти в журналах, где продаются сувенирные тарелки или коробки с морскими обезьянами, но есть веские причины, по которым в счетах обычно не указывается место для номеров кредитных карт. Платежи по кредитным картам обходятся дорого, компании требуют не фиксированную комиссию, а процент от суммы счета. Для крупных платежей, которые могут сделать переводы очень дорогостоящими. Хотя теперь клиенты, возможно, привыкли вводить номера своих кредитных карт на защищенных веб-сайтах, они с меньшей вероятностью будут чувствовать себя комфортно, отправив эти номера по почте или даже включив их в электронное письмо.Для корпоративных покупателей кредитные карты редко бывают самым популярным способом оплаты счета… за исключением случаев, когда счет выставляется в ресторане и который будет оплачиваться за счет расходов.

Электронные переводы более популярны, но, хотя они быстрые и безопасные, они могут быть даже дороже, чем использование кредитных карт.

Счета, отправленные обычным корпоративным покупателям, с большей вероятностью будут оплачиваться посредством переводов ACH. Часто они производятся в банках, поэтому представляют собой безопасный и недорогой способ перевода денег.Но для их создания требуется время, что делает их неэффективными для разовых платежей.

На практике, когда счет для предприятий представлен в цифровом формате и отправлен в электронном виде, запрос на оплату часто выполняется через одну из многих систем онлайн-платежей, таких как PayPal. Хотя затраты часто сопоставимы с расходами на кредитные карты, безопасность встроена, и переводы осуществляются практически мгновенно.

Но есть большой выбор, и каждая сторона транзакции может иметь свои собственные предпочтения и свой собственный установленный способ обработки платежей.Хотя это добавляет гибкости транзакции, это также добавляет сложности, поэтому стоит либо согласовать варианты оплаты в начале транзакции, либо быть готовыми к гибкости после того, как форма счета будет выпущена — вариант, который может привести к задержке оплата.

Счет на конец бумаги?

В мае 2015 года в Forbes Джеймс Марланд, вице-президент Ariba по развитию сети, описал открытие, которое он сделал прошлым летом. Ремонтируя камин в своем доме в Англии, он нашел счет пивоварни, датированный 13 мая 1915 года, ровно сто лет назад.

В этом счете есть много отличий от всего, что вы увидите в любом счете, который вы можете найти сегодня. Суммы включают «фиркин», который больше не используется; около 90 фунтов пива, хватит для большой братской вечеринки. Цена эля составляла всего полпенни за пинту — сумму, которую любой современный пьющий хотел бы получить обратно. А клиенты, «платящие Драйману», водителю телеги, запряженной лошадьми, «должны взять распечатанный чек, иначе никто другой не будет распознан».

Бордюры также имеют привлекательный декор, и использованные готические шрифты вряд ли были видны чернилами в течение большей части столетия, но кроме этих деталей, счет-фактура в основном такой же, как бумажные счета-фактуры, выставленные сегодня.Заголовок и дата, имя получателя и название компании, запрашивающей средства. И большая часть счета-фактуры состоит из списка продуктов, которые доставщик (или возничий) может отметить, чтобы показать, сколько должен заплатить получатель.

Но есть одна причина, по которой этот старинный счет резко отличается от современных версий: он напечатан на бумаге. Вернее, это означает, что он отличается примерно от половины из них. Около 50 процентов компаний по-прежнему отправляют своим клиентам счета на бумаге, но их количество быстро сокращается.Хотя бумажные счета-фактуры являются традиционными и легко вписываются в многолетний рабочий процесс компании, они также имеют ряд недостатков. Их можно хранить только в одном месте, и, несмотря на то, что время от времени обнаруживаются счета-фактуры столетней давности, они хрупкие. Их легко уничтожить при пожаре или наводнении или съесть грызуны. Их можно получить только в том случае, если они правильно поданы, а их производство и обслуживание относительно дороги.

В то время, когда компании привыкли хранить все свои наиболее важные документы в облачных системах вдали от офисов, когда они привыкли искать свои записи по дате, ключевому слову или любым другим критериям, и когда они ожидают связь должна происходить немедленно, а не со скоростью почтовой системы, неудивительно, что система выставления счетов резко изменилась, чтобы оставаться в актуальном состоянии.Он все больше становится цифровым, позволяя компаниям выставлять требования

Forbes.com, Джеймс Марланд, Спустя 100 лет пришло время отказаться от бумажного счета-фактуры

для оплаты, часто на автоматизированной основе, отслеживать процесс оплаты и легко получать все необходимы разрешения и согласования.

В следующей главе мы рассмотрим, как именно цифровые счета меняют выставление счетов.

Что нужно знать об электронных счетах

Первые электронные счета появились примерно сорок лет назад, когда предприятия использовали свои собственные электронные системы для передачи счетов и отправки заказов на поставку.Эти первоначальные шаги к безбумажному офису были задержаны высокими затратами на создание уникальных систем данных, но также и необходимостью для различных сторон разработать систему, которая могла бы читать сообщения друг друга. Одним из решений был электронный обмен данными (EDI), набор общих стандартов, которые позволили бы различным странам или организациям обмениваться документами в электронном виде. Одним из первых его применений была грузовая система в лондонском аэропорту Хитроу в 1971 году, которая позволяла экспедиторам вводить информацию в систему таможенной обработки, экономя время при оформлении.

Первые стандарты EDI в значительной степени определялись потребностями автомобильной промышленности, но по мере того, как различные отрасли начали использовать электронные передачи для отправки данных, в том числе данных счетов-фактур, возник ряд различных стандартов, каждый из которых был ориентирован на собственные отраслевые потребности. Однако в целом информация, содержащаяся в электронном счете, представленном в соответствии со стандартом EDI, аналогична информации, содержащейся в бумажном счете. Документ EDI, используемый для указания складу отгрузить продукт розничному продавцу, например, будет содержать адрес «доставки», адрес «получателя счета», список продуктов и их количество.Ответ на предложение на запрос коммерческого предложения (RFQ) будет очень похож на предварительный счет.

Стандарты EDI описывают, как бизнес-документы, включая счета-фактуры, должны быть отформатированы перед передачей, но не определяют, как эти документы должны быть переданы. По мере того как электронные коммуникации начали распространяться, это привело к распространению множества различных сетей. Некоторые компании создают модемные пулы, позволяющие осуществлять одноранговую связь, что является полезным решением для автопроизводителей с сетью поставщиков.Но поскольку модемные пулы могли связываться только с утвержденными участниками, поставщикам, работающим с множеством клиентов, могла потребоваться отдельная система для каждого из них, что привело бы к более высоким затратам и снижению эффективности.

Эти сети с добавленной стоимостью, или VAN, существуют с шестидесятых годов, когда они впервые начали работать с поставщиками услуг с разделением времени. Рост спроса на передачу документов EDI привел к расширению VAN, которые выступали в качестве посредников, обменивающихся данными между деловыми партнерами.

Формирование стандартов и развитие сетей передачи данных были вызваны необходимостью создания быстрого способа передачи бизнес-запросов, включая подробные запросы на платежи, между компаниями. Распространение Интернета из оборонных учреждений в офисы и дома, наконец, дало компаниям как согласованный стандарт, позволяющий любому подавать запрос на оплату и быть уверенным в том, что его сможет прочитать получатель, так и недорогой, легко доступный метод. передачи этой информации.Легкость была решающей. То, что когда-то было методом, характеризующимся сложным программным обеспечением, требующим специальной подготовки, теперь превратилось в среду, в которой компании конкурировали по таким факторам, как простота использования, а также безопасность и дополнительные функции.

Но движущей силой этого перехода к электронной передаче платежных запросов было большое количество преимуществ, которые может предложить электронное выставление счетов:

Экономия затрат

Due.com позволяет своим клиентам отправлять счета неограниченному количеству клиентов .Они могут использовать наш генератор счетов для отправки повторяющихся счетов, а также могут интегрировать свои платежи с PayPal и строить график, за которым легко следить. Использование этого бесплатного шаблона счета-фактуры ничего не стоит. Компания, пытающаяся сделать то же самое, должна, как минимум, оплатить стоимость покупки и франкирования конвертов, а также прожигать дорогие чернила для принтера. Сегодняшние платформы электронного выставления счетов устраняют все эти расходы для малого бизнеса и делают их незначительными для крупных фирм.

И, конечно же, электронные счета-фактуры экологичнее. Даже с учетом энергии, необходимой для поддержания работы сервера, было обнаружено, что переход от процесса выставления счетов на бумажных носителях к выставлению счетов электронным снижает углеродный след жизненного цикла одного счета на 63 процента.

Меньше места для хранения

Пару десятилетий назад зайдя в любой офис, можно было бы найти комнату, заполненную металлическими шкафами для хранения документов. Эти шкафы стоят денег не только на покупку, но и на содержание; офис должен будет платить арендную плату за это складское помещение.Также необходимо было нанять персонал, который понимал, как работает эта файловая система. Мало кто из руководителей знал бы, как получить счет-фактуру из файловой системы, что сделало бы их полностью зависимыми от своих административных сотрудников.

Платформы электронного выставления счетов избавляют от чужих забот. Документы хранятся на серверах, где их резервные копии и защищены. То, что раньше занимало пару комнат, теперь можно втиснуть на один общий сервер, расположенный далеко от офиса компании.Эта старая картотека теперь может функционировать как офис, используемый продуктивным сотрудником.

Greater Clarity

Отправьте бумажный счет, и вы понятия не имеете, что с ним происходит. Если вы не регистрируете каждый отправляемый счет, вам остается только надеяться, что он будет доставлен в целости и сохранности, не будет отправлен в неправильный отдел или не потерян в почтовом отделении. Электронные счета могут запрашивать уведомления о прочтении при их отправке, чтобы вы могли быть уверены, что получатель их получил … и открыл.Если вскоре после получения квитанции о прочтении вопросов не возникнет, вы можете рассчитывать на своевременную оплату.

И если вы не получили эту квитанцию ​​о прочтении, вы знаете, что что-то пошло не так, и можете быстро действовать.

Более быстрые платежи

Почтовая система никогда не была хорошей и становится все хуже. Собственные данные Почтовой службы США показывают, что только от 54 до 63 процентов почты, которая должна быть доставлена ​​в течение трех дней (или от четырех до пяти дней, если они отправлены на Аляску или Гавайи), прибывают вовремя.Поскольку электронная почта заменила написание писем, а цифровая коммуникация заменила чернила и бумагу, у почтовой службы остается меньше денег, чтобы тратить их на сортировочные офисы и курьеров. Это замедлило доставку, включая доставку счетов-фактур компании. Их доставка занимает больше времени, и им также требуется больше времени, чтобы добраться от почтового отделения получателя до стороны, ответственной за авторизацию платежа. Одно исследование показало, что 29% клиентов, получивших счета по почте, не смогли вовремя оплатить свой первый счет.Половина из этих просроченных плательщиков позвонили в службу поддержки клиентов, чтобы запросить платеж.

Но, к удивлению, опрос также показал, что счета-фактуры, отправленные по электронной почте, работают хуже, хотя они достигают места назначения на три дня быстрее. Тот же опрос показал, что 59% клиентов, которым был отправлен счет по электронной почте, не смогли оплатить свой первый счет вовремя, причем наиболее популярным оправданием было то, что счет был съеден их папкой для спама.

Цифровые счета могут быть более эффективными, но важно то, как они отправляются.Выделенные платформы выставления счетов не только упрощают сам процесс выставления счетов; поступающие из признанного источника, они также почти в два раза эффективнее электронной почты в обеспечении того, чтобы счета были видны и выполнялись. В другом отчете говорится, что использование электронного счета сокращает время обработки с семнадцати дней до трех дней.

В ноябре 2015 года Бюджетное управление США установило крайний срок до конца 2018 года, когда правительство США должно ввести электронные счета-фактуры. В то время только 40 процентов из 19 миллионов счетов, выставляемых федеральным правительством ежегодно, обрабатывались и обрабатывались в электронном виде.По оценке Управления, экономия за счет отказа от ручного ввода данных и направления бумажных счетов-фактур составит от 150 до 260 миллионов долларов. Этот шаг последовал за аналогичным требованием в Бразилии, которое привело к экономии 78 миллионов долларов за два года.

Европейский Союз предъявил аналогичные требования. Поставщики государственного сектора в Европе должны до 2018 года использовать электронные счета, что, по оценкам Европейской комиссии, позволит сэкономить около 45 миллиардов долларов в год. А поскольку использование электронного выставления счетов в государственном секторе увеличивается, ожидается, что частный сектор также будет использовать больше электронных счетов.В 2015 году европейские предприятия выставили 2,7 миллиарда электронных счетов-фактур, и, как полагают, через год эта цифра выросла примерно до 5 миллиардов.

Но даже по мере того, как электронное выставление счетов становится все более популярным и все более обязательным, некоторые страны неохотно отказываются от методов, которые, хотя и являются дорогостоящими и медленными, имеют то преимущество, что они надежны и знакомы. В Германии около 69 процентов компаний, обрабатывающих электронные счета, хранят физические копии этих платежных требований.

Это пустая трата. Одно из самых больших преимуществ электронных счетов-фактур состоит в том, что предприятиям не нужно их распечатывать, складывать в картотеки и надеяться, что кто-то в компании знает, как их найти. Они могут хранить их в электронном виде и извлекать их по дате или ключевому слову. Это лишь некоторые из скрытых преимуществ цифровых счетов-фактур, но на самом деле каждый счет, независимо от того, выставлен ли он по электронной почте, на платформе для выставления счетов или написан на листе бумаги и передан клиенту, имеет право делать больше, чем требовать оплата… при разумном использовании.В следующей главе мы рассмотрим, как использовать счета-фактуры, чтобы не только получать деньги, но и получать их вовремя и так, как вы хотите.

Повысьте скорость выставления счетов: как превратить счет-фактуру в мощный денежный автомат

В момент получения квитанции начинают происходить самые разные вещи.

У каждой компании будет свой собственный процесс работы со счетами. Некоторые небольшие фирмы могут заплатить им немедленно. Однако более крупные фирмы, вероятно, потребуют одобрения платежей, подтверждения того, что продукты были получены, и проверки их качества.Независимо от каких-либо условий, написанных в конце этого счета, крупнейшие фирмы вряд ли заплатят до того, как будет завершена каждая часть их процесса.

Этот процесс может затрагивать ряд различных вопросов.

Первый таймфрейм.

Когда просроченный платеж становится невыплатой

В январе 2012 года писатель-фрилансер Дэвид Огул опубликовал в Twitter следующий твит:

Руперту Мердоку и его паршивой маленькой газете New York Post должно быть стыдно.Три месяца спустя все еще не заплатили за внештатную работу.

В электронном письме Джиму Роменеско, автору медиа-блога JimRomenesko.com, Огул объяснил, что он и фотограф отправились на «историческое сафари», чтобы разыскать мать предполагаемого любовного ребенка Джастина Бибера. Им обещали дневную ставку в 200 долларов, и они отправили обратно материалы, которые были использованы в рассказе на следующий день. Несмотря на то, что они сделали несколько телефонных звонков, отправили несколько электронных писем и им обещали платежи в течение месяца, им все равно не заплатили более двух месяцев после выполнения задания.По словам фотографа, это был не первый раз, когда издание медлило с оплатой счетов, и это предупреждение не помогло облегчить чувство разочарования Огула. «Не получать деньги от компании, принадлежащей газиллионеру, спустя почти три месяца после оказания услуг — особенно после того, как эти услуги стоят всего лишь жалкие 200 долларов — просто смешно».

Роменеско закончил свой пост, спросив других писателей-фрилансеров, сколько времени обычно требуется газетам и журналам, чтобы платить им. Ответы значительно различались.Один сказал, что они выставляют счет на «стандартную чистую 30 и следят за сроком оплаты, если платеж не получен». Некоторые заявили, что им никогда не нужно ждать более 30 дней, хотя некоторые фрилансеры жаловались, что они привыкли ждать 90 дней. Одна из владельцев малого бизнеса отметила, что она обнаружила, что скорость, с которой ей платят, зависит от ее взаимоотношений с менеджером проекта и от того, насколько внимательно она следовала процедурам их бухгалтерии при выставлении счетов.

Эта связь с привычками клиента очень важна.Некоторые клиенты разрезают чеки или переводят деньги только в определенное время. Ваш бизнес может иметь обыкновение выставлять все счета в начале месяца, но если процесс покупателя заключается в оплате счетов в конце месяца или в середине следующего месяца, то к этому времени пройдет шесть недель, ты всегда будешь ждать.

Всегда стоит спрашивать, сколько у компании времени до платежа, чтобы вы знали, чего ожидать, но на практике нет ничего плохого в том, чтобы взять трубку или написать электронное письмо, если прошел месяц без каких-либо признаков средств.Хотя ожидание платежа в течение трех месяцев может вызывать разочарование, это не является чем-то необычным, и когда плательщик держит деньги — и похоже, что они могут в конечном итоге заплатить — вы мало что можете сделать, кроме как ждать.

Настоящая проблема возникает, когда они вообще не собираются платить. Последний комментарий к записи в блоге Джима Роменеско был сделан в конце апреля 2015 года Ником Моррисом, фотографом, который сопровождал Дэвида Огула в поисках матери любимого ребенка Джастина Бибера.«Никогда не платили», — написал он.

Возможности скидок за раннюю оплату

Размер задания также влияет на процесс оплаты. Для крупных сумм могут потребоваться дополнительные проверки и разрешения, а также могут потребоваться другие способы оплаты. Кредитные карты и некоторые онлайн-платежные платформы берут на себя часть комиссии за перевод, что может сделать отправку больших сумм дорогими. Они также увеличивают риск для поставщика, если вся оплата остается до выставления окончательного счета. Если вы планируете выставить счет на сумму, превышающую среднюю, сделайте себе одолжение и попросите некоторую часть денег вперед.Вы будете знать, что клиент готов сунуть руку в карман, и вы окажете ему услугу, позволив ему разделить платеж на несколько частей.

Для проектов, которые необходимо разделить на более чем два платежа, контрольные точки дадут вам небольшие сроки для работы, покажут клиенту, что вы делаете успехи, и предоставят время для обратной связи по мере продолжения работы. Вы также получите предупреждение, если что-то пойдет не так. В этапах должны быть указаны крайние сроки оплаты и доставки, поэтому, если средства не будут переведены вовремя, клиент не сможет пожаловаться, если вы откажетесь от инструментов и будете работать над другим проектом, пока деньги не поступят.

Еще один способ убедить покупателей платить вовремя — это предложить скидку на досрочную оплату. Самый распространенный метод — дать один или два процента для получения платежа через десять или пятнадцать дней вместо 30 или 60. В счете указано 1% / 10-нетто 30 или 2% / 15-нетто 60.

Компании предлагают эти скидки по ряду причин. Самое главное — это риск. Чем дольше вам придется ждать свои деньги, тем больше шансов, что вы их никогда не увидите. Если покупатель обнаруживает, что он может без последствий обуздать кредитора, всегда есть вероятность, что он продолжит это делать.И если компания выглядит так, как будто у нее заканчиваются наличные, скидка может подтолкнуть кредитора к первому месту, гарантируя, что он первым получит свои деньги.

Досрочные выплаты также могут помочь с денежным потоком и сократить расходы. Если вы планировали занять средства до тех пор, пока не будет произведена оплата, тогда стоимость скидки может быть меньше, чем проценты, которые вам придется заплатить банку.

Но когда процентные ставки низкие, это маловероятно. 2-процентная скидка по счету, подлежащему оплате в течение 30 дней, составляет 36 процентов годовых, что намного выше, чем ставки, взимаемые банками в настоящее время.Эта скидка может составлять всего 100 долларов по счету на 5000 долларов, но если умножить ее на несколько счетов каждый месяц, то получение платежа на пятнадцать или 20 дней раньше срока может быстро стать дорогим предложением. Это еще один или два процентных пункта от маржи, которая уже может быть низкой.

И на практике поставщики часто обнаруживают, что покупатели платят по льготной ставке, но все равно платят поздно, оставляя поставщика спорить по поводу 1 или 2 процентов счета.

Используйте факторинг, чтобы превратить счет-фактуру в деньги прямо сейчас… или создайте услугу подписки

Если бизнесу действительно нужны наличные, и он не может ждать 60 дней, есть альтернатива.Некоторые финансовые организации «факторируют» счет. Фактически, они ссужают поставщику деньги, используя счет в качестве залога. Факторы часто получить легче, чем бизнес-ссуды. Их можно создать относительно быстро, быстро предоставить деньги и они доступны для предприятий, у которых нет кредита.

Существуют условия: компания должна продавать товары или услуги предприятиям или государственным учреждениям, которые обычно и надежно оплачивают свои счета в течение 90 дней; счета-фактуры не должны быть обременены залогом; и у компании не должно быть юридических и налоговых проблем.

После утверждения финансовая компания заплатит от 75 до 95 процентов стоимости счета, отправив деньги через ACH или банковский перевод. Этот взнос выплачивается немедленно. Оставшаяся сумма выплачивается, когда счет выставляется в течение 30, 60 или 90 дней, за вычетом комиссии факторинговой компании.

Размер комиссии зависит от периода оплаты счета, но в основном зависит от надежности покупателя. Чем выше риск дефолта или просрочки платежа, тем выше будет процентная ставка.Он редко бывает ниже 1,5 процента, но есть возможность для переговоров. Вы можете обсудить размер аванса, процентную ставку, продолжительность времени, в течение которого клиенты должны платить, их надежность и любые дополнительные сборы, которые может взимать учреждение, такие как минимальные суммы платежей, сборы за обработку счетов, сборы за почтовые услуги и сборы за сейф, кредитные обзоры. , просроченные платежи и т. д. Согласование каждого из этих элементов может помочь снизить затраты на фактор.

Вы можете думать о факторинге как о ссуде на день для предприятий, и хотя некоторые предприятия используют его регулярно для обеспечения надежного денежного потока, эти расходы также станут текущими расходами.

Еще один способ думать о факторинге — это дорогостоящий способ создания услуги подписки. Вместо того, чтобы клиент автоматически платил вам каждый месяц, банк производит платежи надежно, как только он получает счет. Но если вы имеете дело с клиентом, который получает одинаковый счет в одно и то же время каждый месяц, вам не нужно постоянно отправлять один и тот же документ и гадать, когда вам заплатят. Точно так же, как подписка на газету или кабельное телевидение оплачивается автоматически, вы должны иметь возможность настроить постоянную систему оплаты в соответствии с вашими обычными поставками.

Преимущества для поставщика очевидны, но менее очевидны для покупателя, которому может быть сложно оспорить платеж. Это тот случай, когда предложение скидки или добавление стоимости может принести реальную выгоду.

Когда вы знаете, что вам регулярно платят — и рассылаете подтверждения платежей, а не требования на платежи, — ваш бизнес будет иметь гораздо более прочную основу, и за это стоит платить.

Заполните все поля вашего счета-фактуры

В счете-фактуре есть несколько полей по одной причине: они позволяют покупателям упростить вам своевременную оплату.Чем больше вы выполните — даже если считаете, что в них нет необходимости — тем меньше задержек вы, вероятно, столкнетесь. Сюда входят некоторые поля, которые могут показаться вам ненужными.

Согласно нашему исследованию, дефолты по счетам-фактурам с логотипами компании составляют лишь треть от таковых для счетов-фактур без логотипов. Возможно, это потому, что счета выглядят серьезнее. Похоже, их поддерживает настоящий бизнес, в котором могут быть бухгалтерия и юридический отдел, готовые отслеживать неоплаченные счета.Какова бы ни была причина, стоит использовать место в заголовке, чтобы добавить логотип вашей компании и сделать счет-фактуру максимально профессиональным.

Один из четырех счетов также может быть отправлен без срока оплаты , сбой, который может иметь еще большее влияние на процесс оплаты; Вероятность получения своевременной оплаты для предприятий может быть в восемь раз выше, если они добавят установленный срок. Вы можете поместить его в раздел заметок или вверху страницы, но если вы не сообщите своим клиентам, когда они должны платить вам, вы не должны слишком удивляться, обнаружив, что они не платят вам за время.

То же самое и с условиями платежа . Если плательщик должен проверить пачку электронных писем, чтобы вспомнить, как вы просили получить оплату до начала проекта, то вероятность задержки выше. То же исследование показало, что невыполнение условий платежа увеличивает вероятность просрочки платежа в 1,5 раза. И вы всегда должны направлять счет-фактуру лицу, которое за него отвечает. Компания может работать над проектом с несколькими разными людьми, но перед отправкой счета-фактуры они должны знать, кто несет ответственность за его получение и за обеспечение оплаты.Отправьте счет четырем или более людям, и все посмотрят на него … а затем предположите, что кто-то другой позаботится об этом.

Если вы хотите, чтобы вам заплатили вовремя, покажите, что счет поступил от реальной компании, объясните, когда и как вы ожидаете получить оплату, и передайте этот счет лицу, ответственному за его оплату.

Получение оплаты за услугу или продукт должно быть простым. Как только продукт будет доставлен или проект будет завершен, вы отправите счет-фактуру, в котором объясняется, почему и как вы ожидаете получить оплату.В установленный срок или раньше вы получите чек по почте, уведомление о переводе на ваш банковский счет или электронное письмо о том, что деньги были переведены на вашу платформу онлайн-платежей. Это должно быть просто.

Однако на практике у плательщиков есть свои собственные платежные процессы. У них могут быть проблемы с денежным потоком, их бухгалтерия может страдать от неэффективности, и у них могут быть вопросы относительно условий или содержания счета. Все эти факторы могут задержать платеж и вызвать беспокойство кредитора.

Но самая большая причина этого беспокойства — незнание. Если счет-фактура не оплачивается вовремя, отправитель не знает, когда ему заплатят, будут ли платить или что пошло не так. Итак, если есть один фактор, который будет иметь наибольшее влияние на обеспечение бесперебойного процесса оплаты, это коммуникация. Поддерживайте хорошие отношения с лицом, ответственным за обработку платежей. Вы сможете доставить счет так, как это необходимо компании. Вы будете уведомлены о любых проблемах, прежде чем они вызовут значительные задержки.И вы сможете быстро решить эти проблемы, чтобы своевременно получить платеж.

Выставление счетов для фрилансеров

Если передача счета в руки лицу, ответственному за обеспечение его оплаты, является самым важным, что может сделать бизнес, чтобы увеличить шансы на то, что платеж будет произведен вовремя, это также может быть одна из самых больших проблем. У крупных фирм есть бухгалтерия и преданный своему делу персонал, в обязанности которых входит только обработка запросов об оплате.Для небольших фирм и фрилансеров выставление счетов ложится непосредственно на владельца бизнеса, и время, потраченное на создание счетов, отслеживание просроченных платежей и выяснение того, кто именно отвечает за утверждение платежа, — это время, не потраченное на зарабатывание денег.

Для небольших фирм, и особенно для фрилансеров, выставление счетов — это рутинная работа, которая лишает их профессиональных навыков.

На своем веб-сайте консультант Бреннан Данн описал свой опыт общения с клиентом его фирмы по разработке программного обеспечения.Данн выставил счет на чистую 30 условий оплаты, и клиент всегда платил вовремя. Примерно на середине проекта, который был достаточно большим, чтобы занять половину команды Данна, клиент не оплатил счет. В то время Данн выставлял счета два раза в месяц, поэтому за первым дефолтом вскоре последовал второй, и команда приближалась к третьему.

Данн снял трубку. Клиент, с которым Данн сказал, что у него хорошие отношения, сообщил ему, что у него закончились деньги. «Но это нормально, — добавил он.«На этой неделе я разговариваю с некоторыми инвесторами».

Непогашенная сумма тогда достигла 80 000 долларов, это значительная сумма для малого бизнеса, и эту сумму Данн не мог легко списать. Он не только потеряет время, затраченное на работу, но и должен будет платить своим сотрудникам.

Когда Данн спросил клиента, почему он не сказал, что у него финансовые проблемы, и остановил работу, пока искал средства, клиент ответил, что ему просто нужно приложение, которое команда Данна создавала, чтобы быть немного более продвинутым, прежде чем он смог бы собрать деньги.Он поставил все на карту, чтобы приложение заработало, и ему нужно было его закончить.

Неудивительно, что Данна не слишком впечатлили. Он отметил, что, хотя клиент очень сильно рисковал, создавая свое приложение, он также имел все, чтобы выиграть. Данн теперь тоже был связан с риском своего клиента, но как владелец сервисной фирмы он мог получить только ту сумму, которая ему причиталась.

«Разговор не стал лучше», — написал Данн. «И это заставило меня кое-что понять: я никогда, никогда, никогда не захочу снова играть роль сборщика долгов.

Получение оплаты счетов-фактур

Данн, который теперь советует фрилансерам и малому бизнесу, как увеличить их доходы, рекомендует предпринять ряд шагов, чтобы снизить вероятность того, что они останутся с неоплаченными счетами. Они подходят не для каждого бизнеса и не для каждого клиента. Каждая небольшая фирма и каждый фрилансер будет иметь список клиентов, который содержит как знакомых и надежных долгосрочных клиентов, так и новых покупателей, которые приходят на работу без записи о покупках.Эти разные истории означают, что некоторые клиенты получат больше кредитов и построят более надежные каналы связи, чем другие. Тогда совет Данна может служить базой для фрилансеров, а также для малого бизнеса, но он также должен быть достаточно гибким, чтобы его можно было адаптировать для каждого проекта и для каждого клиента.

Старайтесь выставлять счета каждую неделю (но будьте готовы делать это ежемесячно)

Данн утверждает, что еженедельное выставление счетов упрощает составление бюджета для клиентов и, разбивая платежи на небольшие фиксированные суммы, также упрощает для фрилансеров требовать оплаты в заранее.

На практике такое случается редко. В частности, фрилансеры с большей вероятностью выставят счет в конце месяца или в конце проекта, если проект завершается в начале месяца, чем будут сидеть каждую неделю и выписывать счета. Отчасти проблема заключается в том, что написание счетов требует времени, и если вы выставляете счета по одному и тому же проекту четыре раза в месяц, а не один раз в месяц, вы потеряете в четыре раза больше оплачиваемых часов. Программное обеспечение для выставления счетов может помочь. Такие платформы, как Due, позволяют пользователям просто копировать уже созданный счет, поэтому при одинаковом содержании время, затрачиваемое на нажатие «Копировать счет» и «Отправить», должно быть минимальным.

Но ежемесячное выставление счетов остается по умолчанию, если клиент не требует иного.

Многое зависит и от суммы счета. Данн перешел от выставления счетов раз в две недели к выставлению счетов еженедельно, чтобы сократить потери в случае дефолта. Это был урок, который он извлек из этой крупной невыплаты. Но немногим фрилансерам посчастливилось выставить счет в размере 80 000 долларов за месяц работы, поэтому немногие столкнутся с таким большим риском.

Модель Данна с еженедельной предоплатой счетов-фактур на покупку идеально подходит для любого фрилансера.Деньги поступают до начала работы, поэтому риск дефолта никогда не возникает. Он также поступает регулярно, обеспечивая стабильный денежный поток. Но это имеет мало отношения к опыту фрилансеров. Неудивительно, что клиенты отказываются платить заранее, и немногие, вероятно, будут чувствовать себя комфортно, когда им приходится постоянно останавливать свои действия, чтобы сделать еще один платеж. Значение по умолчанию для фрилансеров ближе к запросам на оплату, отправляемым в конце каждого месяца, при этом каждый счет выступает в качестве вехи, которую необходимо выполнить для продолжения текущего проекта.

Фрилансеры, которые хотят следовать модели Данна, могут поставить эту цель в качестве цели, но им не стоит слишком удивляться, обнаружив, что на практике они выставляют счета задним числом каждый месяц, а не каждую неделю заранее.

Предварительная оплата

Модель Данна использует еженедельное выставление счетов как способ получения небольших регулярных платежей, которые оплачивают работу заранее. Хотя эта модель выглядит нереалистичной, все же есть преимущество в выставлении счета в начале большого проекта, чтобы клиент положил немного денег на стол.

Вариант по умолчанию должен включать 25-процентный авансовый платеж, два промежуточных платежа по 25 процентов и окончательный счет-фактуру в размере 25 процентов, выставляемый, когда клиент удовлетворен. Второй этапный платеж — это зачастую сдача готового проекта.

Однако эта модель оставляет много места для гибкости. Некоторые клиенты могут хотеть платить меньше авансом, но готовы принимать больше этапов и больше счетов-фактур по мере продвижения проекта. Другим может потребоваться чистое разделение 50/50 с выплатой половины в начале проекта и половины по его окончании.Принцип должен заключаться в том, что новые клиенты должны продемонстрировать свою кредитоспособность, оплатив выставленный счет до начала работы. Остальное — вопрос переговоров.

Будьте хорошим полицейским

Одна из наиболее интересных стратегий Данна — это работа с просроченными плательщиками. Он рекомендует быть строгим. «Сообщите им, что вам нужно прекратить работу и что она возобновится только после того, как вам заплатят». Но если преимущество установки контрольных точек во время крупных проектов состоит в том, что они минимизируют потери в случае дефолта, они не удаляют их полностью.Остановка работы только останавливает рост неоплаченного счета. Ему не платят.

Вот где стратегия Данна становится более интересной. Раньше он нанимал помощника на полную ставку, который, по его словам, работал его «плохим полицейским». Ее работа заключалась в том, чтобы звонить клиентам, чьи счета не были оплачены, и напоминать им об условиях контракта. Поскольку Данн обычно был в хороших отношениях со своими клиентами, он мог затем позвонить им и выступить в роли «хорошего полицейского», человека, который хотел бы продолжить работу с клиентом, но был связан рекомендацией своего офис-менеджера.

Это раскол, который лежит в основе взаимоотношений между фрилансером и клиентом. Ни один фрилансер или владелец малого бизнеса не любит устанавливать закон перед клиентом. Они хотят обсудить проект и увидеть, как он растет. Они хотят, чтобы этот проект был успешным, потому что, как и клиент, они могут гордиться тем, что являются частью истории успеха. Они скорее будут поддерживать дружеские отношения с клиентом, чем вступать с ним в спор из-за неоплаченного счета.

Немногие фрилансеры могут позволить себе нанять штатного помощника для преследования опоздавших плательщиков, но некоторые фрилансеры предоставляют эту услугу сами.Джули Эльстер из JustTellJulie.com, например, соглашается совершать сложные телефонные звонки опоздавшим плательщикам, которых фрилансеры часто предпочитают избегать. Примерно за 50 долларов и 15 процентов от любого взысканного долга она предлагает позвонить клиентам и, будучи «любезными с точки зрения термоядерности», заставляет их чувствовать себя достаточно виноватыми, чтобы заплатить. Это хороший вариант, чтобы оставить его в запасе, если клиент выглядит так, как будто собирается по умолчанию.

Счета-фактуры — это бизнес-запись фрилансера

Стратегии выставления счетов Бреннана Данна служат хорошей отправной точкой, когда фрилансер ведет переговоры с клиентом.Цель всегда состоит в том, чтобы снизить риск неплатежа до минимума, но при этом сделать клиента счастливым. Но тщательное выставление счетов может принести фрилансерам еще одну выгоду.

Стереотипное изображение деловой встречи всегда представляет собой график с взлетами и падениями, отражающими рост и падение уровня доходов. У фрилансеров редко бывает время построить такие графики, и они не всегда к этому склонны. Менее важным, чем сумма, которую они заработали за предыдущие месяцы, является то, как выглядит их график на ближайшие месяцы.

Но отслеживание продаж и доходов важно. Он сообщает фрилансеру, как у них дела, зарабатывают ли они сумму, сопоставимую с уровнем, который они получают на обычной работе, что вызывает скачки доходов и что ведет к потере доходов. Тщательное отслеживание счетов-фактур, в идеале путем отправки всех счетов-фактур через одно и то же программное обеспечение, позволяет фрилансерам легко видеть, как у них дела. Они могут определять слабые месяцы, искать закономерности в формировании доходов и корректировать свой маркетинг и производительность, чтобы максимизировать прибыль и сглаживать неизбежные пики и спады, с которыми сталкивается каждый фрилансер.

Отслеживание доходов обычно не позиционируется как преимущество выставления счетов, но это ценный способ мониторинга малого бизнеса и стимулирования его роста.

Заключение

Выставление счетов — это рутинная работа. Это никогда не бывает весело, и это никогда не является причиной, по которой кто-то начинает бизнес или становится фрилансером. Это требует времени и затрат, а также больше времени для последующих действий. Это задача, для которой мало кто владеет бизнесом, и ее редко учат на семинарах для начинающих предпринимателей.

И все же это жизненно важно. Эти официальные запросы на оплату, независимо от того, отправляются ли они заранее каждую неделю или отправляются за работу, завершенную в конце каждого месяца, будут определять способность компании или фрилансера продолжать работать.

Неправильное заполнение счета приведет к задержке платежа.

Потратьте слишком много времени на оформление документов, и вы снизите свою производительность и снизите свой потенциал заработка.

Не обращайте внимания на то, что текущий проект не оплачивается, и вы в конечном итоге будете работать бесплатно.

Все эти последствия нанесут ущерб бизнесу.

В этом руководстве мы рассмотрели, как работают счета. Мы коснулись их долгой истории и обсудили различные виды счетов-фактур, которые компания может отправлять клиенту. Мы рассмотрели преимущества электронных и бесплатных пустых счетов. Мы также обсудили каждый из элементов, которые счет-фактура должен сообщить покупателю о том, что ему нужно заплатить, почему он должен это оплатить и когда им нужно произвести свои платежи.

Эти элементы мало изменились за тысячи лет, в течение которых торговцы обменивались счетами-фактурами, но способ осуществления платежей значительно изменился.После наличных денег и чеков компании все чаще обращаются к цифровым способам оплаты для безопасного и дешевого перевода средств с одного счета на другой, и у них есть широкий спектр способов осуществления этих переводов. От ACH и банковских переводов до онлайн-платформ и даже одноранговых платформ, способ оплаты больше не должен быть причиной задержки платежа, даже если теперь он может быть частью переговоров по рабочему контракту.

И как платежи стали цифровыми, так и сами счета.Развитие платформ онлайн-выставления счетов стало огромным благом для больших и малых предприятий, и число фирм, признающих эти преимущества, продолжает расти. Вместо того, чтобы хранить бумажные счета-фактуры в картотечных шкафах, предприятия могут хранить их на сервере, легко извлекать их, быстро копировать и немедленно доставлять, экономя время и повышая эффективность. Мы рассмотрели преимущества электронных счетов-фактур или приложений для выставления счетов, а также поговорили о том, как использовать эти генераторы счетов для поощрения досрочной оплаты, выборочных опоздавших плательщиков и улучшения денежного потока за счет факторинга.

Наконец, когда рабочее место превратилось в среду, в которой фрилансеры работают с несколькими клиентами на своих собственных условиях, мы также уделили особое внимание выставлению счетов для фрилансеров и малого бизнеса. Хотя модель, которую поддерживает один консультант, может быть скорее идеальной, чем реалистичной, мы показали, как ее можно использовать в качестве основы для переговоров, которые необходимо вести каждому бизнесу и фрилансеру. Мы также подчеркнули важность анализа этих старых счетов-фактур, чтобы определить рост вашего бизнеса в прошлом и спланировать расширенный и плавный рост в будущем.

Выставление счетов — это такая же часть бизнеса, как открытие банковского счета и покупка чернил для принтера. Это жизненно важная часть управления компанией, и хотя она может быть не самой приятной, результат гладкого выставления счетов всегда стоит затраченных усилий.

Просто используя бесплатные шаблоны счетов и программное обеспечение, вы можете упростить себе жизнь, улучшить управление своим временем и (что наиболее важно) всегда получать деньги, когда вам задолжали деньги.

Шаблон счета-фактуры

Не готовы опробовать продукт, но хотите получить бесплатный пустой шаблон счета-фактуры?

Скачать

Отправлять квадратные счета онлайн | Square Support Center

Запрашивайте оплату товаров или услуг с помощью Square Invoices на своей онлайн-панели Square Dashboard, из приложения Square Invoices или с поддерживаемого мобильного устройства.Вы можете отправлять неограниченное количество счетов-фактур с фиксированной комиссией за обработку в размере 2,2%, применяемой при оплате счета с помощью кредитной или дебетовой карты. Если ваш клиент платит физической или электронной подарочной картой, комиссия будет взиматься при продаже подарочной карты, но не при ее использовании для оплаты счета.

Вы можете узнать больше о том, как рассчитываются сборы и ставки обработки.

Примечание: Обязательно следуйте рекомендациям по квадратным счетам-фактурам.

Создание счетов-фактур в Интернете

1. Перейдите к Счета-фактуры на онлайн-панели Square Dashboard> Создайте счет-фактуру .
2. Выберите клиента из своего каталога клиентов или введите новое имя и адрес электронной почты или номер телефона. Вы можете ввести до 9 получателей.
3. Добавьте необязательный заголовок счета-фактуры и отредактируйте идентификатор счета-фактуры в соответствии с вашими записями.
4. Добавьте в личное сообщение. Если вы хотите использовать одно и то же сообщение для всех своих счетов, выберите Сохранить как сообщение по умолчанию .
5. В разделе Метод счета выберите, хотите ли вы отправить клиенту этот счет по электронной почте или отправить ссылку на счет вручную.Если у вашего клиента есть карточка в файле, вы можете выбрать ее в этом меню.
6. Выберите частоту для этого счета-фактуры. Его можно отправить как разовый или повторяющийся счет . Если вы создаете повторяющуюся серию счетов, выберите даты начала и окончания, а также периодичность и сроки оплаты.
7. Выберите предметы, затем примените модификаторы, примечания и налоги, нажав Настроить .
8. Добавьте применимые скидки:
   • Чтобы добавить скидку ко всей накладной, щелкните Добавить скидку .
   • Чтобы добавить скидку на конкретный товар, щелкните Настроить рядом с товаром. Примечание : К товару могут применяться только существующие скидки с фиксированным процентом. Вы должны настроить налоги и создать скидки, прежде чем добавлять их в счет.

9. Нажмите Отправить , если вы отправляете разовый счет, или Schedule , если вы создаете серию повторяющихся счетов. Если вы списываете средства с имеющейся платежной карты клиента, выберите платежную карту из раскрывающегося списка под Метод выставления счета > выберите дату для списания средств с карты> График или Начисление при немедленной отправке.

   Примечание : Перед отправкой счета выберите Предварительный просмотр в верхнем правом углу, чтобы просмотреть счет так, как его увидит ваш клиент. Вы также можете нажать Сохранить как черновик , чтобы сохранить текущую версию для дальнейшей работы или сохранить ее в качестве шаблона для копирования и отправки в любое время.

Когда вы отправляете счет на оплату, каждый получатель имеет возможность оплатить счет любой принятой платежной картой. И вы, и ваш клиент получите электронное письмо с подтверждением, как только счет будет оплачен кредитной картой или вашим клиентом.

Вы также можете взимать плату за счет, вручную введя платежную карту клиента из онлайн-панели Square Dashboard. Для этого выберите счет и нажмите Добавить платеж > введите платежную карту своего клиента.
Вы сможете взимать полные платежи, а также множественные платежи и депозиты.

Отправляйте счета вручную через панель управления

1. Перейдите к Счета-фактуры на онлайн-панели Square Dashboard> Создайте счет-фактуру .
2. Выберите клиента из своего каталога клиентов или введите новое имя и адрес электронной почты или номер телефона. Вы можете ввести до 9 получателей.
3. Добавьте необязательный заголовок счета-фактуры и отредактируйте идентификатор счета-фактуры в соответствии с вашими записями.
4. Добавьте в личное сообщение. Если вы хотите использовать одно и то же сообщение для всех своих счетов, выберите Сохранить как сообщение по умолчанию .
5. В разделе Способ доставки выберите ручной доступ к ссылке на счет.Этот счет и любые прикрепленные файлы не будут отправлены вашему клиенту по электронной почте, но могут быть переданы по ссылке после ее создания. Если у вашего клиента есть карточка в файле, вы можете выбрать ее в этом меню.
6. Выберите частоту для этого счета-фактуры.
7. Выберите предметы и типы единиц, затем примените модификаторы, примечания и налоги, нажав Настроить .
8. Добавьте применимые скидки:
   • Чтобы добавить скидку ко всей накладной, щелкните Добавить скидку .
   • Чтобы добавить скидку на конкретный товар, щелкните Настроить рядом с товаром. Примечание : К товару могут применяться только существующие скидки с фиксированным процентом. Вы должны настроить налоги и создать скидки, прежде чем добавлять их в счет.
9. Нажмите Создать , если вы отправляете разовый счет, или График , если вы создаете серию повторяющихся счетов. Скопируйте URL-адрес счета-фактуры в буфер обмена, чтобы отправить счет-фактуру своим клиентам по электронной почте, текстовым сообщениям или любому каналу в социальных сетях.Если вы списываете средства с имеющейся платежной карты клиента, выберите платежную карту из раскрывающегося списка под Метод выставления счета > выберите дату для списания средств с карты> График или Начисление при немедленной отправке.

Добавить приложения к счетам

Вы можете добавить вложение, например контракт или изображения, прямо в квадратный счет-фактуру, чтобы у вашего клиента была вся информация о покупке в одном месте.

1. При создании счета щелкните Добавить вложения , чтобы загрузить документы или изображения со своего компьютера.

   Примечание. Файлы изображений и PDF-файлы могут быть загружены с общим ограничением размера файла 25 МБ и максимум 10 файлами. Вы можете загружать файлы типов PDF, PNG и JPG.

2. Вы можете добавлять дополнительные вложения по одному или удалять загруженные вложения, щелкнув X .
3. Щелкните Отправить . Или, если вы снимаете средства с кредитной карты клиента, выберите платежную карту из раскрывающегося списка под Платеж > выберите дату для списания средств с карты> Начисление .

Примечание : прикрепление файлов в настоящее время не поддерживается для повторяющихся серий счетов-фактур.

Перед отправкой счета выберите Предварительный просмотр в правом верхнем углу, чтобы просмотреть счет так, как его увидит ваш клиент. Вы также можете нажать Сохранить как черновик , чтобы сохранить текущую версию для дальнейшей работы.

Не используйте эту функцию для загрузки какой-либо личной информации о здоровье, незаконного контента или контента, нарушающего Условия использования Square.Загружаемый вами контент может быть просмотрен и использован Square в связи с оспариванием возвратного платежа.

Создание оценки с несколькими пакетами

Square Invoices также позволяет вам отправлять оценку с несколькими пакетами, которые включают группы товаров или услуг по сопутствующим ценам, позволяя покупателю выбрать, какой пакет он предпочитает приобрести. Это позволяет вам тратить меньше времени на отправку нескольких оценок для одной и той же работы и больше времени на закрытие сделки.

Чтобы отправить смету с несколькими пакетами:

1. Перейдите к Счета-фактуры в онлайн-панели Square Dashboard.
2. Щелкните Оценка в боковом меню и выберите Создать оценку .
3. Выберите клиента из своего каталога клиентов или введите новое имя и адрес электронной почты или номер телефона. Вы можете ввести до 9 получателей.
4. Добавьте необязательный заголовок Estimate Title и отредактируйте идентификатор счета в соответствии с вашими записями вместе с сообщением или вложением > нажмите Далее .
5. На странице Пакеты укажите заголовок пакета , Описание и Вложения , если необходимо.
6. Выберите Добавить элемент , чтобы включить элементы из библиотеки элементов, и выберите Настроить , если вам нужно изменить цену или общую сумму для элемента (ов). Щелкните Добавить скидку , если вы хотите применить скидку к пакету.
7. Когда вы закончите создание пакета, вы можете выбрать Дублировать для репликации пакета или нажать кнопку (+) рядом с Добавить пакет , чтобы создать другой пакет для включения в оценку. Примечание : Всего можно создать до 9 пакетов.
8. Нажмите Далее , чтобы просмотреть и отправить оценку. Укажите Способ доставки , Дата отправки и Срок годности . Или выберите Сохранить как черновик , если вы хотите сохранить смету, не отправляя ее.

После отправки оценки с несколькими пакетами она появится на вкладке «Оценки» в разделе Счета-фактуры на панели инструментов. Вы можете нажать на оценку, чтобы просмотреть подробные сведения о ней, просмотреть отклоненные пакеты (если таковые имеются), Изменить или Отметить как принятые .Если покупатель принял смету, вы увидите возможность вручную преобразовать в счет-фактуру .

Примечание : оценка нескольких пакетов имеет ограниченную функциональность в мобильном приложении Square Point of Sale. В настоящее время эта функция недоступна в приложении Square Invoices. Для полноценного использования вы можете использовать функцию Square Dashboard.

Создать оценку

Square Invoices позволяет отправить оценку. После принятия вы можете быстро преобразовать смету в счет, чтобы быстро получить оплату.

Для начала:

1. Перейдите к Счета-фактуры в онлайн-панели Square Dashboard.
2. Щелкните Оценка в боковом меню и выберите Создать оценку .
3. Выберите клиента из своего каталога клиентов или введите новое имя и адрес электронной почты или номер телефона. Вы можете ввести до 9 получателей.
4. Добавьте необязательный заголовок Estimate и отредактируйте идентификатор Estimate ID в соответствии с вашими записями.
5. Добавьте в личное сообщение.
6. Выберите Дата отправки и Срок действия для этого счета-фактуры. Это может быть сразу, через 7 дней, 14 дней, 30 дней или в конце месяца.
7. Выберите предметы, затем примените модификаторы, примечания и налоги.
8. Щелкните Добавить скидку , чтобы добавить применимые скидки ко всей смете.

Чтобы загрузить файл .CSV с оценками счета, щелкните Экспорт на вкладке Оценки .

Примечание : оценки не будут отображаться как транзакция ни в одном из ваших отчетов.Смета не включает перевод денежных средств и должна использоваться только для демонстрации сметной стоимости и объема предоставляемых услуг.

Создание оценки с использованием нескольких пакетов

Square Invoices также позволяет вам отправлять оценку с несколькими пакетами, которые включают группы товаров или услуг по сопутствующим ценам, позволяя покупателю выбрать, какой пакет он предпочитает приобрести. Это позволяет вам тратить меньше времени на отправку нескольких оценок для одной и той же работы и больше времени на закрытие сделки.

Чтобы отправить смету с несколькими пакетами:

1. Перейдите к Счета-фактуры в онлайн-панели Square Dashboard.
2. Щелкните Оценка в боковом меню и выберите Создать оценку .
3. Выберите клиента из своего каталога клиентов или введите новое имя и адрес электронной почты или номер телефона. Вы можете ввести до 9 получателей.
4. Добавьте необязательный заголовок Estimate Title и отредактируйте идентификатор счета в соответствии с вашими записями вместе с сообщением или вложением > нажмите Далее .
5. На странице Пакеты укажите заголовок пакета , Описание и Вложения , если необходимо.
6. Выберите Добавить элемент , чтобы включить элементы из библиотеки элементов, и выберите Настроить , если вам нужно изменить цену или общую сумму для элемента (ов). Щелкните Добавить скидку , если вы хотите применить скидку к пакету.
7. Когда вы закончите создание пакета, вы можете выбрать Дублировать для репликации пакета или нажать кнопку (+) рядом с Добавить пакет , чтобы создать другой пакет для включения в оценку. Примечание : Всего можно создать до 9 пакетов.
8. Нажмите Далее , чтобы просмотреть и отправить оценку. Укажите Способ доставки , Дата отправки и Срок годности . Или выберите Сохранить как черновик , если вы хотите сохранить смету, не отправляя ее.

После отправки оценки с несколькими пакетами она появится на вкладке «Оценки» в разделе Счета-фактуры на панели инструментов.Вы можете нажать на оценку, чтобы просмотреть подробные сведения о ней, просмотреть отклоненные пакеты (если таковые имеются), Изменить или Отметить как принятые . Если покупатель принял смету, вы увидите возможность вручную преобразовать в счет-фактуру .

Примечание : Отправка нескольких пакетов доступна только через вашу панель Square Dashboard и в настоящее время имеет ограниченную функциональность в мобильном приложении Square Point of Sale для iOS.

Преобразование оценки в счет-фактуру

После того, как смета принята покупателем, продавец должен преобразовать смету, чтобы он мог заплатить.Отправив оценку, выберите ее, чтобы просмотреть подробные сведения об оценке> щелкните Дополнительно > Преобразовать в счет-фактуру .

При отправке сметы вы можете выбрать автоматическое преобразование сметы в счет-фактуру после того, как ваш клиент примет вашу оценку, или сохранить счет-фактуру как черновик для отправки позже. Если вы выберете автоматическое преобразование оценок в счета-фактуры, название и описание счета-фактуры останутся такими же, как и оценка, и покупатель сможет завершить платеж после принятия.

Чтобы включить функцию автоматического преобразования:

1. Войдите в приложение Счета
2. Создайте смету. В разделе Communications процесса создания оценки вы увидите параметр Автоматически преобразовывать .
3. Включить Автоматически преобразовать .
4. У вас будет возможность сохранить автоматически преобразованный счет как черновик или автоматически отправить покупателю.

Настройки счета по умолчанию используются для полей, которые не используются в смете.Например, напоминания о счетах основаны на настройках счета по умолчанию. Вы можете отключить эту функцию в любое время для любой оценки.

Примечание : эта функция доступна только через Square Dashboard и на устройствах iOS. Функция автоконвертации в настоящее время недоступна на устройствах Android.

Добавить автоматические напоминания к счетам

Включите автоматические напоминания для ваших клиентов, когда срок оплаты счета приближается или просрочен.

1. В процессе создания счета-фактуры прокрутите до Дополнительные параметры > проверьте Запланировать напоминания об оплате для этого счета-фактуры .По умолчанию напоминание будет автоматически отправлено через 1 и 3 дня после установленного срока.
2. Чтобы установить собственные напоминания, щелкните Изменить напоминания .
3. Измените два параметра по умолчанию и / или щелкните Добавить напоминание , чтобы добавить еще один параметр.

Подробнее о настройках уведомлений Square Invoices.

Запросить адрес доставки клиента

Когда вы отправляете счет через онлайн-панель Square Dashboard, вы можете выбрать получение адреса доставки вашего клиента.

Для этого в разделе Дополнительные параметры на странице сведений о счете выберите Запросить адрес доставки .

Когда ваш клиент получит свой счет, под полями оплаты он увидит возможность ввести предпочитаемый адрес доставки. После того, как они отправят, вы можете просмотреть их адрес вместе с информацией об оплате счета.

Запланировать счет

Если вы хотите запланировать отправку одного счета в будущем, выполните шаги 1–4 в разделе Создание счетов онлайн , затем выполните следующие действия:

1. Выберите Отправить счет по электронной почте или Поделиться вручную по ссылке .
2. В поле Отправить выберите дату отправки счета> выберите срок оплаты.
3. Завершите заполнение счета и выберите График или Сохранить как черновик.

Примечание. Если вы выберете Сохранить как черновик, ваш запланированный счет не будет отправляться автоматически, и вам нужно будет выбрать Расписание , чтобы определить, когда он будет доставлен.

Запланированные счета будут автоматически отправлены вашему клиенту в 10 часов утра (в вашем часовом поясе) в выбранную вами дату.Вы получите уведомление по электронной почте, как только счет будет оплачен, и средства будут зачислены на ваш связанный банковский счет в соответствии с графиком внесения депозитов.

Создание серии повторяющихся счетов

Если вам нужно настроить регулярные платежи для ваших клиентов, вы можете сделать это с помощью Square Invoices.

Для этого:

1. Перейдите к Счета-фактуры в онлайн-панели Square Dashboard.
2. Щелкните Повторяющийся > Создать повторяющийся ряд .
3. Выберите клиента из своего каталога клиентов или введите новое имя и адрес электронной почты или номер телефона. Вы можете ввести до девяти получателей.
4. Если у клиента уже есть платежные карты, сохраненные в профиле каталога, выберите карту, с которой будет взиматься плата за регулярные платежи. Если у вашего клиента нет платежной карты, вы можете установить флажок рядом с Разрешить покупателю сохранять свою карту . Это дает им возможность надежно сохранить свою платежную карту в файле.
5. Выберите дату начала, частоту повторения и дату окончания.
6. Заполните оставшуюся часть счета, включая скидки.
7. Отметьте Разрешить покупателю добавлять подсказку внизу, если это необходимо.
8. Щелкните Schedule или Charge при немедленной отправке.

Если вы запланировали регулярный платеж на будущую дату с помощью функции «Карта в файле», с карты вашего клиента будет автоматически снята оплата в 10 часов утра (в вашем часовом поясе) в выбранную вами дату.

Имейте в виду , если карта в файле была изменена и у клиента есть повторяющийся счет, вам нужно будет отредактировать эту серию счетов, чтобы обеспечить оплату с правильной карты.

Сохранение платежной карты для оплаты счетов

С помощью Card on File вы можете сохранять платежные карты клиентов в своем каталоге клиентов, немедленно обрабатывать платежи по счетам и быстрее получать платежи. Сохранение карточки в файле удобно при использовании повторяющихся счетов или отправке нескольких счетов одному и тому же клиенту.

Есть два способа сохранить платежную карту клиента:

Узнайте, как принимать платежи по счетам через приложение Square Point of Sale.

Примечание : В целях вашей безопасности Square время от времени отменяет счет, если было слишком много неудачных попыток его оплатить. Вы можете продублировать аннулированный счет и отправить его клиенту еще раз. Подтвердите личность своего клиента, поскольку транзакции отклоняются эмитентом карты, а не Square.Узнайте больше о возможном мошенничестве и о том, как безопасно принимать платежные карты.

Управление способами оплаты квадратных счетов

Вы можете управлять способами оплаты, принимаемыми с вашими квадратными счетами, обновив настройки в онлайн-приложении Square Dashboard или Square Invoices. Для этого:

1. На своей онлайн-панели Square Dashboard зайдите на Счета > Настройки .
2. В разделе Способ оплаты выберите Кредитная или дебетовая карта , Подарочная карта или обе.

3. Щелкните Сохранить .

4. В приложении Square Invoices выберите More > Default Invoices Settings .
5. Нажмите Способ оплаты > выберите Кредитная или дебетовая карта , Подарочная карта или обе.
6. Нажмите стрелку назад, чтобы вернуться к экрану «Настройки счета по умолчанию ».

После обновления этих настроек ваши клиенты смогут оплачивать свои счета-фактуры только на основе выбранных критериев способа оплаты.

Настройка графика платежей

Вы можете настроить график платежей для счетов-фактур с вашими клиентами. С помощью счетов-фактур вы можете разрешить своему клиенту производить до 12 промежуточных платежей, не включая первоначальный депозит, если он был запрошен.

Узнайте больше о счетах-фактурах в нашем Центре поддержки.

Подробнее о : Торговая точка

Как отправить счет

Перед тем, как отправить счет

Вы не хотите, чтобы ваш счет был сюрпризом для вашего клиента.Точно так же, как вы обсуждаете цены перед заключением сделки, вы также должны поговорить о выставлении счетов. Изложите условия оплаты, объясняя, когда вы будете выставлять счет (еженедельно, ежемесячно или когда работа будет завершена) и за какой срок они должны будут платить. Покупатель должен знать, когда ему придется расстаться со своими деньгами.

Как выставить счет

Откройте шаблон счета, поставьте дату, добавьте номер счета и укажите информацию о:

• вы и ваш клиент
  
• проданных товаров и услуг
  
• расходы (включая налоги, которые вы должны собрать)

Завершите с четкими инструкциями о том, когда и как платить.Вы можете узнать больше в нашем руководстве о том, как выставить счет.

Когда отправлять счет

Обычно счета отправляются после выполнения заказов или выполнения задач. Если вы работаете над большим проектом, вы можете отправлять промежуточные счета за проделанную работу. А если вы продали подписку или получаете гонорар, вы будете регулярно отправлять счет-фактуру.

Подумайте о своем денежном потоке при составлении графика выставления счетов.Если вы отправляете все свои счета в один и тот же день каждый месяц — и они получают оплату примерно в одно и то же время — тогда ваш банковский баланс будет полон взлетов и падений. Если вас утомляют спады, рассмотрите возможность распределения счетов на месяц.

Выставляйте счета еженедельно, а не ежемесячно. Или, если вы выполняете случайную работу, отправляйте счета, как только работа будет сделана. А если вы выставляете ежемесячный счет за обычную работу, рассмотрите возможность использования программного обеспечения для автоматической отправки счетов, чтобы не беспокоиться о том, что вы забудете.

Три совета по отправке счета

Если нет действительно веской причины для отправки счета по почте, используйте электронную почту. Он будет доставлен намного быстрее, его действительно невозможно потерять, а адреса электронной почты проще определить. Просто проверьте, отправляете ли вы его нужному контакту, и примите следующие меры предосторожности:

1. Позвоните после отправки первого счета
   Убедитесь, что они получили ваш счет и понимают, для чего он нужен.Это простое наблюдение покажет им, что вы серьезно относитесь к выставлению счетов.
   
2. Отправьте счет в нередактируемом формате
   Мошенники перехватили счета, отправленные по электронной почте, и добавили свой банковский счет к реквизитам платежа. Им будет сложнее сделать это, если вы отправите онлайн-счет-фактуру или счет-фактуру в формате PDF.
   
3. Полностью подключите свой счет к Интернету
   Вы можете безопасно разместить счет в Интернете и отправить своему клиенту ссылку. Эти онлайн-счета позволяют вашему клиенту сразу же произвести оплату с помощью кредитной карты, дебетовой карты или автоматической расчетной палаты (ACH).Узнайте больше об онлайн-выставлении счетов.

Как написать электронное письмо со счетом

Самая важная часть электронного счета-фактуры — это тема. Вы можете ускорить процесс оплаты, например, указав номер заказа на покупку. Спросите в отделе кредиторской задолженности своих клиентов, как они хотели бы, чтобы вы указали заголовок электронного письма.

Вам не нужно подробное сообщение в теле письма. Придерживайтесь чего-нибудь простого, например:
Вот [номер счета] от [название компании], срок оплаты — [дата].Большое спасибо за ваш бизнес.

Более подробное описание товаров или услуг будет указано в самом счете.

Электронное письмо с напоминанием о просрочке платежа (или звонок)

Теперь вы знаете, как отправить счет, но что, если он просрочен? Почти половина делает, а это значит, что вам нужно будет уведомить своего клиента. Будьте вежливы, но действуйте быстро, если не хотите, чтобы у вас сформировались вредные привычки.

Вы можете даже отправить им электронное письмо до того, как они просрочены, с сообщением вроде:
Пожалуйста, помните, что [номер счета] должен быть оплачен завтра.У вас должно быть все необходимое для его обработки, но дайте мне знать, если возникнут вопросы.

Если они уже просрочены, действуйте быстро, например:
[номер счета] должен был быть оплачен вчера, но у нас нет записей о платеже. Пожалуйста, дайте мне знать, когда мы можем этого ожидать.

Или вы можете позвонить по телефону.
Это может быть неловко для вас, но и для них тоже. Вот почему это работает. Не нужно много говорить.Скажите им, какой счет опаздывает, и позвольте им говорить. Не говори, чтобы заполнить тишину.

Мягкое напоминание по электронной почте, которое не нужно отправлять

Для многих предприятий отслеживание счетов может стать душераздирающей работой. Вы можете исключить себя из уравнения, используя онлайн-систему выставления счетов. Программа ведет список всех ваших счетов и следит за вашими банковскими депозитами на предмет совпадения платежей. Если счет все еще не оплачен в установленный срок, программное обеспечение автоматически отправляет заранее написанное электронное письмо с напоминанием клиенту, что он должен вам.Вам нужно будет участвовать только в тех случаях, когда напоминания игнорировались.

Последнее слово о том, как отправить счет

При отправке счетов очень важно время. Вы не можете получить оплату, пока покупатель не получит счет. Отправьте счет и отправьте мяч на их площадку как можно скорее. А если деньги не поступят, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как отслеживать неоплаченные счета.

PPT — ЗАПОЛНЕНИЕ СЧЕТОВ PowerPoint Presentation, скачать бесплатно

ЗАПОЛНЕНИЕ СЧЕТОВ Практическое написание

О счете-фактуре Пример чтения Дополнительная информация об упражнениях по счету Практическое письмо: написание сообщений электронной почты

9002 95018 95018 О счете-фактуре 发票 有 的 发票 （коммерческий счет-фактура） 和 形式 发票 （предварительный счет-фактура） 之 分。。 业 业 是 出口子 填制 并 给 进口 的 一种 一种此 向 买方 索取 提供 货物 或 服务 价款 的 重要 单据。 形式 发票 是 在 交易 达成 出口 家 申请 进口 许可证 时 必须 提供 方的 一种 固定 格式 ， 对 双方 均无 最终 约束力 的 单据 ， 也 叫 «预 开发 票»。 形式 发票 交易 中 虚 （предложение без взаимодействия） 的 一种。 如果 形式 发票 上 注明 了 有效期， 则 有 实 盘 （твердое предложение） 的 性质。 成交 后 ， 形式 发票 不能 代替 正式 发票。

О счете-фактуре 形式 发票 的 内容 与 内容 一致 ， 主要） （ продавец） 一般 是 信用证 的 受益人 （бенефициар） ； （2） 买方 （покупатель） ； （3） 发票 号码 （номер счета-фактуры） ； （4） 发票 日期 （дата счета-фактуры） ； （5） 目的地 （место или порт назначения） ； （6） 货物 描述 （описание товаров） ； （7） 货物 数量 （количество） ； （8） 货物 单价 （цена за единицу） ； （9） 总 金额 （общая сумма） ； （10） 付款 方式 （оплата） 等。

ART.Нет. ТОВАРЫ И ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ КОЛИЧЕСТВО ЦЕНА И УСЛОВИЯ СУММА ОБЩАЯ СУММА Образец: КОРПОРАЦИЯ ПО ИМПОРТУ И ЭКСПОРТУ ТЕКСТИЛЕЙ КИТАЙ ШАНХАЙСКИЙ ФИЛИАЛ 27 ZHONGSHAN ROAD E, ШАНХАЙ, КИТАЙ PRO FORMA INVOICE (БЕЗ ОБЪЯВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ). «33055 SHTEX CN» Кому: №: Дата: Ваш исх. Наш Ref. ОТГРУЗКА: НАЗНАЧЕНИЕ: ОПЛАТА: СТРАХОВАНИЕ: Подпись (продавец) Образец чтения

Дополнительная информация о счете-фактуре I.Информация о коммерческом счете-фактуре Счет-фактура: список поставленных товаров или выполненных работ с указанием суммы вашей задолженности по ним. Номер счета-фактуры: ссылочный номер счета-фактуры поставщика. Дата выставления счета: дата выставления счета-фактуры. Номер заказа: номер заказа товара покупателем. Грузоотправитель: компания, которая отправляет товары на корабле.

Дополнительная информация о счете-фактуре II. Информация об отправителе товара Имя: Имя отправителя.Адрес: полный адрес отправителя, который включает почтовый индекс (邮政编码) и название города. Телефон: номер телефона отправителя. Факс: номер факса отправителя. Страна: страна, в которой находится отправитель. Грузополучатель (收货人): человек, которому что-то доставляется.

Дополнительная информация о счете-фактуре III. Информация об отправителе товара Имя: Имя получателя.Адрес: полный адрес получателя, включая почтовый индекс и город. Телефон: номер телефона получателя. Факс: номер факса получателя. Страна: страна, в которой находится получатель. Уведомляемая сторона (通知 方): имя стороны, которая влияет на доставку товара. Адрес: адрес стороны, которую необходимо уведомить. Доставка: Доставка товаров, особенно морским транспортом.

Дополнительная информация о счете-фактуре IV.Информация о доставке товара Транспортно-экспедиционная компания (货运 代理 公司): Название транспортной компании. Дата экспорта: Дата отгрузки товара. Способ оплаты: способ оплаты доставки: предоплата (预收) или сбор (运费 待 收). Информация о доставке: это информация о товарах, которые будут отправлены. Количество предметов: количество предметов, из которых состоит отправление.

Дополнительная информация о счете-фактуре Спецификация товаров: описание и характер отгруженных товаров. Страна происхождения: страна, в которой был произведен товар. Кол-во: Количество единиц товара. Цена за единицу: стоимость каждой единицы товара. Сумма: количество каждого набора товаров. Валюта: валюта, используемая для расчета цены на товар. Общая сумма: общая стоимость отправления.Причина отправки: цель отправки товара. Имя: имя отправителя. Подпись: подпись / печать компании отправителя.

Упражнения 1. 形式 发票 2. 我方 函电 3. 贵 方 函电 4. 货号 5. 名 规格 6. 数量 7. 价格 条款 8. 总 金额 9. 装运 期限 10. 目地11. 付款 方式 12. 保险 1. предварительный счет 2. наш исх. 3. ваш исх. 4. искусство. нет. 5. товар и спецификация 6. количество 7. цена за единицу и сроки 8. общая сумма 9. отгрузка 10. место назначения 11. платеж 12. страхование • Ex.1. Переведите приведенный ниже китайский на английский, используя слова и выражения из образца счета-фактуры.

Пр. 2. Внимательно прочтите следующий счет и затем ответьте на следующие вопросы. Timeright Watches Тел: (061) 836142 Time House Telex: 66 33 21 Fell Road Manchester M6 8LK J R Gomez 60 Rua Braancamp Лиссабон Португалия Дата: 6 мая 2003 г. СЧЕТ №MT 18375 Номер вашего заказа: NP / 6821

Каталожный № Количество Цена Сумма 8321 100 10,50 $ 1050,00 9874 50 20,00 $ 1,000,00 $ 6212120 15,40 $ 1848,00 8816 10 31,76 $ 317,00 $ минус 10% скидка c.i.f. Итого в Ньюхейвене: 4215,60 $ 421,56 $ 3794,04 $ 100,00 Сроки: 30 дней 21/2% M.V. Атлас 1 чемодан C6 / 182/14 3 894,04 $ Пр. 2. Внимательно прочтите следующий счет и затем ответьте на следующие вопросы.

Примечания к выражениям: c.если. Ньюхейвен: стоимость, включая страховку и доставку до Newhaven M.V. Аталс: Торговое судно или моторное судно (= судно) Ящик Атласа 1 C6 / 182/14: Товары упакованы в один ящик с маркировкой C6 / 182/14. Ex. 2. Внимательно прочтите следующий счет и затем ответьте на следующие вопросы.

Вопросы: • Кто отправил счет? • 2. Кто должен оплатить счет? • 3. Какая скидка предоставляется? • 4. Сколько нужно заплатить? • 5. Что означает «Сроки: 30 дней 21/2%»? Ex.2. Внимательно прочтите следующий счет и затем ответьте на следующие вопросы. Timeright Watches J R Gomez 10% 3 894,04 $ Это означает, что если счет оплачивается в течение 30 дней, предоставляется дополнительная скидка в размере 21/2%.

Товары для отправки по адресу L Leblanc, 63 Rue des Arbres, Dieppe, France. Заказ (№ MT / 67382) на 100 кат. № 7271 по 15 долларов за штуку, 200 x кат. № 7358 по 7 долларов за штуку, 50 x кат. № 6871 по 10 долларов за штуку. Товар должен быть отправлен c.i.f. Дьепп. Скидка 10%.Срок составляет 30 дней с дополнительной скидкой 11/2%, если счет будет оплачен в течение этого периода. Товар будет в двух ящиках с маркировкой C6 / 182/73 и C6 / 182/74 и будет отправлен на «M.V. Пиза ». Ex. 3. Заполните следующий счет, указав приведенную ниже информацию.

Timeright Watches Тел: (061) 836142 Time House Telex: 66 33 21 Fell Road Manchester M6 8LK ________ _______________ ______ ______ Дата: 6 июня 2003 г. СЧЕТ №JL / 17372 Номер вашего заказа: _________ Пример. 3. Заполните следующий счет, указав приведенную ниже информацию. L Leblanc 63 Rue des Arbres Dieppe France MT / 67382

Каталожный номер Количество Цена Сумма ____ ____ ____ ___ ___ __ __________ _____ ________ ________ _______ Условия: __________________ ________ ______ __________ меньше __________________ c.i.f. ______ $ 3 400,00 $ 3 060,00 $ 250,00 всего: ________ Ex. 3. Заполните следующий счет, указав приведенную ниже информацию.7271 100 $ 15.00 $ 1.500.00 7358 200 $ 7.00 $ 1400.00 6871 50 $ 10.00 $ 500.00 10% скидка 340.00 $ Dieppe $ 3.310.00 Сроки 30 дней 11/2% M.V. Пиза 2 случая C6 / 182 / 73-4

Бесплатный шаблон коммерческого счета UPS — PDF

Коммерческий счет-фактура UPS — это документ, который требуется таможенным органам. Форма определяет фактическую стоимость ввозимых товаров для исчисления таможенными пошлинами и налогами. Этот документ необходим для сопровождения импортируемых товаров перед их экспортом и должен оставаться с товарами даже во время наземных поездок по всему миру до доставки.В документе будут указаны личности продавца и покупателя, а также другая необходимая информация.

Справочник

— Официальные инструкции UPS по заполнению формы.

Шаг 1 — Загрузите предоставленный документ — Введите:

От —

• Контакт / Название компании
• Полный адрес
• Телефонный номер

Доставка до —

• Идентификационный номер налогоплательщика / номер AT
• Контакт / название компании
• Полный адрес
• Телефонный номер

Шаг 2 — Отправьте следующее:

• Авианакладная UPS №
• Номер отгрузки
• Номер счета
• Дата
• Номер заказа
• Условия продажи
• Причина экспорта

Продано —

• Идентификационный номер налогоплательщика / номер AT
• Контакт / название компании
• Полный адрес
• Телефонный номер

Шаг 3 — Введите соответствующую информацию в поля в столбцах —

• Кол-во квартир
• ЕД / М
• Описание товара / номер (а)
• Вред.Код
• С / О
• Стоимость единицы
• Общая стоимость

Шаг 4 — Дополнительные комментарии и информация:

Заявление о декларации
• Грузоотправитель
• Дата

Шаг 5 — Итоги — Введите:

• Итого по строке счета
• Скидка / Возврат
• Промежуточная сумма счета
• Грузовой
• Страхование
• Другое
• Общая сумма счета
• И
• Общее количество пакетов
• Валюта
• Общий вес

Заполните пропуски в предложениях словами из поля, затем расположите эти этапы покупок в сети по порядку (пронумеруйте их от 1 до 8).

учетная запись добавить просмотреть оформить заказ подтвердить сведения о доставке счет-фактура корзина для покупок войти Обычно на ____1____ требуется не менее двух рабочих дней. Выберите предмет и ____2____ на свой _____3_____. Щелкните «____4____». Теперь уже поздно передумать! Когда вы закончите покупки, нажмите «перейти к ____5____». Обычно вы получаете _____6_____ по электронной почте. Введите ваше имя, адрес и карту _____7____. Прежде чем вы сможете начать делать покупки, вам обычно нужно ____8___ зайти на сайт. (Если у вас еще нет _____9___, вам нужно создать его.) ____10___ на сайте, и решите, что вы хотите купить. XVI. Бронирование отеля онлайн. Выберите лучший предлог. Часто вы можете забронировать номер в гостинице (1) по / через Интернет , но вам, возможно, придется внести залог. Залог обычно возвращается (2) на / для вам, если вы отмените свое бронирование на неделю или более (3) в / с авансом. Обычно вы получите уведомление (4) о / из бронирования (5) на / по электронной почте .Когда вы отметите (6) в / в отеле, ваши данные, вероятно, уже будут (7) на / внутри системы отеля. Когда вы проверяете (8) из / из , вам обычно выдадут квитанцию. ГРАММАТИКА Докладываемая речь Цитируемая речь Докладываемая речь Комментарии Мы ищем в Интернете каждый день Я добавил больше памяти Целый день изучал C ++ Мы закончим эту работу к полудню Они сказали, что ищут в Интернете каждый день Он сказал, что добавил больше памяти Он сказал, что изучал C ++ целый день Они сказали, что закончили бы эту работу к полудню Настоящее время заменяется прошедшим в косвенной речи Past Simple изменения на Past Perfect Past Continuous — в Past Perfect Continuous Будущее просто, будет в будет Future Continuous, будет делать , а будет делать Future Perfect, превратился бы в в на Я только что добавил бумагу в свой компьютерный принтер Земля меняется из-за окружающей солнечной системы Он говорит, что только что добавил бумагу в компьютерный принтер Она заявила, что Земля меняется из-за окружающей солнечной системы. Без изменений: а) глагол сообщения находится в настоящем времени б) сказанные слова выражают общую правду Я могу написать программу Я должен много работать Вы должны использовать лицензионное программное обеспечение Он сказал, что может написать программу Она сказала, что ему пришлось много работать Он сказал, что я должен использовать лицензионное программное обеспечение Модальные глаголы Подобно временам, модальные окна меняются в косвенной речи, если сообщаемые слова больше не соответствуют действительности или устарели. Модальные окна, которые не изменяются косвенно: мог бы, мог бы, мог бы лучше, должен, должен был бы использоваться для Глаголы, которые можно использовать для сообщения: обещать, требовать, предлагать, советовать, отказываться, спорить, подтверждать и другие (см. Приложение 3 ) Регулярное резервное копирование важных данных Не оставляйте свой ноутбук без присмотра Он мне посоветовал делать регулярные бэкапы Она предупредила меня не оставлять мой ноутбук без присмотра Заказы, просьбы и советы можно сообщать с помощью инфинитива: глагол + косвенный объект + предложение to. No related posts. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт