Оформление недостачи при инвентаризации: как отразить в бухгалтерском и налоговом учёте — СКБ Контур

Сроки проведения инвентаризации, ее продолжительность по времени определяются организацией самостоятельно

03. 02.2020Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

Ответ прошел контроль качества

Организация занимается оптовой продажей бытовой техники и применяет общую систему налогообложения. По состоянию на 2 июля 2019 года была проведена инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Проверка фактического наличия ТМЦ и составление инвентаризационных описей осуществлялось в июле 2019 года, а сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и составление сличительных ведомостей было завершено только в ноябре 2019 года (в связи с большим объемом ТМЦ).

По данным инвентаризации выявлены излишки и недостачи.

В каком периоде нужно отразить излишки и недостачи в бухгалтерском и налоговом учете?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В рассматриваемом случае выявленные по результатам инвентаризации излишки и недостачи следует отразить в бухгалтерском учете и налоговом учете в ноябре 2019 года.

Обоснование позиции:

Обязанность проведения инвентаризации установлена Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации, которые устанавливаются законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ).

Таким образом, сроки проведения инвентаризации — ее продолжительность по времени определяются организацией самостоятельно и обычно закрепляются в соответствующем распорядительном документе, например, в приказе о проведении инвентаризации. В случае, если в установленные сроки инвентаризация не завершается, может быть издан приказ о ее продлении.

Выявление излишков и недостач товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по результатам инвентаризации является фактом хозяйственной жизни организации, который способен оказать влияние на финансовый результат ее деятельности (ст.ст. 3, 5 Закона N 402-ФЗ). Такой факт подлежит оформлению первичным учетным документом при его совершении, а если это не представляется возможным, — непосредственно после его окончания (ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности того месяца, в котором она была закончена (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 N 49 (далее — Методические указания по инвентаризации)). При этом ч. 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ определено, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Здесь стоит отметить, что понятие инвентаризации на законодательном уровне четко не определено. Из ч. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ следует, что при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. При этом п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации определено, что основными целями инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия имущества;

— сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

— проверка полноты отражения в учете обязательств.

Таким образом, можно сделать вывод, что инвентаризация имущества представляет собой комплекс мероприятий, включающий не только проверку его фактического наличия, но сравнение фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Если сопоставление фактических данных с данными бухгалтерского учета не закончено, сличительные ведомости не составлены, то и говорить об окончании инвентаризации как о свершении факта хозяйственной жизни не приходится. Например, в Апелляционном определении СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 10.11.2015 по делу N 33-5223/2015 сказано, что сведения об отсутствующем имуществе могли стать известны инвентаризационной комиссии только после проведения инвентаризации, составления инвентаризационной описи, сопоставления ее данных с показателями бухгалтерского учета и отражения расхождений в сличительной ведомости.

Кроме того, в бухгалтерском учете оприходование излишков, списание недостач и убытков должно быть обоснованным. Окончательное решение об урегулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета принимает руководитель организации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Для оприходования выявленных излишков и списания обнаруженных недостач организации необходимо оформить надлежащим образом инвентаризационную опись, сличительную ведомость, акт о приемке или акт на списание и соответствующий приказ (п.п. 2.5, 4.1, 5.1 и 5.2 Методических указаний по инвентаризации, п.п. 29-33 Методических указаний по учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее — Методические указания по учету МПЗ)).

Ненадлежащее оформление результатов инвентаризации рассматривается судами как отсутствие доказательств, подтверждающих выявленную недостачу имущества (смотрите, например, постановления АС Уральского округа от 17.10.2017 N Ф09-5982/17, АС Дальневосточного округа от 19.11.2014 N Ф03-4812/14).

Следует учитывать, что возможность длительного проведения инвентаризации ТМЦ предусмотрена Методическими указаниями по инвентаризации (смотрите п.п. 3.18-1.19 Методических указаний по инвентаризации). Что само по себе говорит о том, что законодатель допускает ситуацию, в которой между датой начала инвентаризации и ее окончанием проходит существенный промежуток времени. Т.е. такая ситуация вполне допустима и нарушением законодательства не является.

Помимо этого, бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений (ч. 1 ст. 13 Закона N 402-ФЗ). В силу п. 1 ст. 54.1 НК РФ предусмотрен запрет уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога в результате искажения сведений о фактах хозяйственной жизни (совокупности таких фактов), об объектах налогообложения, подлежащих отражению в налоговом и (или) бухгалтерском учете либо налоговой отчетности налогоплательщика. Доказывание наличия таких обстоятельств производится налоговым органом при проведении мероприятий налогового контроля в рамках налоговых проверок и налогового мониторинга.

Не подтвержденные инвентаризацией данные бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, а также данных налогового учета и отчетности могут не отражать достоверное финансовое состояние хозяйствующего субъекта.

Отметим, что наличие в Методических указаниях по инвентаризации положений, устанавливающих специальный порядок оприходования и списания ТМЦ во время проведения инвентаризации, позволяет избежать искажений бухгалтерской отчетности в ситуации, когда в процессе проведения инвентаризации поступают и выбывают ТМЦ. Так, ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются к учету после инвентаризации. Эти ТМЦ заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации). Отпуск ТМЦ во время длительного проведения инвентаризации допустим только в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии (п. 3.19 Методических указаний по инвентаризации).

С учетом изложенного полагаем, что до окончания процедуры сличения и до утверждения результатов инвентаризации руководителем, у организации отсутствуют основания для отражения в бухгалтерском учете выявленных излишков и недостач. В связи с этим, по нашему мнению, в рассматриваемом случае выявленные по результатам инвентаризации излишки и недостачи следует отражать в бухгалтерском учете в ноябре 2019 года.

Как результаты инвентаризации отразить в налоговом учете?

Консультация предоставлена 06.05.2015 г.

В организации после проведения инвентаризации выявлены излишки и недостачи сигарет разных марок и разной стоимости (при этом общее количество сигарет в наличии соответствует данным учета). Руководителем принято решение о зачете излишков и недостач в результате пересортицы. После зачета недостач излишками по пересортице сумма превышения стоимости недостающих сигарет над стоимостью выявленных излишков взыскана с виновного лица.

Как результаты инвентаризации отразить в налоговом учете?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Если организация отразит результаты инвентаризации в налоговом учете после произведенного зачета недостачи сигарет одних марок за счет излишков сигарет других марок, правомерность такого отражения ей, скорее всего, придется отстаивать в суде.

В рассматриваемой ситуации виновное лицо установлено. В этой связи, если организация примет решение отражать излишки и недостачи развернуто (в составе внереализационных доходов и расходов), у нее не будет оснований для отражения внереализационного расхода в виде недостающих сигарет, то есть будет отражен только внереализационный доход.

Обоснование позиции:

Понятие и порядок проведения инвентаризации не определены в налоговом законодательстве. В силу п. 1 ст. 11 НК РФ понятия и термины иных отраслей права должны применяться в налоговом законодательстве в том значении, в котором они используются в соответствующей отрасли права.

Необходимость проведения инвентаризации установлена ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

По результатам инвентаризации, в ходе которой выявлены излишки и (или) недостачи имущества, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (п. 4.1 Методических указаний).

В общем случае излишки имущества подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации. Недостачи имущества относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач списываются на издержки производства и обращения организации (п. 5.1 Методических указаний).

Кроме того, согласно п.п. 5.3 и 5.4 Методических указаний для целей бухгалтерского учета по решению руководителя в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы (смотрите также п.п. 32 и 33 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/195).

При этом в случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. В случае обнаружения пересортицы материально ответственное лицо обязано представить инвентаризационной комиссии объяснительную в письменном виде с подробным изложением причин пересортицы.

Отметим, что при несоблюдении какого-либо из указанных выше условий при пересортице зачет недостач и излишков не допускается. Например, если недостача и излишки выявлены в разные отчетные периоды или у разных материально ответственных лиц либо товары не совпадают по наименованиям, то зачет выявленных недостач и излишков не производится (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2009 N 20АП-4555/2008).

То есть под пересортицей товаров понимаются появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами ее возникновения могут быть как отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота, так и недостаточный внутренний контроль движения товаров и халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и т.п. (письмо УФНС России по г. Москве от 17.02.2010 N 16-15/016379). 

Объектом налогообложения по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль, которая определяется как разница между полученными ими доходами и величиной произведенных ими расходов, определяемых в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях формирования налогооблагаемой прибыли налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Отметим, что порядок учета результатов инвентаризации налоговым законодательством не регулируется. При этом по мнению, изложенному судьями в постановлении ФАС Московского округа от 30.11.2009 N КА-А40/12576-09, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила (смотрите также материал: Как учесть излишки МПЗ (А.В. Быковская, «Российский налоговый курьер», N 24, декабрь 2010 г.).

В постановлении ФАС Уральского округа от 02.04.2014 N Ф09-822/14 по делу N А60-23529/2013 указывается, что в целях налогового учета необходимо рассматривать окончательные излишки и недостачи, выявленные по результатам проведенной инвентаризации на основании сличительных ведомостей, отраженных в соответствующих протоколах инвентаризационной комиссии (смотрите также постановление ФАС Московского округа от 22.03.2013 N Ф05-1953/13 по делу N А40-68073/2012).

При этом до момента проведения полного комплекса учетных процедур, взятия объяснений работников и оформления полного пакета документов по результатам проведенной инвентаризации не существуют категории и предметы учета, такие как излишки или недостачи (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.02.2011 N 17АП-13798/2010).

В этой связи в целях налогового учета необходимо рассматривать окончательные излишки и недостачи, выявленные по результатам проведенной инвентаризации на основании сличительных ведомостей, отраженных в соответствующих протоколах инвентаризационной комиссии (смотрите постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2013 N 17АП-13194/13).

То есть объемы зачтенной пересортицы не подлежат оприходованию в качестве окончательных излишков (смотрите постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.12.2012 N 09АП-35956/12, а также постановление ФАС Центрального округа от 11.09.2012 N Ф10-3047/12 по делу N А14-5815/2011).

Положениями главы 25 НК РФ проведение зачета недостач излишками по товарам разных наименований (даже однородных) не предусмотрено (постановление ФАС Московского округа от 10.04.2013 по делу N А40-61907/12-115-411).

В то же время для определения принадлежности товаров к товарам одного наименования может быть использован общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93 (ОКДП) (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 06.08.1993 N 17).

В ОКДП используется семиразрядный код. При этом, как отмечено в постановлении ФАС Московского округа от 11.03.2009 N КА-А40/1255-09, идентичность наименования товара подтверждается совпадением первых пяти цифр в номенклатурном номере ТМЦ.

Отметим, что сигаретам, в зависимости от класса, присвоены коды (1610201-1610207). То есть совпадают первые шесть цифр.

При похожих обстоятельствах Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 17.02.2011 N 09АП-510/2011 указал: «При таких обстоятельствах общество в целях налогового учета правомерно отразило окончательные излишки и недостачи, выявленные по результатам проведенной инвентаризации на основании сличительных ведомостей (ОКУД 0309018), отраженные в соответствующем приказе руководителя организации, который является документом, оформленным в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Однако полагаем, что если организация воспользуется такой позицией и отразит результаты инвентаризации в налоговом учете после произведенного зачета недостачи сигарет одних марок за счет излишков сигарет других марок, свою правоту ей, скорее всего, придется отстаивать в суде, так как есть вероятность, что местный налоговой орган воспользуется позицией, отраженной в указанном выше письме УФНС по г. Москве от 17.02.2010 N 16-15/016379, где столичные налоговики указали, что «…Согласно п. 5.3 Методическим указаниям может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет возможен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества. Следовательно, проводить взаимный зачет недостач излишками по товарам разных наименований (даже однородных) неправомерно».

В то же время обращаем Ваше внимание, что в силу абзаца второго п. 2 ст. 254 НК РФ стоимость материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, определяется как сумма дохода, учтенного налогоплательщиком в порядке, предусмотренном п. 20 ст. 250 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 20.05.2010 N 03-03-06/1/338). Такие поступления признаются внереализационными доходами, оценка которых осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ (без включения в них налога на добавленную стоимость, акциза) (п.п. 5, 6 ст. 274 НК РФ).

При этом согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ в целях налогового учета к внереализационным расходам также приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (письма Минфина России от 06.11.2014 N 03-03-06/1/56056, от 03.08.2011 N 03-03-06/1/448, от 20.06.2011 N 03-03-06/1/365, от 08.11.2010 N 03-03-06/1/695).

То есть учитывая, что (как уже было отмечено) в НК РФ отсутствует такое понятие, как пересортица, по вопросу налогового учета при ее возникновении судьи в некоторых случаях указывают на то, что проведение зачета недостачи одного товара за счет излишков другого товара главой 25 НК РФ не предусмотрено и для целей налогового учета налогоплательщик не может произвести списание недостачи одного товара за счет выявленных излишков по другому товару (определение ВАС РФ от 19.12.2012 N ВАС-16243/12, постановления Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2014 N 14АП-753/14, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2012 N 04АП-1632/12).

Следуя этой позиции, в налоговом учете следует отражать развернуто полную сумму недостачи и излишков материальных ценностей, выявленных по результатам инвентаризации. При этом излишки учитываются в составе внереализационных доходов по рыночной цене на основании п. 20 ст. 250, п.п. 5, 6 ст. 274 НК РФ, а недостача может быть учтена в составе внереализационных расходов на основании п.п. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ только в том случае, если факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (смотрите также постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.08.2012 N Ф02-3596/12 по делу N А19-20632/2011).

Согласно вопросу виновное лицо установлено. В этой связи, если организация примет решение отражать излишки и недостачи развернуто, полагаем, что у нее не будет оснований для отражения внереализационного расхода в виде недостающих сигарет. То есть будет отражен только внереализационный доход.

К сведению:

Как отметил Конституционный Суд РФ в определении от 24.09.2012 N 1543-О, пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ не содержит указания на то, какие именно документы могут подтвердить факт отсутствия виновных лиц при недостаче материальных ценностей, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Похожий вывод содержится в постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2013 N 11АП-3308/13.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

член Палаты налоговых консультантов Гусихин Дмитрий

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Горностаев Вячеслав

Сократите запасы при предотвращении нехватки с помощью этих 5 правил

Когда производители говорят об обороте запасов , они имеют в виду, насколько быстро их компания может обработать запасы запчастей на своем складе. Большинство отслеживают это по коэффициенту оборачиваемости, который равен стоимости проданных товаров (COGS), деленной на запасы. Чем выше коэффициент, тем быстрее компания сократит запасы и тем меньше денег будет вложено в инвентарный капитал. Кроме того, компания экономит на хранении и позволяет избежать устаревания деталей.

В мире цепочки поставок покупатели часто стремятся избежать дефицита поставок. В конце концов, неожиданный сбой может полностью остановить производство, что обойдется компании в миллионы долларов за экспедицию, упущенную выгоду и неэффективность работы. В этом свете для покупателя имеет смысл отдавать приоритет более высоким уровням запасов над стратегиями сокращения запасов. Никто не хочет нести ответственность за непреднамеренное возникновение дефицита.

С другой стороны, менеджеры и руководители несут ответственность за другой набор KPI.Когда руководитель входит в совет директоров или собрание акционеров, он должен учитывать миллионы долларов капитала, связанные с избыточными запасами. Возникают законные вопросы о том, почему эти цифры так высоки и какие стратегии сокращения запасов используются.

Каждая компания понимает важность улучшения оборачиваемости запасов, но только некоторые реализуют действительно эффективные планы по ее решению. Для членов группы цепочки поставок на всех уровнях наиболее эффективным первым шагом к увеличению оборачиваемости является оптимизация (обычно сокращение) запасов.Итак, как же большие, сложные системы с несколькими международными площадками и десятками заинтересованных сторон эффективно сосредоточиться на сокращении запасов?

1. Чтобы сократить запасы, начните с вершины

Оптимизация инвентаризации наиболее эффективна при использовании нисходящего подхода. Слишком часто существует разрыв между приоритетами менеджеров и покупателей. Руководители и менеджеры обязаны создать культуру безотлагательности при сокращении запасов. Это начинается с постановки и передачи четких целей на каждом уровне цепочки поставок.

Шаг первый для любого лидера — подчеркнуть важность KPI. Но еще одна ценная вещь, которую вы можете сделать для своей команды, — это придать каждой задаче значение потенциальной экономии. Эта связь между людьми и сбережениями помогает улучшить подотчетность всей команды и наиболее эффективно достигается с помощью единственного инструмента.

Критически важно разработать и сформулировать цели уровня запасов. Некоторые цепочки поставок стремятся к 10% -ному общему сокращению запасов; другие должны стремиться ближе к 15%.

Постановка четких целей и создание культуры подотчетности гораздо более осуществимы с помощью расширенного инструмента предписывающей аналитики. Ручные электронные таблицы и макропроцессы не являются ни быстрыми, ни достаточно интеллектуальными, чтобы обеспечить синтез в реальном времени, необходимый для оптимизации запасов для каждой детали в реальном времени. Менеджерам нужны более умные инструменты.

Нисходящий подход к культуре, ориентированной на достижение цели, объединяет всю компанию. Он соединяет несколько сайтов в разных странах с разными ERP и системами закупок.И он сообщает общие цели, создавая ответственность за то, как они достигаются.

Как вы начнете применять нисходящий подход к сокращению запасов в вашей компании? Убедитесь, что в вашем арсенале есть нужные инструменты, от покупателя до генерального директора. Членам группы должны быть назначены приоритетные задачи инвентаризации, с привязкой к каждой задаче в долларах. Таким образом, каждый знает, какую ценность он должен получить (или, что еще лучше, достичь!).

Затем с помощью единой консолидированной информационной панели менеджеры должны иметь возможность отслеживать прогресс и реальные значения экономии для каждой задачи во всех отделах, сферах бизнеса и производственных площадках.Данные о реальных сбережениях должны обновляться ежедневно и быть доступными в режиме реального времени из любой точки мира. LeanDNA делает это, и мы обнаружили, что этот процесс может помочь сократить запасы на 10% только за первые 90 дней. А поскольку это не единовременное решение, прибыль сохраняется в течение месяцев и лет

2. Обеспечьте команды более умной и автоматизированной работой

Одна из причин отсутствия срочности решения проблемы сокращения запасов связана с тем, насколько трудоемкими являются процессы оптимизации запасов для многих команд цепочки поставок.Большинство систем полагаются на составление таблиц, составляемых вручную, что требует от покупателей и аналитиков нескольких часов работы только для того, чтобы получить ретроспективный обзор своих данных о запасах. Совместная работа с документами в реальном времени недоступна для большинства групп цепочки поставок, что делает процесс принятия решений гораздо менее эффективным.

По указанию высшего руководства команды часто сосредотачивают большую часть своей энергии на управлении сообщениями об исключениях. Теоретически это прекрасная стратегия, но на практике эффективность значительно снижается, когда покупатели получают тысячи сообщений каждую неделю.Какие сообщения являются наиболее важными, а какие можно решить позже? Как решают команды?

Одна аэрокосмическая компания, с которой мы работали, внедрила систему, в которой аналитики вручную просматривали сотни и сотни выходных сообщений каждую неделю — до такой степени, что целые команды работали все выходные, чтобы не отставать от обмена сообщениями ERP! Излишне говорить, что это далеко не эффективно.

Важным шагом на пути к значительному увеличению оборачиваемости товарно-материальных запасов является оснащение групп по цепочке поставок лучшими инструментами для работы.Это означает внедрение решения, которое предоставляет единую панель управления с отчетами и сообщениями. Он должен быть совместным, а данные должны быть в режиме реального времени. Это позволяет вам использовать расширенную предписывающую аналитику, которая обеспечивает поддержку при принятии решений путем определения приоритетов сообщений в порядке их ценности для бизнеса.

Это также означает оптимизацию политики заказов в соответствии с изменяющимся спросом. Большинство цепочек поставок устанавливают политику заказов на основе одного набора значений спроса, но им не хватает гибкости для корректировки политики при колебаниях среды спроса.Опять же, ручные процессы являются основным препятствием для улучшения оборачиваемости запасов. Сколько часов, дней или даже недель нужно команде, чтобы найти и собрать нужные данные, не говоря уже о том, чтобы понять их и действовать в соответствии с ними?

Очень важно использовать инструмент, обеспечивающий межсайтовое сотрудничество между всеми командами. Во многих цепочках поставок с несколькими площадками используются несколько различных систем ERP и десятки, если не сотни разрозненных процессов. У покупателя или аналитика на одном сайте почти нет шансов сотрудничать с членами команды на других сайтах.В сегодняшнем мире очень сложных систем цепочки поставок для успешного улучшения оборачиваемости запасов требуется бесперебойная совместная работа с запасами в реальном времени на нескольких площадках.

Для этого вам, конечно, необходимо уметь собирать и анализировать данные спроса. Но зачем останавливаться на достигнутом? Современные технологии используют ИИ и машинное обучение для предоставления рекомендуемых действий по упорядочиванию на основе расширенной прогнозной аналитики.

Недавно один производитель попытался определить десять основных возможностей по сокращению запасов на своих многочисленных площадках.Они хотели увидеть возможности, понять первопричины и определить, кто должен отвечать за каждую из них. С помощью инструмента LeanDNA они смогли соединить несколько систем, ранжировать возможности по ценности и подготовить аналитиков для работы на глобальном уровне в рамках всего бизнеса.

3. Улучшение оборачиваемости запасов с помощью ABC Analysis

Чтобы получить максимальную отдачу от усилий по оптимизации запасов, важно сосредоточить внимание на тех частях, которые стоят компании больше всего денег.Выполнение ABC-анализа (также известного как RRS или Runner Repeater Stranger) помогает привлечь внимание менеджера к нескольким наиболее ценным частям, а не ко многим другим частям, которые не так сильно влияют на оборотный капитал. Эффективный ABC-анализ помогает держать расходы под контролем за счет повышения эффективности инвентаризации этих критически важных товаров.

Используя принцип Парето, менеджер может определить 20% деталей, которые составляют 80% от общей стоимости потребления запасов. Это элементы категории «А» и группа, которая заслуживает самого пристального внимания и усилий по оптимизации.У них должны быть строгие меры контроля запасов с более частыми заказами. Многие цепочки поставок отдают предпочтение более высокому уровню запасов этих деталей, считая, что лучше всего избегать дефицита, но их отчеты часто показывают, что товары категории «А» переполнены, что приводит к лишнему складскому капиталу на миллионы. В анализе ABC есть еще много чего, поэтому ознакомьтесь с нашим полным руководством здесь.

ABC — еще одно место, где технология цепочки поставок может значительно улучшить ключевые показатели эффективности оборачиваемости запасов. Вместо того, чтобы выполнять этот анализ вручную на менее регулярной основе, инструменты могут автоматизировать этот процесс, чтобы вы могли убедиться, что ваши элементы A обрабатываются так, как должны.Оттуда вы сможете обработать эти результаты, чтобы определить элементы действий, которые помогают сократить запасы, включая перераспределение элементов на нескольких площадках и изменение политики заказов.

Хороший анализ ABC или RRS поможет вашей команде избежать дефицита и оптимизировать уровни запасов для каждой детали на всех ваших площадках. Бьюсь об заклад, вы увидите, что показатели оборачиваемости запасов резко улучшатся по ходу дела!

4. Сделайте вид с высоты птичьего полета

Agility — это название игры, и команды полагаются на свои инструменты, чтобы обеспечить ее.Как лидеры могут принимать наилучшие решения без самой точной и актуальной информации? Они должны обеспечить доступность необходимых отчетов, и для руководителя крайне важно иметь полное представление о состоянии цепочки поставок на всех производственных площадках. Одного майнинга данных ERP недостаточно — электронные таблицы и макросы, созданные вручную, могут дать только определенную информацию.

Панель отчетности на основе искусственного интеллекта предоставляет самую точную и актуальную информацию, которая необходима руководителям цепочек поставок для принятия критически важных решений для своих организаций.Это позволяет им просматривать наиболее ценные отчеты в режиме реального времени из любой точки мира и принимать решения, которые немедленно влияют на чистую прибыль, в частности, на оборачиваемость запасов. Например, руководители могут просматривать точные данные инвентаризации на нескольких объектах, в то время как менеджеры сайтов могут использовать одно и то же решение, чтобы не только видеть, но и решать проблемы с запасами до того, как они перерастут в кризис. Система обменивается данными инвентаризации между сайтами, позволяя аналитикам устранять дефицит на одном участке с избыточными запасами на другом.

Консолидация в едином аналитическом решении приборной панели создает сценарий, в котором все заинтересованные стороны могут действовать более гибко для быстрого решения проблем и с использованием наиболее точной информации. Вместо дней или даже недель задержки с информацией они получают самую свежую информацию в течение нескольких часов после ее появления. А предписывающая аналитика на основе ИИ предоставляет не только прогноз, но и рекомендуемые действия, которые делают оптимизацию запасов простой и понятной.

Например, когда отчеты о избытке и нехватке доступны в режиме реального времени на нескольких объектах, действия могут быть предприняты быстрее, чтобы уменьшить нехватку на одном участке с избыточными запасами на другом.Это позволяет сэкономить на стоимости деталей премиум-класса и улучшить товарооборот за счет сокращения общих запасов. Вид с высоты птичьего полета, объединяющий все ваши сайты, может значительно улучшить вашу прибыль!

5. Воспользуйтесь опытом непрерывного совершенствования

Некоторые проблемы возникают без немедленного решения. Особенно неприятные проблемы могут переходить в повторяющиеся головные боли в течение недель или даже месяцев. Поиск решения требует глубокого погружения в аналитику данных и устранение первопричин проблем.Для решения подобных проблем команда экспертов по бережливому производству или шести сигмам часто оказывается неоценимой. Используя лучшие отраслевые практики, эти эксперты указывают, как команды улучшают свою работу.

Именно здесь предписывающая аналитика наиболее ценна. Аналитика на основе ИИ дает представление о будущем и рекомендуемые действия, основанные на точных данных и лучших отраслевых практиках. Это делает усилия по непрерывному совершенствованию более рациональными и простыми в реализации. Использование единой информационной панели для всей компании означает, что все команды используют одну и ту же стандартизированную работу, повышая эффективность и межсайтовое сотрудничество.

После того, как вы использовали свою аналитику для выявления любых проблем, следующим шагом будет создание кросс-функциональных проектов для исправления неработающих процессов. Это позволяет заинтересованным сторонам видеть текущие бережливые проекты и согласовывать ключевые показатели эффективности со стратегическими инициативами. Все показатели должны отслеживаться в режиме реального времени, что позволяет всем сотрудникам сотрудничать непосредственно в платформе управления проектами. Нам не нужно говорить вам, что бережливое производство работает на производстве (70% производителей используют методы бережливого производства), поэтому интегрируйте непрерывные улучшения во все процессы вашей цепочки поставок.

Завершение

Существует значительная возможность экономии затрат для сложных цепочек поставок за счет оптимизации уровней запасов, что положительно влияет на оборачиваемость запасов для каждой части системы. Заманчиво сосредоточиться на предотвращении дефицита из-за того, насколько он хаотичен и дорогостоящий, но улучшение в долгосрочной перспективе требует глубокого погружения в улучшение оборачиваемости запасов, а это означает, что вам необходимо снизить уровни запасов и затраты по всем направлениям.

Руководство по учету запасов | Отдел финансов Корнельского университета

Нужна помощь?

Если у вас есть вопросы по запасам, обращайтесь в Бухгалтерию.

Товарно-материальные запасы — это актив, который отражается на балансе университета. Запасы могут представлять собой любую физическую собственность, товары или другие предметы продажи, предназначенные для перепродажи, которые будут проданы в будущем. Отделы, получающие доход (внутренние и / или внешние) от продажи продуктов клиентам, обязаны вести учет запасов. Инвентаризация должна производиться ежегодно.

Этапы этого процесса

1. Создание операционного счета продаж
2. Создание системы отслеживания запасов
3. Создание материально-технического контроля
4. Приобретение и получение товаров для перепродажи
5. Запись операций по проданным товарам
6. Провести инвентаризацию
7. Корректировка сальдо материальных запасов Главной книги

Создание операционного счета продаж (текущий фонд, GNDEPT)

Операционный счет продаж используется для учета продаж запасов клиентам, согласования стоимости запасов после проведения инвентаризации и записи других расходов, связанных с продажей и эксплуатацией запасов.

Используйте код инвентарного объекта (актива)

Код объекта инвентаризации (актив) используется для записи стоимости запасов, согласования стоимости запасов после выполнения инвентаризации и переноса стоимости проданных товаров на рабочий счет запасов.

Примечание: Подробный список кодов объектов (с их названиями и описаниями), используемых для регистрации и корректировки ваших запасов и стоимости проданных товаров, см. В приведенном ниже списке кодов объектов.

Верх

Создание системы отслеживания запасов

Как правило, единицы должны иметь систему учета запасов, которая отслеживает покупки и продажи запасов единиц и позволяет единицам рассчитывать стоимость проданных товаров, которая должна быть , переведенная на операционный счет.Закупки запасов записываются на операционный счет с кодом объекта запасов, а продажи записываются на операционный счет с соответствующим кодом объекта продажи. Операция «Себестоимость проданных товаров» используется для перевода стоимости проданных товаров на операционный счет.

Верх

Установление материального контроля за инвентаризацией

Защитите свой инвентарь. Ограничьте доступ к поставкам инвентаря и внедрите процедуры приема и отправки. Убедитесь, что все сотрудники, ответственные за инвентаризацию и ведение бухгалтерского учета, осведомлены о товарах и предметах инвентаризации.

Складские помещения должны быть заблокированы, когда операции закрыты. Дорогостоящие вещи следует закрывать замками отдельно от места общего хранения. Маркируйте и храните инвентарь таким образом, чтобы вы могли легко получить доступ к товарам и определить количество в наличии. Отделите и отметьте устаревшие или поврежденные продукты и отметьте отходы или поврежденные продукты в макулатуре.

Верх

Закупка и прием товаров для перепродажи

Товары для перепродажи приобретаются в процессе оформления заказа (следуйте процедурам закупки).При получении товаров упаковочная / приемная квитанция должна соответствовать полученному вами счету и материалам. Согласовать код объекта инвентаризации для продуктов, полученных с полученными счетами.

Приобретение запасов записывается как расход (дебет — D) в операционном счете продаж по коду объекта запасов.

Верх

Учет операций по проданным товарам

Когда товары продаются, должным образом фиксируйте транзакции и убедитесь, что правильные товары выставлены и отправлены покупателям.Запишите продажи в операционный счет продаж с соответствующим кодом объекта продажи. Перенести инвентарную стоимость проданных товаров на операционный счет с использованием транзакции стоимости проданных товаров.

Учет продаж внутренним клиентам

Обработайте транзакцию в электронном документе для внутреннего выставления счетов (IB), чтобы зачислить межведомственный доход на ваш операционный счет и списать межведомственные расходы на счет отдела закупок. Это покажет доход (кредит — C) на операционный счет и расход (дебет — D) на счет клиента, на который поступают запасы.

При продаже товарно-материальных запасов юридическому или физическому лицу, не принадлежащему Корнеллу, за наличные / чек, зарегистрируйте их на своем операционном счете с кредитом (C) для налога с продаж и внешним доходом и дебетованием (D) в счет наличных средств.При продаже запасов и записи дебиторской задолженности используйте код объекта дебиторской задолженности.

Себестоимость проданных товаров — это стоимость (себестоимость) того, что вы продали, и рассчитывается следующим образом:

Начальный инвентарь + Закупки — Конечный инвентарь = Стоимость проданных товаров

Прибыль — это разница между продажами и себестоимостью и рассчитывается следующим образом:

Продажи — Себестоимость проданных товаров = Валовая прибыль

Период времени для выполнения этих расчетов должен быть одинаковым.Расчеты могут выполняться еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно в зависимости от объема ваших транзакций; однако все транзакции должны быть завершены до 30 июня.

Запишите стоимость проданных товаров путем уменьшения (C) объектного кода инвентаризации для проданных продуктов и начисления (D) объектного кода «Стоимость проданных товаров» в операционном счете.

Верх

Проведение инвентаризации

Физическая инвентаризация должна выполняться ежегодно.Проведение точной инвентаризации — жизненно важный компонент для создания точного консолидированного баланса на университетском уровне. Результаты инвентаризации напрямую влияют на себестоимость проданных товаров, выручку и прибыль подразделения и, в конечном итоге, на информацию, представленную в финансовой отчетности университета.

1. Приостановить операции приема и отправки во время инвентаризации.
2. Используйте ведомости инвентаризации для подсчета.
3. Проведите инвентаризацию как минимум с двумя людьми.Третье лицо может проверить заполненные ведомости инвентаризации.
4. Включите элемента с нулевым счетчиком.
5. Не включайте устаревших или поврежденных предметов или предметов, которые были проданы, но не отправлены или получены, но не зарегистрированы.
6. Отметьте предметы по мере их подсчета, чтобы не пересчитывать их дважды.

После завершения инвентаризации запишите корректирующие проводки в главную книгу. Сохраните электронную копию инвентаризации вместе с завершенными выверками инвентаризации и держите эти копии доступными для внутренних и / или внешних аудиторов.

Верх

Корректировка сальдо материальных запасов Главной книги

После каждой инвентаризации скорректируйте сальдо запасов в главной книге на физическое «фактическое» сальдо запасов. Ваша система отслеживания запасов должна отслеживать баланс книги запасов.

Устранение нехватки запасов

Товарно-материальные запасы Нехватка возникает, когда в наличии меньше товаров, чем указано в ваших записях, и / или если вы не списали достаточную сумму с операционного счета по стоимости проданных товаров.

Чтобы исправить нехватку, уменьшите (C) сальдо в коде объекта «Запасы» и увеличьте (D) код объекта «Переполнение / сокращение запасов» в операционном счете продаж.

Чтобы уменьшить вероятность нехватки запасов, примите во внимание следующее:

• Что произошло, что привело к уменьшению стоимости инвентаризационных запасов по сравнению с бухгалтерскими запасами?
• Когда предметы были получены / зарегистрированы, была ли их стоимость меньше зарегистрированной?
• Была ли стоимость товаров продана / отправлена ​​выше, чем была зарегистрирована?
• Есть вероятность, что ошибка произошла из-за кражи сотрудника?

Корректировка избыточных запасов

Запасы излишек возникает, когда в наличии имеется больше товаров, чем указано в ваших записях, и вы списали слишком большую сумму с операционного счета за счет стоимости проданных товаров.

Чтобы исправить перерасход, увеличьте (D) сальдо в коде объекта «Запасы» и уменьшите (C) код объекта «Переполнение / сокращение запасов» в операционном счете продаж.

Чтобы снизить вероятность избытка запасов, примите во внимание следующее:

• Что произошло, что привело к тому, что стоимость фактически инвентарных запасов превысила балансовые запасы?
• Когда предметы были получены / зарегистрированы, была ли их стоимость больше, чем была зарегистрирована?
• Когда товары были проданы / отправлены, была ли их стоимость меньше зарегистрированной?

Учет девальвации запасов

Девальвация запасов уменьшает (C) код объекта «Товарно-материальные запасы» для обесценения товаров, не проданных с течением времени, и увеличивает (D) код объекта «Стоимость проданных товаров» в операционном счете продаж.

Верх

Список кодов объектов

Верх

— Aligni

Когда вы ведете уровни инвентаризации компонентов в Aligni, у вас есть возможность рассчитать «короткий список» для сборки сборки.Краткий список — это список индивидуальных требований к материалам для завершения сборки списка деталей.

Есть два способа сформировать отчет о дефиците. Обе ссылки доступны в правом верхнем углу диспетчера сборки, который отображается на панели управления инвентаризацией, а также на вашей домашней странице Aligni.

Отчет о нехватке ассигнований

В отличие от быстрого отчета о дефиците, отчет о перерасчете не позволяет вручную вводить сборки. Вместо этого отчет о нехватке распределения опирается на существующие сборки, которые вы настроили и в настоящее время находятся на стадии распределения .Поскольку отчет о нехватке распределения использует сборки, которые хранятся в вашей базе данных, тот же отчет доступен в любое время и для любого пользователя. Отчетность меняется только при изменении запасов или изменении распределения.

Список сборок для отчета о нехватке распределения включает важные сведения о каждой сборке, такие как количество, собираемая деталь, версия списка деталей и то, была ли выбрана «детализация» при запуске сборки. Слева от каждой сборки в списке есть маленький кружок, обозначающий статус дефицита:

• Зеленый означает, что недостатка в материалах для постройки нет.
• Желтый означает, что есть нехватка, но можно запустить частичную сборку.
• Красный означает, что нехватка препятствует созданию любого количества сборки.

Отметьте опцию Учитывать детали по заказу , чтобы удалить из списка нехватку материалов, удовлетворяющую текущим невыполненным заказам на поставку. Это может привлечь ваше внимание к дефициту, который еще предстоит решить.

Чтение отчета

Список нехватки инвентаря содержит много информации, которая поначалу может показаться немного подавляющей.На снимке экрана ниже показаны подробности для чтения списка на основе требований к сборкам в таблице справа.

В левом столбце указаны все компоненты, необходимые для завершения сборок, которые в настоящее время размещены. В следующем столбце ( Всего требуется ) показано количество каждого необходимого элемента. Вы можете щелкнуть здесь значок информации, чтобы получить краткое материальное описание этого элемента.

Остальные столбцы можно читать слева направо как своего рода симуляцию времени и того, как будут разворачиваться ваш инвентарь, постройки и покупки:

• Слева находится столбец Всего в наличии , который показывает ваш текущий инвентарь, доступный для сборок.
• Каждая сборка затем упорядочивается в хронологическом порядке слева направо.
• Сборки потребляют инвентаря и указывают на нехватку, окрашивая ячейку соответствующим образом (см. Легенду ниже).
• Приобретает , поставляет инвентаря и обозначается маленькими обведенными стрелками.
• Builds также поставляют инвентаря строящейся сборки.
• Индикаторы страхового запаса (если выбраны) отображаются в виде горизонтальных линий внизу и вверху каждой ячейки, чтобы указать, находитесь ли вы ниже или выше целевого уровня запасов в этот период.
• В крайнем правом углу находится столбец Still Short , указывающий на любые нерешенные требования к материалам на «бесконечности».

Обозначение требований к материалам

1. Индикатор избыточного запаса отображается в период, когда прогнозируемое количество запасов превышает установленный максимум запасов для позиции.
2. Количество элемента, выделенного для сборки, отображается как Требуемое количество .
3. Индикатор страхового запаса отображается в период, когда прогнозируемое количество запасов ниже установленного минимума запасов для изделия.
4. Если для сборки требуются только частичные материалы, строительное количество обозначается как N _max .
5. Синяя обведенная стрелка слева от ячейки указывает на то, что имеется поступающих запасов для покупки, подлежащей оплате до даты сборки.
6. Красная стрелка в кружке справа от ячейки указывает, что в заказе есть запасы , подлежащие оплате через некоторое время после даты сборки.

Покупки и даты обещаний

Планирование потребности в материалах работает лучше всего, когда есть четко установленные сроки выполнения мероприятий.Эта временная шкала основывается на датах ожидаемого резерва сборки , чтобы определить, когда будет начата сборка, а также на сроках обещания для элементов, поступающих по заказам на поставку от поставщиков.

Когда дата обещания недоступна для предмета, Aligni помещает прибытие этого инвентаря непосредственно перед столбцом Все еще коротко . Это может помочь вам найти эти покупки и обновить сроки обещаний вручную или попросить своих поставщиков сделать это.

Строения и даты завершения

Планирование потребности в материалах работает лучше всего, когда есть четко установленные сроки выполнения мероприятий.Эта временная шкала основана на ожидаемых датах завершения сборки , чтобы определить, когда сборка будет завершена для обеспечения инвентаризации сборок, которые могут быть использованы другими сборками.

Когда дата завершения недоступна для элемента, Aligni помещает доступность этого инвентаря непосредственно перед столбцом Все еще коротко . Это может помочь вам найти эти сборки и правильно установить даты завершения.

Краткий отчет о нехватке

Быстрый отчет о нехватке может быть создан в любое время, просто добавив сборки и соответствующие количества сборки в список отчетов.Aligni вычислит дефицит только на основе этих сборок, текущего инвентаря в выбранных вами местах инвентаря и (необязательно) невыполненных покупок.

После добавления номеров деталей сборки вы можете регулировать количество, изменять порядок сборки с помощью перетаскивания и удалять сборки из списка.

В быстром отчете о нехватке учитывается относительный порядок сборок, но не учитывается время поступления запасов. Эта информация доступна только в полном отчете о нехватке распределения на основе сборки.

Список сборок, которые вы вводите для быстрого отчета о нехватке, является личным для вашей учетной записи и не виден другим пользователям.

Обработка дефицита запасов

Как дефицит может нанести вред вашему бизнесу (и как его предотвратить)

Покупатель заходит в местный бакалейщик в поисках своего любимого бренда чайного гриба и обнаруживает, что его нет в наличии. Разочарованный, этот посетитель рассматривает ее варианты: выбрать другой бренд, выбрать другой магазин, отложить покупку или отказаться от покупки напитка вообще. Ни один из этих сценариев не является благоприятным для производителя напитков.

Продажи, имидж бренда и планы на будущее страдают из-за отсутствия товаров на складе.Поставщики должны делать все, что в их силах, чтобы избежать ужасного дефицита товаров, думая об этом заранее, а не реагируя.

В этом блоге:

Недостаток: рабочее определение

Понимание объема дефицита

Оценка стоимости дефицита

Что вызывает проблему «нет в наличии»?

Предотвращение дефицита

Пополнение полки

Оптимизация цепочки поставок

Заключение

Недостаток: рабочее определение

Недостаток — это термин, используемый для описания явления, когда запасы определенного продукта исчерпаны.Слово взаимозаменяемо с out of stock ( OOS ).

Отсутствие запасов обычно означает, что продукт недоступен для покупки в рознице, а не где-либо еще в цепочке поставок. Они наиболее заметны в быстрорастущем секторе потребительских товаров.

Противоположностью дефициту будет избыток запасов, и в этом случае будет избыток запасов.

Хотите точно подсчитать, сколько денег вы теряете на складе? Загрузите наш бесплатный калькулятор стоимости складских запасов!

Понимание объема запасов

Ситуация с отсутствием запасов создает проблемы как для поставщиков, так и для розничных продавцов по нескольким причинам.Приведенная ниже таблица адаптирована из всеобъемлющего исследования, проведенного профессорами Университета Колорадо и IE Business School Madrid по сокращению запасов в розничной торговле в отрасли FMCG.

Хотя эти результаты сами по себе вызывают беспокойство, следующая статистика по затратам на дефицит показывает, насколько травматичными могут быть случаи OOS для бизнеса.

Данные любезно предоставлены ECR Europe & Roland Berger Strategy Consultants

Оценка стоимости дефицита

Очевидно, что потери, связанные с отсутствием запасов, значительны. Экономные организации захотят точно знать, как дефицит влияет на их прибыль. Вычислите это число с помощью калькулятора стоимости бесплатного дефицита .

Что вызывает проблему «нет на складе»?

Есть ряд виновников дефицита продукта.Ниже приводится список предотвратимых причин, которые приводят к дефициту на складе.

• Нехватка оборотных средств в результате плохого управления денежными потоками со стороны продавца ограничивает объемы ежемесячных заказов
• Несезонный всплеск покупок
• Неточные данные инвентаризации в результате отклонений отгрузки, неуместных продуктов, возвратов или украденных товаров
• Отсутствие прогнозирования спроса из-за отсутствия данных об обороте запасов, сквозных продажах, исторических продажах, рекламных акциях, сезонности и экономическом климате
• Плохое обучение сотрудников тому, как контролировать уровень запасов и выполнять пополнение
• Неэффективные процессы складирования полок и размещения заказов на пополнение

Как предотвратить дефицит

К счастью, многие из основных причин дефицита товаров можно предотвратить, если внедрить эффективные процессы.Чтобы свести к минимуму риск нехватки товаров, поставщики должны сосредоточиться на расширении своей розничной торговли и практики цепочки поставок. Как правило, компании должны стремиться исключить OOS для 20% товаров, на которые приходится 80% общего объема продаж, чтобы оказать наибольшее влияние на чистую прибыль.

Пополнение полки

В обширном отчете, опубликованном Grocery Manufacturers of America, исследователи отнесли от 70 до 90% дефицита продуктов к неправильным методам пополнения полок.Чтобы бороться с этим, мерчандайзеры могут оснащаться мобильным программным обеспечением, которое позволяет им собирать данные об уровне запасов в нескольких точках розничной торговли. Отчеты, созданные на основе этих данных, помогают прогнозировать спрос.

В дополнение к уровням запасов, мерчандайзеры должны отслеживать соответствие планограмм. Товары размещаются в определенном месте на полке магазина по какой-то причине, и когда в эти места размещения вмешиваются, уровень запасов может упасть.

Для более сложных операций розничной торговли продавцы могут рассмотреть возможность использования системы радиочастотной идентификации (RFID).Традиционно этот тип технологии зарезервирован для тегов на поддонах после того, как они достигли места розничной продажи, поскольку приложение RFID отслеживает, когда ящики доставляются в подсобное помещение магазина и когда они перемещаются из подсобного помещения в цех магазина и наоборот. . Некоторые организации используют RFID на уровне отдельных продуктов, чтобы отслеживать продукты через чип в упаковке.

Оптимизация цепочки поставок

Уменьшение количества экземпляров на складе требует, чтобы каждая движущаяся часть в цепочке поставок была оптимизирована для максимальной эффективности.Поставщики могут работать с несколькими различными сторонами, чтобы доставить свою продукцию с производственного объекта на полку магазина, включая производителей, дистрибьюторов и розничных продавцов.

Вот несколько советов по устранению проблемных областей в цепочке поставок:

• Определите, какие артикулы пользуются повышенным спросом на временной и постоянной основе, чтобы производители не пытались в последнюю минуту произвести необходимый объем продукции.
• Корректируйте циклы поставки для удовлетворения спроса на основе исторических данных о запасах и сезонных колебаний.
• Узнайте, есть ли у дистрибьюторов возможность при необходимости перевезти дополнительные объемы грузов. Определите, смогут ли дистрибьюторы справиться с воздействием нескольких штормов в короткие сроки. Если нет, договоритесь о временном использовании других дистрибьюторов, которых не коснется плохая погода.

Заключение

Ни один покупатель не хочет слышать: «К сожалению, нас нет в наличии». Затраты, связанные с OOS, влияют не только на продажи — это удар по капиталу бренда, отношениям с розничными торговцами и доверию инвесторов.Вкладывая средства в правильные инструменты для улучшения розничной торговли, сотрудничая с оптимальными производителями и дистрибьюторами и надлежащим образом обучая персонал, производители могут значительно снизить негативное влияние дефицита продукции.

MarketMan | 10 способов избежать нехватки продовольствия в праздничный сезон

Праздники не за горами, и многие рестораторы готовятся к напряженному сезону подачи праздничных блюд голодным посетителям. Поскольку все больше американцев чувствуют себя более комфортно, обедая в ресторанах в условиях пандемии COVID-19, для ресторанов важно быть готовыми к притоку бизнеса.

Важно начать планирование заранее, чтобы избежать потенциальной нехватки продовольствия. В конце концов, вы должны быть уверены, что у вас достаточно еды на случай, если вы обслуживаете большое количество клиентов, будь то ужин или еда на вынос.

Вот 10 способов справиться с праздничной суетой: