Как правильно отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику: Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Содержание

Порядок отправки трудовой книжки по почте при увольнении

Когда сотрудник компании увольняется, после завершения необходимых процедур и получения расчета, работник кадровой службы обязан вернуть трудовую книжку с записью об увольнении.

 

Иногда передать документ лично в руки не удаётся, и приходится прибегать к отправке трудовой книжки по почте при увольнении уволенному сотруднику.

 

 

Вернуть трудовую – обязанность работодателя

 

Трудовая книжка имеет довольно большое значение для гражданина и о сохранности документа нужно заботиться особо тщательно.

 

Отражая стаж работы гражданина, занимаемые ранее должности, документ может многое сказать потенциальному работодателю о соискателе на какую-то должность на предприятии.

 

Закон предусматривает и особые правила хранения трудовых книжек тогда, когда они находятся во временном распоряжении кадровой службы фирмы, на которой владелец книжки трудится в данный момент.

 

Итак. Передать лично в руки трудовую не удалось. Причины этому могут быть различными.

 

Обстоятельства, порой, не позволяют даже при желании поступить так, как предписано нормой.

 

Но если имеет место конфликт на трудовой почве, работодателю уволенного сотрудника важно обезопасить себя от исков в суд, и полностью выполнить свои обязательства по закону и трудовому договору. Передать трудовую книжку можно и по почте.

 

 

Тонкости отправки трудовой книжки по почте при увольнении

 

Просто отправить трудовую заказным письмом можно, но не стоит сразу этого делать.

 

Наиболее правильно в этом случае необходимо поступить следующим образом:

 

  1. Отправляем сотруднику, которому необходимо вернуть трудовую, заказное письмо, в котором требуем явиться в кадровую службу и забрать документ. В этом же письме указываем, что при неявке лично, трудовая книжка будет отправлена почтой.
  2. Когда уведомление о доставке такого письма получено, и ответа от гражданина не последовало, либо тот выразил своё согласие на почтовую пересылку, можно приступать непосредственно к отправке самого документа.
  3. Заказным письмом с уведомлением о доставке отправляем документ адресату и заботимся о том, чтобы квитанции о доставке отправления сохранились. В таком случае предъявить претензии по поводу невозврата трудовой и нарушении норм законодательства у работника не выйдет.

 

К почтовым отправлениям трудовых книжек следует прибегать лишь в крайних случаях, когда другими способами соблюсти установленную процедуру не удаётся.

 

Работникам же необходимо учесть, что трудовую не следует оставлять на местах прежней работы и каждый раз заводить новую, доказать Ваш официальный рабочий стаж может только трудовая книжка.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: инструкция

Автор TrudDogovor.ru На чтение 5 мин. Опубликовано

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

Когда можно отправить через почтовое отделение?

Пересылка ТК по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Как написать заявление

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения ТК в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника;
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу ТК;
  • название документа – уведомление;
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
  • дата составления;
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение ТК по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить ТК по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление ТК по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником;
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда ТК должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке ТК Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. ТК изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Как осуществляется отправка по почте и форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

Как забрать трудовую книжку по почте при увольнении?

Трудовая книжка – собственность человека, на чье имя она оформлена. В период трудоустройства она находится на хранении у работодателя. При расторжении трудовых отношений руководитель компании несет ответственность за своевременный возврат документа его владельцу.

При этом может потребоваться отправка трудовой книжки по почте при увольнении, если работник не пришел за документами в назначенное время.

Отправка трудовой через почту: действия работодателя

Порядок оформления и возврата трудовых книжек регламентирован постановлением от 16.04.2003 г. под № 225 и постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. Общие стандарты ведения формуляров и отражения в них значимых рабочих событий прописаны Трудовым кодексом России.

Регламент выдачи трудовых книжек приведен в ст. 84.1 ТК РФ:

  • работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
  • возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
  • если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.

Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.

При нарушении работодателем срока возврата трудовой книжки вопрос о применении мер ответственности к организации рассматривается с учетом наличия или отсутствия в произошедшем вины администрации фирмы. Если формуляр не был выдан его собственнику по причине халатности работодателя, то за каждый день просрочки уволенному сотруднику положена выплата зарплаты.

Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».

Право отправить трудовую книжку по почте возникает у работодателя, если не представляется возможным передать человеку документ иными способами.

Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами. Если гражданин не может или не хочет лично появляться на территории работодателя, ему предоставлена возможность оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте.

Необходимость наличия заявления на получение трудовой книжки по почте в том, что для применения метода почтовой пересылки кадровых бланков работодателю надо заручиться письменным согласием на эту процедуру уволенного работника.

Если уволенный сотрудник не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается на хранении у работодателя.

При задержке возврата документов по вине работника предприятие должно дождаться письменного ходатайства от бывшего сотрудника о выдаче ему трудовой книжки. После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.

Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:

1 При неявке уволенного человека в день увольнения текущей датой подготовить и направить через почту уведомление о необходимости забрать документы
2 Обозначить в уведомлении вариант с почтовой пересылкой формуляра при условии письменного согласия работника
3 Составить акта об отказе работника получить документы в назначенный срок
4 Переслать документы
5 Зарегистрировать их выдачу в учетных журналах

Действия работника при получении трудовой по почте

Законодательством не предусмотрен унифицированный образец заявления выслать трудовую книжку по почте. Прошение оформляют в произвольном виде.

В составляемом ходатайстве необходимо указать адресата (работодателя), суть заявления и сведения, идентифицирующие заявителя. В заявлении надо прописать:

  • что забрать документацию в последний рабочий день не представляется возможным;
  • рекомендуем указать причину неявки;
  • обязательно образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой должен содержать пожелание работника на это.

Заявительный бланк можно подать предварительно, если заранее известно, что на день увольнения появиться в кадровом отделе не выйдет.

Работник может использовать своё право на получение формуляра через почтовое отправление в любое время:

  • заявление может быть отправлено работодателю до или после даты увольнения;
  • его разрешено приносить лично или направлять заказным письмом.

Более простой вариант, как забрать трудовую книжку по почте – вместо заявления уволенный специалист может дать письменное согласие на пересылку. Формат такого согласия схож с распиской.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

 

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой (сопроводительное письмо)

Российское законодательство требует от работодателя выдать трудовую книжку сотруднику лично в руки в последний день работы, вместе с остальными документами и расчетом. Это сказано в статье 84.1 Трудового Кодекса РФ. Но бывают такие ситуации, когда отдать трудовую книжку сотруднику в последний день работы не представляется возможным. Чтобы выйти из ситуации и при этом не нарушить закон, можно трудовую книжку отправить почтой. Тем не менее, отправлять трудовую книжку по почте можно только в следующих случаях:

  • ели сотрудник работает в филиале, который находится в другом регионе;
  • если увольнение сотрудника произошло, когда тот был в командировке в другом регионе, стране и т.д.;
  • если сотрудник отправился в отпуск с последующим увольнением и находится в другом городе, регионе, стране и т. д.;
  • сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте по неизвестным причинам и не выходит на связь;
  • сотрудник отказывается забирать трудовую книжку, например, не согласен с увольнением;
  • сотрудник болен и не может прийти за трудовой книжкой;
  • сотрудник дал свое согласие на пересылку трудовой книжки письмом;
  • в других случаях, когда лично вручить сотруднику трудовую книжку не представляется возможным

Нужно ли письменное согласие сотрудника на пересылку трудовой книжки почтой

Как мы выяснили, трудовую книжку нужно выдать сотруднику вместе с расчетом в последний день его работы. Однако, как уже было сказано, возможны ситуации, когда сотрудник отказывается забрать трудовую книжку, либо отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. В этом случае, согласно законодательству, работодатель обязан в этот же день отправить сотруднику уведомление о том, что ему необходимо прийти в организацию и получить свою трудовую книжку или дать свое согласие в письменном виде на получение ее по почте. Это сказано в пункте 36 главы 4 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 “О трудовых книжках” (ред. от 25.03.2013). Что указывать в подобном уведомлении, отражено в следующей таблице. Уведомление заполняется на фирменном бланке организации с указанием ее названия, реквизитов и т.д.

Необходимые реквизиты Примечание
Указываются данные сотрудника, которому высылается уведомление Фамилия, инициалы сотрудника, его должность, адрес его регистрации (проживания)
Номер, дата, название уведомление Название уведомления может быть, например, «о необходимости получить трудовую книжку»
Непосредственно текст уведомления В тексте необходимо указать, что в соответствии с законодательством, трудовую книжку ему необходимо выдать в последний рабочий день и что ему необходимо либо прийти в организацию и забрать ее, либо дать свое согласие на отправку ее почтой
Ссылка на приказ об увольнении Указывается на основании какого приказа был уволен сотрудник
Указание на адрес, где можно забрать трудовую книжку Чем подробнее будет составлено уведомление, тем лучше, поэтому необходимо указать полный адрес для получения трудовой книжки
Подпись директора, его фамилия, инициалы, дата Также необходимо поставить печать организации

При отправке уведомления ценным письмом, рекомендуется прямо в описи указать, что в конверт вложено «уведомление сотруднику о том, чтобы он явился на работу для получения трудовой книжки или письменного согласия на получение ее почтой». Опись будет доказательством того, что такое уведомление сотруднику было отправлено.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

Если письменное согласие от сотрудника получено, необходимо отправить трудовую книжку ему по почте.

Порядок действий Примечание
Необходимо составить акт Если сотрудник отказался забирать трудовую книжку, или не явился на работу за ней, то необходимо составить акт. Акт составляется обязательно в присутствии свидетелей. Вышеуказанный акт нужен для того, чтобы подтвердить невиновность организации и ее сотрудников в задержке выдачи трудовой книжки. Если есть такая возможность, то копию акта нужно выдать бывшему сотруднику под расписку. Если в день увольнения сотрудника не было на месте, но при этом получилась ситуация, при которой акт оказался не засвидетельствованным, то в этом случае нужно действовать следующим образом:

·         выслать уведомление сотруднику с предложением либо забрать трудовую книжку в организации, либо  дать свое согласие на ее отправку почтой;

·         если сотрудник никак не отреагирует на это уведомление, трудовая книжка останется на хранении в организации

Необходимо издать приказ На основании акта издается приказ, в котором нужно отметить, что в организации не было возможности ознакомить сотрудника с приказом об увольнении и вручить ему трудовую книжку лично
Отправить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением Трудовую книжку нужно отправить ценным письмом. Ценным письмом нужно отправлять, потому что оно делается с описью. Уведомление же, позволит наверняка определить, получил ли сотрудник письмо или нет
Обязательно составить опись В описи указывается, что именно пересылается в письме, поэтому сотрудник в дальнейшем не сможет обвинить организацию в том, что в письме не было трудовой книжки
Второй экземпляр описи с датой, печатью почты и подписью сотрудника почты остается в организации По закону сотрудник почты обязан проверить содержимое письма с описью перед отправкой, он также заверяет опись, поэтому она может являться доказательством в суде
Рекомендуется снять ксерокопии всех листов трудовой книжки перед тем, как отправить ее по почте Если трудовая книжка будет утеряна при пересылке, ксерокопии пригодятся

Рекомендуется разослать письма по всем известным адресам, где может бывать сотрудник. Также нельзя передавать трудовую книжку сотрудника другим людям без нотариально-заверенной доверенности от него.

Форма заявления о согласии отправки трудовой книжки по почте

Если сотрудник согласен на отправку трудовой книжки по почте, то он составляет соответствующее заявление. Хотя работодатель обязан уведомить сотрудника, тем не менее, сотрудник вправе оправить заявление самостоятельно, не дожидаясь уведомления от работодателя. Как написать заявление о согласии отправки трудовой книжки по почте, законодательством не установлено, поэтому составить его нужно в произвольной форме. Несмотря на то, что в законодательстве нет никаких требований к содержанию подобного заявления, необходимо соблюдать определенные правила при его составлении.

Необходимые реквизиты Примечание
Наименование организации, в которую подается заявление В заявлении необходимо указать все эти сведения, потому что того требуют общие правила заполнения заявлений
Фамилия, инициалы руководителя, кому адресуется заявление, его должность
Фамилия, инициалы сотрудника, который пишет заявление, его должность, телефон
Пишется слово «Заявление»
Далее излагается суть проблемы Написать суть можно, например, следующим образом «В соответствии со статьей 84. 1 Трудового Кодекса РФ прошу направить мою трудовую книжку по почте по адресу… (пишется адрес) в связи с тем, что…. (пишется, по какой причине организация должна это сделать)
Дата Имеется в виду дата составления заявления. От нее будут отсчитываться положенные три рабочих дня для отправки трудовой книжки почтой, если заявление сотрудник принес в организацию, а не отправил его по почте
Подпись сотрудника, его фамилия и инициалы Сотрудник должен подписать заявление собственноручно

Это самый простой вариант заявления. В заявлении также нужно указать следующие сведения:

  • дату увольнения сотрудника;
  • причина увольнения сотрудника, например «по собственному желанию»;
  • причину, по которой сотрудник не может самостоятельно получить трудовую книжку;
  • просьба сотрудника или его согласие на получение трудовой книжки по почте;
  • полный адрес (индекс, регион, населенный пункт, улица номер дома, номер квартиры), на который следует выслать трудовую книжку

Помимо заявления сотрудник также может направить заявление об окончательном расчете в письменном виде. Получая трудовую книжку на руки, сотрудник должен:

  1. расписаться в трудовой книжке о том, что получил ее;
  2. расписаться в личной карточке;
  3. расписаться в книге учета движения документов о трудовой деятельности

Если трудовая книжка не была получена сотрудником лично в руки, а была отправлена по почте, то сотрудник понятное дело не может расписаться во всех вышеуказанных документах, поэтому сотрудник бухгалтерии ли кадрового отдела, ответственный за ведение личных дел сотрудников, вместо росписи должен указать дату отправления письма сотруднику и дату его получения адресатом. Почтовая квитанция, уведомление о получении трудовой книжки сотрудником необходимо приложить к личной карточке сотрудника.

В ситуации, когда ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники сотрудника в случае его смерти не обратились к работодателю с просьбой выдать им его трудовую книжку, ее необходимо подшить к личной карточке сотрудника и сдать в архив. Она должна храниться в архиве не менее 50 лет, если, конечно, раньше не обратились за ее выдачей.

Трудовую книжку за сотрудника могут забрать его личные представители. Это разрешается законодательством. Однако для этого необходимо, чтобы сотрудник оформил доверенность на своего личного представителя. Эту доверенность должна быть заверена у нотариуса. В доверенности должно содержаться разрешение на получение трудовой книжки личным представителем, а также разрешение на необходимые действия при получении трудовой книжки, например, на возможность расписаться за сотрудника. Храниться доверенность будет также в организации, для подтверждения законной выдачи трудовой книжки его личному представителю.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

Для получения трудовой книжки по почте сотрудник должен сделать ряд действий.

Действия сотрудника Примечания
Получение уведомления Сотрудник должен сначала получить уведомление от работодателя и расписаться в нем
Получить письмо Заполнить оборотную сторону уведомления и получить письмо на почте. Для этого сотруднику понадобится паспорт
Составить ответное письмо Получив трудовую книжку на руки желательно написать ответное письмо, что трудовая книжка получена, и сотрудник не имеет претензий к организации. Письмо нужно будет отправить обратно в организацию на ее фактический адрес

Что может предпринять уволенный сотрудник, если не получит свою трудовую книжку

Если уволенный сотрудник не получит свою трудовую книжку вовремя по вине работодателя, то он имеет право обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда. Моральный вред в данном случае может выражаться в том, что у сотрудника возникли проблемы с трудоустройством из-за отсутствия трудовой книжки или он не может оформить пенсию и т.д. Если суд признает вину работодателя, сотруднику будет выплачена денежная компенсация. Также дата увольнения может перенестись на день выдачи трудовой книжки, в связи с этим сотрудник может рассчитывать на выплату среднего заработка за вынужденный прогул. Если получилась такая ситуация, то  в организации помимо прочего нужно будет издать соответствующий приказ и занести новую запись в трудовую книжку.

Распространенные вопросы при отправке трудовой книжки по почте

Вопрос 1. Сотрудник выслал работодателю заявление о том, что он разрешает отправить свою трудовую книжку по почте. Работодатель получил это заявление 08.04.2020 года. В течение какого срока работодатель обязан выслать трудовую книжку по почте?

Ответ. Важно! Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ получив заявление, работодатель должен не позднее три рабочих дней выдать сотруднику трудовую книжку. Так как заявление было отправлено почтой, то соответственно три дня отсчитываются с момента получения этого заявления работодателем. Значит, отправить трудовую книжку необходимо до 11.04.2020 года.

Распространенные ошибки при отправке трудовой книжки почтой

Ошибка. Основной ошибкой является то, что работодатель отправляет трудовую книжку по почте сотруднику в тот же день, когда сотрудник был уволен. Это является нарушением нашего законодательства.

Как правильно. В статье 84 Трудового Кодекса РФ сказано, что прежде чем отправлять трудовую книжку по почте,  необходимо отправить уведомление сотруднику о том, чтобы он пришел за трудовой книжкой, либо дал согласие на то, чтобы работодатель отправил ее по почте. Начиная со дня отправки такого уведомления, работодатель освобождается от ответственности, потому что ему уже нельзя предъявить задержку трудовой книжки. Высылать трудовую книжку почтой работодатель имеет право, только после того, как получит согласие работника в письменном виде. Если же никакого ответа от сотрудника не последует, работодатель должен оставить его трудовую книжку у себя и хранить ее установленное время.

Как правильно написать заявление отправки трудовой книжке

» Проблемы со сделками

Как правильно написать заявление отправки трудовой книжке

Добрый день подскажите пожалуста на кого и как правильно надо писать заявление чтобы трудовую книжку выслали по почте а окончательный расчет произвели на личный карточный счет. Заранее спасибо.

Первое на пересылку ТК по почте

_______________ 2010 года уволился с вашего предприятия но не смог получить у вас трудовую книжку

Прошу Вас выслать в мой адрес в течении суток с момента получения данного заявления мою трудовую книжку.

___________2010 года ____________ Ф.И.О.

на перечисление расчета

Заявление на выдачу трудовой книжки

Заявлением на выдачу трудовой книжки называется официальное обращение нескольких лиц или одного гражданина к должностному лицу, в государственный орган, администрацию учреждения или орган местного самоуправления в отношении выдачи трудовой книжки. Заявление, в отличие от жалобы, не связано с нарушением его законных интересов и прав и не содержит просьбы устранить таковое нарушение, а направлено исключительно на реализацию интересов и прав заявителя или устранение каких-либо недостатков в работе предприятий, организаций, учреждений. 3аявления можно подать и в устной, и в письменной форме. Порядок их рассмотрения аналогичен тому, как рассматриваются жалобы.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки

Для чего нужно заявление на отправление трудовой книжки по почте?

Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте.

Причины направления трудовой книжки по почте

Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях – его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя. Это происходит в следующих случаях:

  1. уволенный сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте
  2. работник не находится в месте, где расположена организация-работодатель, и не может забрать трудовую книжку лично
  3. болезнь работника не позволяет ему прийти и получить трудовую самостоятельно
  4. конфликт между сотрудником организации и работодателем
  5. доверенное лицо не имеет возможности прийти в организацию
  6. у родственников умершего работника нет моральных и материальных сил получить трудовой документ.

В этой связи возникает закономерный вопрос, как получить трудовую книжку по почте. Ответ прост – дать свое письменное согласие на совершение данного действия работодателем и направить его на фактический адрес работодателя.

Форма заявления об отправке трудовой книжки по почте

Заявление, свидетельствующее о согласии уволенного работника на получение своей трудовой по почте, должно быть составлено в письменной форме. Однако законодательство не прописывает его содержание. Поэтому оно может быть составлено произвольно.

Самый простой вариант заявления выглядит следующим образом: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте», дата и подпись уволенного работника.

Вместе с тем, в него целесообразно включить следующие сведения:

  • дату увольнения
  • причину, по которой не удалось самостоятельно получить трудовую книжку
  • просьба или согласие на получение трудового документа по почте
  • адрес, на который следует выслать трудовую книжку
  • дата составления
  • подпись уволенного работника и ее расшифровка.

    Одновременно с этим заявлением целесообразно направить работодателю письменное заявление об окончательном расчете с указанием банковских реквизитов.

    Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

    1. Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
    2. Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
    3. Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.

    Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя. Однако в целях ускорения получения трудового документа можно проявить инициативу и, не дожидаясь такого письма, направить соответствующее заявление.

    Если же работодатель в течение длительного периода времени не присылает такое письмо, а у ответственного лица за выдачу трудового документа на руках нет квитанции об оплате почтовых услуг и описи ценности, уволенный сотрудник получает право предъявить работодателю иск о возмещении материального вреда за задержку в выдаче трудового документа.

    Как оформить трудовую документацию при отправке трудовой книжки по почте

    По общему правилу, получая трудовую книжку самостоятельно непосредственно в месте нахождения организации, работник обязан расписаться в трудовой книжке под подписью сотрудника отдела кадров и печатью работодателя. Кроме того, его подпись должна стоять в личной карте и в книге учета движения документов о трудовой деятельности. А поскольку трудовая книжка была направлена работнику по почте, сотрудник кадровой службы вместо росписи указывает дату отправления письма с объявленной ценностью и дату его получения адресатом. При этом квитанции об оплате почтовых услуг и уведомление о доставлении трудовой книжки адресату должны быть приложены к личной карточке работника и храниться у работодателя.

    Кадровому работнику следует помнить, что в случае, если ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники умершего не обратились к работодателю с просьбой выдать им трудовую книжку, она подшивается к личной карточке уволенного и хранится в архиве до востребования, но не менее 50 лет.

    Как правильно оформить заявление на выдачу трудовой книжки заказным письмом?(уволились,работодатель не отдаёт т /к)?

    пишете заказное письмо: согласно ст. 84.1 ТК РФ, прошу выслать мою трудовую книжку в мой адрес ценным письмом с описью вложения. дата подпись

    А еще лучше- обратитесь заказным письмом с уведомлением в трудовую инспекцию и прокуратуру- пусть работодатель потом объясняет почему не выдана трудовая.

    @@@ Знаток (497) 4 года назад

    Работодатель не имеет право не выдавать трудовую пр увольнении (максимум три дня).

    Пишете заявление на выдачу трудовой в двух экземплярах, приходите к работодателю один отдаете ему, другой с печатью и подписью оставляете себе. Если в срок он отказываеться отдавать трудовую, идите в трудовую инспекцию с этим заявлением. )

    ИНФ Мыслитель (5239) 4 года назад

    действительно: Работодатель несет ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Если работодатель по своей вине не выдал трудовую книжку в день прекращения трудового договора, то у него возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

    Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: подробные правила

    Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

    В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

    В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

    Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

    • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
    • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
    • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
    • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

    Как правильно отправить?

    Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

    Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

    Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

    Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

    • Ф. И. О. работника;
    • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
    • название документа – уведомление;
    • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
    • дата составления;
    • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

    Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

    Согласие на отправление

    Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

    Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

    • вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
    • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
    • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

    Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

    • составляется уведомление и подписывается работником;
    • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
    • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
    • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

    Как забрать из другого города?

    Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

    • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
    • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

    Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

    Как получить по почте?

    При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

    По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

    Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

    Законодательная база

    Как осуществляется отправка трудовой книжки по почте, форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

    Заявление на выдачу копии трудовой книжки

    Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

    Зачем писать заявление

    Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

    После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

    Куда может потребоваться копия трудовой книжки

    Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

    На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

    Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

    Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

    Составление заявления

    Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

    • данные о компании, в которой трудится человек,
    • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
    • просьбу о выдаче копии,
    • дату,
    • подпись составителя.

    При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

    Оформление заявления

    Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

    Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

    • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
    • второй передать представителю работодателя.

    Срок рассмотрения заявления

    По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

    Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

    Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

    По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

    Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

    С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

    Заявление на выдачу трудовой книжки

    Главный документ в подтверждении стажа работы хранится у работодателя, поэтому в ситуациях необходимости предъявить его в какие-либо органы или организации сначала подайте по месту работы заявление на выдачу трудовой книжки.

    Когда объективно может возникнуть такая ситуация? Трудовая книжка требуется при оформлении пенсии, получении кредита, прохождения курсов повышения квалификации и т.п. Но удовлетворить просьбу выдать такой документ на руки работодатель обязан не всегда. Какие это случаи, что делать, когда законом выдача трудовой книжки не предусмотрена – об этом мы и расскажем здесь.

    Заявление на выдачу трудовой книжки (13,5 KiB, 14 560 hits)

    Пример заявления на выдачу трудовой книжки

    Заявление на выдачу трудовой книжки

    В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ прошу в срок до 05. 08.2017 г. выдать мне оригинал трудовой книжки для предъявления в Пенсионном фонде РФ по месту жительства в целях оформления трудовой пенсии по старости. Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в ООО «ЭкоСистемЛаунж» в течение 3 рабочих дней с даты возвращения органом обязательного социального страхования (обеспечения) – ПФР – уведомлен.

    02.08.2017 г. Георгинов А.Б.

    Трудовую книжку получил на руки 03.08.2017 г. Георгинов А.Б.

    Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки

    До 2015 г. получить оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение. И по собственному желанию, и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату. А нарушение такой обязанности влечет ответственность (жалоба в трудовую инспекцию, исковое заявление о взыскании заработной платы), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.

    Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого вида пенсии и подтверждения стажа для пенсии. Это правило прямо закреплено ТК РФ. При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.

    Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.

    Содержание заявления

    Заявление на выдачу трудовой книжки составляется всегда в письменной форме. И это, в первую очередь, необходимо работодателю для правильного ведения кадровой документации. Форма документа не утверждена, поэтому если в организации нет утвержденных локальными актами образца или бланка, рекомендуем воспользоваться размещенным на сайте примером.

    В заявлении отражается:

    • должность, ф.и.о. руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
    • ф.и.о., должность, отдел заявителя;
    • просьба выдать трудовую книжку и цель: для оформления пенсии;
    • уведомление об обязанности работника вернуть документ в 3-дневный срок;
    • дата и подпись.

    Если работодатель не ведет журнал выдачи трудовых книжек, то в тексте заявления рекомендуем написать, когда документ в действительности получен на руки, или оформить расписку о получении.

    Третье лицо вправе получить трудовую книжку в отношении работника только при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности на подписание документов (для заявления на выдачу трудовой книжки) и на получение документов или генеральной доверенности.

    Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: как составить, выслать по почте, образец заполнения

    Нередко ответственность работников, не отличающихся дисциплинированностью, перекладывается на должностное лицо или руководителя. Это не удивительно, ведь в отличие от них, он будет искать выход из сложившейся ситуации.

    Часто уполномоченным лицам приходится отвечать за поступки других. В обратном случае – появится ответственность перед законом за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей.

    После внесения записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию или по любой другой причине, ТК выдаётся работнику на руки и под расписку в день увольнения. Не выдача ТК в течение трёх последующих дней – серьёзное нарушение. Нарушать это правило – чревато неприятностями, которые может преподнести ситуация с оставленной трудовой с самой непредсказуемой стороны.

    В последний рабочий день непременно нужно выдать документ увольняющемуся лицу, независимо от оснований, по которым расторгнуты производственные отношения.

  • Работник обязан присутствовать на рабочем месте до конца рабочего дня или, как минимум – до момента получения ТК.
  • Заранее был предупреждён о сроках и условиях передачи ему на руки ТК.
  • Подошёл к сотруднику кадрового отдела (работодателю) самостоятельно.
  • Проверить заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и поставить в ней подпись о получении ТК. Пломба для журнала учета трудовых книжек должна быть не сорвана.
  • Отсутствие перечисленных действий, особенно со стороны нарушителя дисциплины, уволенного по взысканию, принуждают работодателя принимать на себя чужую ответственность. В итоге виновным окажется субъект, который обязан был выдать документ, а не тот, который должен был его забрать.

    Его инициатива с необходимостью компенсирует бездействие бывшего сотрудника. Принятие мер заключается в оповещении лица об обязанности забрать документ.

    Ответственность за задержку и невыдачу

    Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ. Уволенный, не получивший на руки ТК, окажется в положении человека, который по правилам не может быть трудоустроен в другом месте.

    Соответственно он будет выжидать время, которое может составить срок несколько месяцев, а затем – обратится в суд. В судебном порядке, доказав гражданским иском, что ему не выдали ТК с записью, он затребует оплаты вынужденного прогула за счёт средств организации.

    Если его непорядочность этим не ограничится – он может взыскать и моральный ущерб, доказав, как сильно он пострадал от самоуправства бывшего руководителя, руководствуясь статьёй 21 ТК РФ.

    Трудовая инспекция знакома с подобными ситуациями, которые встречаются повсеместно. Бывшие сотрудники, затаившие обиду на работодателя, уволившего их, готовы к тому чтобы доставить неприятности и поживиться за его счёт.

    Что делать, если работник не пришел забрать?

    Если бывшего работника уволили за прогулы, а в назначенный для увольнения день он не явился на своё рабочее место, обязательно составьте акт о допущенном им дисциплинарном нарушении. Он защитит вас от возможных нападок с его стороны.

    Если он на работу явился, но забыл зайти к вам и надлежаще оформить документы – с ним нужно связаться к концу рабочего дня:

    • по мобильной связи;
    • по рабочему телефону;
    • по электронной почте.

    Имейте в виду, что к этому времени трудовая книжка должна быть оформлена по установленным стандартам и требованиям.

    В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой в течение трёх рабочих дней, последовавших за увольнением, составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит:

    • Фамилию и инициалы лица, которому адресовано.
    • Оповещение о том, что он уволен с указанием даты.
    • Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого.
    • Требование забрать документ незамедлительно.
    • Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.
    Составить уведомление нужно в 2 экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а другой отправляется заказным письмом уволившемуся работнику, с вложенной в письмо описью и с уведомлением о получении.

    С момента отправки уведомления, с вас снимается ответственность за оставление владельцем своей книжки. Имейте в виду, у вас должны быть доказательства отправленного уведомления, что подтверждается:

    • наличием описи вложения;
    • квитанции об отправке;
    • уведомления о получении.

    Эти документы необходимо должным образом зарегистрировать, внеся в перечни входящей и исходящей корреспонденции и сохранить в личном деле работника, на случай получения от него претензий.

    Если в ответ на уведомление вы получите письменный запрос об отправке трудовой почтой РФ, нужно будет отослать её заказным письмом.

    Что делать, если не отдают трудовую книжку при увольнении — читайте здесь.

    Через доверенное лицо

    Доверительное лицо может обратиться к вам с просьбой о получении документа вместо своего родственника или знакомого. Часты обращения жён сотрудников, уволенных за прогул.

    Не выходящие из запоя, уволенные на основании дисциплинарного взыскания их супруги не решают вопросов собственного жизнеобеспечения. Ни в коем случае в подобных ситуациях не передавайте документ. Если уволенный сотрудник:

    • болен;
    • находится за пределами города;
    • не может или не желает подойти лично,

    он может обратиться с просьбой к доверенному лицу. В свою очередь он должен обеспечить его нотариально удостоверенной доверенностью на получение ТК. Без предъявления доверенности выдача документа третьим лицам недопустима.

    Вопрос о выдаче ТК третьим лицам даже на основании доверенности – является спорным. Правила выдачи регламентируют лишь возможность получения лично, без передачи. Однако в некоторых случаях такой возможности может не представиться.

    Как правило, кадровики выдают документ по доверенности, а рядом с записью о получении книжки, ставится фамилия и подпись доверенного лица, реквизиты доверенности. Когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении — читайте тут.

    Для подстраховки рекомендовано изымать разовую доверенность, а с иных видов доверенности снимать копию, подшивая заместительный документ в личное дело.

    В некоторых конфликтных ситуациях в ответ на требование получить документы, работник грубит работодателю, переполненный эмоциями и негативными переживаниями, отказываясь забрать документ. Имейте в виду, что после того как эмоции утихнут, он вполне сможет возбудить иск, сославшись на невыдачу документа.

    В этом случае необходимо составить акт об отказе получения книжки. Для этого подойдите к возмущённому сотруднику с несколькими (двое и более) лицами, которые станут свидетельствовать в вашу пользу и дайте чёткую и непротиворечивую команду подойти за получением трудовой книжки.

    Если в ответ будет произведён грубый выпад с отказом выполнения распоряжения, вы можете составить акт. Этот документ составляется в свободной описательной форме с представлением перечня присутствующих лиц, которые стали свидетелями того, что указанное лицо отказалось от получения ТК.

    Описать ситуацию отказа нужно в лаконичной форме с перечислением противоправных действий виновного:

    • нетрезвое состояние;
    • использование нецензурной брани;
    • использование оскорблений и угроз.

    После этого он может получить документ в любое удобное для него время лично или через посредника, но свидетельствовать против вас в суде он уже не сможет.

    Ознакомиться с актом нарушитель должен под роспись, но если он от этого отказывается – текст акта зачитывается ему, а присутствующие подписываются под пометкой об отказе подписи с его стороны.

    Как забрать трудовую книжку по почте?

    Несмотря на сомнительную надёжность транспортировки важных документов Почтой России, по мнению некоторых кадровиков, в определённых случаях не удаётся избежать необходимости её использования.

    Она осуществляется, когда уволившийся сотрудник находится за пределами населённого пункта, в котором осуществлялась его трудовая деятельность. Такие ситуации часто возникают:

    1. При работе специалистов или рабочих в крупных городах государственного значения.
    2. Для сотрудников филиалов, центральный офис которых расположен в другом городе.
    3. При работе вахтовым методом. Для вахтовых рабочих, у которых изменились обстоятельства до приезда на вахту, предусмотрены определённые условия получения и передачи документов.

    Отправка трудовой почтой РФ для них осуществляется на основании написанного ими собственноручно заявления:

    Может быть написано заранее, в присутствии работника на рабочем месте. Его нужно удостоверить у руководителя организации. Оно составляется по обычным правилам составления заявлений на имя руководителя.

    Особых типовых требований и оформления на бланке организации к заявлению не предъявляется, так как в особых случаях работнику приходится писать заявление по собственному усмотрению.

    В заявлении обязательно должны быть указаны:

    • дата увольнения;
    • причина увольнения;
    • выражена просьба переслать документ;
    • адреса пересылки.

    В завершение оно должно быть подписано заявителем и проставлена дата его составления.

    Написать заявление о пересылке трудовой почтой РФ целесообразно также в следующих ситуациях:

    1. Когда увольняющийся сотрудник заведомо осведомлён о планируемом отсутствии на рабочем месте в последний день.
    2. Когда увольнение следует непосредственно за командировкой, из которой неудобно возвращаться за ТК.
    3. Если владелец документа находится в отъезде по семейным обстоятельствам, на лечении или по иным причинам, не позволяющим лично явиться в отдел кадров.
    На основании перечисленных причин отсутствия работника на рабочем месте, вы можете отправить трудовую почтой РФ.

    Для этого подойдите непосредственно в почтовое отделение, удобно расположенное от места работы. Возьмите бланк на отправление заказного письма с уведомлением о получении и бланк описи вложения, заполните их. Оператор оформит письмо и выдаст вам уведомление о его отправлении.

    Через определённое время, вам доставят уведомление о получении заказного письма работником. Опись, квитанцию и полученное уведомление – зарегистрируйте в журнале входящей и исходящей корреспонденции и продолжайте хранить в личном деле.

    В некоторых случаях запрос выслать ТК может быть сделан телеграммой. Полученная телеграмма имеет юридическую силу, равную согласию о пересылке. Более того – телеграфировать для ускорения процесса вполне уместно. В этом случае нужно поступать таким же образом, как и в прочих случаях пересылки.

    Получение документа на почте

    Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.

    Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения, он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.

    Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать услугу «отслеживание» и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.

    В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.

    Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.

    Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.

    Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.

    Снятие ответственности с работодателя

    Если, вопреки активности работодателя, работник не получил трудовую книжку, руководствуясь убеждениями, принципами, на основании обычной обиды или элементарной лени – ответственность с работодателя может быть снята. Это происходит после выполнения им следующих действий:

    1. Отправления уведомления с требованием забрать ТК заказным письмом с уведомлением о получении.
    2. Составления акта об отказе.
    На хранении у работодателя оказываются трудовые книжки, в следующих случаях:
    1. При полном игнорировании бывшим работником требований забрать документ, отсутствии ответа на уведомление и отсутствие работника в последний рабочий день на рабочем месте.
    2. Если заказное письмо, с вложенным документом не было получено, а вернулось адресату.
    3. После составления акта об отказе забрать ТК, ознакомления с ним или зачитывания текста вслух, в присутствии свидетелей.

    После надлежаще проведённых действий со стороны лица, уполномоченного на хранение и выдачу книжек, их необходимо зарезервировать.

    Специалист отдела кадров или предприниматель должны выдержать срок 3 месяца. Если за этот период времени владелец ТК не объявится – документ нужно оформить. Это происходит следующим образом.

    В журнале регистрации выдачи ТК, а также в личной карточке, где работник должен расписаться за выдачу, нужно внести запись о том, что за её получением лицо (с указанием фамилии и инициалов) не явилось.

    Если вы руководите организацией или ответственны за работу с персоналом, не рассчитывайте на то, что любая проблема может не перерасти в серьёзное препятствие. Решать её нужно незамедлительно, не пожалев определённого вложения сил и времени. Впоследствии затраченные ресурсы могут быть более ощутимыми.

    +7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)

    Источники:
    iskovoepismo.my1.ru , truddogovor.ru , assistentus.ru , iskiplus.ru , lawyer-consult.ru ,
    Следующие статьи:



    Комментариев пока нет!
    Вас может заинтересовать
    Популярное

    Как отправить заявление об увольнении по почте в 2020 и 2021 году

    Увольнение по почте — это процедура расторжения трудового договора, к которой прибегает работник, не имеющий возможности подать заявление лично. Возможно, он находится в отпуске или на больничном. В таком случае важно правильно определить дату увольнения.

    Способы подачи заявления

    В соответствии со статьей 80 ТК РФ, работник, который решил уволиться, обязан письменно предупредить о своем намерении работодателя не менее чем за две недели. Существует несколько способов сделать это:

    1. Отнести соответствующее обращение лично руководителю или в отдел кадров.
    2. Отправить заявление об увольнении по почте работодателю. В таком случае его необходимо направить в адрес организации заказным письмом с уведомлением. Желательно, чтобы заявитель оформил опись вложения во избежание разногласий по поводу содержимого письма. Порядок получения, обработки и доставки заказных писем определяется приказом Минкомсвязи РФ от 31.07.2014 № 234.
    3. Направить телеграмму. В соответствии с приказом Мининформсвязи РФ от 11.09.2007 № 108, для ее составления потребуется:
      • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность отправителя и образец его подписи;
      • бланк заявления, содержание которого должно полностью соответствовать тексту телеграммы.
      Принимающий телеграмму оператор проставляет на ней отметку «Заверено», тем самым подтверждая соответствие текста и подписи отправителя.
    4. Написать на электронный адрес, обязательно заверив письмо электронной цифровой подписью. В соответствии с содержанием Федерального закона от 06.04.2011 № 63, электронный документ, оформленный надлежащим образом, имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный эквивалент.

    Образец заявления

    О том, что работник вправе уволиться дистанционно, свидетельствует не только отсутствие прямого запрета в трудовом законодательстве, но и содержание письма Роструда от 05.09.2006 № 1551-6 и судебная практика: Апелляционное определение Московского городского суда от 18.10.2016 № 33–41424/2016 и Ростовского областного суда от 01.07.2014 № 33-8091/2014).

    Когда увольнять

    В случае дистанционного уведомления работодателя об уходе имеет значение дата получения письма организацией, а не число его отправки, поэтому отвечая работнику на вопрос, как отправить заявление об увольнении по почте, обратите его внимание на это обстоятельство. Так, двухнедельная «отработка» начинается на следующий календарный день после получения работодателем заявления. Если письмо было отправлено 1 декабря, а пришло в компанию лишь 15-го, то отсчет двухнедельного срока начнется с 16 декабря, а датой увольнения станет 29 декабря.

    Трудовое законодательство предусматривает и ситуации, когда работник вправе уволиться в удобное для него время. В частности, к таким случаям относится поступление в высшее учебное заведение, выход на пенсию, выявление нарушений законодательства со стороны работодателя и др.

    Рассмотрим конкретные случаи определения даты увольнения.

    Содержание письма Дата увольнения
    Заявитель не указал дату увольнения

    14-й календарный день после получения заявления.

    Вы не можете уволить сотрудника до истечения двухнедельного срока, даже если письмо было отправлено месяц назад. Таким способом государство защищает интересы трудящихся, в том числе их право пересмотреть свое решение.

    Заявитель указал дату увольнения

    Если письмо пришло в организацию раньше чем за 2 недели до указанного числа, то увольнение должно произойти в день, выбранный сотрудником. На протяжении всего этого времени он может передумать увольняться, и закон на его стороне (абзац. 4 ст. 80 ТК РФ).

    Если письмо пришло в организацию позже чем за 2 недели до указанного числа, то расторгнуть договор разрешается и той датой, которую выбрал он, и по истечении установленных законом 14 дней — все зависит от решения руководства.

    В случае, если вы выберете первый вариант и издадите приказ об увольнении работника указанным в его письме числом, то тем самым вы согласитесь с его просьбой расторгнуть договор до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении. С юридической точки зрения это выглядит как письменное соглашение между работником и работодателем. Отозвать свое заявление сотрудник сможет только до того дня, которое он указал в своем заявлении.

    Если же вы пойдете по пути сохранения двухнедельной «отработки» и не согласитесь расторгать договор до истечения 14 дней, то работник сохранит свое право передумать в течение всего этого времени.

    Если письмо пришло позже указанной в нем даты, то увольнять сотрудника надо по истечении установленного законом двухнедельного срока после его получения. Издавать приказ задним числом недопустимо. Также вы не имеете права оформить увольнение в день получения бумаги, поскольку в таком случае дата расторжения договора не считается согласованной между работником и работодателем.

    Как поступить с расчетом и трудовой книжкой

    Если сотрудник не смог присутствовать лично и отправил заявление на увольнение по почте, то не исключено, что и прийти за трудовой он тоже не сможет. В таком случае необходимо отправить на его адрес уведомление, в котором следует указать:

    • сведения о расторжении трудового договора: причина и реквизиты;
    • предложение направить трудовую книжку по почте;
    • просьба написать письменное согласие на отправку и почтовый адрес;
    • сведения о режиме работы кадровой службы, если уволенный сотрудник все же захочет забрать трудовую книжку лично.

    Также в последний день работы компания должна произвести с работником расчет, выплатив ему:

    • заработную плату за отработанные дни;
    • компенсацию за неиспользованный отпуск;
    • премии, выходное пособие и иные выплаты, предусмотренные коллективным или трудовым договором, либо иными внутренними актами компании.

    Если вы выдавали заработную плату наличными деньгами, то в указанном выше уведомлении добавьте пункт о том, что работнику необходимо приехать в рабочее время и получить деньги в кассе.


    Скачать образец заявления на увольнение

    Скачать образец уведомления о получении трудовой книжки и расчета

    Правовые документы

    Какой срок выдачи трудовой книжки при увольнении согласно законодательству

    Трудовая книжка является документом, в котором фиксируется история трудовых отношений сотрудника и работодателя. Запись о трудоустройстве в книжке должна быть сделана в обязательном порядке, если данное рабочее место для физического лица является основным. Также в нее заносят информацию о поощрениях и выговорах. Согласно ТК РФ, выдача книжки при увольнении должна быть произведена в четко ограниченные сроки.

    О том, как написать причину увольнения в резюме читайте в этой статье.

    Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении

    Исходя из ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан вернуть увольняющемуся сотруднику трудовую книжку в последний день его работы в данной организации. Исключением является ситуация, когда фактически сотрудник не работал, а за ним сохранялась только средняя зарплата. К моменту возврата в ней уже должна быть внесена информация о причине увольнения.

    В записи должна быть ссылка на приказ об увольнении, а также на статью Трудового Кодекса или иного федерального закона. Указание недостоверных сведений грозит работодателю административным наказанием. Работнику целесообразно сразу проверить правильность информации, внесенной в трудовую книжку.

    Трудовая книжка выдается под роспись в специальном журнале. Если подпись отсутствует, то выдачу работодатель доказать не сможет, а работник имеет право потребовать выплату компенсации.

    Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении в случае отсутствия работника

    Трудовым законодательством предусмотрены и иные способы получения книжки, если в силу объективных причин работник не имеет возможности получить ее лично в свой последний рабочий день.

    Некоторые факты

    Трудовой Кодекс указывает на то, что работник должен после получения расчета в бухгалтерии расписаться в журнале учета трудовых книг. Это действие является подтверждением получения трудовой книжки. При постановке подписи можно считать весь процесс увольнения и выдачи изучаемого документа оконченным. Трудовые отношения между сторонами считаются завершенными.

    Согласно разделу 4 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003г., если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения и не явился для получения трудовой книжки, то работодатель обязан направить ему письменное уведомление заказным письмом. В нем будет приглашение получить трудовую или дать соглашение на пересылку ее почтой. Без согласия отправка книжки по почте запрещена. Работодатель не несет ответственность за задержку передачи документа со дня отправки уведомления.

    Трудовая книжка может быть передана доверенному лицу собственника. Для этого доверитель должен оформить доверенность в письменной форме. В ней обязательно прописывается следующая информация:

    • ФИО, паспортные данные и место регистрации доверенного лица и доверителя;
    • серия и номер трудовой книжки;
    • право, которое дает доверенность, а именно получение трудовой у работодателя;
    • срок действия документа;
    • образец подписи доверенного лица;
    • подпись доверителя.

    Запрещено оформлять в трудовой какие-либо записи о факте передачи. Если работодатель хочет документально зафиксировать этот факт, то оформляется акт приема-передачи. Трудовые книжки, неполученные работниками после увольнения, работодатель хранит у себя. При этом он должен соблюдать правила, установленные законодательством в сфере архивного дела. Так, согласно Приказа Минкультуры ПФ от 25.08.2010г. N 558, работодатель обязан хранить документы 75 лет.

    Подробно о том, как уволиться без отработки рассказано здесь.

    Ответственность работодателя за несвоевременный возврат трудовой книжки при увольнении

    Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель несет ответственность за задержку возврата выдачи трудовой при расторжении трудового договора. Так, если книжка не была выдана в срок или в нее была внесена некорректная информация, работник имеет право получить компенсацию в размере утраченного заработка за период, когда он не имел возможности трудоустроиться.

    Работнику при нарушении его прав необходимо обратиться в территориальное подразделение инспекции по труду. Если проверка инспектора подтвердит нарушения работодателя, ему будут выданы предписания, а также наложен штраф.

    Выдача трудовой книжки при увольнении проводится при личном присутствии работника. По почте отправлять этот документ нельзя. Однако существуют и исключения из правил. Можно отправить трудовую книжку почтой по месту жительства сотрудника, если работник сам напишет заявление на имя нанимателя с просьбой отправки документа почтой.

    В таком случае задержкой будет считаться время со дня увольнения по дату, в которую происходила отправка «трудовой». Для подтверждения получения документа работникам нужно отправить посылку заказным письмом с уведомлением.

    Также вернуть трудовую книжку уволившийся работник может в судебном порядке. Кроме компенсации утраченного заработка, он имеет право и на моральный ущерб.

    Законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель не несет ответственность за непередачу трудовой книжки, а именно:

    • конечная дата действия трудового соглашения с женщиной был продлен до окончания беременности или отпуска в связи с беременностью и родами;
    • причиной увольнения стал прогул, а именно отсутствие работника не менее 4 часов подряд без уважительной причины;
    • работнику было вынесено наказание в виде тюремного заключения.

    Специалист рассказывает о выдаче трудовой книжки при увольнении

    Отказ сотрудника от получения трудовой книжки

    При расторжении трудового соглашения по инициативе работодателя возможен отказ от получения трудовой книжки. В такой ситуации этот факт должен быть оформлен письменно в виде акта. Обязательным является присутствие и подпись на документе третьих лиц, в частности представителей профсоюзных организаций.

    Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях

    Письмо об увольнении сотрудников

    Специальное предложение

    Помощь предприятиям, пострадавшим от COVID-19.

    Правительства всего мира работают над пакетами экстренной помощи, чтобы помочь компаниям продолжать работать и пережить эти времена. Вот некоторые ресурсы, которые вы захотите просмотреть.

    В США:

    В Канаде:

    В Австралии:

    См. Наше полное руководство по австралийским ресурсам.

    В Великобритании:

    Образец письма об увольнении сотрудника:

    [Дата составления письма]

    [Имя сотрудника],

    Это письмо информирует вас о том, что ваша работа в [название компании] закончится с [ дата прекращения действия].

    Вы были уволены по следующей причине:

    [Перечислите фактические причины прекращения].

    Это решение необратимо.

    Вы получите: [Укажите компенсацию, которую они получат, включая оплату за неиспользованный отпуск, выходное пособие, задолженность по заработной плате и т. Д.].

    Ваши медицинские льготы будут [объяснение того, что произойдет с их льготами].

    Вас просят вернуть [перечислить все имущество компании, которое будет возвращено].

    Также имейте в виду, что вы подписали [перечислите все соглашения, подписанные сотрудником, такие как политика конфиденциальности или соглашение об отсутствии запросов].

    Если у вас есть вопросы о подписанных вами правилах, вашей компенсации, льготах или возвращаемом имуществе компании, пожалуйста, свяжитесь с [контактное имя, обычно кто-то из отдела кадров, с контактной информацией].

    С уважением,

    [ФИО лица, занимающегося прекращением]

    Письмо об увольнении сотрудника Загрузить

    Загрузите это бесплатное письмо о прекращении службы в формате Microsoft Word.

    Загрузить письмо

    Образцы писем о расторжении:

    Следующие ниже образцы писем о расторжении являются только примерами.Поговорите со своим юрисконсультом перед отправкой образца письма о расторжении контракта, чтобы они могли изменить его в соответствии с вашей ситуацией. Особенно, если вы планируете использовать образец письма о расторжении договора по какой-либо причине.

    1. Базовое увольнение сотруднику — без причины.

    29 октября 2017 г.

    Г-н Петерс,

    Настоящее письмо о прекращении трудовых отношений информирует вас о том, что ваша работа в Интернет-компании прекращается с 29 октября 2017 г. Это решение не может быть изменено.

    Вы получите последнюю зарплату за этот месяц и оплату за оставшийся отпуск сегодня.После того, как вы подпишете и вернете приложенный документ о разрешении претензий, вы получите выходное пособие в размере 25 000 долларов США.

    Ваши медицинские льготы будут действовать еще 90 дней.

    Просим вас вернуть корпоративный ноутбук, считывающую карту и мобильный телефон до конца рабочего дня.

    Также имейте в виду, что вы подписали соглашение о конфиденциальности. Просмотрите прилагаемую копию.

    Если у вас есть вопросы о компенсации, льготах, собственности компании или политике, которую вы подписали, пожалуйста, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555-0600.

    Yours,

    Barry White

    2. Образец письма о расторжении без объяснения причин (сокращение штата).

    1 октября 2020 г.

    Г-н Петерс,

    Настоящее письмо о прекращении трудовых отношений предназначено для информирования вас о том, что ваша работа в Pied Piper, Inc. прекращается с 29 октября 2020 г. Это решение является окончательным и не будет быть модифицированным.

    Вы были уволены по следующим причинам:

    Недавние экономические условия вызвали значительный спад продаж, что привело к сокращению штата сотрудников в Pied Piper на 20 процентов.К сожалению, ваша позиция является частью этого сокращения и была устранена.

    Вы получите последнюю зарплату после последнего дня работы, а также оплату за оставшийся отпуск. Вы также получите выходное пособие в размере 15 000 долларов США при условии подписания и возврата приложенного документа о разрешении претензий.

    Ваши медицинские льготы будут действовать в течение 180 дней после вступления в силу вашего расторжения.

    Вас просят вернуть служебный автомобиль, ключ-карту и телефон в последний день вашего трудоустройства.

    Также имейте в виду, что вы подписали ряд соглашений, которые запрещают вам разглашать конфиденциальную информацию. Просмотрите приложенные копии.

    Если у вас есть вопросы по этому письму, свяжитесь с Джоном Смитом по телефону 555-0600.

    С уважением,

    Джек Баркер

    3. Образец письма о расторжении договора по делу (присутствие).

    29 октября 2018 г.

    Г-н Петерс,

    Настоящее разделительное письмо информирует вас о том, что вы работаете в Acme Internet Inc.закончится 29 октября 2018 года. Это решение необратимо.

    Мы решили уволить вас по следующим причинам:

    29 сентября 2018 года вы отсутствовали на работе без отпуска. Тогда вы получили официальное письменное предупреждение о том, что ваше отсутствие нарушает политику компании.

    18 октября 2018 г. Вы снова отсутствовали на работе без отпуска. Тогда вам сделали второе предупреждение и сообщили, что третий случай в течение года приведет к вашему увольнению.

    28 октября 2018 г. вы в третий раз отсутствовали на работе без отпуска, что привело к вашему увольнению.

    К этому письму о увольнении прилагается ваша последняя зарплата.

    Ваши медицинские льготы будут действовать в течение 60 дней.

    Просим вас вернуть любое имущество компании, такое как ноутбуки, ключи и книги, до конца рабочего дня.

    Также имейте в виду, что вы подписали соглашение о запрете на вымогательство. Просмотрите прилагаемую копию.

    Если у вас есть вопросы о компенсации, льготах, собственности компании или политике, которую вы подписали, пожалуйста, свяжитесь с Джейн Доу по телефону 555-0600.

    Yours,

    Francis Bacon

    4. Образец письма об увольнении из-за плохой работы.

    29 октября 2019 г.

    Г-н Петерс,

    Настоящее письмо информирует вас о том, что ваша работа в Internet Industries Corp. закончится 29 октября 2019 г. Это решение не может быть отменено.

    Ваша работа была уволена по следующим причинам:

    1 июля 2019 года вы прошли инструктаж по производительности и были проинформированы о том, что ваша производительность должна улучшиться, если ваша работа в Internet Industries Corp.должны были продолжить. 25 августа 2019 г. вы получили второе предупреждение и были проинформированы о том, что неспособность повысить производительность в течение 60 дней приведет к вашему удалению.

    Вы не достигли согласованных показателей производительности. В результате ваша работа была уволена.

    Вы получите последний чек за этот месяц по почте через 7 дней. После того, как мы получим подписанную копию приложенного документа об освобождении от претензий, вы получите выходное пособие в размере 5000 долларов США.

    Ваши медицинские льготы будут действовать в течение 35 дней.

    Просим вас вернуть все имущество компании, включая машину, мобильный телефон и удостоверение личности до конца рабочего дня.

    Если у вас есть вопросы о компенсации, льготах, собственности компании или политике, которую вы подписали, свяжитесь с Джейн Доу по телефону 555-1212.

    Yours,

    Джастин Вернон

    Как написать памятку об уволенном сотруднике | Малый бизнес

    Кристен Мэй Обновлено 29 января 2019 г.

    Работодатели, которые боятся процесса увольнения, могут вздохнуть с облегчением после увольнения уволенного сотрудника; но работа еще не сделана.После того, как уволенный сотрудник покинет помещение, напишите небольшую памятку людям, которым необходимо знать об уходе. Сюда могут входить сотрудники службы безопасности, менеджеры, те, кто работает в отделе уволенного сотрудника, и люди, которые регулярно взаимодействовали с уволенным сотрудником.

    Совет

    Объявление об увольнении сотрудника требует такта. Ваше объявление должно быть четким и по существу, а также защищать конфиденциальность и достоинство бывшего сотрудника. Ваше объявление также может побудить сотрудников рассмотреть вопрос о подаче заявки на открывшуюся вакансию.

    Ясно заявите о прекращении действия

    Напишите предложение, в котором просто и четко указано, что указанный сотрудник был уволен. Другими словами, пути компании и бывшего сотрудника расходятся. Вам не нужно указывать какие-либо причины для увольнения, и, по сути, следует избегать объяснения причин, которые могут быть предъявлены против вас или вызвать недоброжелательность.

    Добавьте предложение или фразу, указывающую, когда прекращение действия вступает в силу. Это позволяет сотрудникам знать, что они не должны видеть человека в помещении после даты вступления в силу.

    Пожелайте сотруднику удачи

    Напишите предложение, в котором выражаются ваши наилучшие пожелания этому уволенному сотруднику в будущем. Это помогает поддерживать позитивный тон в памятке и признает тот факт, что сотрудник внес вклад в ваш бизнес и, вероятно, имел друзей в компании, которым небезразлично его будущее.

    Мы ценим работу, которую Джон проделал для нашей компании, и желаем ему всего наилучшего в его будущих начинаниях.

    Объясните предстоящую рабочую нагрузку

    Один из основных вопросов, который возникнет у ваших оставшихся сотрудников, — придется ли им выполнять дополнительную работу из-за отсутствия уволенного сотрудника.В служебной записке укажите, кто будет выполнять работу уволенного сотрудника в будущем.

    С завтрашнего дня у нас будет временный сотрудник на этой должности. А пока все срочные задачи или вопросы направляйте Мэри Смит.

    Приглашение на работу для нынешних сотрудников

    В последней части памятки у вас есть возможность пригласить своих сотрудников, чтобы помочь вам заполнить открытую вакансию. Напишите два или три предложения, описывающих, какими квалификациями должен обладать идеальный кандидат, каковы ваши сроки для заполнения должности и кто является ответственным лицом для сбора резюме.Обязательно укажите, хотите ли вы потенциально продвигаться внутри компании, прежде чем начинать внешний поиск. Это положительно завершает записку и помогает получателям смотреть в будущее, а не зацикливаться на сотруднике, которого вы были уволены.

    Мы начинаем поиски кого-нибудь, кто заменит Джона в его роли менеджера по связям с общественностью. Эта должность требует степени бакалавра в области коммуникаций, маркетинга или смежной области, а также не менее пяти лет опыта работы в сфере связей с общественностью или маркетинга.Если вас интересует эта должность, поговорите со своим руководителем, который свяжется с HR от вашего имени.

    Увольнение сотрудника по электронной почте

    При увольнении сотрудника по электронной почте вам нужно обратить внимание на то, как вы пишете электронную почту. Одним из основных преимуществ увольнения с работы по электронной почте является то, что вы можете не торопиться, чтобы убедиться, что ваше сообщение звучит правильно. У вас есть шанс поработать над тактически написанным, хорошо рассмотренным и правильно отредактированным электронным письмом.

    Еще одно преимущество заключается в том, что при использовании электронной почты действие официально документируется для использования в будущем.

    Общение по электронной почте также помогает избежать возможной конфронтации с получателем, которая может произойти, если вы поговорите с сотрудником лично по поводу увольнения. Это верно, особенно если вам сложно справляться с неприятными ситуациями, такими как увольнение сотрудника.

    Зачем увольнять сотрудника?

    Увольнение сотрудника, возможно, одна из самых сложных вещей, которые работодатель может сделать в тот или иной момент. Дело в том, что любой, кто нанимает, должен быть готов к тому дню, когда ему придется уволиться.Когда дело касается управления организацией, важно знать, что этот процесс является частью разработки. Некоторые сотрудники, если останутся, разорят компанию. Босс, однако, должен овладеть искусством увольнения так же, как он должен уметь нанимать находчивых людей, которые будут способствовать росту компании.

    Перед тем, как выстрелить

    Решение об увольнении сотрудника должно приниматься медленно, за исключением исключительных случаев. В редких случаях открытого неповиновения или бунта следует уволить такого нелояльного сотрудника.Кроме того, важно, чтобы прекращение было обоснованным. Оставьте место сомнениям в принятии решения о стрельбе. Это жизненно важно, чтобы вы не совершили ошибку, уволив актив, который представляет большую ценность для вашей компании. Тщательно расследуйте каждое дело или обвинение. Убедитесь, что сотрудник действительно является серьезным обязательством, которое отказалось измениться, несмотря на неоднократные предупреждения и запросы. Когда все ваши факты будут выяснены, и вы решите прекратить встречу с сотрудником, у вас не будет проблем с изложением своих аргументов.Это предотвратит возможное судебное разбирательство или нанесение ущерба имиджу компании.

    Важные моменты при стрельбе

    Вы помогаете сотруднику

    Вы будете помогать сотруднику размышлять, корректировать и вносить поправки, когда вы его отпустите. У некоторых людей может быть шанс стать лучше, когда они испытают увольнение. Этот опыт может помочь им «проснуться» и работать над собой, чтобы стать лучше.

    Вы спасаете компанию

    Один человек, потерявший работу, не сравнивается с трагедией, когда компания терпит крах или переживает тяжелые времена.Помните, что если компания рухнет, каждый сотрудник и работодатель также потеряют работу. Поэтому незачем тешить себя эмоциями, отпустить сотрудника и спасти компанию.

    Определение проступков

    Вам необходимо определить те действия, которые приведут к увольнению сотрудника. Эти неправомерные действия и то, как они рассматриваются, может варьироваться от одной компании к другой. Однако любое действие, не соответствующее основным ценностям организации, должно подвергаться неодобрению.

    Будьте объективны

    Возможно, вам придется сделать шаг назад, чтобы подумать, действительно ли вы принимаете правильное решение.Это должно быть сделано не на основании сантиментов, а на основе логических рассуждений, основанных на установленных параметрах и политике компании. Действительно ли сотрудник перешел черту?

    Последняя надежда

    Увольнение сотрудника должно быть крайней мерой. В случаях, когда предупреждения уже выдавались ранее, вам необходимо убедиться, что они хорошо задокументированы с помощью запросов или других форм, на которые можно ссылаться в случае судебного процесса после прекращения действия.

    Сделай это терпимым

    Совершенно очевидно, что увольнение сотрудника будет нелегким делом для босса и человека, принимающего его.Это оставлено на усмотрение начальника, чтобы сделать процесс максимально терпимым для работника. Это отразится на способе выполнения всего процесса. Поэтому ваша электронная почта должна быть максимально вежливой и простой. Один из лучших способов упростить процесс — дать некоторые подсказки заранее, чтобы сотрудник мог подготовиться к работе или уйти в отставку, но если это невозможно.

    Это не личное

    Несмотря на проступки и другие причины увольнения работника, не нападать на его личность.Есть способы дать понять, почему человеку нужно уйти, чем напасть на его личность. На самом деле, всегда лучше, когда менеджер заставляет сотрудника постоянно узнавать о некоторых из этих проступков и о том, как они влияют на компанию, прежде чем она дойдет до увольнения. Не ломайте дух рабочего, нападая на него в области слабых мест. Да, его увольняют за проступки, но иногда этого достаточно, чтобы взрослые выяснили в их личностных качествах определенные вещи, над которыми нужно работать.

    Будьте решительны

    Сделайте это проще, проявив решительность и не давая надежды на пересмотр. Строгое отношение к принятому вами решению позволяет легко переносить информацию без особых ожиданий, которые могут вызвать у сотрудника безысходную надежду.

    Советы по написанию электронной почты

    • Напишите «Ваша встреча прекращена», а не «Ваша встреча прекращена».
    • Будьте вежливы, кратки и профессиональны.
    • Скажите что-нибудь положительное о сотруднике; ему не обязательно чувствовать себя худшим человеком на земле.
    • Важно напомнить сотруднику о предыдущих запросах или предупреждениях. Это сделает его менее удивленным, а также увидит причину, по которой его уволили.
    • Ясность имеет решающее значение, используйте простые слова и термины, чтобы передать примечание окончательности, которое не будет отменено.
    • В начале вашего электронного письма убедитесь, что сотрудник знает, что письмо касается прекращения его приема на прием. Идеально, чтобы получатель таких новостей ожидал их в начале общения, вместо того, чтобы получать их с шоком в конце.
    • Выразите признательность и наилучшие пожелания.

    Образец электронного письма: увольнение сотрудника по электронной почте

    Привет Фрэнк,

    Надеюсь, ваш день прошел хорошо?

    Руководство решило прервать вашу встречу с фирмой. Мы потеряли трех основных клиентов и в настоящее время находимся на грани потери четвертого всего за год с тех пор, как вас наняли руководителем отдела маркетинга.

    Мы признаем вашу сильную личность и лидерские качества. Мы также знаем о личных проблемах, с которыми вам пришлось столкнуться.Однако финансовая стабильность всей фирмы находится под угрозой из-за этих клиентов, которых мы потеряли.

    Мы умоляли и даже неоднократно предупреждали вас, чтобы вы воздерживались от личных отношений с женщинами-клиентами компании или женщинами-сотрудниками наших корпоративных клиентов. Однако вы упорно продолжали это делать. Это привело к нескольким недоразумениям между нами и некоторыми клиентами, которые считают, что фирма поощряет эти отношения, на что большинство из них не одобряет.

    Мы искренне ценим все усилия, которые вы вложили в компанию, и желаем вам всего наилучшего во всех ваших будущих начинаниях.

    С уважением,

    Антонио Форд

    Помощник управляющего директора


    Под редакцией Келечи Дуру

    Полное руководство (шаблоны и примеры)

    Письмо об увольнении — это сообщение сотруднику об окончании срока занятости. Это сложная и особенно чувствительная тема. Ведь сообщить человеку о расторжении трудового письма непросто. Тем не менее, все необходимое должно быть сделано, когда наступит время, и письмо о расторжении договора со всеми необходимыми деталями служит цели юридически и этически.Оно также известно как «розовая квитанция», «письмо о прекращении трудовой деятельности», «письмо о прекращении работы» или «письмо об увольнении».

    Соответствующее письмо об увольнении должно включать следующие шаги, которые должен предпринять уволенный сотрудник, а также причитающиеся ему компенсация и льготы.

    Итак, как написать увольнительное письмо? Узнайте об этом и многом другом в этом полном руководстве.

    Но прежде чем мы начнем, давайте быстро разберемся с различными типами увольнения сотрудников, поскольку они влияют на то, как вы пишете письмо о завершении работы.

    Какие бывают типы увольнения сотрудников?

    Существует три типа увольнения сотрудников: добровольное, недобровольное и добровольное. Знание разницы между этими тремя может помочь вам настроить правильную форму увольнения, создать шаблон увольнения и применить его, когда придет время.

    1. Добровольное увольнение сотрудника

    Добровольное увольнение сотрудника происходит, когда указанный сотрудник разрывает рабочие отношения.В этом сценарии сотрудник может подать формальный подход с заявлением об увольнении и отбыть срок уведомления, предусмотренный в их трудовом договоре. Иногда они могут уволиться устно, без предупреждения. Конкретные особенности зависят от оговорки о увольнении сотрудников, которую вы включили в предложение о работе, или от контракта, который вы подписали с ними.

    2. Вынужденное увольнение служащий

    В отличие от добровольного увольнения, здесь предприятие решает разорвать трудовые отношения.Но есть 2 типа принудительного увольнения сотрудников — по причине и без причины.

    • С причиной: Это когда сотрудник уволен по определенной причине, такой как нарушение политики компании, невыполнение своей роли, наличие в послужном списке опозданий на работу, несанкционированные прогулы или просто нарушение работы рабочая среда и культура. Но, как правило, в этом случае сотрудника сначала предупреждают о его поведении, прежде чем ему вручат письмо об увольнении.
    • Без причины: Обычно сюда входят увольнения, прекращение отношений с сотрудниками при сокращении штата или, возможно, сотрудник не очень хорошо вписывается в корпоративную культуру или не работает. В этом случае сотрудники исключаются из фонда заработной платы либо из-за рыночных условий, либо из-за изменения бизнес-статуса и императивов.

    Обычно работник имеет право на страхование по безработице в случае увольнения без причины, но этого может не быть, если он уволился по уважительной причине.

    3. Увольнение сотрудника по желанию

    Это один из наиболее распространенных типов увольнения сотрудников. Это относится к сценарию, когда сотрудник и компания, с которой он связан, могут уволиться в любое время с уведомлением или без него и без конкретной причины или предупреждения. Таким образом, сотрудник может уволиться без отбытия срока уведомления или заполнения формы увольнения сотрудника. При этом работодатель может уволиться без объяснения причин и без требования выплаты компенсации.Работа по желанию — самый распространенный вид занятости в США.

    Письмо об увольнении: правильный язык для его написания

    Хотя никогда не бывает хорошего способа уволить сотрудника, соблюдение передовых практик и правил помогает сохранить отношения. Например, устное увольнение сотрудника никогда не является хорошей практикой, за исключением некоторых исключительных обстоятельств или нарушения этики. При этом даже это должно сопровождаться письменным уведомлением в форме письма о прекращении действия контракта.

    Написать письмо о увольнении может быть непросто. Тем не менее, вы должны иметь в виду несколько вещей, особенно в отношении языка. Помните, что все, что вы указываете в письме о расторжении, имеет обязательную юридическую силу и может быть использовано в качестве доказательства в случае любых последующих судебных разбирательств.

    Следовательно, самое важное, что нужно помнить при написании письма об окончании работы, — это то, что вы должны изложить факты как можно более прямо. Кроме того, обстоятельства прекращения действия должны быть четко указаны и подтверждены доказательствами.Если расторжению договора предшествовали этические нарушения, необходимо упомянуть нарушенную политику организации.

    Возьмем, к примеру, следующий пример.

    Организация провела расследование в отношении событий, произошедших 20 июня 2020 года. Было установлено, что ваши действия в виде уничижительных замечаний в отношении другого сотрудника противоречили антидискриминационной политике компании. Несмотря на предупреждения и дальнейшее обучение, вы все равно повторили то же самое 1 июля 2020 года.Таким образом, мы должны прекратить вашу работу у нас.

    Эта часть образца письма об увольнении сотруднику основана на фактах и ​​конкретна. Именно так и должно быть оформлено все письмо.

    4 вещи, которые нужно сделать перед написанием письма об увольнении сотрудника

    Написать сотруднику письмо об увольнении — это быстрый подвиг, если вы достаточно осторожны. Однако есть несколько вещей, о которых следует помнить, прежде чем приступить к написанию. Давайте посмотрим на них.

    1.Получите юридическую консультацию

    Проконсультируйтесь со своим юридическим отделом и выясните, можете ли вы уволить сотрудника в указанный момент. Это необходимо, чтобы в дальнейшем избежать каких-либо юридических беспорядков. Часто в служебном письме могут быть указаны определенные условия, которые могут затруднить увольнение определенного сотрудника. Проконсультируйтесь со своим юристом и проясните все аспекты, связанные с трудоустройством указанного сотрудника и его окончанием.

    Важно знать больше о положениях, связанных с увольнением сотрудника.Например, вот что вам следует знать о недобровольном увольнении в США.

    2. Поговорите с менеджером сотрудника

    Нельзя выбрать человека из команды и просто уволить. Это повлияет на команду, что повлияет на организацию. Лучше всего сначала поговорить с менеджером и выяснить, что делать дальше. Менеджер может дополнительно спланировать, как выполнить незавершенные задания указанного сотрудника.

    3. Поговорите с сотрудником

    Да, это тоже важная часть. Ни один сотрудник не должен быть поставлен в положение, при котором он или она не ожидают предстоящего увольнения. Должно быть проведено устное личное обсуждение относительно трудоустройства. Иногда это обсуждение приводит к улучшению ситуации, тем самым сводя на нет необходимость прекращения приема. В противном случае увольнение может быть продолжено на полюбовных условиях.

    4. Подготовьте шаблон письма об увольнении

    В отличие от других писем, письмо об увольнении сотрудника или письмо об увольнении должно быть кратким, вежливым и содержательным.Здесь нет необходимости в какой-либо персональной настройке. Таким образом, лучше иметь при себе готовый шаблон письма об увольнении. Вы можете обратиться к образцам, которые мы создали для вас, позже в этом руководстве.

    Важно выполнить вышеупомянутое и не мешать работе, прежде чем вы приступите к собственно делу написания письма о увольнении. Кроме того, также необходимо знать, что должно быть частью увольнительного письма сотрудника, а что нет.

    6 вещей, которые должны быть включены в письмо об увольнении сотрудника
    1.Информация о сотруднике

    Она должна включать всю организационную информацию, относящуюся к указанному сотруднику, такую ​​как идентификатор сотрудника, должность, отдел и руководитель отчетности. Это особенно важно как запись для будущих целей.

    2. Соответствующие даты

    Записывайте все соответствующие даты. Это относится не только к дате увольнения сотрудника и сроку уведомления, но и к датам событий, которые привели к увольнению.

    3. Причина увольнения

    Важно иметь письменные записи обо всех событиях, которые привели к прекращению. Даже если это мельчайшие детали, их необходимо записать. Опять же, это послужит письменной записью о том, почему было прекращено действие.

    4. Восстановление собственности компании

    Это чрезвычайно важная вещь, о которой необходимо четко упомянуть в электронном письме о расторжении договора или письме о расторжении договора или в обоих случаях. Это тоже нужно проверить физически.

    5. Информация о вознаграждении

    Письмо об увольнении должно содержать информацию о полном и окончательном расчетах, причитающихся с работника. Он включает в себя его зарплату, оплачиваемые отпуска, выходное пособие, если таковое имеется, и тому подобное. В увольнительном письме также должна быть указана дата, когда сотрудник может ожидать, что платеж будет зачислен.

    6. Юридические соглашения

    В зависимости от политики организации, все юридические соглашения, такие как NDA (соглашения о неразглашении) или NCA (неконкурентная оговорка).

    3 вещи, которые не должны входить в состав письма об увольнении с работы
    1. Не используйте привычный или случайный язык

    Совершенно необходимо использовать правильный язык при написании выходного письма или завершения письма о приеме на работу. Не следует использовать обычный или знакомый язык для обозначения личной связи. Такие фразы, как «Теперь ты можешь проводить больше времени с семьей» или «Ты можешь смотреть на вещи с более яркой стороны», — прекрасные примеры, которых следует избегать.Вы должны понимать, что в прекращении нет ничего успокаивающего. Лучше всего, чтобы это было основано на фактах и ​​по делу.

    2. Не ссылайтесь на прошлые ошибки в письме об увольнении сотрудника.

    Указывайте только и только те ошибки и обстоятельства, которые привели к увольнению в письме об увольнении. Ни в коем случае не этично упоминать прошлые ошибки, которые не имеют ничего общего с увольнением. Кроме того, это может идти вразрез с организацией, если письмо будет представлено в качестве доказательства в суде, иначе дело о расторжении договора не превратится в судебную тяжбу.Будь точным.

    3. Не раскрывать какие-либо защищенные характеристики для увольнения

    Защищенные характеристики относятся к чрезвычайно личным чертам, таким как гендерная принадлежность. Это не должно рассматриваться как основание для увольнения или приема на работу кого-либо. Не должно быть причин раскрывать это без согласия в письме о расторжении.

    Письмо об увольнении сотрудника лучше всего, если оно по существу и соответствует имеющимся фактам. Не должно быть лишней информации.

    Как структурировать и написать письмо об увольнении с работы

    Теперь, когда мы уверены в том, какой язык будет использоваться в письме об увольнении или увольнении сотрудника, а также что включить и что исключить, давайте продолжим и выяснить, как на самом деле структурировать письмо.

    Ниже приведены типичные элементы письма о расторжении, которые должны быть включены любой ценой:

    1. Адрес отправителя

    Это означает включение названия и адреса организации четким шрифтом и в формате.Также укажите дату и место написания.

    2. Адрес получателя

    Имеется в виду сотрудник. Включите полное имя и контактные данные соответствующего сотрудника.

    3. Вступительный абзац

    Начальный адрес — единственная часть, которая может быть знакома, чтобы сломать лед. Остальная часть письма должна быть подкреплена только фактами. Например, вы можете использовать приветствие «Уважаемый X», обращаясь к сотруднику. После этого переходите к делу и заявляйте, что это письмо о прекращении службы или увольнение с работы.Укажите, когда прекращение действия вступит в силу, то есть немедленно или в определенную дату.

    4. Тело письма

    В идеале оно должно включать подробную информацию о компенсации, которая причитается работнику в виде незавершенной заработной платы и льгот, которые не были получены до настоящего времени.

    5. Заключительный параграф

    Сюда входят сведения о любой собственности компании, находящейся во владении сотрудника, и правила ее возврата.

    6.Окончание письма

    Вы можете закончить письмо сердечной запиской, попросив сотрудника связаться с вами в случае возникновения каких-либо вопросов или недоразумений.

    7. Имя и подпись

    Оставьте место для соответствующих подписей. Обычно это требует подписи HR, менеджера и сотрудника.

    Хорошее письмо о расторжении контракта, составленное с учетом вышеупомянутых компонентов, не должно создавать никаких осложнений в будущем, ни по закону, ни по иным причинам.

    5 О чем следует помнить при увольнении сотрудника или перед отправкой письма о прекращении приема на работу

    Увольнение сотрудника может быть травматичным для всех вовлеченных сторон. Таким образом, важно помнить о некоторых безопасных методах, чтобы облегчить задачу.

    1. Убедитесь, что вы начали с предупреждения сотрудника.

    Ни в коем случае не подавайте письмо о увольнении до предупреждения сотрудника. Оцените производительность сотрудника и выясните, есть ли возможности для улучшения.Постарайтесь определить причину поступка или его отсутствия. Общение важно. Прекращение действия должно быть крайней мерой, а не первой мыслью.

    2. Убедитесь, что у вас есть свидетель, подтверждающий причину увольнения.

    Всегда полезно иметь свидетеля во время разговора с заинтересованным сотрудником. Это просто предосторожность, а не вопрос недоверия, как многие могут ошибочно истолковать. Лучше всего было бы включить руководителя отдела.Это тоже поможет создать целостную картину. Это также может привести к альтернативному завершению, в котором намечен лучший план работы и есть возможности для улучшения.

    3. Сосредоточьтесь на том, чтобы хорошо донести до увольнения сотрудника

    Перед тем, как «поговорить» с сотрудником, твердо определитесь, идет ли у вас последний разговор или есть место для размышлений. Ни один сотрудник не верит в окончательность увольнения до тех пор, пока об этом не сообщат письменно. Таким образом, важно сначала убедиться.Если решение окончательное, передайте то же самое. Если это предупреждение, за которым может последовать прекращение действия, сообщите об этом.

    4. Обеспечьте достойный и уединенный выход

    Это меньшее, что можно сделать, и, к сожалению, на многих рабочих местах этого не происходит. Увольнение — сложный процесс, особенно для сотрудника. Удостоверьтесь, что вы даете человеку время, когда можно убрать за столом, вместо рабочего времени, когда это становится унизительным делом.

    5. Не разрывайте человеческие отношения, прощаясь

    Всегда заканчивайте работу на хорошей ноте.Вы прощаетесь с сотрудником, а не с человеком. Ни в коем случае встречи и последующее письмо об увольнении не должны быть свидетельством систематического унижения или ударом по самооценке сотрудника. По возможности помогите человеку в поиске работы и сделайте процесс увольнения максимально быстрым и легким. Используйте слова поддержки и подтолкните их к лучшему будущему. Закончите встречу и работу на лучшей ноте, если не на высокой.

    Увольнение сотрудника — отнюдь не простой процесс.Однако он может и должен быть гуманным.

    Примеры писем об увольнении, которые вы можете использовать

    А теперь пора узнать о шаблоне письма о прекращении трудовых отношений. Давайте взглянем на несколько примеров увольнительных писем.

    Образец письма об увольнении с указанием следующих шагов

    Уважаемый XYZ,

    Настоящим информируем вас о том, что ваше трудоустройство в компании ABC прекращено с [дата]. Как уже говорилось, это лучший способ действий с учетом рассматриваемого вопроса [указать причину].

    Вы имеете право на получение зарплаты до [дата]. Ваши выплаты будут должным образом рассчитаны и станут частью вашего полного и окончательного расчета, который будет зачислен на ваш зарегистрированный банковский счет не позднее [дата].

    Обратите внимание, что вы обязаны соблюдать соглашения о неразглашении и недопущении конкуренции, подписанные при поступлении на работу в компанию. То же самое имеет обязательную юридическую силу, и любое противоречие с ним приведет к юридическим последствиям.

    В случае возникновения каких-либо вопросов, свяжитесь со мной по [email id].

    Желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.

    [Имя и подпись]


    Образец письма о расторжении с требованиями закрытия

    Г-н XYZ,

    Обращаем ваше внимание на то, что ваша работа в компании ABC заканчивается с [Дата]. Это решение бесповоротно и окончательно.

    Вы получите последний чек как часть вашего полного и окончательного платежа. Это будет включать заработную плату за последний месяц обслуживания, а также неиспользованные льготы. Вы также имеете право на выходное пособие в размере [суммы], учитывая внезапность ситуации.

    Просим вас немедленно сдать все имущество компании. Это включает ноутбук компании и карту.

    Просмотрите соглашение о конфиденциальности, подписанное вами при приеме на работу, которое прилагается к электронному письму.Любое нарушение этого правила приведет к юридическим последствиям.

    Вы можете связаться со мной по адресу [контакт] по любым вопросам.

    Спасибо,

    [Имя и подпись]


    Письмо о увольнении — это тяжелое дело. Главное — действовать быстро и точно. Держите под рукой руководство, чтобы это сделать.

    Каким советам вы следуете при написании увольнительного письма? Дайте нам знать на @HarmonizeHQ.

    Что такое права на увольнение и увольнение сотрудников

    Когда дело доходит до прав на увольнение и увольнение сотрудников, вам необходимо правильно их понять, иначе вы можете столкнуться с жалобой, закончившейся дорогостоящим решением суда.

    Но дело не только в угрозе спора. Справедливое и заботливое рабочее место важно для удержания талантов и конкурентоспособности на рынке труда. Вот основные правила соблюдения прав сотрудников на увольнение и увольнение.

    Права сотрудника на увольнение

    Для справедливого увольнения сотрудника вы должны:

    • Привести вескую, обоснованную причину , которая соответствует вашему обращению с другими сотрудниками
    • Действуйте разумно , например, следуя дисциплинарная процедура, соответствующая Кодексу практики Acas
    • Относиться ко всем сотрудникам одинаково , независимо от того, являются ли они работниками неполный или полный рабочий день
    • Уведомить в соответствии с трудовым договором и требованиями законодательства

    Увольнение сотрудника часто окружают негативные эмоции — например, сожаление о том, что пришлось его уволить, или гнев по поводу поведения, которое привело к увольнению.Жизненно важно, чтобы вы отложили эмоциональные реакции и справедливо относились к сотруднику.

    Право сотрудника на письменное уведомление

    Уволенный сотрудник, проработавший с вами два года или более, имеет право потребовать от вас письменное заявление с подробным описанием причин вашего увольнения. Вы должны предоставить письменное заявление в течение 14 дней с момента запроса.

    Вы должны предоставить письменное заявление для всех сотрудников, уволенных во время отпуска по беременности и родам .

    Приемлемые причины для увольнения

    Допустимые причины для увольнения сотрудника включают:

    • Невозможность выполнять работу — вы должны соблюдать дисциплинарные процедуры и поддерживать сотрудника в улучшении его работы перед увольнением
    • Болезнь — если работник имеет длительное заболевание, из-за которого он не может выполнять работу
    • Краткое увольнение — сотрудник может быть немедленно уволен за грубый проступок, например, агрессивное поведение.Вы все равно должны провести надлежащее расследование, прежде чем делать увольнение.
    • Другая важная причина — например, сотрудник отправляется в тюрьму, сотрудник работает водителем, но теряет свои права, или ваша организация больше не занимается бизнесом

    Право требовать несправедливого или конструктивного увольнения

    Если если вы уволили сотрудника без уважительной причины, они могут подать иск против вашей организации.

    Увольнение может быть признано несправедливым судом по трудовым спорам, если вы не указали уважительную причину или если вы не выполнили формальную дисциплинарную процедуру или процедуру увольнения, соответствующую стандартам Acas.

    Если сотрудник чувствует себя вынужденным уволиться с работы, он также имеет право потребовать конструктивного увольнения. Действия работодателя, которые могут вынудить сотрудника уволиться путем конструктивного увольнения, включают:

    • Внезапные, необоснованные изменения в заработной плате, классе или условиях работы сотрудника
    • Притеснение и запугивание на работе

    Права на увольнение сотрудника

    Другая потенциально уважительная причина за увольнение сотрудника идет сокращение штатов. Вы можете сократить количество сотрудников , если у вас есть бизнес-потребность в сокращении штата .Вы можете справедливо сократить всех своих сотрудников, если ваш бизнес полностью закроется.

    В большинстве случаев резервирование справедливо, но сотрудники по-прежнему защищены важными правами на резервирование.

    Право на справедливый выбор для резервирования

    Как работодатель, вы должны справедливо отбирать сотрудников для резервирования. Сотрудники могут быть уволены в зависимости от их уровня квалификации и опыта . Их нельзя выбрать по возрасту, полу, инвалидности, этнической принадлежности и так далее.

    Распространенные методы отбора — это «последний пришел — первый ушел», запрос добровольцев и использование отчетов об аттестации и дисциплинарных взысканиях.

    Право на выплату пособия при увольнении

    Сотрудники, проработавшие с вами в течение двух и более лет, имеют право на получение установленной законом выплаты при увольнении в размере :

    • Заработная плата 0,5 недели за каждый год работы, пока работнику было меньше 22 лет
    • 1 недельная заработная плата за каждый год работы, пока работнику было 22-40 лет
    • Заработная плата за 1,5 недели за каждый год работы, пока работнику был 41 год и старше

    Выплата при увольнении ограничена 20-летним стажем, еженедельная оплата 538 фунтов и общий максимальный платеж в размере 16 140 фунтов стерлингов.

    Уведомление о праве на увольнение

    Вы, , должны предоставить сотрудникам оплачиваемый период уведомления о сокращении . Законодательные требования:

    • 1 неделя или более для сотрудников, которые работали с вами от 1 месяца до 2 лет
    • 1 неделя за каждый год работы, для сотрудников с вами от 2 до 12 лет
    • 12 недель для сотрудников с вами 12 лет и более

    Право на консультацию по увольнению

    Сотрудники также имеют право на консультацию о том, почему их сокращают, и на обсуждение возможных альтернатив резервированию.Если вы сокращаете 20 или более сотрудников, один сотрудник или представитель профсоюза должен коллективно представлять группу на консультации.

    Консультация должна начаться как минимум за 30 дней до увольнения, если вы сокращаете 20-99 сотрудников, и как минимум за 45 дней до увольнения для более чем 100 сотрудников.


    MDES — Часто задаваемые вопросы по безработице

    Вернуться к началу

    Преимущества

    Что такое страхование по безработице?

    Страхование по безработице (UI) — это программа, разработанная для облегчения экономического бремени безработицы, предоставляя временный источник дохода лицам, безработным не по своей вине.

    Кто платит налог по безработице?

    В Миссисипи работодатели платят весь налог по безработице.

    Как мне подать заявление на получение пособия?

    Как только вы станете безработным, вы можете подать заявление на получение пособия по безработице через Интернет или по телефону 601-493-9427. Примечание: MDES больше не будет принимать новые или повторно открытые заявки на пособие по безработице в понедельник и вторник. Однако люди, которые проходили действительную военную службу или получали заработную плату в другом штате или федеральном агентстве, могут продолжать подавать документы по телефону по понедельникам и вторникам.Вы можете подать претензию онлайн в любое время на этом веб-сайте.

    Вы должны быть готовы предоставить следующую информацию:
    1. Ваш номер социального страхования,
    2. Ваш полный почтовый адрес и номер телефона,
    3. Имена, адреса и номера телефонов всех ваших работодателей за последние восемнадцать ( 18) месяцев,
    4. Даты работы и причина ухода от каждого работодателя.
    5. Регистрационный номер иностранца или номер визы, если вы не являетесь гражданином США.

    Что, если бы я работал более чем в одном штате? Могу ли я подать иск против другого штата, если я живу в Миссисипи?

    Если вы работали более чем в одном штате, вы можете иметь право на получение комбинированного заявления о заработной плате.Заработная плата за базовый период из всех штатов, в которых вы работали, суммируется, и вы можете подать заявку на объединенное требование заработной платы в соответствии с законодательством одного штата, чтобы иметь право на получение пособия. Представитель по заявкам на пособие по безработице может объяснить варианты и процедуры подачи заявления о комбинированной заработной плате, если вы считаете, что можете соответствовать требованиям.

    Что такое год выплаты пособий?

    Год выплаты пособия составляет 52 недели подряд. Он начинается в воскресенье той недели, в которую подано ваше заявление на получение пособия.Если требования денежного права соблюдены, ваше заявление будет оставаться в силе в течение одного года. (Примечание: это не означает, что вы будете получать пособие в течение всего года).

    Как рассчитывается размер еженедельного пособия?

    Формула используется для расчета суммы пособия на основе заработной платы, выплаченной вам в течение базового периода. Кроме того, чтобы иметь право на участие, необходимо иметь:
    1. Работать и получать заработную плату не менее двух кварталов вашего базового периода
    2. Заработок не менее 780 долларов.00 в самом высоком квартале базового периода
    3. Заработал в сорок (40) раз больше суммы еженедельного пособия в базовом периоде

    Какая максимальная сумма еженедельного пособия?

    В штате Миссисипи максимальная сумма составляет 235 долларов США, а минимальная — 30 долларов США.

    Что такое базовый период?

    Базовый период определяется как первые четыре из пяти последних завершенных календарных кварталов, непосредственно предшествующих вашему первоначальному запросу на пособие. Размер пособия зависит от вашего заработка за этот период времени.

    Что делать, если я работал на работодателя в течение базового периода, а заработная плата не указана в моем заявлении?

    После того, как вы подадите заявление на получение пособия, вы получите определение денежного обращения. Денежное определение показывает заработную плату, указанную вашим работодателем (-ями) в течение каждого квартала вашего базового периода. Внимательно изучите уведомление. Убедитесь, что он включает всю заработную плату, выплаченную за указанные кварталы. Если вы считаете, что некоторая заработанная вами заработная плата не указана, вам следует обратиться в информационный центр MDES и подать запрос на повторное определение.

    Сколько времени потребуется, чтобы получить мою первую выплату пособия?

    Если вы соответствуете всем квалификационным требованиям и не по своей вине являетесь безработным, вы можете рассчитывать на получение первого чека после того, как подадите вторую еженедельную справку. Первая неделя — это период ожидания.

    Что такое период ожидания?

    Если будет установлено, что вы имеете право на получение пособия, первая соответствующая неделя, в течение которой вы подадите заявление, будет считаться неделей периода ожидания.Вам не будут платить за эту неделю.

    Если мое заявление подано на один год, почему я исчерпал свое пособие за шесть месяцев?

    Максимальный размер пособия, на которое вы имеете право, зависит от вашей заработной платы за базовый период. Максимальная сумма, подлежащая выплате по любому заявлению о выплате пособия по безработице, в 26 раз превышает размер еженедельного пособия.

    Могут ли алименты вычитаться из моего пособия?

    Да. Сумма, удерживаемая из вашего пособия каждую неделю, определяется Департаментом социальных служб.Если вы не согласны с суммой удерживаемых алиментов или у вас есть какие-либо вопросы относительно алиментов, вам следует обратиться в Департамент социальных служб.

    Что делать, если выплата моего еженедельного пособия задерживается?

    Претензии обрабатываются с понедельника по пятницу. В зависимости от того, когда вы подаете заявку, онлайн или через приложение 2File UI, вы должны получить платеж в течение 5 дней с даты подачи еженедельной сертификации.

    Может ли работодатель опротестовать выплату требования?

    Да.Работодатель имеет те же права на апелляцию, что и заявитель.

    Если я уйду с работы или буду уволен, буду ли я иметь право на пособие?

    Возможно. Если будет установлено, что вы не были уволены за проступки, связанные с вашей работой, или если вы сможете доказать, что у вас были веские причины для увольнения с работы, вы можете иметь право на пособие.

    Что означает «проступок»?

    Как правило, проступок — это действие, которое является умышленным или преднамеренным игнорированием интересов работодателя.

    Каковы требования?

    Чтобы иметь право на пособие по UI, необходимо:
    1. Быть безработным не по своей вине.
    2. Подавайте претензию еженедельно по мере необходимости — претензии, поданные с опозданием, могут быть отклонены.
    3. Уметь работать — Вы должны быть умственно и физически в состоянии работать в обычную рабочую неделю.
    4. Будьте готовы к работе. Вы должны быть готовы к работе. Вы должны быть готовы согласиться на работу на полную ставку. Вы должны иметь транспорт и позаботиться о присмотре за детьми.У вас не может быть препятствий или условий, которые мешают вам немедленно принять работу.
    5. Активно ищите работу — Чтобы соответствовать требованиям доступности, вы должны приложить «добросовестные» усилия, чтобы найти работу. Требуются активные усилия по поиску работы.

    Что такое проверка соответствия критериям?

    Периодически вы должны будете лично явиться на проверку соответствия критериям. Вы получите уведомление с указанием даты и времени для сообщения. На этот раз вас попросят указать как минимум три места, где вы искали работу.Если вы не предоставите отчет в установленный срок для проверки соответствия требованиям, это может повлиять на вашу претензию.

    Должен ли я зарегистрироваться для работы в WIN Job Center?

    Да. Отказ зарегистрироваться для работы в WIN Job Center в вашем районе может привести к задержке или отказу в получении ваших льгот.

    Если я зарегистрирован в профсоюзе или частном агентстве по трудоустройству, нужно ли мне регистрироваться в WIN Job Center?

    Да.

    Могу ли я получать пособие, если я соглашусь на случайную работу или работу с частичной занятостью?

    Да.Но помните, вы должны сообщать обо всех заработках, когда они заработаны, а не когда выплачиваются. В вашей еженедельной форме заявки спрашивается: «Вы работали на прошлой неделе?» Если вы работаете, просто укажите даты, название компании, в которой вы работали, количество отработанных часов и общую сумму, которую вы заработали за эту неделю.

    Должен ли я указывать свой доход брутто или чистый доход в еженедельной претензии?

    Сообщите свой общий заработок до вычетов за неделю, когда вы фактически выполняли работу, независимо от того, когда вам заплатили.Мы вычтем любой заработок, превышающий 40 долларов США, из суммы вашего еженедельного пособия.

    Что делать, если я откажусь от предложения о работе?

    Если вам предложат работу и будет установлено, что это подходящая работа, вам может быть отказано в льготах на срок до 12 недель.

    Что, если я вернусь к работе полный рабочий день?

    Сообщите в информационный центр MDES о дате вашего возвращения на работу или укажите дату при заполнении еженедельной формы заявления.

    Что мне делать, если мой адрес изменится?

    Как можно скорее сообщите об этом в информационный центр MDES.Если вы переезжаете из этого района или в другой штат, вы должны немедленно обратиться в центр обработки претензий, ближайший к вашему новому адресу. Посетите наш список сайтов по трудоустройству в других штатах, чтобы найти ближайший к вам офис.

    Должен ли я платить федеральный подоходный налог с получаемого мной пособия по безработице?

    Да. Вы можете выбрать удержание налога с каждой выплаты пособия или подождать и уплатить налог при подаче налоговой декларации.

    Что мне делать, если я уволен с работы на неполный рабочий день при подаче заявления на получение пособия в качестве работы на неполный рабочий день?

    Сообщите об этом в информационный центр MDES как можно скорее после разделения.

    Вернуться к началу

    Апелляции

    Каковы мои права, если я не согласен с решением о праве на участие?

    Независимо от того, являетесь ли вы работодателем или истцом, вы имеете право подать апелляцию и получить слушание.

    Когда мне следует подавать апелляцию?

    Если вы не согласны с решением, у вас есть 14 дней с даты отправки вашего решения по почте, чтобы подать апелляцию. Вы можете подать заявку, связавшись с информационным центром MDES или отправив письменный запрос по адресу:

    MDES
    Апелляционный отдел
    P.О. Box 1699
    Jackson MS, 39215-1699.

    Нужен ли мне адвокат, если я подам апелляцию?

    Следует ли мне продолжать подавать еженедельные претензии, если я подаю апелляцию?

    Да. Вы должны продолжать подавать еженедельные формы заявления, пока вы не работаете.

    Сколько времени нужно, чтобы назначить слушание?

    После того, как вы подадите апелляцию, вы получите письменное уведомление о времени и дате слушания. Слушания назначены как можно скорее.После слушания вы должны получить письменное решение от сотрудника по административным апелляциям, обычно в течение 14 дней. Сотрудник по административным апелляциям имеет право отменить, изменить или поддержать решение.

    Остановит ли процесс апелляции мои выплаты пособий, если я в настоящее время получаю пособия СП?

    Нет. Если вы имели право на получение пособия и получали пособие, ваши выплаты не будут прекращены до тех пор, пока сотрудник по административным апелляциям не отменит первоначальное решение.

    Что мне делать, если после слушания я не согласен с решением сотрудника по административным апелляциям?

    Если вы не согласны с решением сотрудника по административным апелляциям, вы можете подать апелляцию в Контрольную комиссию, написав по адресу, указанному в вашем письме, или связавшись с информационным центром MDES. Если вы по-прежнему не согласны с решением Контрольной комиссии, вы можете подать заявление в окружной суд округа, в котором вы проживаете. В случаях, когда истец не является резидентом штата Миссисипи, такой иск может быть подан в окружной суд округа, в котором находится работодатель, где возникла причина иска, или в округе занятости.Если вы не согласны с решением судьи окружного суда, вы можете подать заявление в Верховный суд штата Миссисипи.

    Где я могу получить дополнительную информацию по апелляциям?

    Вы можете позвонить в апелляционный отдел государственного офиса по телефону (601) 321-6294.

    Вернуться к началу

    Переплата

    Почему мне переплачивают?

    Переплата происходит, когда заявитель получает пособие, на которое он не имеет права.

    Каков штраф за непредоставление отчета о доходах?

    Будет установлена ​​переплата, и вам может быть наложена дисквалификация на срок до одного года.Мошенничество с безработицей преследуется по закону. Вы можете получить до 30 дней тюремного заключения и / или оштрафовать на 500 долларов за каждую неделю незаконно полученного пособия.

    Будут ли с меня взиматься проценты за переплаченное пособие по безработице?

    Да. На невыплаченный остаток будут начисляться проценты по ставке 1% в месяц.

    Куда мне отправлять платежи?

    Платежи можно отправлять по адресу:

    Департамент безопасности занятости штата Миссисипи
    Департамент контроля над выплатой пособий
    Почтовый ящик 22730
    Jackson MS 39225-2273

    Пожалуйста, впишите ТОЛЬКО последние четыре цифры вашего номера социального страхования на вашем платеже, чтобы обеспечить зачисление на правильный счет.

    Могу ли я установить ежемесячные платежи?

    Минимальный платеж в размере 150 долларов США каждые тридцать дней необходим, чтобы избежать судебных исков о взыскании долга, не связанного с мошенничеством.

    Могу ли я платить меньше требуемого ежемесячного платежа?

    Любая представленная сумма будет зачислена на непогашенный остаток. Однако, чтобы предотвратить возбуждение судебного иска, вы должны каждые тридцать дней вносить требуемый платеж в размере 150 долларов США в отношении долга, не связанного с мошенничеством.

    Можете ли вы вычесть сумму переплаты из моего пособия?

    Если вы имеете право на пособие по безработице и подаете заявление еженедельно, сумма вашего пособия будет автоматически использована для покрытия вашей переплаты.

    Можете ли вы взять половину моего пособия и отправить мне вторую половину?

    Нет. Вся сумма вашего пособия будет использована для погашения вашей переплаты, пока она не будет погашена.

    Я не работал на работодателя, указанного в моем аудиторском письме или уведомлении о решении, в течение указанных недель. Как я могу исправить эту ошибку?

    Вы должны связаться с данным работодателем и попросить его написать письмо (на фирменном бланке своей компании) в отдел контроля над выплатой пособий.Это письмо должно включать ваше имя, номер социального страхования и заявление о неверной информации о заработной плате.

    Я не получал пособие за недели, указанные в Письме о проверке или Уведомлении об определении. Что мне нужно сделать?

    Если в вашем аудиторском письме указана неделя, наши записи указывают на то, что вам был отправлен платеж за эту неделю. Если вы не получили этот платеж, вам нужно будет связаться с информационным центром MDES.

    Почему я не получил отмену бронирования, если оплатил полную сумму персональным чеком?

    Банковское оформление личных чеков занимает до 30 дней.

    Если в моем кредитном отчете есть залог / ордер на взыскание, как я могу удалить его после того, как я выплатил полную сумму своей переплаты?

    Мы отправим вам копию аннулирования залога, которая будет отправлена ​​районному секретарю. Вам необходимо предоставить это кредитному бюро в качестве доказательства того, что вы полностью выплатили переплату. Мы не общаемся с кредитным бюро.

    Почему мне не сообщили, что моя зарплата может быть увеличена?

    В своем Уведомлении об определении вы были проинформированы о юридических мерах, которые могут быть предприняты, если вы не сможете произвести платежи должным образом.Вы также были проинформированы о Первом и Окончательном уведомлении.

    Что такое ордер на инкассо?

    Ордер на взыскание — это залог, который заносится в судебную книгу в офисе районного секретаря для взыскания переплаты. (См. Раздел 71-5-367 Закона и постановлений MESC).

    Как написать электронное письмо с напоминанием — с образцами

    Будь то пропущенный платеж, срочная встреча или запрос на отпуск, иногда вам нужно отправить электронное письмо с напоминанием.

    Электронные письма с напоминанием должны быть вежливыми, профессиональными и убедительными — донести вашу точку зрения, оставаясь при этом правильной стороной грубости.К концу письма получатель должен точно знать, что ему нужно делать и когда.

    Дружественные напоминания, как известно, сложно прибить, но это не обязательно. Прочитав это руководство и следуя нашим принципам написания электронного письма с напоминанием, вы сможете отправить легкое напоминание за считанные минуты.

    Что такое напоминание по электронной почте?

    Существует множество причин, по которым вам может потребоваться отправить напоминание по электронной почте. Некоторые из них включают подтверждение присутствия на предстоящей встрече или собеседовании, выделение неоплаченного счета или опоздание на работу.

    Напоминания по электронной почте обычно делятся на два типа:

    1. Электронное письмо, отправленное до того, как что-то произошло — например, дружеское напоминание о предстоящей встрече.
    2. Напоминание по электронной почте после того, как что-то не произошло — например, напоминание о том, что счет не был оплачен в установленный срок.

    Письмо с напоминанием имеет единственную цель: заставить кого-то действовать.

    Будь то ответное письмо по электронной почте, перезвон, отправка работы или оплата счета.В конце электронного письма они должны знать, что вы хотите, чтобы они сделали, как вы хотите, чтобы они это сделали и когда.

    Это так просто, так почему же многим из нас так сложно писать вежливые электронные письма с напоминаниями? Это среда, которая делает сообщение проблемой.

    В отличие от телефонных звонков, электронная почта пассивна. Удаление человеческого фактора может вызвать проблемы с пониманием и привести к избеганию и бездействию. Людям легче игнорировать электронную почту, чем телефонный звонок.

    Итак, что вы можете сделать? Независимо от того, ведете ли вы переписку в деловой или личной сфере, написание профессионального электронного письма — важный навык, которым вы должны овладеть.

    При написании электронного письма с напоминанием необходимо найти правильный баланс между профессионализмом, вежливостью и убедительностью. Дружественные электронные письма-напоминания должны соответствовать формальным правилам электронного этикета, но не допускать путаницы.

    ‍Академики, изучающие электронную почту, пришли к выводу, что использование «соответствующего тона и отношения в электронной почте может помочь смягчить проблемы, которые представляет среда». Проявляя профессионализм, вежливость, убедительность и доброту, вы можете заставить людей ответить.С другой стороны, ваше письмо, скорее всего, будет проигнорировано, если оно покажется грубым, агрессивным или двусмысленным.

    Почему важны дружеские электронные письма с напоминаниями?

    Написание вежливых писем с напоминаниями — необходимость в нашей личной и профессиональной жизни. Электронная почта — это мировая деловая валюта, каждый день отправляется более 300 миллиардов электронных сообщений. Среднестатистический работник получает 121 электронное письмо в день, и, по оценкам, невероятные (или шокирующие) 35% этих деловых писем остаются непрочитанными.

    У них также 651 непрочитанное письмо в их почтовом ящике. Это много пропущенных сообщений и недовольных отправителей. Сколько у вас есть?

    Если вы тонете в цифровых коммуникациях, не отчаивайтесь. Исследования, посвященные исследованиям и разработкам в компаниях США, показали, что «администраторы инноваций имеют больше прямых контактов, более вовлечены в разговоры и получают больше сообщений, чем отправляют». Они также обнаружили, что новаторские люди с большей вероятностью ответят быстро и профессионально.

    Если учесть, сколько времени требуется, чтобы открыть, прочитать и ответить на электронное письмо, неудивительно, что даже важная корреспонденция может быть пропущена. Но пропущенные электронные письма могут обернуться потерей дохода: среднее британское МСП имеет как минимум пять неоплаченных счетов на сумму в среднем 11700 долларов. Сколько писем с напоминаниями о просрочке платежа вы отправили?

    Возможно, респонденты не намеренно игнорируют вашу электронную почту. Фактически, все более чувствительные спам-фильтры могут помещать вашу важную корреспонденцию в папку нежелательной почты, особенно если она содержит вложение.

    Дружественные напоминания по электронной почте могут быть сложными для написания и неудобными для получения, поэтому держите их краткими. Получатель должен сделать две вещи: прочитать письмо и ответить. Это так просто, поэтому нет причин усложнять их отправку.

    Как написать напоминание по электронной почте

    Напоминание по электронной почте должно быть коротким, быстрым и по существу. Вы хотите, чтобы этот человек что-то сделал, поэтому вы должны быть ясны. Вы должны быть напористыми и избегать грубости. Быть невежливым — это самый быстрый способ полностью отклонить ваше письмо.

    Что касается тона, мы рекомендуем вам быть официальными при отправке добрых писем с напоминаниями. Если вы имеете дело с чем-то серьезным, например с неоплаченным счетом, вам может потребоваться снова обратиться к этому электронному письму в будущем или даже использовать его в качестве доказательства, поэтому будьте как можно вежливее.

    Наше исследование показало, что существует шесть ключевых компонентов успешных электронных писем с напоминаниями:

    1. Строка темы
    2. Приветствие
    3. Ситуация
    4. Решение
    5. Действие Отключить 9024

    Давайте рассмотрим их более подробно, шаг за шагом.

    1. Строка темы


    Мы рекомендуем не указывать строки темы электронного письма с напоминанием. Наш пример ниже означает, что получатель не может сомневаться в том, о чем идет речь.

    К

    [email protected]

    Напоминание: неоплаченный счет №: SC0856

    2. Приветствие по электронной почте


    Вежливость и профессионализм — правильный подход. Мы не будем слишком углубляться в нюансы приветствий по электронной почте, но прочитайте наше руководство о том, как начать профессиональное электронное письмо, если вы хотите узнать больше.

    К

    [email protected]

    Напоминание: неоплаченный счет №: SC0856

    Дорогая Сара,

    3. Ситуация

    Объясните проблему и конкретизируйте. Включите ссылки, даты и подробности. Будьте ясны и недвусмысленны.

    К

    [email protected]

    Напоминание: неоплаченный счет №: SC0856

    Дорогая Сара,

    Я обращаюсь к вам по поводу неоплаченного счета (SC0856).Мы отправили счет 1 января 2021 года. Наши стандартные сроки оплаты — 28 дней. Непогашенная сумма составляет 240 долларов.

    4. Решение


    В этом образце письма с напоминанием мы будем более любезны, чем вам необходимо. Тем не менее, часто это помогает, особенно если вы представляете малый бизнес, и человек, с которым вы общаетесь, является ценным клиентом или заказчиком.

    К

    [email protected]

    Напоминание: неоплаченный счет №: SC0856

    Дорогая Сара,

    Я обращаюсь к вам по поводу неоплаченного счета (SC0856).Мы отправили счет 1 января 2021 года. Наши стандартные сроки оплаты — 28 дней. Непогашенная сумма составляет 240 долларов.

    Пожалуйста, оплатите счет немедленно. Мы — малый бизнес, и рассчитываем на своевременную оплату со стороны наших клиентов. Это гарантирует, что мы сможем и дальше поддерживать вас и ваш бизнес.

    Иногда могут быть законные оправдания тому, почему электронное письмо или счет игнорируются или не оплачиваются. Вежливость и профессионализм дают вам больше шансов на достижение удовлетворительного результата.

    5. Действие


    Сообщите получателю, что именно вы хотите, чтобы он сделал. Если вы хотите, чтобы они вам заплатили, скажите им. Если вы хотите установить дату, сделайте это. Но не поддавайтесь угрозам и не сердитесь. Меньше вероятность того, что вы добьетесь желаемого результата, если вы это сделаете.

    К

    [email protected]

    Напоминание: неоплаченный счет №: SC0856

    Дорогая Сара,

    Я обращаюсь к вам по поводу неоплаченного счета (SC0856).Мы отправили счет 1 января 2021 года. Наши стандартные сроки оплаты — 28 дней. Непогашенная сумма составляет 240 долларов.

    Пожалуйста, оплатите счет немедленно. Мы — малый бизнес, и рассчитываем на своевременную оплату со стороны наших клиентов. Это гарантирует, что мы сможем и дальше поддерживать вас и ваш бизнес.

    Буду признателен, если вы сообщите мне, когда оплатите счет. Если у вас возникли проблемы с оплатой, свяжитесь со мной как можно скорее.

    В случае постоянно просроченных плательщиков вы можете указать дату платежа.В некоторых случаях вы можете объяснить последствия, если кто-то не ответит вам любезно. Возможно, вы предложите место для собеседования кому-то другому или начнете официальное разбирательство, чтобы вернуть потерянный доход.

    Еще раз: если вы четко понимаете, чего хотите, нет права на недоразумение.

    6. Подпись по электронной почте


    Завершите письмо формально и вежливо. Если вам нужно напоминание о том, как профессионально завершить электронное письмо, ознакомьтесь с нашим руководством.

    К

    Сара[email protected]

    Напоминание: неоплаченный счет №: SC0856

    Дорогая Сара,

    Я обращаюсь к вам по поводу неоплаченного счета (SC0856). Мы отправили счет 1 января 2021 года. Наши стандартные сроки оплаты — 28 дней. Непогашенная сумма составляет 240 долларов.

    Пожалуйста, оплатите счет немедленно. Мы — малый бизнес, и рассчитываем на своевременную оплату со стороны наших клиентов. Это гарантирует, что мы сможем и дальше поддерживать вас и ваш бизнес.

    Буду признателен, если вы сообщите мне, когда оплатите счет.Если у вас возникли проблемы с оплатой, свяжитесь со мной как можно скорее.

    С уважением,
    Андрей

    Образцы напоминаний по электронной почте

    Вот несколько стандартных и относительно мягких примеров напоминаний по электронной почте, которые могут быть вам полезны. Они также используют структуру из шести пунктов, которую мы установили выше. Независимо от того, черпаете ли вы вдохновение из наших примеров или нет, всегда помните основные аспекты доброго письма-напоминания, которое мы изложили в этом блоге.

    Мягкое напоминание по электронной почте начальнику

    Мягкое напоминание по электронной почте вашему начальнику может быть деликатной темой, но принцип все тот же.Будьте профессиональны, вежливы и убедительны. Этот образец также можно использовать в качестве напоминания по электронной почте менеджеру по персоналу, профессору или коллеге.

    К

    [email protected]

    Re: Оставить заявку на август

    Привет, Дэвид,

    Недавно я отправил вам запрос на отпуск на неделю с 1 по 5 августа 2021 года. Я надеюсь забронировать отпуск с семьей.

    Пожалуйста, подтвердите, был ли удовлетворен мой запрос на отпуск, когда сможете?

    Как только я получу ваше согласие, я смогу забронировать отпуск.Если вы хотите обсудить мой запрос, сообщите мне как можно скорее.

    Лучшее,
    Джордж

    Напоминание по электронной почте клиенту

    Иногда проект может быть приостановлен, если клиент, подрядчик, заинтересованная сторона или кто-то еще не выполняет свою роль. Мягкое напоминание по электронной почте клиенту может вернуть ваш проект в нужное русло.

    К

    [email protected]

    Re: План проекта подписан

    Привет Сьюзан,

    Я связываюсь, чтобы подтвердить, получили ли вы наш план проекта?

    Проектный документ является важной частью стратегии, которую мы разработали для вас, и требует вашего одобрения, прежде чем мы начнем работать.

    Если вы можете просмотреть документ и сообщить мне, если он вас устраивает, мы можем начать.

    Если вы не получили документы или у вас есть вопросы, свяжитесь со мной как можно скорее. Я буду рад обсудить это с вами и предоставить любую дополнительную информацию, которая может вам понадобиться.

    С уважением,
    Карен

    Электронное письмо с напоминанием о событии

    Электронное письмо с напоминанием о событии необходимо для обеспечения успеха вашего мероприятия. Скорее всего, вы отправите довольно много таких писем, поэтому этот образец электронного письма с напоминанием обнадеживающе короток, приятен и по делу.

    К

    [email protected]

    Обеспечьте себе место: управление изменениями во время кризиса 1 сентября

    Дорогой Руперт,

    Я связываюсь с вами, чтобы подтвердить ваше участие в нашем мероприятии «Управление изменениями во время кризиса», которое состоится 1 сентября 2021 года.

    Мероприятие оказалось популярным, и на места есть спрос. Чтобы подтвердить свое место, ответьте в письменной форме на это письмо.Как только вы подтвердите свое участие, мы предоставим вам всю необходимую информацию о мероприятии.

    Если мы не получим известие от вас до 1 августа 2021 года, мы предположим, что вы не приедете, и предложим свое место кому-то другому.

    С уважением,
    Эмма

    Электронное письмо с напоминанием о встрече

    Запросы на встречу всегда должны быть персонализированы. Вы можете более конкретно рассказать о важности встречи и последствиях своего отсутствия по сравнению с электронным письмом о мероприятии.Этот пример также можно превратить в электронное письмо с напоминанием о встрече.

    К

    [email protected]

    Напоминание: встреча по рассмотрению контрактов 16 мая

    Дорогой Стивен,

    Вас пригласили на встречу для обсуждения вашего текущего контракта с 10:00 до 11:30 16 мая 2021 года.

    Буду признателен, если вы подтвердите мне сегодня, что можете присутствовать на встрече.

    Встреча — это возможность обсудить ваш текущий контракт и любые потенциальные проблемы, которые могут возникнуть у вас с нашей службой.Если время или дата неудобны, сообщите мне как можно скорее, чтобы я принял альтернативные меры.

    С уважением,
    Филипп

    Электронное письмо с напоминанием о просрочке платежа

    Напоминания о платежах (к сожалению) слишком распространены, и проблема с опоздавшими плательщиками возникает у всех предприятий. Главное здесь — избавиться от эмоций и не поддаться искушению рассердиться. Изложите факты, расскажите им о результатах и ​​скажите, что от них нужно делать.

    К

    Андреа[email protected]

    Дорогая Андреа,

    Я обращаюсь к вам по поводу неоплаченного счета (PR00989). Мы отправили счет 14 февраля 2021 года. Наши стандартные условия оплаты — 28 дней. Неоплаченная сумма составляет 300 фунтов стерлингов.

    Подтвердите, что вы получили это письмо, и сообщите мне, когда мы можем ожидать получения платежа. Если мы не получим платеж в течение 7 дней, возможно, мы не сможем продолжать предоставлять наши услуги.

    Если у вас возникли трудности с оплатой, свяжитесь со мной, используя мой адрес электронной почты или прямой номер телефона.

    С уважением,
    Саул

    5 распространенных ошибок напоминаний по электронной почте — и как их избежать

    Примеры, приведенные выше, должны предоставить некоторые ценные рекомендации о том, как структурировать удобные электронные письма с напоминаниями. Прежде чем мы подпишемся, вот пять распространенных ошибок при напоминаниях по электронной почте и способы их избежать.

    1. Переходите к делу

    Будьте дружелюбны, но тверды. Вы пишете напоминание по какой-то причине, поэтому быстро переходите к делу. Будьте подробными, конкретными и структурированными.

    2. Избегайте смущения

    Вы знаете, что они получили электронное письмо (и они, вероятно, тоже получили), но не называйте и не стыдитесь. Делайте нежные электронные письма с напоминаниями вежливыми, дружелюбными и целенаправленными.

    3. Никогда не извиняйся

    Извиниться легко (это то, что мы делаем, верно?), Но это не поможет напоминанию по электронной почте. Если хотите, можете немного смягчить удар (, возможно, вы пропустили мое предыдущее письмо ), но вам это не нужно. Кроме того, не пишите одно из тех писем типа «Просто напоминание…».

    4. Предложите решение

    Всегда четко указывайте, что вы хотите, чтобы получатель сделал.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *