Как уволить умершего сотрудника: Дата увольнения в связи со смертью работника

Как уволить умершего сотрудника: оформление, запись в трудовой, документы

Если сотрудник умер на рабочем месте, обязательно вызовите врача, чтобы подтвердить факт смерти. Важны обстоятельства: если это результат несчастного случая или преступления, сообщите родственникам и в полицию, привлеките трудовую инспекцию и охрану труда — перед увольнением придётся собирать комиссию и проводить расследование.

Если сотрудник скончался из-за хронического заболевания или внезапного приступа, всё немного проще — действуйте по инструкции.

Официальным подтверждением несчастья могут служить два документа:

• свидетельство о смерти, которое выдают органы ЗАГС;
• судебное решение об установлении факта смерти или признании сотрудника умершим.

Подойдут оригинал или заверенная копия.

Если у покойного сотрудника нет родственников, заявить о его смерти может сам работодатель (ст. 8 8-ФЗ). Если есть медицинское свидетельство о смерти, орган ЗАГС по запросу выдаст официальный документ. Если нет — придётся обращаться в суд за решением об установлении факта смерти и только потом получать свидетельство (без него похороны невозможны).

Официально прекратить трудовые отношения с умершим можно только с помощью соответствующего приказа по унифицированной форме №Т-8. Приказ издаётся в день получения свидетельства или решения суда, подписывает его только работодатель. Датой увольнения дата смерти, указанная в свидетельстве.

В трудовой книжке напишите: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника» со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ». В личной карточке покойного по форме № Т-2 нужна аналогичная запись.

Если за личными документами обратятся родственники сотрудника, попросите у них подтверждение родства или брачных уз: паспорт, свидетельство о рождении или браке. Передать трудовую книжку можно под расписку или письмом с описью вложения. Реквизиты почтового отправления вносятся в книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).

Если за документами умершего никто не обратился, вы обязаны хранить её в течение ближайших 75 лет.

п. 664 перечня в приказе Минкульта № 558

Получить выплаты может член семьи умершего, проживавший вместе с ним, или лицо на иждивении. Наследнику достаточно предъявить паспорт, заявление и документ, подтверждающий родство, в течение 4 месяцев после смерти сотрудника.

Что нужно выплатить в течение недели с момента обращения родственника:

• зарплату;
• компенсацию за неиспользованные отпускные дни;
• прочие положенные работнику компенсации.

Если вы сняли с расчётного счёта сумму наличными, а за деньгами никто не пришёл в течение 5 рабочих дней, депонируйте их — отразите в отчётности как неполученные средства и храните отдельно. Ещё через 3 года невостребованную сумму можно учесть в доходах.

п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 г.

Дополнительно можно выплатить материальную помощь — если это предусмотрено трудовым договором и внутренними документами или по личной инициативе. А если родственники хоронили умершего за свой счёт, они имеют право на социальное пособие на погребение в течение 6 месяцев после. Схема такая: вы выплачиваете установленную сумму в день обращения, а потом уменьшаете на неё страховые взносы или обращаетесь в местный ФСС за компенсацией.

Положенные сотруднику выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поэтому удерживать налог с них не нужно (п. 18 ст. 217 НК РФ). Как и с материальной помощи, если вы оказали её членам семьи, проживавшим с умершим.

Увольнение в связи со смертью работника — запись в трудовой 2020

Как уволить в связи со смертью работника

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника и соответствующий приказ об увольнении в соответствии с пунктом 6 части 1 статьи 86 ТК РФ возможны только при наличии свидетельства о смерти или решения суда о признании умершим (Письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6).

До этого момента в табеле нужно фиксировать «отсутствие по невыясненной причине» (код «НН» или «30»).

Возможные ситуации смерти

Увольнение сотрудника в связи со смертью — действия руководства компании в вопросе оформления увольнения в такой трагической ситуации зависят о того, где именно все произошло. Рассмотрим возможные варианты:

• работник уходит из жизни не на рабочем месте, в свободное (нерабочее) время, например дома;
• работник уходит из жизни на работе, в командировке.

В первом случае, если событие происходит в нерабочее время, выяснение причин происходит без участия руководства предприятия. Предоставлять на место работы свидетельство о смерти должны родственники. За этим следует стандартная процедура увольнения в связи со смертью работника ТК РФ 2020. Если же смерть наступила на производстве, то вначале проходит расследование. По результатам руководство предприятия признается виновным и привлекается к ответственности или же выносится решение о непричастности. Наибольшие сложности возникают, если трагедия произошла в командировке. В этом случае также назначается расследование.

Основания для увольнения

Вернемся к вопросу оформления документов. В Трудовом кодексе указано, что увольнение работника в связи со смертью возможно только при предъявлении документов, подтверждающих смерть:

• свидетельство о смерти, полученное в ЗАГСе;
• решение суда, согласно которому человек объявляется умершим;
• решение суда, в котором гражданин признается без вести пропавшим.

Если у сотрудника есть родственники, то именно они предоставляют предприятию свидетельство о смерти. Если же человек одинок, то для получения свидетельства, в ЗАГС придется обратиться работодателю.

Гражданин признается умершим по решению суда в следующих случаях:

• родственники подали заявление о том, что они не знают о местонахождении человека в течение 1 года;
• нет сведений о гражданине по месту проживания или прописки в течение 5 лет;
• если человек оказался в обстоятельствах, угрожавших его жизни (например, стихийное бедствие), то решением суда гражданин признается умершим через 6 месяцев.

На обжалование решения суда дается 1 месяц. В это время другой человек может занимать должность, но трудоустройство считается временным.

Оформление приказа на увольнение по смерти сотрудника

Соответствующий документ оформляется по стандартной форме Т-8. В таком приказе стараются не использовать слово «уволить». Как правило пишут «прекратить трудовые отношения» и указывают причину: «в связи со смертью». Подпись в строке «С приказом ознакомлен» не ставится, родственники также не должны там расписываться.

Образец приказ об увольнении в связи со смертью

Скачать

Увольнение в связи со смертью работника: какой датой оформляется приказ

Датой прекращения договора считается дата, указанная в предъявленном документе о смерти. В день выпуска приказа работодателю нужно произвести начисление всех сумм, которые причитаются работнику до момента увольнения, включая компенсацию за неиспользованный отпуск (статьи 84.1, 127, 140 ТК РФ).

В случае если работник был военнообязанным и состоял на воинском учете, работодателю придется уведомить о факте смерти соответствующие государственные органы.

Увольнение по смерти: запись в трудовой книжке

Запись в графе 3 «Сведения о работе» при увольнение в связи со смертью работника (запись в трудовой 2020) формулируется в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и п. 5.4 «Инструкция по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

Выплаты семье умершего сотрудника

Члены семьи (супруг, дети, родители, усыновители, усыновленные) сотрудника, проживавшие совместно, а также лица, находившиеся на иждивении на дату увольнения, независимо от факта совместного проживания (ст. 141 ТК РФ; ст. 1183 ГК РФ; ст. 2 Семейного кодекса), имеют право получить как зарплату, так и все дополнительные выплаты (пособия по социальному страхованию, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, иные причитающиеся суммы).

Одновременно с произведением расчета в связи с увольнением по причине смерти сотрудника работодатель выдает родственникам работника или лицам, имеющим на это право, и трудовую книжку. Обязательно под расписку. Однако сделать это возможно только при предъявлении заявления в письменной форме и документов, подтверждающих родство (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.07.2009 № 20-15/3/073541).

Родственники могут обратиться за выплатами в течение четырех месяцев со дня открытия наследства. Работодатель обязан произвести расчет не позже чем через неделю со дня подачи соответствующих документов. Если в течение четырех месяцев запрос не поступил, данные суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях, установленных Гражданским кодексом (пп. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ).

Выплаты, причитающиеся членам семьи умершего работника (смерть работника — оформление увольнения), вне зависимости от их величины, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ). Соответственно, у работодателя не возникает обязанности по исчислению и удержанию с этих сумм налога (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Увольнение умершего работника

Пошаговая инструкция:

1. Родственники умершего предоставляют подтверждающие документы.
2. Сотрудник кадровой службы готовит соответствующий приказ об увольнении умершего сотрудника.
3. Составляется уведомление об увольнении с указанием документа, дающего основание для увольнения.
4. Руководство фирмы подписывает приказ, ставится печать, происходит регистрация документа.
5. Оформление справки расчета.
6. Оформление личной карточки гражданина.
7. Запись в трудовой книжке.

Как уволить умершего сотрудника в 1С: ЗУП

Увольнение умершего сотрудника имеет свои особенности. Они связаны с тем, что не выплаченную зарплату, а также компенсацию за неиспользованный отпуск необходимо выплатить членам его семьи. Причем такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

В программе 1с ЗУП в такой ситуации надо выполнить следующие шаги:

1. Создать и рассчитать документ Увольнение:

2. Произвести корректировку начисленных сумм НДФЛ и страховых взносов.

а. Для сторно суммы НДФЛ нужно создать Операцию учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Операции учета НДФЛ):

б. Сторно суммы страховых взносов необходимо отразить при помощи документа Операция учета взносов (раздел Налоги и взносыОперации учета взносов):

3. Для регистрации выплаты в пользу родственников нужно настроить отдельный вид удержания (раздел Настройка – Удержания):

4. Далее надо создать документ Постоянное удержание в пользу третьих лиц (раздел Зарплата – Алименты и другие удержания – кнопка Создать – Постоянное удержание в пользу третьих лиц):

Родственника, которому будет выплачиваться доход покойного сотрудника, надо создать в справочнике Контрагенты и выбрать его в поле Контрагент:

В табличной части документа надо выбрать сотрудника и заполнить сумму начисленного к выплате дохода:

5. За текущий месяц по умершему сотрудника надо создать и заполнить документ Начисление зарплаты и взносов. В документе автоматически заполнятся закладки: удержания, ндфл, взносы, корректировки выплаты. Строчку с корректировкой выплаты надо удалить.

6. В документе Отражение зарплаты в бухучете сформируются следующие записи:

Как уволить умершего работника

Для увольнения по п.6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ необходимо основание. Когда в смерти работника нет никаких сомнений и факт смерти зарегистрирован в установленном порядке, таким основанием будет свидетельство о смерти, которое выдается органами ЗАГС. Таким образом, основанием прекращения трудового договора с умершим работником будет свидетельство о смерти, представленное его родственниками работодателю, пояснили в ГИТ по Республике Бурятия.

В случаях, когда у работника не было никаких родственников, осуществить погребение и получить свидетельство о смерти вправе иное лицо, взявшее на себя эту обязанность (ст. 8 Федерального закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле»). И таким лицом, в частности, может быть работодатель.

Если в месте его жительства о нем нет сведений в течение года, то в соответствии со ст. 42 ГК РФ этот гражданин может быть признан судом безвестно отсутствующим по заявлению заинтересованных лиц. Кто является заинтересованным лицом — законодатель не разъясняет. В первую очередь, конечно, это родные и близкие пропавшего. А в данной ситуации заинтересованным лицом можно признать и работодателя.

Законом предусмотрена возможность выдачи повторного свидетельства о смерти только в случае его утраты, порчи и других случаях отсутствия возможности его использования. А вот получение дубликата или копии работодателем для подтверждения факта смерти не предусмотрено. Поэтому, если родственники умершего по каким-либо причинам не принесли свидетельство, взять его в органе ЗАГС у работодателя не получится. Как только работодатель получил свидетельство, ему следует на эту же дату издать приказ, который может быть составлен по унифицированной форме Т-8.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность). В данной ситуации это правило не применяется и датой прекращения трудового договора с умершим будет день смерти, указанный в свидетельстве.

Прекращение трудовых отношений в связи со смертью работника. Бухгалтер 911, № 46, Ноябрь, 2016

увольнение в связи со смертью, трудовая книжка, окончательный расчет

Прекращение трудовых отношений

Работник может быть уволен только по основаниям, предусмотренным законодательством, в частности КЗоТ. Но смерть работника среди них не указана. Поэтому ничего не остается, как руководствоваться сложившимися правилами и общей практикой. О них мы и поговорим.

Начнем с приказа (распоряжения) об исключении из личного состава предприятия умершего работника. Его издаете после получения от родственников такого работника копии свидетельства о смерти. Зачем нужно ждать этот документ? В нем указана точная дата смерти работника. Эту же дату укажите в приказе (распоряжении) как дату прекращения трудового договора. И не важно, работал в этот день умерший или нет (письмо Минтруда от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10).

Дата издания приказа (распоряжения) об исключении из личного состава предприятия умершего работника может не совпадать с датой его смерти.

Заметьте: в большинстве случаев дата издания приказа (распоряжения) не будет совпадать с датой смерти работника. Однако в приказе (распоряжении) дата прекращения трудового договора должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти.

В день издания приказа (распоряжения) заполните трудовую книжку умершего работника. Укажите ( п. 4.3 Инструкции № 58*):

— в графе 1 — номер записи по порядку;

— в графе 2 — дату увольнения;

— в графе 3 — «Работа прекращена в связи со смертью». Ссылку на норму КЗоТ не делаете;

— в графе 4 — документ, послуживший основанием для внесения записи (приказ, распоряжение и др.), его дату и номер.

Надлежащим образом оформленную трудовую книжку выдайте на руки ближайшим родственникам умершего работника под подпись.

А если в силу каких-либо причин трудовая книжка не была получена родственниками умершего? Тогда храните ее в течение 2 лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работающих сотрудников, а по истечении этого срока — в архиве предприятия в течение 50 лет. По окончании срока архивного хранения невостребованные трудовые книжки можно уничтожить в установленном порядке ( п. 6.2 Инструкции № 58).

Окончательный расчет

Здесь все по стандартной процедуре. Получив приказ (распоряжение) о прекращении трудовых отношений, рассчитывайте и начисляйте все причитающиеся умершему работнику суммы, а именно:

— зарплату за фактически отработанное время;

— компенсацию за неиспользованные дни отпусков (ежегодного отпуска и допотпуска на детей (при наличии права на него)).

О том, как рассчитать такую компенсацию, мы рассказывали в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 15.

Имейте в виду! Если умерший работник «перегулял» ежегодный отпуск, отчисления из его зарплаты за неотработанные дни такого отпуска не производят. Это прямо указано в ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках**.

Еще один важный момент. Если работник до момента смерти находился на больничном, что подтверждено должным образом оформленным листком нетрудоспособности, такой больничный нужно оплатить. Дело в том, что действующим законодательством не предусмотрено ограничений по выплате пособия по временной нетрудоспособности в случае смерти работника.

Зарплатные выплаты, начисленные умершему работнику, облагайте в общем порядке: удерживайте НДФЛ и военный сбор, начисляйте «сверху» ЕСВ.

Важно! Если работник имел право на применение к его заработной плате налоговой социальной льготы, то такое право сохраняется за ним и в месяце смерти ( п.п. 169.3.4 НКУ).

Отражайте зарплатные выплаты в форме № 1ДФ и Отчете по ЕСВ с регистрационным номером учетной карточки плательщика налогов (идентификационным номером) умершего работника.

А вот помощь на погребение работника в разделе I формы № 1ДФ необходимо показать с регистрационным (идентификационным) номером получателя.

Обращаем внимание! На практике возможна ситуация, когда на дату подачи Налогового расчета по форме № 1ДФ регистрационный (идентификационный) номер умершего работника уже будет исключен из Государственного реестра физических лиц — плательщиков налогов. В таком случае налоговики направят предприятию уведомление о наличии ошибки в Налоговом расчете.

Вы получили это уведомление? Ничего страшного. Просто предоставьте налоговому органу письменные объяснения. В них укажите, что отраженный в Налоговом расчете доход начислен умершему работнику за период, когда он состоял в трудовых отношениях с работодателем, а также проставьте дату смерти налогоплательщика и укажите фактического получателя суммы заработной платы.

Кому выплачиваем?

67962542″>Ответ на этот вопрос ищем в ГКУ. Ведь он регулирует в том числе и имущественные отношения, участниками которых являются физлица. И что мы находим?

Суммы зарплаты, пенсии, стипендии, алиментов, пособий по временной нетрудоспособности, других социальных выплат, которые принадлежали наследодателю, но не были получены им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства. Это прямо прописано в ч. 1 ст. 1227 этого Кодекса.

То есть, по общему правилу, если умерший работник жил с семьей, то суммы зарплаты и больничных не включают в состав наследства, а передают членам его семьи.

Заметьте: компенсация за неиспользованные дни отпуска входит в фонд дополнительной зарплаты ( п.п. 2.2.12 Инструкции № 5***). Следовательно, работодатель также вправе выплатить ее родственникам умершего работника.

Определить круг лиц, которые относятся к членам семьи, нам поможет ч. 2 ст. 3 СКУ**** (см. письмо Минюста от 02.07.2007 г. № Ш-10310).

Семью составляют лица, которые:

во-первых, совместно проживают;

во-вторых, связаны совместным бытом;

в-третьих, имеют взаимные права и обязанности.

Создается семья на основании брака, кровного родства, усыновления. Также она может быть создана на других основаниях, которые не запрещены законом и не противоречат моральным принципам общества (например, на основании фактического проживания одной семьей, в которой сложились отношения, свойственные браку, но без регистрации такового) ( п. 4 ст. 3 СКУ).

Имейте в виду, что:

1) муж и жена считаются семьей и тогда, когда они не проживают вместе в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам;

2) ребенок является членом семьи своих родителей, даже если не проживает вместе с ними.

Отметим, что ребенком считают лицо, не достигшее совершеннолетия (18 лет) ( ч. 1 ст. 6 СКУ).

А как же совершеннолетние дети, родители умершего работника? — спросите вы. Они могут быть отнесены к числу членов его семьи исключительно при условии, что выполняются такие требования, как совместное проживание, ведение совместного быта и наличие общих прав и обязанностей.

То есть если, например, на момент возникновения задолженности по зарплате перед умершим работником его дочь достигла совершеннолетия, не связана с ним общим бытом и проживает отдельно, то она не имеет права на получение зарплатных выплат, начисленных умершему его работодателем (см. решение Верховного Суда Украины «О приобретении статуса члена семьи» от 26.12.2007 г.).

Важно! Перед тем как выплатить членам семьи умершего работника его зарплату, получите от них:

1) соответствующее заявление;

2) свидетельство о смерти работника;

3) документы, подтверждающие статус члена семьи умершего работника. Например, жена (муж) может предоставить свидетельство о браке, ребенок — свидетельство о рождении (усыновлении).

А если у умершего не было семьи? Тогда начисленные в его пользу «трудовые» выплаты включаются в наследственную массу и наследуются в общем порядке, установленном ГКУ. В этом случае работодатель должен внести их на депозит нотариусу согласно ст. 537 ГКУ.

Смерть работника как основание увольнения

Одним из оснований прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, изложенным в п. 6 ст. 44 Трудового кодекса Республики Беларусь, является смерть работника.

Какие документы в подобном случае оформляет наниматель, кому выдать трудовую книжку умершего работника и как произвести окончательный расчет, рассмотрим в данной статье.

Документальное подтверждение факта смерти

Документ: Положение о порядке регистрации актов гражданского состояния и выдачи документов и (или) справок органами, регистрирующими акты гражданского состояния, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14. 12.2005 № 1454 (далее – Положение).

Документом, подтверждающим факт смерти, является врачебное свидетельство о смерти (мертворождении) либо копия вступившего в законную силу решения суда об установлении факта смерти или объявлении гражданина умершим (п. 62 Положения).

ЭТО ВАЖНО! Гражданин может быть объявлен судом умершим, если по месту его жительства нет сведений о месте его пребывания в течение 3 лет, а если он пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, – в течение 6 месяцев (п. 1 ст. 41 ГК).

ЭТО ВАЖНО! Днем смерти гражданина, объявленного умершим, считается день вступления в законную силу решения суда об объявлении его умершим. В случае объявления умершим гражданина, пропавшего без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, суд может признать днем смерти этого гражданина день его предполагаемой гибели (п. 3 ст. 41 ГК).

В большинстве случаев нанимателям приходится сталкиваться с ситуацией, когда факт смерти работника становится известным от членов его семьи или близких родственников и подтверждается свидетельством о смерти.

Если свидетельство о смерти работника не предъявлено нанимателю членами семьи умершего либо его близкими родственниками, наниматель вправе самостоятельно обратиться в органы записи актов гражданского состояния с запросом об истребовании справки, содержащей сведения из записи акта о смерти.

Справки, содержащие сведения из записей актов о смерти, выдаются родственникам, иным членам семьи умершего (часть первая п. 104 Положения).

В исключительных случаях указанные справки могут выдаваться другим лицам по согласованию с главными управлениями юстиции облисполкомов, Минского городского исполнительного комитета (часть третья п. 104 Положения).

Издание приказа о прекращении трудовых отношений с умершим работником

В приказе (распоряжении) о прекращении трудового договора отражаются сведения именно о прекращении договора, а не об увольнении работника, так как причиной указанного является обстоятельство, не зависящее от воли сторон, – смерть работника.

Приказ (распоряжение) издается датой получения нанимателем свидетельства о смерти, а прекращение трудового договора осуществляется днем смерти работника.

Внесение записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника в его трудовую книжку

Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее  – Инструкция).

В случае смерти работника или объявления его умершим в гр. 3 трудовой книжки после указания порядкового номера и даты смерти работника (даты объявления умершим) вносится запись о прекращении трудового договора (контракта) в связи со смертью работника либо в связи с объявлением работника умершим со ссылкой на п. 6  ст. 44 ТК. В гр. 4 трудовой книжки указываются дата и номер приказа (распоряжения) (часть вторая п. 41 Инструкции).

Выдача трудовой книжки умершего работника

В случае смерти работника, признания его судом умершим наниматель выдает по письменному заявлению совершеннолетнего члена его семьи либо близкого родственника трудовую книжку, оформленную в порядке, установленном частью второй п. 41 Инструкции, либо направляет ее по почте по указанному в заявлении адресу (п. 75 Инструкции).

Справочно: с учетом положений п. 26 ст. 1 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь (далее – ГПК) членами семьи умершего работника следует считать близких родственников, указанных в п. 1 ст. 1 ГПК (родителей, детей, усыновителей, усыновленных, родных братьев и сестер, деда, бабку, внуков), а также других родственников, супругу (супруга), нетрудоспособных иждивенцев и иных лиц, которые проживали совместно с ним и вели с ним общее хозяйство.

Если требование о выдаче трудовой книжки от родственников умершего работника не поступило, она остается в течение 2 лет на хранении у нанимателя и должна храниться отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих (часть вторая п. 80 Инструкции). По истечении указанного срока трудовая книжка хранится в архиве нанимателя в течение 50 лет, после чего уничтожается.

Выплата денежных сумм, причитающихся умершему работнику

Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицам, находившимся на иждивении умершего на день его смерти, не позднее 7 календарных дней со дня подачи нанимателю соответствующих документов (часть третья  ст. 77 ТК).

Помимо заработной платы наниматель обязан выплатить членам семьи умершего работника или лицам, находившимся на его иждивении, денежную компенсацию за неиспользованным работником трудовой отпуск.  При этом если трудовой отпуск умершему работнику был предоставлен авансом, удержания за неотработанные дни отпуска не производятся (п. 2 части второй ст. 107 ТК).

Дополнительно следует учесть, что требования о выплате заработной платы и иных сумм, причитающихся умершему работнику, могут быть предъявлены членами его семьи или нетрудоспособными иждивенцами к нанимателю в течение 6 месяцев со дня открытия наследства (п. 2 ст. 1090 ГК). Указанный срок начинает исчисляться со дня его смерти. В случае объявления работника умершим он исчисляется со дня вступления в законную силу соответствующего решения суда (п. 2 ст. 1035 ГК).

В случае отсутствия лиц, имеющих право на получение указанных сумм, либо если они не предъявили требований о выплате этих сумм в 6-месячный срок со дня открытия наследства, соответствующие суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях, установленных ГК.

 

Светлана Семенихина, юрист

ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ РЕД. 3.0

Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника. При создании документа «Увольнение»  в поле «Основание увольнения» указывается — п. 6 ч. 1 ст. 83. При указании данного основания, НДФЛ и страховые взносы с начисленных сумм рассчитаны не будут.

В статье отвечаем на часто задаваемые вопросы:

• Как правильно рассчитать начисления в 1С в случае смерти сотрудника?
• Какие выплаты оформляются, если сотрудник умер на больничном?
• Как правильно оформить выплату родственнику усопшего?

Уважаемые читатели,  «Ю-Софт» работает в статусе 1С:Франчайзи с 1997 года. Если Вы хотите заказать комплексное сопровождение программы 1С:Зарплата и Управление персоналом 8 ред. 3.0, то направьте свою заявку. 

АКЦИЯ! Заключив годовой договор сопровождения до 31. 12.2020, Вы получите подарочный сертификат в любимый магазин и поучаствуете в розыгрыше ценных призов от фирмы «1С» (подробности у менеджера компании «Ю-Софт»).

 

Если Вы работаете в конфигурации «1С:ЗУП 2.0», отдел внедрения «Ю-Софт» оказывает услугу «Переход с 1С:ЗУП 2.0 на 1С:ЗУП 3.0» по фиксированной цене от 19 990р. 

С релиза 3.1.13.120 начисления умершему сотруднику, рассчитанные документом «Увольнение», не отражаются как облагаемые НДФЛ и страховыми взносами доходы.  Начисления, рассчитанные другими документами, отражаются в обычном порядке. При необходимости облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам необходимо скорректировать.

Пример: смерть сотрудника на больничном.

Работник Иванов И.И. умер 25.01.2020. Родственник умершего сотрудника 30.01.2020 обратился к работодателю с заявлением о выплате заработной платы Иванова И.И., а также предоставил больничный лист.

Для этого необходимо в программе 1С:Зарплата и Управление персоналом 8 ред. 3.0  начислить пособие в документе «Больничный лист»:
   

  Помимо этого в 1С: ЗУП должна быть начислена единовременная премия:

Далее при увольнении умершего сотрудника нужно рассчитать оклад и компенсацию отпуска:

Вводится документ «Операция учета НДФЛ», чтобы уменьшить облагаемую базу по НДФЛ на сумму пособия и на сумму премии:

Вводится документ «Операция учета взносов» с целью скорректировать облагаемую базу по страховым взносам:

Выплата производится родственнику умершего сотрудника. Чтобы это корректно отразить во взаиморасчетах, настраивается удержание:

Необходимо ввести сумму удержания (выплачиваемая родственнику сумма) в документе «Постоянное удержание в пользу третьих лиц»:

После этого вводится документ «Начисление зарплаты и взносов», в котором 

• пересчитывается НДФЛ;
• регистрируется списание задолженности работника на расчеты с родственником:

Начисленные суммы не будут отражаться в отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Задолженности во взаиморасчетах с умершим сотрудником числиться не будет:

Обратите внимание! При заполнении документа «Отражение зарплаты в бухучете» на выплачиваемую родственнику сумму появится строка на вкладке «Удержанная зарплата». После синхронизации с бухгалтерской программой она обеспечит формирование проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76. Выплату родственнику следует отразить в бухгалтерской программе кассовым или банковским документом.   

В отчетности по страховым взносам и НДФЛ доходы не отражаются, поскольку они не признаются объектом обложения.

            

Уважаемые читатели!
Получить ответы на вопросы по работе c программными продуктами 1С Вы можете на нашей Линии Консультаций 1С.
Ждем Вашего звонка!

Работа со смертью сотрудника вашего малого бизнеса

Смерть сотрудника может быть внезапной и неожиданной. Но вы не можете быть застигнутыми врасплох обязанностями вашего работодателя в случае смерти сотрудника.

Несмотря на то, что это сложная тема, вам нужно знать, что делать в случае смерти сотрудника. От уведомления своих сотрудников до выплаты заработной платы умершим сотрудникам — вы не можете пренебрегать своими обязанностями. Не говоря уже о том, что то, как вы справляетесь со смертью сотрудника, многое говорит о вас и вашем бизнесе.

5 вещей, которые нужно сделать после смерти сотрудника

К сожалению, ваш бизнес не может остановиться, когда сотрудник уходит. Фактически, ваши обязанности (и ваши сотрудники) возрастают.

Если вы не сделаете следующее своевременно, вы можете усугубить ситуацию. Выполняйте свои моральные и юридические обязанности, включив в свою политику в отношении смерти сотрудника следующее.

Связаться с семьей сотрудника

Когда сотрудник умирает, обратитесь к его семье.Вы можете выразить соболезнования и запросить информацию о похоронах. Подумайте о том, чтобы отправить цветы или открытки. Если вы спросите, что случилось, проявите чуткость и помните о горе семьи.

После похорон назначьте время для встречи с бенефициаром или бенефициарами сотрудника. Объясните, что вам нужно поговорить об окончательном изменении зарплаты и льгот сотрудника. Вы можете оставить свое имя и номер телефона, чтобы член семьи мог позвонить вам, когда они будут готовы.

Уведомить сотрудников и клиентов

Как руководитель своей рабочей силы, вы должны сообщить о смерти сотрудника другим своим сотрудникам.

Вы можете назначить встречу, чтобы одновременно сообщить об этом сотрудникам. И сотрудники могут обсудить ситуацию на открытом пространстве. Сообщите сотрудникам, что ваша дверь открыта, если им нужно поговорить.

Внимательно относитесь к организации похорон и поощряйте сотрудников присутствовать на них. Сообщите сотрудникам дату, время и место оказания услуг, а также куда они могут отправить цветы или пожертвования. Если возможно, предложите оплачиваемый отпуск в связи с тяжелой утратой сотрудникам, присутствующим на похоронах.

Скорее всего, вам понадобятся другие сотрудники, чтобы покрыть рабочую нагрузку умершего сотрудника.Разделите обязанности между своими сотрудниками.

Если вы планируете заменить умершего сотрудника в будущем, тактично сообщите об этом своим сотрудникам. Сообщите сотрудникам, когда вы планируете начать процесс найма.

После того, как ваши сотрудники узнают о смерти сотрудника, обратитесь к клиентам, которые работали с ним напрямую, если применимо. Сообщите клиентам, что сотрудник скончался, и объясните, с кем они могут работать в дальнейшем.

Выдать окончательную зарплату получателю работника

В случае смерти сотрудника удерживайте налоги из его заработной платы (если применимо), сообщайте его окончательную заработную плату бенефициару или имуществу и сообщайте о выплате в IRS.

Налоги

Если вы выплачиваете заработную плату в том календарном году, когда работник умер, не вычитайте федеральный подоходный налог. Однако удерживайте налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь из заработной платы в обычном порядке.

Если вы выплачиваете заработную плату в следующем календарном году, не удерживайте федеральный подоходный налог, налоги на социальное обеспечение или медицинскую помощь.

Зарплата

Если сотрудник не обналичил зарплату до своей смерти, ее необходимо отменить. Отмена неоплаченного чека предотвращает его превращение в собственность.Повторно выпишите новый чек бенефициару сотрудника.

Если вы задолжали сотруднику зарплату после его смерти, встретитесь с бенефициаром сотрудника. Попросите получателя заполнить форму W-9. Затем выплатите получателю последнюю заработную плату.

Вы также можете включить накопленный отпуск в окончательную зарплату сотрудника.

Отчетность

Укажите заработную плату в форме W-2 умершего сотрудника, если вы выдаете ее в том же году, в котором умер сотрудник. Указывайте только заработную плату, которую вы выплачиваете после смерти сотрудника, как заработную плату социального обеспечения и медицинской помощи (не заработную плату по федеральному подоходному налогу).

Если вы выплачиваете зарплату сотруднику через год после его смерти, не указывайте это в форме W-2.

Сообщите о заработной плате, которую вы выплачиваете бенефициару сотрудника, в форме 1099-MISC, если вы все еще задолжали сотруднику зарплату после его смерти. Не указывайте заработную плату в форме 1099-MISC, если вы повторно выписываете неотмеченный чек.

Позаботьтесь о льготах умершего

Предлагаете ли вы такие льготы, как медицинское страхование, страхование жизни и пенсионные планы? Если да, уведомите поставщиков льгот после смерти сотрудника.И поговорите с бенефициаром сотрудника о том, как он может получить пособие.

Возможно, вам потребуется показать копию свидетельства о смерти сотрудника поставщикам пособий. Попросите копию у бенефициара сотрудника.

Если супруг или иждивенцы вашего сотрудника были участниками плана медицинского страхования умершего сотрудника, сообщите им, что их страховое покрытие прекращается. Возможно, вам потребуется предоставить страховое покрытие COBRA супругу или иждивенцу. COBRA временно предоставляет медицинское страхование пострадавшим.

Обновите свой бизнес, чтобы отразить смерть сотрудника

После рассмотрения вышеуказанного удалите умершего из платежной ведомости, веб-сайта, телефона и электронной почты вашего предприятия. Если сотрудник использовал значок безопасности или пароль для доступа к вашей компании, отключите его.

Пересылайте электронные и голосовые сообщения, а также телефонные звонки себе или другому сотруднику. Если вы используете программу расчета заработной платы, удалите умершего из системы.

Ведите учет заработной платы не менее трех лет.Храните налоговые записи по найму не менее четырех лет. Повесьте другие документы, например копию COBRA или другие документы о льготах.

Упростите процесс расчета заработной платы, доступа к записям и внесения личных изменений с помощью онлайн-программного обеспечения Patriot. А если у вас есть вопросы, вы можете связаться с нашей экспертной поддержкой по телефону, электронной почте или в чате. Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Что делать в случае смерти сотрудника

Смерть на рабочем месте может ощущаться как смерть в семье.Внезапная или ожидаемая смерть сотрудника может нанести серьезный ущерб персоналу и руководству. Следующие советы помогут вам ориентироваться в потребностях вашей компании и ваших сотрудников в трудное время.

Источник: Марк Брюссель / iStock / Getty Images Plus

Немедленное реагирование

Как правило, лучше как можно скорее связаться с семьей сотрудника, чтобы узнать, какой информацией они могут поделиться. Семья может пожелать не разглашать некоторые детали, например причину смерти, и важно уважать их пожелания.

Далее как можно скорее оповестите сотрудников о смерти. Прежде чем делать общее объявление, сначала сообщите о ее смерти сотрудникам отдела кадров и сотрудникам, которые тесно сотрудничали с умершим сотрудником, о ее смерти в частном порядке. Делайте вещи простыми, рассказывая о тех деталях, которые семье комфортно сообщать другим.

Может оказаться полезным предоставить информацию о похоронных услугах и любых памятных датах, которые может быть организован вашим офисом. Сообщите сотрудникам о любых ресурсах по оказанию помощи сотрудникам, которые предлагает ваша компания, и подумайте о том, чтобы на месте можно было получить консультацию по горю.

Если у сотрудника были деловые отношения с клиентами, покупателями или поставщиками за пределами вашей организации, вы должны проинформировать их простым и уважительным образом. Вы также должны указать, кто будет обрабатывать телефонные звонки и электронные письма, адресованные сотруднику.

Собственность компании

Вы должны соблюдать обычные процедуры увольнения и обеспечения безопасности в случае смерти сотрудника. Доступ к компьютеру и зданию сотрудника должен быть прекращен, а с некоторых электронных устройств может потребоваться удаленная очистка. Договоритесь с контактным лицом семьи о возврате всего оборудования компании и всех личных вещей, которые она хранила на рабочем месте.

Оборудование компании может включать ноутбук, сотовый телефон или другие электронные устройства; инструменты или оборудование; ключи; кредитные карты компании или карты покупок; или униформа. Другим вариантом может быть доверенное лицо, если семья предпочитает не участвовать в обмене компанией и личным имуществом.

Переход на работу

Обсудите любые важные нерешенные вопросы и задачи с руководителями умершего сотрудника, близкими сотрудниками, поставщиками и другими лицами.Затем встретитесь с персоналом и выясните, как распределить работу сотрудника.

Из уважения следует избегать немедленной рекламы замены. Агентства по временному трудоустройству могут предложить краткосрочные решения, вплоть до исполнительного уровня. А когда придет время нанимать постоянную замену, будьте внимательны к другим сотрудникам, которые хотят помнить своего коллегу.

Заработная плата

Почти во всех случаях умерший служащий получал некоторую зарплату, заработную плату или оплачиваемый отпуск перед ее смертью.Как поступить с последней зарплатой сотрудника будет зависеть от ситуации. Многие компании используют прямой депозит, и сразу же остановить автоматический депозит может быть невозможно. Если вы можете приостановить внесение депозита, вам следует выписать бумажный чек на имя сотрудника и хранить его до тех пор, пока вы не получите уведомление о том, как будут обрабатываться ее последние дела.

Как правило, не выплачивайте последнюю зарплату работнику пережившей супруге или другим получателям. Это может заставить вас нести ответственность перед кредиторами умершего сотрудника за сумму, которую вы заплатили не тому человеку.Если будет открыто имущество, зарплата должна быть переведена на счет имущества работника. Компания может физически выписать чек личному представителю недвижимости (либо «исполнителю», либо «администратору») после того, как вы получите письма о назначении в суд.

По разным причинам создание формального сословия может не потребоваться. В этом случае человек может потребовать окончательную зарплату сотрудника, предоставив вашей компании письменное показание под присягой. Если общая стоимость имущества сотрудника, подлежащего завещанию, составляет менее 50 000 долларов (для лица, умирающего после 1 июля 2018 г.), и преемник сотрудника представляет письменное показание, соответствующее разделу 633 Кодекса штата Айова.356, вы можете без каких-либо обязательств выписать ему окончательную зарплату.

Если в отношении имущества сотрудника не назначен личный представитель и вы не получили письменные показания, вам следует подождать один год, а затем выплатить заработную плату в казначей штата Айова как невостребованное имущество. Перед тем, как распределять какие-либо средства, очень важно проконсультироваться с юристом, чтобы определить требования к удержанию.

Преимущества

Как только ваша компания узнает о смерти сотрудника, вы должны начать обработку любых выплат и уведомить сторонних администраторов, которые могут контролировать ваши планы выплат. Найдите бланки назначения получателей всех льгот, включая страхование жизни, гибкие счета расходов, страхование от несчастных случаев и расчленения, пенсионные планы и компенсационные выплаты работникам в случае смерти. Свяжитесь с бенефициарами и сообщите им, как они могут подать заявку на получение пособия. Сообщите им, что им, вероятно, потребуется предоставить свидетельство о смерти для каждой политики или плана.

Вам также следует дать указание вашей страховой компании прекратить действие медицинского страхования сотрудника с даты ее смерти.Важно помнить, что смерть супруга (супруги) работника и детей-иждивенцев засчитывается как событие, соответствующее критериям COBRA. Если ваша организация должна соблюдать COBRA, вы должны уведомить администратора вашего плана медицинского страхования о смерти сотрудника.

Итог

Смерть сотрудника может стать тяжелым моментом на рабочем месте. Помимо обработки окончательной зарплаты и выплаты пособий, работодатель должен рассмотреть вопрос о возврате собственности компании и продолжать соблюдать стандартные процедуры обеспечения безопасности.

Брианна Л. Янг — поверенный по планированию недвижимости в юридической фирме Дэвиса Брауна и участвует в письме о трудовом законодательстве штата Айова. С ней можно связаться по адресу [email protected].

Яна Л. Вейлер — поверенный в юридической фирме Дэвиса Брауна и участвует в письме о трудовом законодательстве штата Айова. С ней можно связаться по адресу [email protected].

процедур расчета заработной платы умерших сотрудников | Работа

Когда сотрудник умирает, вы должны предпринять несколько шагов, чтобы свести концы с концами, например, прекратить его медицинское страхование и очистить его рабочее место.Одна из самых важных задач после смерти — это компенсация имуществу работника за неоплачиваемое рабочее время. При совершении этих последних платежей вы должны соблюдать определенные процедуры.

Доказательство смерти

Перед тем, как перечислить последнюю зарплату сотрудника, запросите подтверждение смерти сотрудника в виде официального свидетельства о смерти. Хотя может показаться навязчивым попросить семью сотрудника предоставить этот документ, необходимо убедиться, что сотрудник действительно умер, прежде чем передавать его заработную плату другой стороне.Свидетельства о смерти обычно доступны в течение одной-двух недель после смерти человека.

Определите получателя

В зависимости от законов вашего штата и окончательных инструкций умершего сотрудника, получателем его последней заработной платы может быть его имущество или член семьи. Проконсультируйтесь с отделом труда и заработной платы вашего штата, чтобы определить подходящего получателя для последней зарплаты сотрудника. Если штат требует, чтобы окончательная выплата заработной платы производилась в имуществе работника, свяжитесь с назначенным представителем наследства, чтобы произвести выплату.

Учет и отчетность о выплатах

Если вы производите окончательную выплату заработной платы в том же году, в котором умер сотрудник, удерживайте налог Федерального закона о страховых взносах из зарплаты. Сообщайте о любых платежах, которые вы делаете семье сотрудника или его имуществу, в налоговую службу, используя форму 1099-MISC. Если вы отправляете последнюю зарплату члену семьи, укажите его номер социального страхования в форме 1099-MISC. Если вы производите последний платеж в счет имущества умершего сотрудника, укажите вместо этого идентификационный номер налогоплательщика.В конце года заполните форму W-2 в IRS, чтобы сообщить обо всех заработных платах и ​​удержаниях умершего сотрудника.

Соображения

Если сотрудник умирает ближе к концу года, вы не можете выплатить ему последнюю заработную плату до следующего года. В таких случаях вам не нужно удерживать или платить налог на заработную плату с заработной платы, а также вам не нужно заполнять форму W-2 в IRS. Однако вы все равно должны заполнить форму 1099-MISC, чтобы указать размер заработной платы, выплаченной после смерти сотрудника.

Ссылки

Биография писателя

Аманда МакМаллен — фрилансер, профессионально пишет с 2010 года. Она имеет степень бакалавра математики и статистики и вторую степень бакалавра в области интегрированного математического образования.

5 шагов, которые нужно предпринять в случае смерти сотрудника

Помимо очевидного эмоционального воздействия, смерть сотрудника почти всегда оставляет незавершенные дела для отдела кадров и расчета заработной платы.

Выполните следующие действия, чтобы упростить процесс получения уведомления о смерти сотрудника:

1. Попросите семью предоставить свидетельство о смерти (обычно его можно получить через одну-две недели после смерти) и указать, взимается ли федеральный налог Идентификационный номер существует для недвижимости.Это может показаться навязчивым, но вы должны получить действительное доказательство смерти, прежде чем сокращать последнюю зарплату члену семьи. Кроме того, идентификационный номер налогоплательщика будет необходим, если последняя зарплата будет выплачиваться в наследство умершего человека, а не его родственника.

2. Начните процесс уведомления КОБРЫ. Смерть сотрудника считается квалификационным событием COBRA для супругов и детей-иждивенцев. Если ваша организация должна соответствовать требованиям COBRA, начните оформление документов, необходимых для уведомления вашей страховой компании и пострадавших.Сообщите пострадавшим, как подавать иски о страховании жизни.

3. Определите, кто должен получать окончательную заработную плату работника. В некоторых случаях последняя зарплата будет выплачиваться непосредственно администратору недвижимости. В других случаях чек может быть выплачен супруге сотрудника, детям или другому лицу. Узнайте в департаменте заработной платы и труда вашего штата правила выплаты последней заработной платы.

4. Тщательно фиксируйте и сообщайте о выплатах до и после смерти, , если последняя заработная плата выплачивается в том же году.Откажитесь от FICA, если окончательная зарплата будет урезана в год смерти сотрудника.

Используйте форму IRS 1099-MISC, чтобы сообщить о любых платежах, произведенных после смерти сотрудника. Если последняя зарплата отправляется физическому лицу (например, супругу), укажите в этой форме информацию о социальном обеспечении этого человека. Если последняя зарплата идет на наследство, укажите идентификационный номер налогоплательщика.

В конце года используйте форму IRS W-2, чтобы сообщить об общей компенсации до смерти, а также о любых отчислениях по программе Medicare и Social Security.

5. Не удерживайте налог с зарплаты, если последняя заработная плата выплачивается в следующем году. Любая невыплаченная заработная плата, не выплаченная до следующего календарного года, не облагается федеральным подоходным налогом, налогами на социальное обеспечение или медицинское страхование. Укажите общую сумму, выплаченную после смерти, в графе 5 «Прочие доходы» формы 1099-MISC.

Вам не нужно будет подавать W-2 в конце года, если последняя зарплата будет выписана в следующем году. Проконсультируйтесь с департаментом заработной платы и труда вашего штата о процедурах государственной отчетности и удержания налогов.

За пределами логистики: как помочь сотрудникам, когда коллега умирает

Для руководителей было бы бесполезно ожидать, что коллеги умершего сотрудника будут вести дела как обычно. Вот как должен реагировать HR:

• Сообщите сотрудникам о смерти как можно быстрее. Прежде чем сделать общее объявление, сначала поговорите с теми, кто наиболее тесно сотрудничал с умершим — и в частном порядке.

• Позвольте сотрудникам поговорить друг с другом о смерти или пойти домой, если они захотят.

• Поощряйте сотрудников посещать похороны или поминальную службу, даже если вам придется нанимать временных сотрудников, чтобы они помогали им, пока они отсутствуют.

• Сообщите вашей программе помощи сотрудникам о смерти и напомните сотрудникам, что консультанты EAP обучены и готовы рассказать им о стрессе и горе, которые они могут испытать. Консультации в течение трех дней после смерти наиболее эффективны в оказании помощи людям, которые переживают горе.

• Привлекайте ближайших коллег сотрудника к планированию поминальной церемонии в честь их друга.Позвольте им координировать другие памятные мероприятия, такие как доска с фотографиями, статья в информационном бюллетене для сотрудников или благотворительный сбор средств в память об умерших.

• Сформируйте группу поддержки, в которой коллеги будут присутствовать, когда они оправятся от потери.

Обработка последней зарплаты умершего сотрудника

Как владелец компании, представитель отдела кадров и / или руководитель отдела кадров сталкивается с множеством нежелательных проблем, связанных с управлением людьми. Иногда такие вещи, как поиск слов для устранения запаха тела сотрудника, необходимость разрешать личные конфликты, напоминающие о возвращении в среднюю школу, увольнении одного сотрудника или подготовке к массовому увольнению, кажутся непростой задачей.Однако одна тема, которая может быть еще более сложной, — это соблюдение надлежащих протоколов в случае смерти сотрудника.

Когда сотрудник неожиданно уходит из жизни, многие работодатели не могут решить, как справиться с таким эмоциональным событием профессионально, но своевременно. Возникает множество вопросов о том, как сообщить об этом коллегам по работе и / или клиентам, каким объемом информации поделиться и как лучше всего помочь семье этого сотрудника, соблюдая при этом соответствующие законы и внутренние процедуры.

Обработка окончательной зарплаты сотрудника — это то, что возникает быстро и часто вызывает путаницу. Мы собрали информацию, чтобы помочь работодателям пройти соответствующие этапы обработки окончательной ведомости заработной платы, которая полностью отличается от законов, регулирующих оформление окончательной зарплаты для уволенного сотрудника или уволенного с должности.

Есть несколько сценариев, с которыми работодатели могут столкнуться с выплатами зарплаты (включая любые начисления на оплачиваемый отпуск) для умершего сотрудника, которые основаны на времени смерти сотрудника и будут указывать получателю платежа по чеку, какие налоги следует удерживать и как размер заработной платы и налоги следует сообщать в IRS.

Мы создали эту краткую справочную таблицу, а затем более подробные сводки ниже:

	УДЕРЖАНИЕ И ОТЧЕТНОСТЬ
СРОКИ ВЫПЛАТЫ ЗАПЛАТЫ	Удержать FIT?	Приостановить FICA?	Сообщается в W-2 сотрудника?	Сообщается о 1099-MISC получателя?
Заработная плата, выплачиваемая после смерти работника, но в том же налоговом году.	№	Есть	Заработную плату за период оплаты (включая выплату PTO) НЕ следует указывать в поле 1.Включайте только заработную плату в качестве заработной платы и чаевых по программе Medicare (вставка 6) / заработной платы, облагаемой налогом на социальное обеспечение (вставка 4). Удерживаемые налоги Medicare / SS указаны во вставках 4 и 6.	Следует указать в графе «Другой доход».
Заработная плата, выплачиваемая после смерти работника, но выплачиваемая в налоговый год после смерти	№	№	Заработная плата за период оплаты (включая выплату PTO) не должна указываться в W-2.	Следует указать в графе «Другой доход».
Заработная плата, выплаченная до смерти сотрудника, чек не обналичен (переоформить чек бенефициару / наследнику)	Есть	Есть	Да, заработная плата за период оплаты указана в ячейке 1 и как заработная плата в рамках программы Medicare (ячейка 6) / SS (ячейка 4). Налоги следует сообщать для FIT и FICA.	НЕТ

A.

Последняя зарплата, выплаченная в том же году Смерть

Любая заработная плата, выплачиваемая бенефициару или имуществу сотрудника после смерти сотрудника, выплачиваемая в том же налоговом году, что и смерть сотрудника, не подлежит удержанию Федерального подоходного налога (FIT), но подлежит удержанию в рамках Medicare и Social Security в соответствии с Федеральный закон о страховых взносах (FICA).

Когда сотруднику выдается W-2, налогооблагаемая заработная плата не будет отражаться в графе 1, но в графе 3 (заработная плата по социальному обеспечению) и в графе 5 (заработная плата и чаевые по медицинскому страхованию) следует указать налоги, удерживаемые для социального обеспечения и медицинского обслуживания должны быть отражены в боксах 4 и 6 соответственно, чтобы обеспечить надлежащий кредит. Работодатель также должен выдать бенефициару или наследнику работника форму 1099-MISC с указанием суммы чистой заработной платы, выплаченной в поле 3.

Пример : Сотрудник Джон Смит сдал экзамен 5 июня 2018 г. В то время его работодатель, компания ABC Group, должен был ему 1000 долларов в неделю и 500 долларов в виде накопленного отпуска. Поскольку чек будет выписан в год смерти Джона, FIT удерживаться не будет, но налоги FICA должны удерживаться. Если предположить, что у Джона не было вычетов до уплаты налогов, его окончательная зарплата должна быть рассчитана следующим образом:

Заработная плата брутто: 1 500,00 $ | Федеральный подоходный налог: 0,00 $ | Налог на Medicare (1,45%): 21,75 $ | Социальное обеспечение (6.2%): 93,00 $ | Чистая зарплата: 1385,25 $

Если Джон был холост, получал одно пособие и за год до настоящего времени получил 22000 долларов в общей сумме заработной платы, из которых 3025,44 доллара удерживались в FIT, 1364 доллара на социальное обеспечение и 319 долларов на медицинское обслуживание, вот примеры того, как его W-2 и 1099-MISC выдавали ему недвижимость будет сдано:

B.

Последняя зарплата, выплаченная через год после смерти

Выплата заработной платы бенефициару или имуществу работника после смерти работника, выплачиваемая в налоговом году после смерти работника, не подлежит удержанию ни Федеральным подоходным налогом (FIT), ни удержанием FICA для Medicare и Social Security.

В этом сценарии работодатель, скорее всего, не будет выдавать W-2; однако, если таковой выплачивается, ни одна из заработных плат, выплаченных после смерти работника, не должна быть указана в ячейках 1, 3 или 5 формы W-2, и с этой выплаты не должны удерживаться налоги, которые отражаются в ячейках 2, 4 или 6. Работодатель должен выдать форму 1099-MISC бенефициару или наследнику сотрудника с указанием полной суммы оплаты в графе 3.

Пример : 28 декабря 2018 г. неожиданно скончалась сотрудница Мэри Смит.В то время ее работодатель, DEF Group, должен был ей заработать 1000 долларов, а 4 января 2019 года ей нужно было выплатить 500 долларов в виде накопленного отпуска. Поскольку заработная плата выплачивается в год после ее смерти, налоги FIT и FICA не взимаются. удержано. И снова при условии отсутствия вычетов до уплаты налогов окончательная зарплата Мэри будет рассчитана следующим образом:

Заработная плата брутто: 1 500,00 $ | Федеральный подоходный налог: 0,00 $ | Налог по программе Medicare (1,45%): 0,00 $ | Социальное обеспечение (6.2%): 0,00 $ | Чистая зарплата: 1500,00 $

Скорее всего, последняя зарплата будет для Мэри единственным доходом, полученным в 2019 году. Поскольку эти деньги пойдут непосредственно в ее поместье, а не Мэри, скорее всего, не будет выдано W-2, а будет только форма 1099-MISC. в ее поместье, которое будет выглядеть следующим образом:

C. Живой чек, выданный перед смертью, но не обналиченный

Если вы выписали живую зарплату сотруднику, и сотрудник прошел ее до обналичивания чека, вы должны удерживать зарплату до тех пор, пока не получите информацию о бенефициаре или имуществе сотрудника. Затем чек следует перевыпустить либо бенефициару, либо наследству. Заработная плата и удержанные налоги, включая FIT и FICA, должны быть отражены в w-2 работника.

D. Оплата путем прямого депозита после смерти

Если вы настроили автоматические платежи и не можете остановить прямой депозит до его внесения, вам может потребоваться отозвать платеж и повторно выписать его получателю и / или наследству умершего сотрудника и пересчитать налоги в соответствии с одним из (A) или (B) выше.Крайне важно убедиться, что в ваших формах прямого депозита есть язык, подтверждающий необходимость и предоставляющий разрешение на такие исправительные снятия в случае ошибок. Щелкните здесь, чтобы загрузить образец формы прямого депозита для наших сотрудников, который включает такое положение.

В штатах также могут быть различные законы, которые определяют, кто должен получать заработную плату, и применяются ли удержания подоходного налога штата. Например, в Нью-Гэмпшире в соответствии с RSA 275: 47, после смерти работника любая причитающаяся заработная плата, не превышающая 300 долларов, может быть выплачена «при отсутствии фактического уведомления о рассмотрении дела о завещании, не требуя завещания или завещания. администрация в следующем порядке предпочтения потомкам: В соответствии с законами штата Нью-Гэмпшир о наследстве.”

Будь то последняя зарплата или зарплата нового сотрудника, существует множество сложностей и проблем, которые могут поразить тех, кому поручено рассчитывать и обрабатывать платежные ведомости. Всего одна, казалось бы, незначительная ручная ошибка, если ее не выявить и не исправить, может быстро составить несколько тысяч долларов. Избавьтесь от догадок и стресса из расчета заработной платы с помощью ведущего в отрасли программного обеспечения CheckmateHCM и персонализированных экспертных услуг по расчету заработной платы.

Заявление об отказе от ответственности: Эта статья была написана только для общих информационных целей и не является юридической, налоговой или другой финансовой консультацией для отдельного лица или конкретной компании.Юридические, налоговые и / или финансовые обстоятельства каждого физического и юридического лица могут сильно различаться. Таким образом, мы рекомендуем проконсультироваться с вашим юристом, CPA и / или другими профессиональными консультантами, чтобы убедиться, что вы следуете и соблюдаете все необходимые инструкции и правила, основанные на ваших конкретных обстоятельствах и / или внутренних политиках, процедурах и корпоративных структурах.

Помогают сотрудникам справиться с неожиданной смертью

В 5 а.м. 13 сентября 2010 года Роберт Спрэг проснулся от стука в дверь. С другой стороны была жена его давнего друга Сэма Дель Брокко, сообщившая ему, что его харизматичный деловой партнер в Александрии, штат Вирджиния, был найден убитым в своем загородном доме в Помпано-Бич, штат Флорида, прошлой ночью.

Спраг почувствовал волну эмоций — шок, недоверие и горе — и немедленное чувство ответственности за своих сотрудников. Он и Дель Брокко стали соучредителями PCI Communications Inc. в 1985 году, чтобы справляться с кризисными ситуациями, и в этот момент Спрэгу пришло в голову, что ему потребуется использовать этот опыт, чтобы помочь своим сотрудникам ориентироваться в следующих трудных шагах.

Когда такие трагедии, как смерть Дель Брокко, попадают в заголовки газет, поддержка изливается на членов семьи и близких друзей, которые переживают внезапную утрату. Иногда забывают о людях, которые проводят большую часть своего бодрствования с умершими — сотрудниками.

Неожиданная смерть коллеги может вызвать глубокую реакцию. «Наши коллеги очень похожи на большую семью», — объясняет Хелен Кинг, сертифицированный специалист по оказанию помощи сотрудникам и владелица COPE Inc. в Вашингтоне, округ Колумбия.C., которая предоставляет услуги по оказанию помощи на рабочем месте. «Неудивительно, что со смертью коллеги иногда бывает трудно справиться, особенно если вы были рядом с этим человеком или если смерть была внезапной и трагической».

Немедленные шаги, предпринятые HR и корпоративными руководителями, могут определить, быстро ли сотрудники оправятся от трагедии и возобновят продуктивность, или же они погрязнут в горе и потеряют интерес к работе.

Было утро понедельника, и Спраг знал, что ему нужно срочно добраться до офиса, чтобы лично проинформировать сотрудников. «Я знал, что сотрудники будут шокированы и убиты горем, — вспоминает Спраг, — но я также осознавал, что во время кризиса люди быстро задаются вопросом, как это повлияет на них лично. Эти люди зависят от компании в плане их средств к существованию и их общее удовлетворение и удовлетворение, и я хотел заверить их, что они все еще будут иметь это ».

Sprague обратился к сотрудникам на объекте как к группе и провел конференц-связь с сотрудниками, работающими удаленно. «Я хотел быть максимально прозрачным со всеми подробностями, которые у меня были, а это было не так много на тот момент — и все еще не так», — говорит Спраг, поскольку убийство Дель Брокко остается нераскрытым.«Я сказал им, что планирую продолжить работу компании. Я сказал им, что полностью уверен в команде, которая обеспечит наилучшую работу для наших клиентов, и что Сэм хотел бы, чтобы мы продолжали работать».

PCI — это небольшая фирма, в которой работает менее 50 сотрудников, поэтому решение сразу же доставить новости всему персоналу на месте имело смысл. Но для более крупных компаний подумайте, кому и как рассказывать, — говорит Боб ВандеПол, президент Crisis Care Network, компании по управлению кризисами, базирующейся в Грандвилле, штат Мичиган. «Подумайте о кругах воздействия, — поясняет он.«К члену сплоченной команды следует относиться иначе, чем к людям, которые едва знали или не знали покойного. Планируйте круги воздействия и группируйте тех, кто пострадал одинаково. Вы должны общаться и предоставлять ресурсы по-разному для каждой группы . »

Немедленные шаги, предпринятые руководителями отдела кадров, могут определить, смогут ли сотрудники быстро оправиться от трагедии и возобновить продуктивность.

В один круг входят клиенты и поставщики.С внешними людьми, «которые часто контактировали с сотрудником и установили близкие отношения, предпочтительнее звонить каждому по телефону», — советует Дон Хаг-Хаттерер, SPHR, президент и главный исполнительный директор Consulting Authority, a компания по снижению рисков, базирующаяся в Фредерике, штат Мэриленд,

ACT: подтверждение, общение, переход

Боб ВандеПол, президент Crisis Care Network, защищает технику кризисной коммуникации, которую он называет ACT:

Признайте трагедию и сформулируйте немедленные последствия. «Сотрудники будут следить за тем, оценивает ли компания их как людей или как винтики в прибыльном колесе», — говорит ВандеПол. «Под воздействием травматического стресса люди возвращаются к себе и задаются вопросом:« А что, если бы это был я? » Если умерший сведен к минимуму, сотрудники будут чувствовать себя сведенными к минимуму. Если почитают умершего, они будут чувствовать себя более почетными ».

Компетентно и сочувственно сообщайте важную информацию. «Такое общение заменяет хаос бессилия определенной степенью порядка», — объясняет он.

Люди переходного периода, чтобы сосредоточиться на будущем и следующих шагах. «Формулирование плана переориентирует сотрудников на то, что они могут контролировать, а не на то, что нельзя изменить», — отмечает он.

Спраг говорит, что большинство клиентов уже слышали эту новость из-за освещения в СМИ убийства Дель Брокко. Но он и сотрудники PCI разделили список клиентов и позвонили каждому из них. «Мы заверяли, что фирма продолжит работу, и мы по-прежнему сосредоточимся на их проектах», — говорит Спраг.

Доставка новостей сотрудникам и клиентам «подтвердила наши принципы быстрого и открытого общения и разработки стратегии перед тем, как начать общение», — говорит Спраг.

Вызов экспертов

Следование надлежащим инструкциям может помочь тем, кому поручена трудная задача — сообщить новости о внезапной смерти коллеги. Однако эмоциональные последствия необходимо передать специалистам. «В обязанности менеджера не входит решение проблемы убитого горем сотрудника», — говорит Хааг-Хаттерер.«HR должен распространять информацию о программе помощи сотрудникам, если она есть в компании».

Менеджеры нуждаются в обучении по признакам неспособности справиться с потерей. «Люди выражают горе по-разному: одни грустят или злятся, другие — замкнуты», — отмечает Хааг-Хаттерер. «Даже если прошло несколько недель или месяцев, но поведение сотрудника изменилось и производительность упала, узнайте, связано ли это с инцидентом». Направьте сотрудника на психологов, медицинских специалистов, группы поддержки и просвещения по вопросам горя, доступные в рамках программы помощи сотрудникам, а также через Американский фонд хосписов, Hope for Bereaved, больницы и другие местные организации здравоохранения.Некоторые услуги взимают плату за регулярные семинары; другие предлагают программы бесплатно.

В зависимости от трагедии, корпоративной культуры и количества людей, пострадавших от смерти сотрудника, VandePol рекомендует привезти на место на один или два дня консультантов. «Даже если использование консультантов по вопросам горя низкое, это дает понять, что компания заботится о своих сотрудниках, и обеспечивает безопасную среду для всех, кто беспокоится о некоторых коллегах, которые плохо справляются с потерей», — говорит он.VandePol рекомендует проводить добровольные занятия в небольших группах с консультантами по горе.

Справиться — или нет?

• Распознавать признаки горя на рабочем месте:
• Невозможность сконцентрироваться.
• Отсутствие интереса или мотивации.
• Более низкая толерантность.
• Хроническая усталость.
• Депрессия.
• Сниженная продуктивность.
• Снижение морального духа.
• Злость.
• Повышенный уровень стресса.
• Смена рабочих нагрузок (временная реакция на потерю).

Источник: Ассоциация специалистов по оказанию помощи сотрудникам.

Мэри Чедди, SPHR, старший вице-президент по персоналу компании Interval International, расположенной в Майами, компании с 3000 сотрудников, которая управляет программами членства в отпуске по всему миру, решительно выступает за использование консультантов по горе на месте. В случае смерти сотрудника Interval, Cheddie за дополнительную плату организует консультации на месте в рамках программы помощи сотрудникам. «Я буду платить за это каждый раз, когда мне это нужно, без вопросов», — говорит она. «Потеря производительности из-за того, что не справились со смертью, намного превышает затраты на привлечение консультанта».

Cheddie предоставляет консультантов по горю четыре часа в день в течение одного или двух дней, в зависимости от того, сколько людей знали умершего сотрудника. Каждое занятие в небольшой группе длится от 45 минут до часа.

Горе против травмы

Специалисты по персоналу должны понимать тонкие различия между печальным событием и травмирующим событием, потому что последнее требует особого внимания.

«Если коллега умирает во сне, реакция — горе», — объясняет ВандеПол. «Если сотрудник умирает при травматических обстоятельствах или если коллега становится свидетелем смерти, тогда сотрудник переживает травму. В случае травмы вам необходимо иметь дело с эмоциями тревоги и страха, а также с грустью.«

По данным VandePol, люди, получившие травму, подвергаются более высокому риску прогулов, злоупотребления алкоголем, гнева, разобщенности или насилия.

Чедди становится эмоциональным, когда вспоминает недавнюю смерть сотрудника. «Он был одним из тех людей, которых все знали. Он приветствовал вас улыбкой и прыгнул, если бы вам понадобилась помощь», — вспоминает она. Надежный и любимый всеми сотрудник, проработавший в Interval 10 лет, однажды утром не пришел на работу и не позвонил по болезни.Когда его менеджер не мог дозвониться до него дома или по мобильному телефону, люди начали волноваться.

Один из его сослуживцев проехал по маршруту пропавшего сотрудника от работы до его квартиры, чтобы проверить, не сломалась ли его машина или он был настолько болен, что не мог ответить на звонок. Достигнув его квартиры, она увидела его через окно, лежащего на полу, неподвижного. Она запаниковала и ворвалась в дом. Она позвонила в службу 911, затем своему менеджеру, который встретил ее там, чтобы утешить.

Коллега и менеджер наблюдали, как полиция записала место происшествия и увезла их друга в мешок для трупов.Коллега выдержала шесть часов допроса в полиции, потому что она вошла в квартиру и коснулась тела и других предметов в доме. Она была под подозрением, пока коронер не установил, что причиной смерти стало случайное удушье.

Женщина пострадала от травмы, когда она нашла своего друга и сослуживца, наблюдая, как его увозят, а затем допросила полиция.

В дополнение к консультированию в небольших группах, чтобы помочь всем сотрудникам Interval справиться со своим горем, Чедди организовала индивидуальные консультации для женщины, которая нашла умершего сотрудника, и для ее менеджера.

«Обеспечьте как можно больше поддержки и консультирования свидетелей, даже если они отмахиваются от вас и говорят, что с ними все в порядке. Не верьте им на слово», — говорит Хааг-Хаттерер.

Оглядываясь назад, Чедди говорит, что менеджеру следовало позвонить в полицию и попросить сотрудника встретить его в доме пропавшего сотрудника для проведения «проверки благосостояния». Однако ретроспективный взгляд — 20/20, и никто не может подготовиться к каждому сценарию.

Чедди говорит, что менеджеры Interval знают, что нужно позвонить специалисту по персоналу, когда сообщается о смерти сотрудника.«Специалисты по персоналу обладают опытом и ресурсами, чтобы справиться с действиями, которые необходимо предпринять», — отмечает она.

Если сотрудник падает в обморок на работе, менеджеры Interval вызывают всех, кто обучен СЛР. «Сотрудника обучают выполнять СЛР до прибытия медицинского работника», — говорит Чедди. «Мы никогда не принимаем решение о смерти; это не наша работа. Мы просим медицинского работника продолжать меры по спасению жизни, пока сотрудник не будет удален с рабочего места. Мы не хотим, чтобы изображение сотрудника в сумке для трупа застряло в нем. умы сотрудников.«

В целом, количество смертей, связанных с работой, сокращается. По данным Бюро статистики труда США, в 2010 году в США было зарегистрировано 4547 несчастных случаев со смертельным исходом, что примерно соответствует окончательному подсчету 4551 смертельных травм на производстве в 2009 году. Это на 13 процентов меньше, чем в 2008 году.

Lasting Legacy

По прошествии нескольких недель после смерти сотрудника и продолжении жизни некоторые сотрудники могут просить оказать честь своему коллеге. Компании могут собирать деньги в фонд стипендий для детей умершего сотрудника или выделять день общественных работ.

Национальная организация хосписов и паллиативной помощи в Арлингтоне, штат Вирджиния, предлагает следующие предложения:

• Создайте мемориальную доску.
• Проведите или участвуйте в сборе средств для особого дела или для семьи умершего.
• Создайте книгу воспоминаний, чтобы подарить ее семье. Это будут особые воспоминания для семьи и возможность для сотрудников лично выразить свои чувства и воспоминания.
• Проведите мероприятие только для рабочего места, например, день обслуживания или обед, чтобы отпраздновать жизнь сотрудника.
  

Однако стать свидетелем только одной смерти требует эмоциональных потерь. Свидетели «могут страдать от кошмаров по поводу инцидента или сталкиваться с собственными страхами смерти. Это может быть похоже на посттравматическое стрессовое расстройство и может появиться через несколько дней, недель или месяцев», — говорит Хааг-Хаттерер.

Общение с семьей

Когда специалист по персоналу впервые узнает о смерти сотрудника, Чедди рекомендует ему или ей попросить ответственный орган — полицию, службу здравоохранения или пожарных — проинформировать семью. «Как только мы подтверждаем, что члены семьи были уведомлены, мы обращаемся к ним, чтобы выразить наши соболезнования и узнать о похоронах», — говорит она. «Затем мы связываемся с бенефициарами по поводу таких льгот, как страхование жизни, страхование от несчастного случая и расчленения, а также фонды 401 (k)».

Специалисты по персоналу нуждаются в хладнокровии, сострадании и авторитете, когда звонят по телефону.

«Выразите свое сочувствие и поддержку и сообщите им, что вы последуете за административными деталями», — говорит Хааг-Хаттерер.«Обычно член семьи предпочитает отложить эти обсуждения на потом, но иногда люди начинают задавать конкретные вопросы. Лучший способ ответить — это признать, что им необходимо понять эти детали, но подчеркнут, что ничего не нужно делать прямо сейчас. Это такое напряженное, эмоциональное время, что люди не помнят, что вы им говорите, и они все равно не могут принимать четкие решения. Так что дайте им свое имя и номер телефона и скажите им, что вы подробно объясните им все детали через пару недель . «А пока свяжитесь с компанией по страхованию жизни и любыми другими сторонними поставщиками, чтобы сообщить им о смерти сотрудника.

Cheddie призывает специалистов по персоналу обновлять записи о сотрудниках, потому что правильная контактная информация для бенефициаров имеет решающее значение в это напряженное время.

Бекки Томас, бывший менеджер по персоналу в ныне несуществующей компании прямого почтового маркетинга в Сидар-Рапидс, штат Айова, следила за тем, чтобы сотрудники ежегодно заполняли новые формы бенефициаров во время открытого набора, даже если не было никаких изменений.

Время горевать

Ритуалы похорон могут помочь закрыть дверь в процесс горевания, чтобы сотрудники могли вернуться к работе. Посещение похорон — если сотрудники захотят — может быть символической и практической частью процесса. Разрешение сотрудникам брать для этого оплачиваемое время означает, что компания ценит умершего сотрудника.

Чедди говорит, что на похоронах должен присутствовать представитель компании, даже если служба проводится за городом.Она рекомендует пригласить кого-нибудь из отдела кадров, а также главного исполнительного или операционного директора. «Семья доверила нам заботиться об их близком по много часов каждый рабочий день», — говорит она. «Нам нужно показать, что мы разделяем их потерю».

Для сотрудников, присутствующих на похоронах за пределами города, компания может утвердить оплачиваемый отпуск в день похорон, но потребовать от сотрудников использовать время отпуска — или неоплачиваемый отпуск, если у сотрудника нет накопленного отпуска, — для поездок, советует Хааг-Хаттерер .«Это должно быть в руководстве по политике, а не в том, что определяется или сообщается сразу после смерти сотрудника», — добавляет она.

Чедди не может закрыть весь офис на похороны, поэтому она закрывает отдел, в котором работал человек. Уважаемый сотрудник, который недавно умер, был похоронен в Пенсильвании, где он вырос, поэтому Чедди поговорил со своей матерью о поминальной службе в Майами. «Было такое излияние горя, и сотрудники хотели собраться и вспомнить его», — говорит она.«Его мать согласилась и прилетела в Майами для обслуживания. Сотрудники очень ценили обслуживание».

Переезд

Sprague закрыл PCI на два дня, чтобы сотрудники могли попрощаться со своим харизматичным лидером, но они вернулись к работе в понедельник после похорон. «Было бы катастрофой, если бы мы закрыли офис на неделю или взяли бы какой-нибудь перерыв», — говорит Спраг. «С тех пор люди отмечали, что возвращение к работе и рутине помогло.Я задаю тон, что мы не собираемся игнорировать трагедию, но и не собираемся в ней погрязать ».

«Я задаю тон, что мы не собираемся игнорировать трагедию, но мы и не собираемся в ней погрязать».

VandePol соглашается с этой стратегией, добавляя, что чем дольше люди находятся вне работы, тем меньше вероятность, что они вернутся: «Людям нужно разрешение, чтобы вернуться к работе и [чтобы им сказали, что это не является неуважением».

Возвращение к работе также означает удаление личных вещей и заполнение должности умершего сотрудника, что является деликатным делом.«Во время первоначального инструктажа расскажите сотрудникам, как и когда личные вещи сотрудника будут отправлены семье», — советует VandePol. «Общайтесь со своими сотрудниками, чтобы они знали, чего ожидать, потому что, если вы явитесь однажды без предупреждения и начнете убирать на столе человека, неважно, через неделю или месяц, это покажется неуважением».

Haag-Hatterer рекомендует специалистам по персоналу находить время до или после работы в течение первых двух дней после смерти сотрудника, чтобы собрать личные вещи.«Сообщите семье во время первого телефонного звонка, что вы отправите им эти предметы по почте или доставите им, или разрешите семье прийти за ними, когда офис будет закрыт», — добавляет она.

«Когда люди приступят к своей обычной работе, HR может встретиться с руководителем, чтобы оценить необходимость и срочность заполнения должности», — продолжает Хааг-Хаттерер. «Конфиденциально пригласите хедхантера, чтобы он начал работу по поиску замены, не размещая ее на Monster или других онлайн-форумах.Через несколько недель вы можете начать более открыто рекламировать вакансию ».

Независимо от обстоятельств, внезапная смерть представляет собой непредвиденные проблемы. «Как и большинство организаций, мы не думали об этом как о возможности», — говорит Спраг. «Вы не думаете о том, как быстро все может измениться. Хотя я бы не стал менять то, как мы справляемся, я бы хотел, чтобы мы думали о возможности заранее, потому что есть так много деталей».

Чедди призывает других специалистов по персоналу в этой неудачной ситуации делать то, что кажется правильным для компании и ее культуры.«Это не стратегический HR, и это неудобно», — признает она. «Но мы должны быть рядом, чтобы сохранить память сотрудника, его семью и коллег, чтобы убедиться, что со всеми обращаются с уважением и достоинством. Пока они у вас есть, вам не нужны контрольные списки и правила».

Автор, работающий редактор и бывший главный редактор журнала HR Magazine , живет в Александрии, штат Вирджиния.

Обсудите, как внезапная смерть повлияла на ваше рабочее место:
Предоставляли ли вы отпуск, консультации или другие услуги, чтобы помочь сотрудникам справиться с ситуацией?
Как вы помогали семьям умерших?
Есть ли у вас предложения, которые помогут вашим коллегам-специалистам по персоналу подготовиться к подобным ситуациям?

Юридические соображения в случае смерти сотрудника

Окончательная заработная плата и начисленная ВОМ

Работодатели должны учитывать требования законодательства штата при выплате окончательной компенсации умершему сотруднику.Если работодатель выплачивает работникам задолженность, любая оставшаяся заработная плата или другая причитающаяся компенсация становится активом имущественной массы. Точно так же, если закон штата или политика работодателя требует выплаты начисленного, неиспользованного оплачиваемого отгула (PTO) или отпуска по окончании работы, сумма начисленного PTO также становится активом имущества.

Работодатели должны либо подождать, пока не выплатят эту последнюю заработную плату и начисленные платежи отгрузки, пока суд не назначит личного представителя имущества сотрудника, либо проконсультироваться с юристом о том, разрешено ли производить эти выплаты по закону, до получения уведомления о назначении в суд.После получения доказательств наличия представителя, назначенного судом, работодатель может внести эти платежи в собственность по указанию представителя. Затем он или она будет заниматься распределением активов из поместья.

Если работодатель выплачивает эти суммы другой стороне до назначения личного представителя (например, непосредственно пережившему супругу) или без разрешения представителя и не в соответствии с применимыми юридическими требованиями иным образом, имущество или бенефициары могут предъявить иск в отношении неправильное распределение этих активов.

Во многих штатах есть исключение для мелких активов, которое может разрешить работодателю выплатить эти окончательные суммы, если личный представитель не будет назначен своевременно. Законы штатов различаются, поэтому важно подтвердить, применяется ли такое исключение. Закон штата, в котором умерший сотрудник был законным резидентом, обычно регулирует этот вопрос, даже если сотрудник работал в офисе работодателя в другом штате.

Удержание налогов и отчетность

Любая компенсация, выплаченная имуществу или бенефициарам умершего сотрудника в течение календарного года смерти, будет подлежать удержанию налога на трудоустройство (социальное обеспечение, медицинское обслуживание и федеральный налог на безработицу), но не подоходного налога.Любые суммы, уплаченные после этого года, не подлежат удержанию налогов. Удержание государственного подоходного налога часто не требуется, независимо от того, когда выплачивается компенсация. Работодатель должен подтвердить применимое законодательство штата.

Суммы, выплаченные наследственному имуществу или бенефициарам в течение года смерти, которые подлежат удержанию подоходного налога, должны быть указаны в форме IRS W-2, выданной умершему сотруднику в январе года после года смерти в качестве социального обеспечения и медицинской помощи. только заработная плата (и не указывается как заработная плата, чаевые или другая компенсация (вставка 1) в форме W-2 умершего сотрудника).Суммы, выплаченные имуществу или бенефициарам умершего сотрудника в течение любого года после года смерти, не указываются в форме W-2.

Работодатель также должен выдать имущественному комплексу или бенефициарам, получающим какие-либо распределения, Форму 1099-MISC, в которой указано распределение как налогооблагаемый доход в течение года, в котором распределяется сумма. Форму W-9 необходимо будет получить от каждой стороны, получающей рассылку, чтобы получить полное юридическое наименование, адрес и идентификационный номер налогоплательщика.

Прочие льготы и механизмы компенсации руководству

Групповые выплаты по плану медицинского страхования, соответствующие пенсионные планы и другие социальные выплаты. Работодатель должен следовать тем же процедурам для прекращения медицинских, стоматологических, офтальмологических и других социальных льгот, как и для других сотрудников, увольняющихся с работы. Страховщики и администраторы планов должны быть уведомлены о смерти. Покрытие для любых иждивенцев, участвующих в планах, будет прекращено таким же образом, как и другие увольнения (обычно в последний день работы или последний день месяца, в котором наступила смерть, в зависимости от условий плана льгот), и работодатель должен следовать своим стандартным процедурам для уведомления иждивенцев о праве на страхование COBRA.

Работодатель должен уведомить администратора любого квалифицированного пенсионного плана, что работник умер. Распределение остатка на пенсионном счете сотрудника будет производиться между бенефициарами или имуществом, в зависимости от условий плана. Пособия по страхованию жизни будут выплачиваться перевозчиком напрямую любым назначенным бенефициарам в соответствии с условиями полиса.

Дополнительные пенсионные пособия и планы отложенной компенсации. Если работодатель поддерживает дополнительный план выхода на пенсию для руководителей (SERP) или любой другой неквалифицированный план с отсрочкой компенсации, начисленные вознаграждения должны выплачиваться в соответствии с условиями документов плана.Если умерший сотрудник назначил бенефициара, платеж должен быть произведен непосредственно бенефициару. Работодатель должен ознакомиться с письменной подписанной формой назначения получателя до ее распространения. Если бенефициар не был назначен, работодатель должен следовать указаниям представителя недвижимости.

Если работодатель не в состоянии своевременно выплатить накопленные пособия в соответствии с условиями плана, на пособие могут возникнуть неблагоприятные налоговые последствия, включая дополнительный 20-процентный подоходный налог.Те же правила удержания налогов и отчетности, которые применяются к выплате последней заработной платы и начисленных PTO, будут применяться к выплате начисленных льгот.

Требования к отчетности

В соответствии с федеральным законом о безопасности и гигиене труда работодатели должны сообщать в Управление по безопасности и гигиене труда (OSHA) всякий раз, когда сотрудник умирает из-за производственной травмы или болезни, или если сотрудник перенесен в больницу, ампутацию и т.д. или потеря глаза.Работодатели должны сообщить в OSHA в течение 24 часов после того, как стало известно о госпитализации сотрудника в течение 24 часов после происшествия на рабочем месте, и в течение восьми часов после того, как стало известно о смертельном исходе, связанном с работой. Согласно требованиям OSHA, обязанность сообщать о смертельных случаях, связанных с работой, распространяется на случаи смерти сотрудника, произошедшей в течение 30 дней после того, как сотрудник получил производственную травму или заболел на рабочем месте. Во многих штатах также есть требования к отчетности о производственных травмах или профессиональных заболеваниях.

Как описано в нашем оповещении для клиентов от 20 мая, OSHA выпустила руководство о том, как работодатели должны определять, считается ли смерть сотрудника от COVID-19 более вероятной, чем не связанной с работой, и, таким образом, о ней следует сообщить в OSHA. Как и в случае любого отчета сотрудника о подтвержденном диагнозе COVID-19, если сотрудник находился на рабочем месте, работодатель должен уведомить местное агентство общественного здравоохранения о диагнозе и выполнить все применимые требования по уведомлению коллег или других лиц, которые могут иметь подвергся воздействию вируса.

Прочие соображения

В случае смерти сотрудника работодателю также потребуется решить несколько дополнительных вопросов:

• Коллеги также могут испытать горе, когда их коллега умирает. Работодатель должен напоминать сотрудникам о любой Программе помощи сотрудникам или других доступных им ресурсах и рассмотреть возможность предоставления сотрудникам оплачиваемого свободного времени для посещения похорон своего коллеги.
• Несмотря на то, что существуют правовые ограничения на выплату работодателями заработной платы умершему работнику, нет никаких юридических препятствий для добровольного оказания помощи в организации похорон.
• Если умерший служащий работал удаленно, работодатель должен принять меры для возврата собственности работодателя и любых документов, содержащих конфиденциальную информацию, при этом обращая внимание на то, чтобы сделать такие запросы скорбящим членам семьи в надлежащее время.

Помимо эмоциональных потрясений для коллег, смерть сотрудника может существенно повлиять на способность работодателя продолжать свою обычную деятельность. Хотя может быть желательно как можно быстрее решить все нерешенные вопросы компенсации, работодателю следует обратиться за советом к квалифицированному налоговому специалисту, чтобы избежать потенциального возложения на организацию дополнительной ответственности перед имуществом и бенефициарами умершего работника.Если смерть сотрудника наступила в результате COVID-19, работодатели также должны оценить, заразился ли сотрудник вирусом на работе с большей вероятностью, чем нет, и должны соблюдать требования OSHA и законодательства штата в отношении отчетности.