Запись в трудовой о приеме на работу образец: Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере кадровых ситуаций, как оформляются записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

1. Отразите данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
4. Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2020».
4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.
5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

1. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
2. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графе 4 укажите дату заявления.
4. Заполните книгу учета бумажных трудовых книжек:
   • в графу 12 — внесите запись из трудовой;
   • в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter или свяжитесь с нами.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу 2021 образец написания

Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

• Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
• Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания.
  Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц — ставятся две цифры, и год — проставляются четыре цифры.
• На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
• Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
• Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
• В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
• Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
• Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
• В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
• Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.

См. Как правильно сделать запись в трудовой об увольнении сотрудников.

На основании каких документов вносится запись о приеме на работу

Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает приказ о приеме работника на работу. Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним трудовой договор.

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней.

Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании гражданского правового договора. В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.

В какой момент вносится запись в трудовую книжку

ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2021 образец

Запись о приеме на работу директора ООО образец

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска»)
10	18	07	2021	Принят на должность генерального директора.	Приказ №1-К от 18.07.2021

Запись о приеме на основную работу

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Ураган» (ООО «Ураган»)
10	18	07	2021	Принят на работу в отдел планирования на должность нормировщика	Приказ №10-К от 18.07.2021

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

1	2			3	4
				Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.)
6	18	07	2021	Принят на работу на должность охранника	Трудовой договор №6 от 18.07.2021

Прием на работу в порядке перевода образец

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница»)
3	18	07	2021	Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция»	Приказ № 19-К от 18. 07.2020

При оформлении сотрудника по совместительству

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

1	2			3	4
16	18	07	2021	Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Гарантия» на должность мастера по ремонту стиральных машин	Приказ ООО «Гарантия» №79-К от 18.07.2021

Прием сотрудника на время отпуска

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Гараж» (ООО «Гараж»)
3	18	07	2021	Принят в ремонтную службу на должность механика	Приказ 29-К от 18.07.2021

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

• Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
• Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
• Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Сегодня мы поговорим о том, как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в 2020 году. Приведем в пример актуальные образцы.

Смотрите в видео выше о первом оформление трудовой книжки.

Кадровые работники должны придерживаться правил заполнения трудовых книжек. Форма документа для записи сведений о работе, правила его ведения и хранения утверждены нормативными актами. Они регламентируются следующими документами:

• Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденный Приказом Минфина № 117н от 22.12.2003;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.

Оформляя нового работника, сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо организации, на которое возложены обязанности по учету кадров, должен уточнить у него наличие трудовой книжки. Если она еще никогда не оформлялась (когда это первое место работы), то должна быть заведена работником по кадрам в недельный срок от даты приема на работу.

Документы, необходимые для записи в трудовую книжку

Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.

Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:

• гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
• документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
• приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.

В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.

Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Порядок действий

Следуя рекомендациям, изложенным в Инструкции № 69, при внесении записи о трудоустройстве необходимо соблюдать порядок действий:

• в разделе, содержащем Сведения о работе, заполняется полное или сокращенное название организации, допустимо поставить соответствующий штамп. Ниже указывается филиал или подразделение, где работник будет осуществлять трудовую деятельность, если это присутствует в приказе о приеме на работу;
• строкой ниже вносится номер записи по порядку (графа 1), при этом нумерация должна быть сплошной. Если книжка заведена впервые, запись будет иметь № 1;
• далее в графе 2 в одной строке с номером указывается дата начала работы в строгом соответствии с изданным приказом;
• графа 3 содержит информацию о наименовании должности, а также отдела, куда принят новый работник;
• графа 4 является местом, куда вносятся сведения об основании, где вписывается слово «приказ», его дата и номер.

Данные о трудоустройстве в трудовой книжке заверять печатью организации не требуется. Пропущенных между записями строк быть не должно.

При обнаружении ошибки в записи, потребуется ее исправить. Но произвести это правильно:

• запрещается зачеркивать или иным образом избавиться от записи;
• следует в строке ниже проставить следующий порядковый номер с указанием на то, что выше сведения ошибочны;
• под следующим номером будет внесена правильная запись.

При устройстве на работу в книжку вносится запись в недельный срок от даты приказа о приеме. Титульный лист может содержать дату более позднюю. Если трудоустройство первичное данные вносятся в присутствии работника. Эта норма следует из пункта 8 Правил ведения книжек.

Образец 2020 года

---

При всей простоте оформления кадровому работнику нужно понимать, что трудовая книжка с записями о работе является документом особой важности. Заполнение ее подчиняется строгим правилам, отступление от которых делает запись недействительной.

Приступающему к трудовой деятельности впервые гражданину трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой получить книжку, а также внести сумму, равную стоимости бланка.

Если книжка была потеряна или испорчена, гражданин вправе обратиться с заявлением об открытии книжки по новому месту работы. Предыдущие записи в этом случае не подлежат восстановлению. Гражданин обязан самостоятельно запросить сведения о своей трудовой деятельности в виде справок, приказов или договоров от работодателей, где осуществлял работу, или архивов. Их необходимо хранить до момента обращения за пенсией и предъявить для подтверждения трудового стажа.

Образец записи в трудовой книжке при приеме работника на работу с заключением контракта

АКТУАЛЬНЫЙ КОММЕНТАРИЙ

ШПАРГАЛКА КАДРОВЫХ ДЕЙСТВИЙ

ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗАЩИТА

ПОЛЕЗНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ПОЛЕЗНАЯ ПРАКТИКА

ЭКСПРЕСС-КОНСУЛЬТАЦИЯ

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Компания должна при поступлении на работу новых людей делать необходимые записи в их трудовых книжках. Если принимаемый уже где-то работал до этого, то он при приеме вместе с установленными законодательством документами передает отделу кадров свою трудовую. Она используется, в основном, как бланк, подтверждающий его опытность, имеющийся стаж работника как для исчисления пенсии, так и при расчете различных пособий.

Оглавление статьи

Порядок внесения записи в трудовую книжку при приеме на работу

В момент приема нового сотрудника на работу бланк трудовой сдается в кадровую службу, на которую возлагается ответственность за сохранность этого документа. Она подлежит обязательной регистрации в журнале учета движения этих документов в качестве БСО.

При ее заполнении нужно использовать такой регламент как инструкция по заполнению трудовой книжки, которая была утверждена Минтруд, и ее требования являются обязательными для каждого.

Запись в трудовой книжке разрешается делать только ответственному лицу на основании изданных распоряжений руководства, реквизиты которых также заносятся в соответствующие графы этого документа. По общему правилу по истечению пяти дней работнику, поступившему на работу согласно приказа о приеме вносятся соответствующие сведения.

Оформление информации в момент приема не запрещено, но часто приводит к последующему их аннулированию, например, когда новый работник не выходит на работу.

Внимание! Когда трудоустройство в организацию происходит впервые или сотрудник не может найти свою трудовую, отдел кадров обязан оформить ему новый бланк, а работник компенсировать стоимость этого документа.

Она заполняется вручную с помощью ручек, при этом все цифры должны быть арабские.

Начальная страница оформляется на предприятии при первом приеме на основании удостоверяющих документов, аттестатов и дипломов. Далее при изменении этих данных, можно, согласно новым документам, вносить сюда изменения.

Каждое внесение информации в трудовую нумеруется, чтобы можно было сразу определить последующий номер записи.

Работа без трудовой книжки

Принимать человека на работу без существующей трудовой книжки разрешается только, если он поступает в организацию по совместительству или проработал менее установленного ТК РФ срока, то есть пяти дней. Если ее нет, то тогда закон определяет обязанность работодателя ее завести. Восстанавливать старый документ возлагается на самого работника, при это все происходит на основании справок. Новая трудовая на руки работнику не выдается.

Однако, у работника, поступившего на неосновную работу, сохраняется право на внесение записи о совместительстве.

Во всех иных случаях компания должна завести сотруднику новый бланк.

Периодически у законодателей появляется инициатива полностью отменить трудовые книжки, тем не менее в настоящее время она остается одним из важных документов при трудоустройстве.

Как правильно вносить записи в трудовую при приеме сотрудников

Запись в трудовой книжке о приеме на работу 2017 образец

Это стандартная форма информации об оформлении на работу, которая должна содержать информацию о должности, отделе (если есть), реквизитах документа о приеме.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Динотопия» (ООО «Динотопия»)
10	18	07	2016	Принята на работу в экономический отдел на должность нормировщика	Приказ №8-К от 18. 07.2016

Запись в трудовую книжку по совместительству образец

Если работник устраивает в другую организацию по совместительству, то обычно его трудовая книжка хранится на главном месте осуществления деятельности. Запись о приеме в нее может сделать сотрудник кадрового отдела основной компании, согласно справки с нового места работы или копии приказа.

1	2			3	4
16	18	07	2016	Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Галатея» на должность слесаря сборочных работ	Приказ ООО «Галатея» №76-К от 18.07.2016

Как сделать запись о приеме на работу к ИП

Индивидуальные предприниматели, как и организации, имеют обязанность оформлять трудовые книжки нанятых работников, своевременно внося в них записи. Однако предприниматель не обязан формировать приказы, поэтому причиной для записи может служить трудовой контракт с сотрудником.

1	2			3	4
				Индивидуальный предприниматель Сажнев Константин Сергеевич (ИП Сажнев К. С.)
6	18	07	2016	Принят на работу на должность сторожа	Трудовой договор №16 от 18.07.2016

Запись в трудовой книжке по срочному трудовому договору образец

Несмотря на тот факт, что новый сотрудник оформляется на конкретный срок, запись в трудовой о приеме на работу проводится по стандартному образцу. В ней не должно быть упоминания о временном характере работы — такова позиция Роструда, которая была выражена в официальном письме.

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Гранит» (ООО «Гранит»)
3	18	07	2016	Принята в финансовый отдел на должность бухгалтера	Приказ 28-К от 18. 07.2016

Прием на работу в порядке перевода

Информация в трудовой о том, что сотрудник поступил на работу в форме перевода, оформляется только в том случае, если со своего предшествующего места работы он уволился переводом в новую фирму. То есть предыдущая запись должна быть об увольнении со ссылкой на номер статьи ТК.

Служащий кадрового отдела должен оформить запись о приеме на работу в виде перевода. Вся остальная информация не отличается от стандартного оформления.

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Столица» (ООО «Столица»)
3	18	07	2016	Принят в отдел сбыта на должность менеджера по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Оазис»	Приказ № 16-К от 18.07.2016

Образец записи о приеме на работу в трудовой книжке в 2020 году

Процедура устройства на работу сопряжена с оформлением первичных документов. Одним из них является трудовая книжка, в которой отражена информация о производственной деятельности человека на протяжении всей его жизни. Она заполняется в соответствии с принципами системы норм права, регламентирующих отношение работодателя и работника, касающиеся использования его способностей.

Общие понятия

В части 3 и 4 Трудового кодекса содержатся нормативы относительно заключения трудового договора. В указанном акте заложены основные принципы его заключения и расторжения, предусмотрены его обязательные составляющие. Кроме того разъяснены системы оплаты труда работника, который обязан соблюсти правила внутреннего распорядка предприятия.

Что это такое

Под формулировкой «трудовая книжка» подразумевается основной документ, свидетельствующий об осуществлении профессиональной деятельности и ее продолжительности. Соответственно нормам правовых актов первая книжка оформляется работодатель при поступлении на работу. Она должна быть заполнена правильно и отвечать предъявляемым к ней требованиям.

Записи осуществляются в последовательности:

Показатели	Описание
Графа 1	порядковый номер
Графа 2	дата исполнения перевода на другой участок работы
Графа 3	квалификация, ее уровень, например, плотник 5 разряда
Графа 4	номер приказа либо распоряжения, послужившего основанием для осуществления перевода, дата его издания

Каждая выданная работодателем трудовая книжка должна быть зарегистрирована в специальной книге. Ее ведет кадровая служба, занимающаяся оформлением и ведением первичной учетной документации по приему работников и их увольнению.

К трудовым книжкам изготавливаются специальные вкладыши, которые применяются по окончанию ее страниц. В их правом углу на титульном листе проставляется штамп, размер которого равен 10х25мм. Там же заносится надпись о том, что выдан вкладыш, с отметкой его серии, порядкового номера. Он имеет степень защиты, позволяющий предотвратить его подделку.

Кем вносится

Документ подлежит заполнению на основании приказа о приеме на работу либо распоряжения, который издается работодателем. Он закрепляет факт вступления работодателя и работника в трудовые отношения. Мера осуществима при условии наличия у нанимателя вакансии на соответствующую должность. Его кадровая служба вносит в трудовую книжку соответствующую запись.

Фото: Приказ о приеме на работу

Особенности написания

Сфера трудовых отношений регулируется государством, которое осуществляет контроль над соблюдением норм российскими предприятиями. В соответствии с ними работодатель обязан правильно принять на работу нового сотрудника и оформить сопутствующие процедуре документы.

Необходимые условия и требования

Работодатель оформляет первичные документы, которые содержат обоюдные обязательства сторон, заключивший трудовой договор. Будущий работник должен подать заявление о приеме на работу и предъявить пакет официальных бумаг, подтверждающий его квалификацию и опыт.

Образец заявления о приеме на работу можно скачать тут.

Если наниматель принимает положительное решение о принятии на работу, то испускается распоряжение или приказ. На его основании делается запись в трудовую книжку, формуляр которого носит строго отчетный характер. Если нанимателем является индивидуальный предприниматель, то основанием является договор о труде.

В соответствии с нормативами статьи 66 ТК РФ работодатель обязан фиксировать в ней события, касающиеся:

• устройства на работу;
• перемещения с одного рабочего места на другое;
• увольнения.

Работодатель проводит аттестацию работников в определенные промежутки времени, что закладывается в локальные акты. По ее результатам каждому работнику присваивается квалификационная категория, разряд либо класс сообразно его профессиональным навыкам и умениям. Указанные данные подлежат обязательному внесению в документ.

Согласно указаниям инструкции по заполнению в него вписывается название должности, специальности или профессии. Особое внимание следует обратить при внесении записи в трудовой книжке о приеме на работу водителем образец, которой должен содержать правильную формулировку.

Она выглядит следующим образом – «принят в организацию по профессии водителя». В соответствии с указаниями постановления Госстандарта РФ № 367 водитель транспортного средства отнесен к профессии рабочих.

Утерянный документ подлежит восстановлению работодателем в заявительной форме. Он выдает новый, в котором делается пометка «дубликат». Все записи производятся последним работодателем на основании справок с предыдущих мест работы. Они должны быть заверены в установленном законодателем порядке.

Законодатель допускает проставлять отметки, касающиеся непрерывного стажа работы, сведений о не включении отдельных периодов производительной деятельности карандашом. В обязательном порядке осуществляется запись в трудовой книжке о приеме на работу временно, образец которого должен содержать конкретные сроки – предполагаемую дату увольнения.

Правила составления

Каждая трудовая книжка должна быть заполнена соответственно определенным правилам. Они предусмотрены в постановлении правительства РФ № 225 и постановления Министерства труда и занятости № 69. Документ заполняется на русском языке. В нем не допускается производить зачеркивание записей, подтирать их либо замазывать специальными приборами.

Основные правила работы с документом:

1. Внесение записей вручную ручкой с синими либо черными чернилами.
2. Написание дат и номера записи цифрами арабского алфавита.
3. Проставление нумерации в порядке возрастания.
4. Недопущение повторений номерных знаков.
5. Обоснование каждой записи с указанием номера соответствующего распоряжения работодателя либо приказа, даты его издания, подписью лица, который внес его реквизиты в документ.
6. Закрытие записи путем занесения сведений об увольнении работника с данного предприятия.

Каждая запись должна быть внесена в соответствующую строку с указанием даты месяца и года. Например, 13.05. 2020 год. Она должна быть разборчива и понятна, поэтому ее следует писать четко, без помарок.

На титульном листе трудовой книжки записываются персональные данные работника без сокращений. Они должны соответствовать данным, вписанным в национальном паспорте, который идентифицирует подлинность личности. Кроме того в нем указывается профессия, специальность и квалификация в соответствии с представленными об образовании документами.

Титульный лист подлежит заверке подписью руководителя кадровой службы. На нем проставляется печать работодателя. При отсутствии в нем данных документ расценивается как недействительный. Смена личных данных должна быть отражена в нем осуществлением новой записи.

Какие сроки

Работодатель должен оформить работнику трудовую книжку, если он проработает более 5 дней. Любая запись об изменениях, касающихся трудовой деятельности работника должна быть осуществлена не позднее 7 рабочих дней. То же касается случая приема на работу лица, который впервые устраивается на работу.

Видео: оформление впервые

Важные аспекты

Особенности отношений в сфере найма на работу устанавливаются Трудовым кодексом и иными законодательными актами, локальными актами либо коллективным договором. Он предусмотрен законодателем в порядке исключения с учетом технологического процесса предприятия.

По большей части трудовые отношения зависят от:

• характера выполняемой работы;
• производственных условий, влияющих на исполнение трудовых обязанностей;
• психофизиологических особенностей организма работника.

Если в трудовую книжку записи не были осуществлены в установленный срок, то работодатель привлекается к мере воздействия за допущение административного нарушения. В обязательном порядке пропущенная запись должна быть восстановлена тотчас по обнаружению данного факта.

В нее сообразно указаниям статьи 66 ТК РФ вносится информация, касающаяся присуждения званий, наград, почетных грамот, благодарностей и других видов поощрений. Она заносится в раздел «Сведения о награждениях».

Чем регулируется

Вопросы относительно трудовых отношений, приема на работу граждан их увольнения с нее, оформления сопутствующих процедуре документов регламентируются рядом законодательных и подзаконных актов.

В их число входят:

Показатели	Описание
Трудовой кодекс РФ	—
Постановление правительства РФ	«О трудовых книжках» вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков книжки и обеспечение ими работодателей». Акт испущен 16 апреля 2003 года за номером 225
Постановление Министерства труда и социального развития	«Об утверждении инструкция по заполнению трудовых книжек». Акт испущен 10 октября 2003 года за номером 69
Постановление Госстандарта РФ	«О принятии и введения в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94». Акт принят в исполнение с 1 января 1996 года за номером 367

И в заключение следует заметить, что записи трудовой книжки являются основанием для назначения пенсионного обеспечения. Любая запись должна быть внесена в нее грамотно соответственно нормам трудового права, при соблюдении правил, предусмотренных в инструкции. Неправильно сделанная запись в будущем может вызвать проблемы, которые разрешаются в Государственной инспекции труда либо судебном органе.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
4. Подпись работника.
5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

• старая фамилия зачеркивается;
• новая фамилия указывается рядом;
• на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
• тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
   • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
   • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

   Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

5. В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

1. В графе 1 указывается номер записи.
2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен…» далее куда и кем.
2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

• о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
• о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
• о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Соблюдение требований к трудовой книжке

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, которые регулируют некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила. Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам.Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральное законодательство о труде по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

• Контроль создания, роста и доступности документации компании.
• Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
• Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
• Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
• Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
• Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с наймом на работу. Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность.Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставление данных для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политики

Эффективная политика в отношении документации на рабочем месте — это план обеспечения соответствия федеральным законам и постановлениям и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации.При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

Определение понятия «запись». Четко определите, что подразумевается под «записью», чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.

График хранения. Укажите срок хранения для каждой категории документов. Некоторые записи могут регулироваться более чем одним законом; однако периоды хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода. Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению документации можно найти в онлайн-ресурсах SHRM.

Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные бизнес-потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать.Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.

Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.

Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, чтобы защитить конфиденциальность записей сотрудников и конфиденциальность информации, содержащейся в них. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .

Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению. Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.

Последовательное внедрение политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия.Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма каждой должности. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, поданные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и каковы федеральные правила хранения документации для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не выбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования позитивных действий, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях. В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единое руководство по процедурам отбора сотрудников (UGESP) используется судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Приверженность этим руководящим принципам убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики найма.

См. Сегодняшние решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Записи о сотрудниках должны храниться в кадровых файлах

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в кадровых файлах сотрудников . Эти записи включают:

• Документы перед приемом на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
• Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к выполнению работы, продвижению по службе и переводам, компенсации, служебные аттестации, награды или награды за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опозданиях, а также любые контракты или письменное соглашение между работником и работодателем.
• Разделение трудовых документов. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки для прекращения службы, заметки о причинах увольнения, заявления об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, корреспонденция и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов , чтобы защитить права сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности. Сюда входят следующие типы записей:

• Медицинские. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника.Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений на пособие по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность. Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
• Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
• Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки в случае проведения государственного аудита.
• Документы по жалобам и расследованиям. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файлах до полного урегулирования претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, а не хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения записей о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больший контроль при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску правильного HRMS

Какие факторы мы должны учитывать при преобразовании файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся на использование электронных коммуникаций и технологий ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), в котором работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

• Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
• Будет ли разрешено сотрудникам делать фотокопии из своих файлов?
• Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
• Существуют ли ограничения для конфиденциальной информации, такой как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
• Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См. :

Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

Политика доступа к кадровым файлам сотрудников

Безопасность записей о занятости

Работодатели должны применять меры безопасности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала одной из основных проблем мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечки данных

Что делать, если медицинские данные сотрудников скомпрометированы

Политика ведения учета: защита номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Хранение записей

Существует множество федеральных законов и законов штата, которые регулируют сохранение трудовых книжек.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. У SHRM есть таблица федеральных требований к хранению документации, которая помогает определить законодательные требования.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения.Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовой книжки, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации. Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую ​​как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны надежно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

• Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
• Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация потребителя не могла быть прочитана или восстановлена.
• Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политика ведения документации — ведение, хранение и уничтожение документации

EI Record of Employment — Canada.ca

COVID-19

В связи со вспышкой коронавирусной болезни (COVID-19) в эту программу вносятся изменения.

Для выдачи трудовых книжек своим сотрудникам войдите в ROE Web

Войдите или зарегистрируйтесь в ROE Web

Для просмотра вашей трудовой книжки, выданной работодателем

Войдите или зарегистрируйтесь в My Service Canada Account

На этой странице:

О трудовой книжке

Справка о занятости (ROE) предоставляет информацию об истории занятости.Это самый важный документ, используемый сотрудниками для подачи заявления на получение пособия по страхованию занятости (EI).

Служба

Service Canada использует информацию о ROE, чтобы определить, имеет ли лицо право на получение пособий EI, какова будет сумма пособия, в течение какого времени будут выплачиваться пособия, а также для того, чтобы никто не злоупотреблял средствами EI или не получал пособия по ошибке. .

Service Canada сохраняет ROE в течение 11 лет в соответствии с Законом о доступе к информации , Законом о конфиденциальности и Информацией о программах и информационных хранилищах.

Как работодатель, вы обязаны выписывать ROE каждый раз, когда один из ваших сотрудников сталкивается с перебоями в заработке. Для получения дополнительной информации о ROE или помощи о том, как избежать типичных ошибок, обратитесь к руководству по заполнению формы ROE.

Примечание:

Работодатели и третьи стороны несут ответственность за точность и полноту информации, которую они нам предоставляют.

Если вы сознательно сделаете ложные или вводящие в заблуждение заявления, к вам могут быть применены санкции.

Электронные записи о трудоустройстве

Запись о работе в Интернете

Вы можете использовать записи о занятости в Интернете (ROE Web) для составления своих ROE в Интернете, вместо того, чтобы заполнять бумажные формы. ROE Web — это безопасное приложение, которое позволяет вам создавать и отправлять до 1200 ROE одновременно. Это экономит время, снижает бумажную нагрузку и повышает качество и точность ваших ROE. Его гибкость позволяет вам выдавать ROE в соответствии с вашим собственным платежным циклом.

Узнайте больше о сроках выдачи ROE, заполнении формы ROE и пользовательских требованиях к ROE Web, прочитав интерактивные справочные руководства. Инструкции о том, как зарегистрироваться и получить доступ к приложению, помогут вам.

Как создать учетную запись ROE Web

Зарегистрируйтесь онлайн сегодня, чтобы начать выплачивать ROE в электронном виде и помочь вашим сотрудникам быстрее получать выплаты EI, когда они больше всего в них нуждаются. Вы можете создать учетную запись онлайн, не посещая центр Service Canada для подтверждения своей личности.

Главный офицер
Это лицо отвечает за учетную запись ROE Web и принимает веб-соглашение ROE от имени компании. Этот человек управляет учетной записью, включая сведения об организации и структуру папок. Они также предоставляют доступ другим представителям и определяют их права пользователей.

Главный сотрудник организации должен подтвердить свою личность в Службе Канады, которую можно заполнить онлайн через свою учетную запись Канадского налогового агентства.В противном случае их личность необходимо будет подтвердить лично в Центре обслуживания Канады, где потребуется удостоверение личности с фотографией .

Примечание:

Если вы ранее подтвердили и подтвердили свою личность в качестве главного сотрудника другой организации в ROE Web, вам не нужно будет выполнять этот шаг второй раз.

Действительный канадский или заграничный паспорт или два (2) государственных документа, удостоверяющих личность, требуются (по крайней мере, 1 должна быть фотография).Например:

• Водительские права провинции или края
• Провинциальная или краевая медицинская карта
• Свидетельство о рождении провинции или края
• Провинциальная или территориальная идентификационная карта (то есть фотокарточка с теми же функциями защиты, что и водительские права)
• Карта постоянного жителя
• Запись о посадке
• Свидетельство о гражданстве Канады
• Свидетельство о регистрации рождения за границей
• Свидетельство об индийском статусе, выданное правительством Канады
• Документ заявителя о защите беженцев
• Разрешение на работу

Примечание:

Подтверждение личности с одним из следующих заявлений об отказе от ответственности (или аналогичной формулировкой) неприемлемо для целей аутентификации вашей личности для программ и услуг Service Canada:

• «не использовать в целях идентификации»
• «Это не официальная форма идентификации провинции»

Главный администратор существующей учетной записи ROE Web может быть изменен в любое время.Новому главному офицеру необходимо будет войти в систему ROE Web, щелкнуть ссылку «Заменить основного сотрудника» в левом меню и следовать инструкциям.

Представители
Лица, кроме главного сотрудника, называемые «представителями», могут быть приглашены присоединиться к веб-учетной записи ROE вашей организации. Во-первых, представитель должен создать веб-профиль ROE и получить свой ссылочный номер пользователя, который можно передать главному должностному лицу организации. Затем главный сотрудник может войти в свою учетную запись, нажать «Пригласить представителя», ввести ссылочный номер пользователя и выполнить шаги для завершения процесса.Как только этот пользователь войдет в ROE Web, он сможет принять приглашение и получить доступ к учетной записи организации.

Начните экономить сегодня с ROE Web

. Время — деньги.

Если вы являетесь мелким или средним работодателем, Service Canada сделала заполнение трудовой книжки (ROE) быстрее и проще с помощью ROE Web!

Большая часть бухгалтерского учета в настоящее время ведется в электронной форме. С ROE Web вы можете избавиться от расходов на печать, почтовые расходы и хранение, а также сэкономить до 12 минут по сравнению с бумагой.

Кроме того, он более гибок, чем ваши бумажные ROE, потому что вы можете согласовать электронные ROE с вашим платежным циклом. Кроме того, ваши сотрудники будут быстрее получать льготы EI, когда они им больше всего нужны.

Зарегистрироваться на сайте ROE Web проще, чем когда-либо.

Посетите Canada.ca/record-employment.

Начни экономить сегодня!

Преимущества

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, бухгалтером, бухгалтером или обработчиком заработной платы, Service Canada рекомендует вам подавать ROE в электронном виде.ROE Web — это эффективный, надежный и удобный способ подачи ROE.

Экономьте время и повышайте производительность
Вы можете подать до 1200 ROE одновременно, используя функцию извлечения заработной платы через Интернет.

Простое изменение сохраненных ROE
Чтобы изменить ROE, вы должны сначала найти его. На экране появится оригинал, который позволит вам внести изменения и отправить его в Service Canada. Измененной ROE будет присвоен новый серийный номер.

Повышение качества и точности ROE
ROE Web предлагает предварительно заполненную информацию, раскрывающиеся меню, встроенные возможности редактирования и интерактивную справку для обеспечения точного заполнения форм. Он проверяет предоставленную вами информацию, чтобы вы сразу знали, если что-то отсутствует или нуждается в исправлении. Это означает, что вы будете получать меньше запросов на получение информации о заработной плате от Service Canada.

Повышение гибкости подачи заявок
Когда вы подаете свои ROE в электронном виде, сроки подачи документов зависят от вашего платежного цикла, что может дать вам больше времени для создания ROE.

Уменьшение бумажной нагрузки
Вам больше не нужно хранить бумажные копии в файле или отправлять их в Service Canada. ROE Web позволяет вам хранить, просматривать, изменять и распечатывать ROE в течение 11 лет. Вам даже не нужно предоставлять бумажную копию своим сотрудникам, поскольку она не нужна им для подачи заявления на получение льгот EI. ROE всегда доступны онлайн, и сотрудники могут просматривать или распечатывать копии с помощью учетной записи My Service Canada.

Поставщики услуг по расчету заработной платы

теперь могут добавлять новых клиентов в свою учетную запись через Интернет, и им не требуется отправлять по факсу копию формы согласия работодателя в Service Canada.

Безопасность
ROE Web — это безопасное приложение.

• Для входа необходимо использовать партнера по входу или GCKey. Эти параметры входа позволяют безопасно вести бизнес в Интернете с помощью различных программ и служб правительства Канады.
• Информация зашифрована и защищена межсетевыми экранами , которые надежно отделяют внешний мир от внутренних компьютерных систем и базы данных ROE Web.
• Процесс аутентификации проверяет личность главного сотрудника организации для ROE Web.Владельцев бизнеса просят подтвердить, что их основному должностному лицу разрешено управлять учетной записью ROE от их имени.
• Каждый сеанс автоматически истекает после 20 минут бездействия, чтобы обеспечить защиту введенных данных.

Правительство должно соблюдать Закон о конфиденциальности, который ограничивает информацию, которая может быть передана между департаментами и агентствами. Каждая государственная служба или программа запрашивает вашу личную информацию в соответствии со своими конкретными требованиями.

Примечание:

Хотя многие люди могут выдавать ROE для одной и той же организации, важно никогда не обмениваться учетными данными между пользователями. У каждого пользователя должен быть свой собственный партнер для входа или GCKey для доступа к ROE Web.

Характеристики

Функциональность выписки по зарплате
Если ваше программное обеспечение для расчета заработной платы совместимо с ROE Web, вы можете воспользоваться функцией извлечения заработной платы и одновременно отправить до 1200 ROE в Service Canada, используя программу для извлечения данных из вашей системы расчета заработной платы и выступающей в качестве интерфейса с ROE Web.Эти данные можно импортировать обратно в вашу систему расчета заработной платы для внесения поправок. Чтобы узнать, совместима ли ваша система расчета заработной платы с ROE Web, обратитесь к поставщику программного обеспечения.

Если вы разрабатываете собственное программное обеспечение, обратитесь к версии 2.0 спецификаций файла расчета заработной платы (XML). Используйте веб-схему ROE (файл XSD) для проверки файла с выпиской платежной ведомости с помощью инструмента, способного проверять схему XML. Затем посетите демонстрационный веб-сайт ROE, чтобы проверить свои файлы с выпиской по заработной плате и убедиться, что они соответствуют требованиям Service Canada.

ROE Веб-помощник
Веб-помощник ROE полезен для новых пользователей и для работодателей, которые не выдают много ROE.

Он задает вам вопросы и использует ваши ответы для автоматического заполнения формы. Ассистент также ответит на общие вопросы и проведет вас через процесс проверки перед отправкой.

Импорт
Опция импорта извлекает соответствующую информацию о ваших ROE в файл XML. Данные могут быть импортированы обратно в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы для удобства использования и ведения записей, а также могут использоваться для выпуска исправленных ROE в пакетном режиме.

Разложите свои РОЭ по папкам
Если вы выдаете ROE для разных областей организации с использованием одного номера счета заработной платы, вы можете упорядочить их по папкам удобным для вас способом. Пожалуйста, свяжитесь с контактным центром работодателя для получения дополнительной информации о папках.

Демонстрационный сайт РОЭ
Любой человек с веб-профилем ROE получает ссылочный номер пользователя и может получить доступ к демонстрационному сайту. Войдите в систему ROE Web, чтобы увидеть, как работает приложение, попрактикуйтесь в выдаче ROE онлайн и протестируйте файлы с выпиской по заработной плате с тестовыми номерами социального страхования и отдельными бизнес-номерами, назначенными вам только для использования в демонстрации.

Дополнительная информация и рекомендации

Проконсультируйтесь с Руководством пользователя по веб-администрированию ROE или свяжитесь с контактным центром работодателя для получения дополнительной информации относительно процесса регистрации, технической поддержки для ROE Web или рекомендаций по заполнению ROE.

Запись о трудоустройстве Secure Automated Transfer

Если вы или ваш поставщик услуг по начислению заработной платы хотите отправить электронные ROE, но не хотите использовать ROE Web, вы можете рассмотреть возможность безопасного автоматизированного перевода ROE (ROE SAT), который может одновременно передавать большое количество ROE в Service Canada за один раз. безопасный электронный формат.

ROE SAT защищает конфиденциальность, целостность и подлинность данных, которыми обмениваются с использованием инфраструктуры открытых ключей, которая использует высочайший уровень безопасности. Чтобы использовать ROE SAT, вы должны создать свой собственный интерфейс в соответствии со спецификациями, предоставленными Service Canada. Пожалуйста, свяжитесь с контактным центром работодателя для получения информации о ROE SAT.

Бумажные РОЭ

Заказ бумажных бланков РОЭ
Работодатели должны связаться с Контактным центром работодателей, чтобы заказать бумажные формы ROE.Service Canada больше не принимает заказы на бумажные формы ROE по факсу или почте.

При звонке вас попросят предоставить следующую информацию:

• Ваш 15-значный номер расчетного счета (PAN), выданный налоговым агентством Канады (CRA). PAN можно найти в форме CRA PD7A (Выписка из счета для текущих исходных вычетов). Если у вас нет PAN, вам нужно будет запросить его в CRA, и
• Название, адрес и номер телефона вашей компании.

Что вы должны делать с каждой копией бумажной формы ROE

• Передайте 1-ю копию (оригинал) своему сотруднику в качестве доказательства страхуемого дохода для получения пособия EI
• Отправьте вторую копию (синюю) в Service Canada, как указано в форме
• Третью копию (белую) хранить у себя 6 лет

Как можно запросить копию выданной бумаги ROE

Service Canada сохраняет ROE в течение 11 лет.Чтобы запросить копию уже выданного ROE, отправьте нам следующую информацию по почте или факсу:

• название вашей компании, номер телефона и адрес (и почтовый адрес, если другой)
• ваш 15-значный PAN, выданный CRA
• имя (а) и номер (а) социального страхования сотрудника (ов), для которого запрашиваются ROE
• лет затребованных ROE
• причина запроса и
• ваша подпись

Почтовый адрес

Запись о запросе копии с места работы
Сервис Канада
А / я 14000
Батерст NB E2A 5A3

Факс
506-548-7149

Руководства и справка

Сопутствующие услуги и информация

Свяжитесь с нами

Форма для икры — заполнение онлайн, для печати, заполняемая, пустая

Комментарии и помощь с формами для икры

Видеоинструкция и помощь в заполнении и заполнении формы на икру

Инструкции и справка по roe service canada form

Привет, меня зовут Елена, и я служащий службы Канады, как работодатель, вы знаете, что запись о трудоустройстве или должностное лицо является наиболее важным документом, который мы используем для обработки заявлений о страховании занятости в службе Канады, нам нужна информация о RO e, чтобы определить, имеет ли человек право на получение пособий, сколько они собираются получать и в течение какого времени вы, как работодатель, должны выдавать ROI всякий раз, когда происходит перерыв в доходах ваших сотрудников, даже если они не собираются подавать электронное письмо, которое я утверждаю, чтобы сделать этот процесс проще, мы призываем работодателей использовать наш Интернет для отправки своих ro EES в электронном виде. Наш Интернет — это безопасный, эффективный, надежный и удобный способ представить наши ohi. С помощью этого веб-инструмента вы можете создать, отправить и распечатать свой ro easy, используя Интернет. вы также можете просматривать поиск и изменять наши ohi без необходимости повторно вводить всю информацию каждый раз, и если вы используете совместимое программное обеспечение для расчета заработной платы или если вы разработали интерфейс с нашим веб-сайтом OE, вы можете отправить m или более 1200 электронных писем за один раз, используя нашу сеть, вам не нужно будет хранить бумажные формы или хранить бумажные копии заполненных документов, вы также можете сэкономить на почтовых сборах и времени, необходимом для распространения бумажных документов. вашим сотрудникам — это беспроигрышный вариант. Есть два способа отправить заявку в электронном виде: вводя данные в режиме онлайн по одному или извлекая наши данные об оригинальном оборудовании из системы расчета заработной платы и загружая их в наш веб-сайт. вы найдете такие функции, как выпадающие меню с предварительно заполненной информацией, онлайн-справка и мгновенная проверка. Это означает, что мы получаем более точные данные, и вы сможете получать меньше дополнительных телефонных звонков от нас с просьбой предоставить дополнительную информацию о заработной плате после того, как наша система примет RO или назначит ей серийный номер и хранится в нашей сервисной базе данных Канады в течение шести лет, и вы можете получить RO e в любое время, чтобы распечатать или изменить любой канадский бизнес, который соответствует системным требованиям, может использовать наш веб-сайт OE, все, что вам нужно сделать, это заполнить необходимые формы и посетите ближайший сервисный центр Канады, чтобы зарегистрироваться. Вы также можете связаться с поставщиками услуг по расчету заработной платы или поставщиками программного обеспечения, чтобы узнать о различных электронных решениях, которые они предлагают, чтобы узнать больше, проверьте раздел под названием управление записями о занятости на нашем веб-сайте в Service Canada, где люди служение людям

Образцы и шаблоны подтверждающих писем

Вам нужно написать или запросить письмо с подтверждением занятости? Эти письма могут понадобиться сотрудникам для арендодателей или финансовых учреждений, если они пытаются арендовать или купить дом.Они также иногда необходимы по причинам страхования или для подтверждения того, что человек работал в компании в сроки, указанные в резюме или заявлении о приеме на работу.

Хорошая новость заключается в том, что письма с подтверждением приема на работу обычно представляют собой довольно простые документы, поэтому их легко написать или получить. Если вам нужно запросить или написать письмо, просмотр шаблонов и примеров может помочь вам начать работу.

Что такое письмо с подтверждением приема на работу?

Письмо о подтверждении занятости написано текущим или бывшим работодателем, чтобы подтвердить, что сотрудник или бывший сотрудник работал в организации.Запрос может исходить от сотрудника, государственных органов, потенциальных арендодателей, ипотечных кредиторов, потенциальных работодателей или коллекторских агентств.

Запрос может включать в себя проверку дат трудоустройства, заработной платы, того, будет ли сотрудник продолжать работать на должности работодателя или имеет право быть повторно принятым на работу. Если сотрудник был уволен, отправитель запроса может спросить причину увольнения.

Как запросить письмо с подтверждением занятости

Если вы запрашиваете подтверждающее письмо от нынешнего или бывшего работодателя, важно попросить его профессионально.Сначала обратитесь в свой отдел кадров (HR).

Компания может иметь политику в отношении разглашения информации, и вам может потребоваться разрешение на передачу вашей истории занятости третьей стороне. Часто ваш сотрудник отдела кадров составляет для вас письмо или предоставляет шаблон для передачи вашему руководителю.

Вы также можете обратиться напрямую к своему руководителю или руководителю. Предложите шаблон или образец письма в качестве ориентира.

Обязательно предоставьте им всю информацию, необходимую для написания письма, включая то, кому адресовать письмо и какие именно детали необходимо указать.

Что входит в письмо с подтверждением занятости?

Если вам нужно написать письмо с подтверждением трудоустройства для кого-то, важно убедиться, что ваше письмо содержит правильную информацию и соответствует соответствующему формату. Вы не поможете получателю, написав непрофессиональную записку.

• Следуйте формату делового письма. Используйте стандартный формат делового письма при написании письма. Включите свою контактную информацию вверху, дату и контактную информацию получателя (если она у вас есть).Обязательно включите приветствие в начале и собственноручную подпись в конце.
• Будьте лаконичны. Письма с подтверждением приема на работу не должны быть длинными. Не добавляйте никакой информации помимо того, что запрашивает сотрудник, например, не давайте оценку работы сотрудника.
• Включите всю запрошенную информацию. В большинстве писем, подтверждающих трудоустройство, указывается имя человека, его отдел в компании (иногда вам нужно указать его конкретную должность) и количество времени, в течение которого он работал.Проконсультируйтесь с вашим сотрудником, если вам нужна дополнительная информация. Например, в некоторых письмах указывается зарплата сотрудника, частота его оплаты (еженедельно, раз в две недели и т. Д.) И количество рабочих часов в неделю. Однако не включайте эти дополнительные сведения, если не требуется.
• Укажите свою контактную информацию. В конце письма предложите ответить на любые дополнительные вопросы. Укажите форму связи для получателя, например номер телефона или адрес электронной почты.
• Отредактируйте и вычитайте перед отправкой. Это письмо, вероятно, очень важно для вашего сотрудника или бывшего сотрудника — от него может зависеть их жилье, будущая работа или страховка. Найдите время, чтобы составить это письмо как можно более профессионально. Прочтите письмо на предмет ошибок.

Как использовать примеры букв

Перед написанием письма-подтверждения приема на работу рекомендуется просмотреть примеры писем. Примеры не только помогут с макетом, но и помогут понять, какой контент следует включить в документ (например, даты трудоустройства).

Вы должны адаптировать письмо к конкретному сотруднику, для которого вы пишете письмо, и к информации, которую он просит вас включить.

Хотя примеры, шаблоны и рекомендации являются отличной отправной точкой в ​​вашем письме, вы всегда должны проявлять гибкость.

Форма подтверждения занятости

Имя
Должность
Название компании
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Дата

Имя лица, запрашивающего подтверждение
Должность
Название компании
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый г-н./РС. Фамилия,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что (имя сотрудника) работал в (название компании) с (даты начала).

Если вам потребуется дополнительная информация относительно (имя сотрудника), пожалуйста, свяжитесь со мной по (ваш номер телефона).

С уважением,

(собственноручная подпись)

Ваше имя

Расширять

Подтверждение занятости для текущего сотрудника

Шона Истон
Директор по бухгалтерскому учету
GMC Associates
17 Chestnut Street, Ste.200
Портленд, ME 04101

9 февраля 2021 г.

Джон Долан
Старший вице-президент
Dolan Industries, Inc.
43 Oak Street, 2 ^nd Floor
Portland, ME 04101

Уважаемый г-н Долан,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что Сенека Уильямс работал в GMC Associates в течение последних трех лет в нашем бухгалтерском отделе. Начала работу 1 августа 2017 года.

Если вам потребуется дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону 555-111-1212.

С уважением,

(собственноручная подпись)

Шона Истон
Директор по бухгалтерскому учету
GMC Associates

Расширять

Подтверждение трудоустройства бывшего сотрудника

Дженис Монтгомери
Менеджер по персоналу
Martin & Martin Incorporated
100 Main Street, Ste. 100
Spokane, WA 99201

9 февраля 2021 г.

Джулия Санчес
Менеджер
Archer Studios
34 Otis Drive, Ste.500
Spokane, WA 99201

Уважаемая г-жа Санчес,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что Роберт Смит работал в компании Martin & Martin, Incorporated с 3 января 2017 года по 1 марта 2020 года.

Если вам потребуется дополнительная информация о Роберте Смите, свяжитесь со мной по телефону 555-765-4321.

С уважением,

(собственноручная подпись)

Дженис Монтгомери

Расширять

Ключевые выводы

Политика исследовательской компании: Во многих организациях есть инструкции о том, что следует включать в письма с подтверждением занятости.Могут даже указать, что все письма должны проходить через HR.

Используйте формат делового письма: Это гарантирует, что ваше письмо будет уместным, профессиональным и легким для чтения.

Знайте, что включить: Если вы запрашиваете письмо или пишете его для сотрудника, узнайте, какую информацию включить, например, даты трудоустройства и название должности.

Письмо о подтверждении занятости | Образцы и шаблон письма о трудоустройстве

Письмо о подтверждении занятости , также известное как письмо о трудоустройстве или письмо с подтверждением дохода, представляет собой форму, используемую для проверки доходов и истории занятости предыдущего или нынешнего сотрудника.

Для справки, письмо о подтверждении занятости также может называться:

• Письмо о трудоустройстве
• Письмо о подтверждении доходов
• Письмо-подтверждение о трудоустройстве
• Письмо о подтверждении заработной платы
• Письмо о подтверждении работы

Содержание

1. Кому нужно письмо с места работы?
2. Как написать форму подтверждения занятости
3. Как проверить письмо, подтверждающее трудоустройство
4. Образцы и шаблоны подтверждающих писем (Word и PDF)

1.Кому нужно письмо с места работы?

Бывший или нынешний сотрудник может запросить подтверждение занятости, чтобы подтвердить свою зарплату и стаж работы у нового работодателя.

Форма подтверждения занятости также обычно является предварительным условием, используемым третьей стороной для подтверждения того, что физическое лицо имеет доход, необходимый для внесения требуемых ежемесячных платежей по крупным расходам — ​​будь то заявка на аренду, ипотеку или ссуду.

Например, домовладелец может потребовать справку о трудоустройстве для аренды квартиры , если арендная плата превышает определенную сумму.Кроме того, все банки требуют подтверждения трудоустройства для рассмотрения заявок на ипотеку.

Кроме того, новый работодатель может запросить подтверждение занятости, чтобы убедиться, что вы правдивы о своей предыдущей зарплате и должности.

Чтобы упростить процессы, многие компании имеют официальную форму запроса о подтверждении занятости, которую могут заполнять нынешние и бывшие сотрудники.

2. Как написать форму подтверждения занятости

Форма подтверждения занятости будет рассмотрена третьей стороной, поэтому ее следует рассматривать как официальную документацию компании.

Под фирменным бланком вашей компании укажите соответствующие контактные данные и информацию о компании, например:

• Имя проверяющего
• Название компании
• Адрес
• Город, штат, почтовый индекс

Если у вас есть имя и адрес третьей стороны, рецензирующей документ, укажите это в приветствии под датой.

Состав письма с подтверждением заработной платы будет зависеть от требований запрашивающей стороны. Например, арендодателю может потребоваться только проверить текущий доход потенциального арендатора, тогда как новому работодателю может потребоваться трудовой стаж, а также сведения о заработной плате.

Если вы не знаете требований запрашивающей стороны, стандартная форма для подтверждения занятости должна включать следующую информацию:

• Дата начала приема на работу
• Имя сотрудника
• Должность
• Заработная плата
• Сумма годового бонуса
• Дата окончания приема на работу (при необходимости)

Последний абзац письма с подтверждением занятости должен включать контактные данные лица, ответственного за проверку информации о сотруднике.

Завершите письмо с подтверждением работы, указав свою подпись, полное имя и должность.

3. Как проверить письмо, подтверждающее трудоустройство

Письмо, подтверждающее доход, часто является последним шагом, предпринимаемым банком перед одобрением ссуды, арендодателем перед передачей ключей арендатору или компанией перед отправкой письма с предложением кандидату.

Для защиты от ложных заявлений третьи стороны часто требуют, чтобы сотрудники подтвердили свое письмо с подтверждением занятости как минимум двумя документами, подтверждающими доход.

В качестве подтверждения дохода принимаются следующие документы :

• Кейсы
• Налоговые декларации (1040)
• Заработная плата и налоговые декларации (W-2)
• Подтверждение дохода от социального обеспечения / письмо с подтверждением пособия
• A Письмо о компенсации рабочим
• Выписки с банковского счета

В дополнение к подтверждающей документации вы можете нотариально заверить вашу форму подтверждения дохода. Нотариальное заверение вашего проверочного письма подтверждает его подлинность и добавляет дополнительный уровень доверия.

Подтверждение дохода для самозанятых лиц

Если вы работаете не по найму, технически никто, кроме вас, не может подтвердить ваш доход от работы.

Итак, можете ли вы написать письмо, подтверждающее доход для самозанятости от своего имени?

Ответ: « да ». Напишите письмо с подтверждением дохода и используйте следующие принятые документы, чтобы подтвердить свой доход:

• Форма 1099 Налогового управления США «Прочие доходы» — используется фрилансерами для регистрации любой работы, оплачиваемой в размере 600 долларов США или более
• Налоговые декларации
• Выписки с банковского счета

Итак, независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем, директором по персоналу, менеджером или генеральным директором, теперь вы знаете, как составить письмо о приеме на работу.Или вы можете пропустить тяжелую работу и использовать наш конструктор писем с подтверждением занятости, чтобы создать его за считанные минуты.

Используйте соглашение с независимым подрядчиком, если вы работаете не по найму, но были наняты компанией для выполнения определенного проекта или задачи.

4. Образцы и шаблоны подтверждающего письма (Word и PDF)

Скачать : MS Word (.docx) или Adobe PDF

Пример письма с подтверждением трудоустройства (с указанием заработной платы)

Приведенный ниже образец подтверждения занятости подтверждает трудоустройство Джессики Холланд в ABC Inc.Чтобы подтвердить предоставленную информацию о заработной плате, операционный директор Уильям Сэвидж указывает, что к письму прилагаются квитанции о заработной плате и налоговая декларация Джессики.

Кроме того, г-н Сэвидж предоставляет свою контактную информацию в случае, если Центру резюме (запрашивающая сторона) потребуется дополнительное подтверждение занятости.

Образец письма о трудоустройстве

Образец письма, подтверждающего трудоустройство, приведенный ниже, предлагает подтверждение занятости и дохода Мэтью Симпсона, ранее работавшего в качестве главного юрисконсульта в Company Inc.Письмо адресовано непосредственно третьей стороне, запросившей подтверждение занятости г-на Симпсона — Welcome Inc.

В дополнение к отчету о заработной плате и налогам (W-2) и корешкам о заработной плате компания Company Inc. приложила нотариальное подтверждение, подтверждающее подтверждение г-ном Симпсоном о занятости.

Письмо о доходах от работодателя Шаблон

В приведенном ниже примере письма с места работы предоставляется подтверждение дохода (как годового, так и дополнительного) Уилфреда Лоуренса.Проверяющая сторона, Чарльз Лэнг из Forest Inc., не включает контактные данные г-на Лоуренса; тем не менее, г-н Ланг заявляет, что W-2 г-на Лоуренса и письмо от компенсации рабочим будут включены как доказательства дохода, примеры .

Шаблон письма о приеме на работу

Базовый шаблон письма с подтверждением занятости ниже предлагает подтверждение заработной платы за девять лет работы Лестера Дженкинса в ABC 123 Inc. Подтверждающий, Ларри Филипс, не знает контактных данных третьей стороны, запрашивающей эту информацию, и поэтому использует «Кому». Кого это может касаться », чтобы адресовать это письмо с подтверждением занятости.

Никаких подтверждающих документов не прилагается. для подтверждения содержания этого письма с подтверждением вакансии, поэтому запрашивающая сторона должна будет напрямую связаться с г-ном Филипсом, чтобы подтвердить детали.

Запись о занятости (ROE) Определение

Справка о трудоустройстве или ROE — это форма, которую канадские работодатели должны заполнить и подать в Service Canada, когда у работника с застрахованным заработком прерывается заработок (см. Ниже).

Какова цель записи о занятости?

Справка о занятости, как сообщает Service Canada, «является единственным наиболее важным документом при оформлении заявления о страховании занятости (EI). Service Canada … использует информацию о ROE, чтобы определить, имеет ли человек право на получение пособия EI, размер пособия и срок его / ее требования «.

Service Canada также использует ROE, чтобы никто не злоупотреблял фондами страхования занятости и не получал пособия по ошибке.

Однако, как работодатель, важно то, что вы должны заполнить форму записи о занятости для любого сотрудника, у которого возникли перебои в заработке, даже если сотрудник не намерен подавать заявление на получение пособия по страхованию занятости.

Обратите внимание, что вы также должны выдавать ROE своим сотрудникам, если вы не являетесь канадским работодателем, работающим в Канаде.

Что такое прерывание заработка?

Прерывание заработка происходит при:

• сотрудник увольняется
• увольнение или увольнение сотрудника
• у сотрудника было или ожидается семь календарных дней подряд без работы и без страхуемого дохода от работодателя.Это называется правилом семи дней. Правило семи дней не распространяется на агентов по недвижимости, сотрудников с нестандартным графиком работы или комиссионных продавцов.
• Заработная плата работника падает ниже 60% от обычного еженедельного заработка из-за болезни или травмы, беременности, потребности родителя в уходе за новорожденными или усыновленными детьми или необходимости обеспечивать уход или поддержку члену семьи, находящемуся в тяжелом состоянии. болеет со значительным риском смерти.

В каждом из этих случаев, как канадский работодатель, вы должны будете заполнить ROE для сотрудника — независимо от того, думает ли он о подаче заявления на получение пособия по страхованию занятости или нет.

Как скоро вы должны будете подать ROE в Service Canada, зависит от того, подаете ли вы ROE в бумажном виде или отправляете его в электронном виде. (См. ниже.)

Заполнение трудовой книжки

В форме «Запись о трудоустройстве» вы вводите сведения об истории работы сотрудника на вашем предприятии, включая его страховой доход и часы, которые можно застраховать.

Записи о занятости могут быть сделаны в бумажной форме или в электронном виде.

Использование бумажных отчетов о занятости

Бумажные ROE могут по-прежнему использоваться, если вы не можете выпустить электронные ROE.

Если вы используете бумажный формат для ROE, вы должны выпустить его в течение пяти календарных дней с первого дня прерывания заработка сотрудником или в течение пяти дней с первого дня, когда вам стало известно о прерывании заработка служащим.

Заполнив форму, вы:

• Дайте первую копию (оригинал) вашему сотруднику в качестве доказательства страхуемого дохода для получения пособия EI.
• Отправьте вторую копию (синюю) в Service Canada, как указано в форме.
• Третью копию (белую) храните в своих делах в течение шести лет.

Требуется больше бумажных форм ROE? Свяжитесь с контактным центром работодателя, чтобы заказать их.

Использование электронных записей о занятости

Запись о занятости в Интернете (ROE Web) — это безопасное веб-приложение, созданное и поддерживаемое канадским правительством для работодателей, которое может использовать их для создания, представления, изменения и печати 53-недельных ROE в электронном виде. Вы также можете импортировать данные ROE обратно в свою систему расчета заработной платы.Вы можете зарегистрироваться в ROE Web онлайн.

Крайний срок выдачи электронной справки о трудоустройстве зависит от типа периода оплаты вашего предприятия.

Если ваш бизнес оплачивает еженедельный, двухнедельный или полумесячный период (два раза в месяц), у вас есть до пяти календарных дней после окончания периода выплаты заработной платы, в котором происходит прерывание заработка сотрудником, для выдачи электронного ROE.

Если ваш бизнес имеет ежемесячный период оплаты или платит сотрудникам каждые четыре недели, вы должны выпустить ROE либо:

• Пять календарных дней после окончания периода выплаты заработной платы, в течение которого у работника произошел перерыв в заработке; или
• 15 календарных дней после первого дня прерывания заработка в зависимости от в зависимости от того, какая дата наступит раньше.

У Service Canada есть диаграмма, в которой резюмируются крайние сроки ROE с разбивкой по периодам оплаты.

Когда вы заполняете и подаете ROE в электронном виде, вам не нужно распечатывать бумажную копию для своих сотрудников. Сотрудники, зарегистрированные в онлайн-сервисе My Service Canada Account, могут просматривать и распечатывать копии своих электронных ROE.

Помощь в заполнении и хранении трудовых книжек

В Руководстве по заполнению формы записи о трудоустройстве от Службы Канады содержится подробная информация об этом и даны пошаговые инструкции по заполнению справки о занятости.Он также включает образцы заполненных бумажных и электронных отчетов о занятости.

2. Получите справку о работе от вашего работодателя

Я потерял работу по независящим от меня причинам. Могу ли я получить EI?

Вам нужна запись о занятости (ROE) от каждого работодателя, на которого вы работали за последние 52 недели. Ваша ROE показывает вашу историю на конкретной работе, например, даты, когда вы работали, сколько вы заработали и сколько часов вы проработали.Существуют правила, которым должен следовать ваш работодатель при подготовке ROE.

Служба

Service Canada использует информацию о вашей ROE для принятия решения:

• , если вы имеете право на получение пособия EI
• сколько вы получите
• как долго будут выплачиваться пособия

Даже если вы не подаете заявление на получение льгот EI, работодатель должен подготовить для вас ROE. Они могут либо передать его вам, либо отправить его в Service Canada в электронном виде

.

Вы можете попросить у своего работодателя бумажную копию вашего ROE.Как только вы получите ROE, вы должны как можно скорее передать его в Service Canada.

Если ваш работодатель отправляет ROE напрямую в Service Canada, вам не нужно будет запрашивать бумажную копию. Вам понадобится учетная запись My Service Canada, чтобы просматривать свой ROE в электронном виде.

Если прошло 2 недели, а ваш работодатель все еще не подготовил ROE, вам следует спросить своего работодателя еще раз. Если вы не можете получить свой ROE, обратитесь в ближайший офис Service Canada или позвоните им по телефону 1-800-206-7218 или отправьте эту форму по почте.Агент Service Canada расскажет вам, как получить ROE или что еще потребуется для заполнения вашего заявления.

Обычно вам нужно подождать одну неделю после потери работы, прежде чем подавать заявление на EI. Но во время COVID-19 этого делать не нужно. Вы можете получить EI на следующий день после потери работы . Это правило носит временный характер и распространяется на людей, подавших заявление на получение EI в период с 31 января 2021 г. по 25 сентября 2021 г. .

Обязательно подайте заявку, если у вас нет работы.Если вы подадите заявку более чем через 4 недели после перерыва в получении заработка, получить разрешение на EI будет сложнее. Если вас утвердят, вы можете получить меньше денег. Это потому, что будет большой период времени, когда у вас не будет часов работы и денег.

No related posts.