Как правильно заполняется больничный лист нового образца: Больничный лист 2021 — образец заполнения работодателем

Образец заполнения больничного листа в 2021 году работодателем

07 апреля 2021

Ваш сотрудник заболел? Здоровья ему, конечно, но и вам головной боли добавилось — надо заполнять больничный лист. И при этом — не забыть об изменениях, которые вступили в силу с 14 декабря 2020 года. Мы уже подробно рассказывали о том, как грамотно составлять больничные листы, а теперь остановимся на нововведениях.

Главная перемена — отныне больничный заполняется в электронном виде и будет размещаться в базе ФСС, заявление от сотрудника не потребуется. Эти изменения вступят в силу с 1 января 2022 года. А 2021 год будет считаться переходным: будут учитываться как электронные, так и бумажные больничные.

Нововведения в 2021 году

Если обобщать, то можно выделить два главных изменения этого года:

Во-первых, в случае обсервации или карантина сотруднику выдают лист нетрудоспособности на весь период ограничений. Это правило распространяется и на больничные по уходу за детьми до 7 лет в случае, если в детском саду ввели карантин.

Во-вторых, все документы создаются отныне в единой базе и доступны и работодателю, и работнику. Для размещения в базе данных для осуществления выплат отводится 3 дня.

Как правильно заполнять больничный лист

1. Зарегистрироваться на портале госуслуг и активировать личный кабинет страхователя. Авторизуйтесь в системе “Соцстрах” и введите данные организации.

2. Внести номер листка нетрудоспособности и найти его в системе. Документ состоит из 2 частей. Первую заполняет лечащий врач, вторую — работодатель. После того, как врач заполнил свою часть, он заверяет ее ЭЦП.

3. Бухгалтерия организации рассчитывает размер пособия, работодатель заполняет документ со своей стороны, также заверяет ЭЦП (можно использовать подпись для отчетности).

4. ФСС выплачивает помощь заболевшему.

Напоминаем, что на протяжении 2021 года в ходу как электронные больничные листы, так и бумажные. Но, какой бы лист вы ни готовили, важно заполнить его правильно, чтобы сотрудник мог гарантированно получить выплату.

Какие данные вносит медучреждение

В Приказе минздрава № 925Н прописан порядок заполнения листка нетрудоспособности. Именно с медучреждения начинается заполнение больничного.

Первым свою часть документа заполняет врач:

— вносит информацию о том, первичный документ или дубликат;

— заполняет данные медучреждения: название, его адрес и ОГРН:

— заносит данные пациента: ФИО, дату рождения, место работы, основное это место работы или по совместительству. В последнем случае можно оформить сразу несколько больничных листов, для каждого из работодателей.

— в случае, если больничный выдается по уходу за родственником, врач указывает степень родства,

— обозначает период, на который сотрудник освобождается от работы,

— ставит ФИО лечащего врача, подпись и печать.

Какие данные заполняет работодатель

Эта часть заполняется после того, как сотрудник выздоровел. Листок нетрудоспособности с заполненными данными от медучреждения. После возвращения к трудовой деятельности работник передает документ по месту работы: руководителю, в отдел персонала или в бухгалтерию для дальнейшего заполнения. Работодатель вписывает следующую информацию:

— название организации по одной букве в каждую клетку с пропуском по одной клетке между словами,

— указание, является ли основным данное место работы основным или дополнительным. Если человек работает по совместительству, то нужно отметить этот пункт в документе галкой.

— регистрационный код ФСС (присваивается при регистрации в территориальном ФСС) и код подчиненности (указывает на то, к какому отделению ФСС принадлежит организация),

— СНИЛС и ИНН сотрудника,

— в некоторых случаях начисление пособия отличается от привычной схемы. Для таких особых случаев предусмотрены специальные цифровые коды:

43 — используют при радиационном облучении

44 — используют работники Крайнего Севера

45 — для людей, имеющих инвалидность

46 — стаж работы пациента менее полугода

47 — в случае, когда больничный лист выдан в течение 3 дней после увольнения

48 — пациент нарушил условия лечения, но по важной причине

49 — человек с инвалидностью болел более 4 месяцев к ряду

50 — человек с инвалидностью болел более 5 месяцев за год

51 —

используется для тех, кто работает неполный день

— в случае, если больничный связан с травмой, составляют акт Н-1. Сведения о его наличии (если таковой имеется) вносят в больничный лист,

— даты, с которой сотрудник приступает к работе. Если срок выхода на работу нарушен, то работодатель может уволить такого работника, но пособие выплачивают в полном объеме,

— страховой стаж. К нему относится весь период работы, в том числе, если сотрудник служил на гражданской службе или во внутренних органах. Но в расчет нельзя брать военную службу, за период с 1.01.2007г.

— дату открытия и закрытия больничного листа — это период начисления пособия по нетрудоспособности,

— средний заработок за последние 2 года, которые берутся в расчет при оформлении больничного,

— средний заработок в день: заработок за 2 года разделить на количество дней (730 дней),

— пособие, которое выплачивает работодатель: общий заработок за 3 дня, исходя из расчета среднедневного,

— пособие, которое выплачивает ФСС: среднедневной заработок умножается на количество дней больничного за вычетом трех дней, которые оплачивает работодатель,

— общую сумму пособия: то, что выплатит работодатель и ФСС,

— ФИО руководителя предприятия с его подписью,

— ФИО главного бухгалтера с подписью.

Привычные процессы движутся в сторону автоматизации и скоро мы не будем подбирать ручку, которой можно заполнить поля бумажного больничного. А тем временем, привыкаем к новым правилам.

Образец и пример заполнения больничного листа в 2021 году работодателем

Новые правила выдачи и оформления больничных листов в 2021 году

Минздрав России опубликовал приказ от 01.09.2020 № 925н «Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа» (зарегистрирован в Минюсте России 14.09.2020 № 59812). Документ вступил в силу с 14.12.2020.

Чиновники упростили выдачу больничных листов в условиях угрозы распространения опасных заболеваний, в частности эпидемии гриппа или COVID-19. Они узаконили дистанционное оформление электронных листков временной нетрудоспособности с применением технологий телемедицины. Это значит, что врач и больной смогут пообщаться в чате мессенджера или по телефону или провести видеоконференцию для установления диагноза и нетрудоспособности пациента. При дистанционном обращении разрешено выдавать даже длительные декретные больничные по беременности и родам.

Практически все больничные листы врачей обязали оформлять в виде электронного файла. В случае необходимости их разрешено дублировать на бумаге. В перспективе Минтруд России планирует полностью отказаться от бумажных больничных. Но в виде исключения их сохранят для:

• безработных, которым необходимо подтвердить уважительную причину очередной неявки в службу занятости в назначенное время;
• беременных женщин, утративших статус ИП, адвоката или нотариуса, а также уволенных в связи с ликвидацией организации-работодателя.

Появилась возможность оформления больничного листа родителям детей, посещающих детский сад, на весь период объявленного карантина, без необходимости промежуточных обращений к врачу. Для родителей школьников такая возможность не предусмотрена.

Бумажный бланк и электронный документ

Официальный документ, подтверждающий, что трудящийся гражданин отсутствовал на своем рабочем месте из-за болезни, травмы или по иным основаниям (беременность, роды), называется листком нетрудоспособности (больничным — в разговорном варианте). Такой документ вправе выдать только лечебное учреждение, в которое обратился заболевший.

Чиновники утвердили унифицированный бланк листа нетрудоспособности еще в 2011 году. Первоначально законодательство предусматривало оформление листков нетрудоспособности исключительно в бумажном виде, но в июле 2017 года законодатели внесли изменения в действующее законодательство. Определено, что унифицированный бланк теперь допускается не только оформить в бумажном виде, но и в электронном формате.

Бумажную форму планируют полностью отменить в 2021 году. Минтруд разместил законопроект с поправками на едином портале regulation.gov.ru. Когда изменения вступят в силу, отсутствие у работодателя технической возможности обработать электронный документ перестанет считаться уважительной причиной. Правила оформления и обработки электронных больничных листов и сроки передачи информации в ФСС останутся прежними.

Бумажный бланк листков нетрудоспособности отнесен к формам строгой отчетности. Каждый документ имеет несколько ступеней защиты, чтобы избежать подделок, поскольку является основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Каждому бланку присвоен уникальный номер и штрихкод, который располагается в верхнем правом углу и дублируется ниже, под линией отрыва на корешке. 12-значный шифр и штрихкод формируются в произвольном порядке, что позволяет добиться максимальной защиты от мошенников. На оборотной стороне документ имеет водяной знак в виде логотипа Фонда социального страхования.

Бланк ЛН имеет голубой цвет и поля для внесения информации бледно-желтого оттенка. Лицевая сторона отводится под данные, которые вносят в листок нетрудоспособности врач и работодатель, а на обороте содержится важная информация по внесению данных.

Правила заполнения электронных больничных листов

Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.

Данные обо всех электронных листках нетрудоспособности вносятся в специальный реестр. Для работы с ним была разработана единая информационная система, оператором которой выступает ФСС. Работодатель может получить информацию в любое время, для этого потребуется войти в личный кабинет. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись. В реестре ФСС хранится информация обо всех больничных, которые оформлены на работников этой компании.

Для получения доступа в систему необходима компьютерная техника, отвечающая минимальным требованиям. Если у нанимателя такой техники нет (отсутствует техническая возможность получить данные), то больничный дублируют на бумаге.

Как заполнить реестр для электронного больничного листа для ФСС, если нет 2-НДФЛ работника за предыдущие годы? В этом случае работодатель запрашивает у работника справку в формате 182н. Этот документ является основанием для начисления пособий, если в предшествующие два года сотрудник трудился в другом месте. Справка 2-НДФЛ не нужна, так как не содержит информации, необходимой для расчета и назначения пособий ВНиМ.

Общий порядок заполнения бумажного больничного

Документ необходимо составить корректно, как правильно заполнить больничный лист работодателю в 2021 году, установлено в нормативных актах Минтруда и ФСС России. Правильность заполнения бланка важна для его обработки: электронный сканер, который считывает информацию с листка нетрудоспособности, должен распознать все внесенные данные. Неточности помешают сканированию, и незначительная помарка или описка станут причиной отказа в выплате пособия.

Определим ключевые правила оформления бумажного больничного листа:

1. Информацию допускается вписывать в бланк от руки или использовать для этого печатные устройства.
2. Если данные регистрируются вручную, используйте только черные чернила. Шариковую ручку использовать нельзя! Вписывайте сведения гелевой, перьевой или капиллярной ручкой.
3. Одна ячейка предназначена только для одного символа — буквы, цифры, знака.
4. Вписанный символ не соприкасается с краями ячейки и не выходит за ее рамки.
5. Вносите сведения заглавными печатными буквами.
6. Для обозначения пробела между словами оставляется одна пустая ячейка.

Названия организаций указывают в сокращенном виде, если оно предусмотрено учредительными документами. В противном случае вписывайте название полностью, а если места недостаточно, не дописывайте его. Втискивать слова в отведенное поле нельзя, сканер не сможет распознать информацию.

Как листок временной нетрудоспособности заполняет врач

Первый раздел бланка заполняется лечащим врачом или иным ответственным работником медицинской организации. Укажем особые моменты, как заполняется больничный лист медработником.

Первый этап: врач делает отметку о том, какой документ выдается — первичный или дубликат. Напомним, что если врач допустил ошибку и нарушил порядок заполнения больничного, то взамен бланка с ошибкой следует оформить новый документ, то есть дубликат.

После этого медработник вносит следующую информацию:

1. Сведения о первичном листке нетрудоспособности, если ЛН продлевается.
2. Наименование лечебного учреждения (краткое при наличии), адрес местонахождения и ОГРН.
3. Дату выдачи документа больному.
4. Ф.И.О. пациента и дату его рождения. Отчество указывается при наличии.
5. Название организации, в которой трудится больной (записывается с его слов).
6. Вид трудоустройства: по основному месту работы или по совместительству.
7. Особые сведения о случае нетрудоспособности (при наличии).
8. Информацию о продолжительности болезни, Ф.И.О. и должность врача, его подпись.
9. Дату, с которой пациенту необходимо приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.

Правильно оформленный больничный лист заверяется печатью лечебного учреждения и только потом выдается больному. Бумажный документ передают нанимателю через работника. Так выглядит больничный лист в 2021 году с печатями, фото из интернета:

Пошаговая инструкция: как оформить больничный лист в 2021 году

Если ошибку при составлении документа допустит работодатель, то придется исправлять неточности по установленным правилам. Чтобы избежать помарок, правильно заполняем больничный лист в разделе для работодателя.

Шаг № 1. Указываем наименование работодателя

В отведенных ячейках заглавными печатными буквами вписываем сокращенное наименование организации. Если сокращенного наименования нет, вписывайте полное. Прервитесь, когда ячейки поля закончатся. Кавычки ставить не нужно. Пробел между словами — одна пустая клетка.

Шаг № 2. Указываем вид трудоустройства

Определяем, по какому месту работы трудоустроен сотрудник: по основному или по совместительству. Поставьте галочку в соответствующей клетке заполненного бланка больничного листа.

Специалисты, работающие по совместительству сразу в нескольких компаниях, вправе предоставить листок нетрудоспособности каждому из нанимателей. В таком случае в медицинском учреждении оформляют сразу несколько листов нетрудоспособности — по одному для каждой организации.

Шаг № 3. Указываем код регистрации в ФСС и код подчиненности

В этом поле необходимо указать код, присвоенный компании при регистрации в территориальном отделении Фонда социального страхования. Напомним, что представители ФСС регистрируют страхователей самостоятельно. Процедура внесения организации в информационные базы Соцстраха проводится на основании сведений, которые рассылает Федеральная налоговая служба при постановке налогоплательщика на учет.

Код подчиненности идентифицирует филиал ФСС, к которому прикреплен наниматель. Указываем четырехзначный код филиала. Если компания прикреплена к головному офису фонда (не к филиалу), то код состоит из 5 символов.

Шаг № 4. Указываем ИНН и СНИЛС работника

Указываем номер страхового свидетельства болевшего работника, выданный ПФР. ИНН указывается только при его наличии. Если у работника нет ИНН либо сведения о коде отсутствуют, то оставьте поле пустым.

Шаг № 5. Определяем особые условия для расчета пособия

В некоторых случаях начисление пособия по болезни отличается от общепринятых норм. Для каждой исключительной ситуации предусмотрен уникальный код. Все виды особых условий исчисления перечислены на оборотной стороне бланка (коды с 43 по 51).

Шаг № 6. Указываем данные о производственной травме

Если листок нетрудоспособности выписан из-за того, что работник получил травму на производстве, то необходимо заполнить специальное поле в бланке. Это дата, когда оформили акт по форме Н-1. Если болезнь сотрудника не связана с травмами на производстве (см. образец оформления больничного листа работодателем), это поле не заполняют.

Шаг № 7. Указываем дату начала работы

В большинстве случаев это поле в больничном листе работодатель оставляет пустым. Его придется заполнить, если работник нарушил сроки, в которые он должен был приступить к работе. Такое нарушение становится основанием для аннулирования трудового договора. Если договор был расторгнут, то в графе «Дата начала работы» в больничном листе что ставить в 2020 году? В этом поле укажите дату начала работы по трудовому соглашению.

Шаг № 8. Определяем страховые и нестраховые периоды

Страховой стаж — это все периоды трудовой деятельности работника, в которые он был застрахован, а наниматель платил за него страховые взносы ВНиМ. Обычно это периоды работы по трудовым договорам, но в общий страховой стаж придется включить и периоды службы в органах внутренних дел, периоды военной и гражданской службы.

В нестраховые периоды включите сроки прохождения военной службы начиная с 01.01.2007. Если несение службы началось до указанной даты, то укажите в графе период с 01.01.2007 до фактической даты окончания.

В лист нетрудоспособности работодатель вносит длительность периодов в годах и полных месяцах. Нестраховые периоды обязательно включаются в общий страховой стаж.

Шаг № 9. Указываем периоды для исчисления пособий

Эти графы листка нетрудоспособности заполняются датами начала и окончания болезни. Формат внесения сведений: ДД.ММ.ГГГГ.

Шаг № 10. Считаем средний заработок

Чтобы рассчитать пособие по болезни, потребуется вычислить несколько расчетных показателей. Средний заработок для исчисления пособия — один из них. Он определяется в совокупности за два календарных года, предшествующих году болезни. Включайте только те суммы, с которых были начислены взносы в части ВНиМ.

Шаг № 11. Рассчитываем заработок в день

Чтобы подсчитать величину среднедневного заработка, сумму среднего заработка делят на количество отработанных дней. Два полностью отработанных года делим на 730 дней. Отметим, что этот алгоритм неприменим к расчету пособий по беременности и родам. Порядок расчета и оформления больничного по беременности и родам в 2021 году — в статье «Как рассчитать больничный по беременности и родам».

Шаг № 12. Рассчитываем суммы пособий

По общим правилам, пособие по болезни выплачивается из двух источников:

1. Первые три дня оплачивает наниматель.
2. Оставшиеся дни болезни — Фонд социального страхования.

Расчет производим с учетом стажевого коэффициента. При стаже от 6 месяцев до 5 лет оплачивайте пособие в размере 60% от среднего заработка, с 5 лет до 8 — 80%, свыше 8 лет — 100%.

Если общий страховой стаж составляет менее полугода, пособие исчисляется исходя из МРОТ.

О том, как заполнить больничный лист из МРОТ в 2021 году, подробнее — в статье «Зачем нужен МРОТ для больничного листа».

Вписывайте информацию в бланк больничного листа в следующем порядке: в графах заполняйте соответствующие суммы за счет нанимателя и за счет средств ФСС. Затем подведите итог (общая сумма выплат за счет обоих источников).

Шаг № 13. Указываем ответственных лиц

Правила оформления больничного листа работодателем в 2021 году предусматривают, что бланк подписывается работодателем и главным бухгалтером предприятия. Обратите внимание, что инициалы руководителя и главного бухгалтера указываются без точек.

Если в штате организации не предусмотрена должность главного бухгалтера, то руководитель подписывает расчет дважды. То есть Ф.И.О. и подпись начальника в заполненном работодателем больничном листе дублируются.

Готовый расчет в больничном листе следует заверить круглой печатью, но только при ее наличии у нанимателя. Проконтролируйте, чтобы оттиск не попал на заполненные ячейки. В противном случае возникнут проблемы при считывании.

Актуальный пример заполнения больничного листа работодателем в 2021 году

Особые правила оформления больничных работодателем

Повторим, что заполнять листок нетрудоспособности разрешено только черной пастой, гелевой, перьевой или капиллярной ручкой. Если заполнить документ шариковой ручкой, то вероятны проблемы с контролерами. Но даже при заполнении сведений синей пастой и шариковой ручкой ФСС не вправе отказать в оплате такого документа. Такое мнение выразил Верховный суд (определение № 304-КГ14-6897 от 17.02.2015): если листок заполнили шариковой ручкой или ручкой синего цвета, то такое нарушение расценивается как технический недочет, и отказ в выплате средств за счет ФСС неправомерен.

Исправляем ошибки

Перечислим особенности исправления ошибок в готовом документе.

Рекомендации для бухгалтера, как правильно оформить исправления в больничном листе или внесение корректировок в расчет:

1. Корректирующие средства использовать нельзя.
2. Ошибку аккуратно зачеркните одной тонкой линией.
3. Верные сведения впишите на оборотной части бланка.
4. Заверьте исправления, поставив Ф.И.О., должность и подпись руководителя организации.
5. Поставьте рядом круглую печать организации (при наличии).

Пример записи об исправлении ошибок в больничном, сделанных работодателем

Кадровик или бухгалтер — кто заполняет документ

Чтобы больничные листы заполнялись в организации без ошибок, определите ответственного работника. Закрепите эти обязанности в должностной инструкции специалиста, ознакомьте его с ними под подпись.

Кого назначить на эту должность, решает руководитель. Допустимо доверить составление кадровику. Сотрудник отдела кадров сможет внести только название фирмы, ОГРН, регистрационные данные компании (ОГНР) и сотрудника (ИНН, СНИЛС), даты. Подсчитать размер пособия сможет только бухгалтер, который знает, как заполнить больничный лист работодателю с учетом последних требований законодательства о начислении пособий по временной нетрудоспособности. Учитывайте это при назначении ответственного.

Независимо от того, на какого специалиста были возложены обязанности по заполнению, ответственность все равно лежит на руководителе компании.

Как заполнить больничный лист в 2021 году

В сентябре 2020 года Минздрав утвердил новый порядок заполнения больничных листов. Рассказываем, как заполнять бумажные и электронные больничные листы в 2021 году, можно ли оформлять больничный при дистанционном приёме врачом и как проверить подлинность больничного листа.

Варианты заполнения больничного листа: бумажный и электронный

С 2017 года в России можно использовать два способа составления больничных листов: традиционный бумажный и электронный.

Бумажный больничный лист — это бланк специальной формы. Врач заполняет свою часть документа и отдаёт работнику. После выздоровления работник сдаёт больничный лист в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет документ, заполняет раздел с данными о компании и расчётами, а затем передаёт больничный в ФСС для оплаты. Также на основании больничного листа в установленных законом случаях работодатель сам перечисляет работнику пособие за первые три дня болезни.

Читайте также: Прямые выплаты пособий из ФСС: ответы на часто задаваемые вопросы

Электронный больничный лист — это запись в базе данных ФСС. Работник должен дать письменное согласие на использование электронного документа. В этом случае врач заносит информацию в базу фонда со своего компьютера и отдаёт сотруднику талон с номером больничного. Далее сотрудник передаёт талон работодателю, и бухгалтер также заполняет свою часть документа, но в электронном виде.

Использовать электронный больничный лист намного удобнее, чем бумажный. Его нельзя потерять или испортить и практически невозможно подделать. Кроме того, информация сразу попадает в базу фонда, что ускоряет процесс начисления и снижает вероятность ошибок. А рассчитывать больничные в несколько кликов можно в интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Как проверить больничный лист перед заполнением 

Получив больничный лист на бумаге, работодатель должен проверить три параметра.

1. Номер бланкав базе ФСС. Но здесь нужно иметь в виду, что перечень похищенных и утерянных бланков больничных фонд обновляет в среднем раз в месяц. Поэтому полной гарантии от подделки эта проверка не даёт.

2. Подлинность бланка по внешним признакам:

• цвет должен быть голубым, по краям темнее, а в центре светлее;
• бумага должна быть плотной и напоминать по фактуре денежную купюру;
• на просвет должны быть видны водяные знаки — логотип ФСС;
• номер бланка должен быть выпуклым на ощупь;
• линия подчеркивания под подписями врача, руководителя и главбуха должна состоять из микротекста «листок нетрудоспособности», который можно различить с помощью лупы.

3. Достоверность информации, заполненной врачом. В частности, название медицинского учреждения должно быть таким же, как на печати, ФИО работника должно соответствовать его паспортным данным. А вот в названии предприятия могут быть опечатки, так как врач заносит эти сведения со слов сотрудника. В этом случае заменять больничный не нужно, работодателю достаточно без ошибок внести название компании и регистрационный номер в своём разделе (письмо Московского регионального отделения ФСС РФ от 14.07.2020 № 14-15/7710-1110-ЛНК).

Если у работодателя после всех проверок остались сомнения, он может направить запрос в свое отделение ФСС, приложив оригинал спорного больничного (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). При оформлении электронного больничного листа, работодателю достаточно проверить его номер. Если в базе ФСС есть этот больничный, значит документ настоящий.

Как заполнить бумажный больничный лист

Правила заполнения больничных листов приведены в разделе IX Порядка, утвержденного приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н.

1. Записи нужно делать заглавными печатными буквами с использованием печатающих устройств или с помощью гелевой, капиллярной, либо перьевой ручки с чернилами чёрного цвета. Пользоваться шариковой ручкой нельзя.

2. Допускается комбинированный вариант, когда часть информации в больничный внесена с помощью печатающего устройства, а часть — вписана авторучкой (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).

3. Все записи должны начинаться с первой ячейки и не выходить за границы полей.

4. Печати медицинской организации и работодателя могут выходить за границы отведённых мест, но не должны перекрывать поля с информацией.

5. Если работодатель допустит ошибку при заполнении больничного листа, то её можно исправить без замены бланка (п. 72 приказа № 925н). Для этого следует:

• зачеркнуть ошибочную запись;
• внести правильную запись на оборотной стороне бланка;
• заверить правильную запись подписью работодателя и печатью.

 При исправлении нельзя использовать корректор и другие аналогичные средства.

Работодатель заносит в раздел больничного листа «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ» следующие данные.

1. Сведения о месте работы:

• наименование — здесь лучше указывать краткое, так как для полного может не хватить ячеек;
• статус места работы для сотрудника — основное или совместительство. Это важно, так как совместитель оформляет больничные для каждого места работы;
• регистрационный номер работодателя в ФСС;
• код подчинённости — номер отделения ФСС, где зарегистрирован работодатель.

2. Идентификационные коды работника: ИНН и СНИЛС.

3. Специальные условия расчёта больничного:

• коды различных особых условий, при которых больничный рассчитывается по отдельным правилам. Например, инвалиды, пострадавшие от радиации и т.п.;
• дата составления акта по форме Н-1, если больничный выдан по причине производственной травмы.

Если ни одного из перечисленных особых условий нет, все эти поля нужно оставить пустыми.

4. Сведения для начисления пособия:

• страховой стаж;
• нестраховые периоды, которые вычитаются из страхового стажа;
• период, за который нужно считать пособие — даты открытия и закрытия больничного листа;
• средний заработок за два предыдущих года и за день;
• сумма пособия за счет работодателя;
• сумма пособия за счет средств ФСС;
• итого начислено.

При оплате пособия напрямую через ФСС две последние строки заполнять не нужно (п. 73 приказа № 925н).

Работодатель заверяет больничный подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью, если она имеется.

Как заполнить электронный больничный лист

Для того, чтобы работать с электронным больничным листом, медицинское учреждение и работодатель должны быть подключены к информационной системе ФСС. Также для обмена информацией с фондом нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Работодатель вносит в электронный больничный лист те же сведения, что и в бумажный бланк. Информацию нужно передать в базу ФСС через личный кабинет работодателя. После того, как данные внесены, их в общем случае следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера, либо индивидуального предпринимателя.

Работодатель может передать полномочия по заверению больничных листов специалисту, который занимается их оформлением. Для этого нужно издать приказ и оформить доверенность. Тогда для заверения электронных больничных листов необходимо будет использовать УКЭП уполномоченного лица (п. 74 приказа № 925н).

Если данные электронного больничного заполнены работодателем неверно, то ошибку можно исправить. Для этого нужно повторно заполнить сведения и передать их в ФСС с указанием причин исправления. Исправленные данные следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера (п. 72 приказа № 925н).

Особые случаи: декретные выплаты и карантин

В период эпидемии допускается оформление больничного листа в рамках дистанционного приёма с использованием телемедицинских технологий. Это относится, в том числе, и к начислению пособий по беременности и родам (п. 50 приказа № 925н). Таким образом снижаются риски распространения опасных заболеваний.

Также для уменьшения количества контактов между врачами и пациентами, в условиях эпидемии предусмотрено особое правило заполнения больничных при карантине. В этом случае врач должен оформить больничный лист сразу на весь период изоляции пациента (п. 48 приказа № 925н).

В остальном порядок заполнения работодателем больничных листов при беременности или в случае карантина не отличается от описанного выше.

 

Как заполнять больничный лист работодателю: образец 2020 года

Правильное заполнение бумажного листка временной нетрудоспособности – это обязанность, которая лежит не только на медицинском учреждении, но и нанимателе сотрудника. О том, как заполнять больничный лист работодателю (с образцом 2020 года и комментариями), расскажем в этом материале. Правила на этот счет регламентированы приказами Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н и от 29.06.2011 № 624н. Их соблюдение позволяет выплатить сотруднику денежную компенсацию на период нетрудоспособности из Фонда соц. страхования и не нажить проблем с этим органом.

Также см:

Инструкция по заполнению больничных листов на 2020 год: особенности

Главные нюансы, которые нужно запомнить уполномоченным лицам работодателя в отношении оформления листков временной нетрудоспособности, сводятся к следующему:

• какой именно сотрудник может и должен заполнять этот документ;
• какими чернилами позволено это делать;
• какими буквами вписывать нужные данные;
• как при необходимости сделать исправления в уже готовом документе.

Остановимся на каждом из этих моментов подробнее.

Какой ручкой заполнять больничный лист

В пункте 65 порядка (приказ № 624н) указано, что использовать для заполнения больничного разрешено ручки исключительно следующих типов:

• гелевую;
• перьевую;
• капиллярную.

Важно отметить следующий момент: правильное заполнение больничного листа в 2020 году не предполагает для этих целей применение шариковой ручки.

В Письме ФСС № 17-03-09/06-3841П от 23.10.2014 года сказано, что возможно и комбинированное заполнение. То есть, часть данных вносят от руки, а другая – на компьютере. Использование для этих целей только возможностей компьютерной техники – еще один вариант, не противоречащий существующим правилам.

Какими чернилами заполнять больничный лист

Цвет чернил имеет значение, как и тип используемой ручки. Правилами установлено, что чернила могут быть исключительно черными. Другие цвета недопустимы.

Какими должны быть буквы

Применять при заполнении документа можно исключительно заглавные печатные буквы русского алфавита. Одновременно это правило заполнения больничного листа в 2020 году содержит еще один немаловажный аспект. Если название компании содержит, например, на латинице – слова, их сочетания и аббревиатуры (Ltd, International/Int. и пр.), то их таковое написание не запрещено установленными нормами. Таким образом, транскрибировать название на русский язык не нужно.

Кто заполняет больничный лист: бухгалтер или кадровик?

Четких ограничений или регламентирующих этот момент правил существующими правилами не предусмотрено. Каждый руководитель организации решает этот вопрос в индивидуальном порядке. То есть, на каждом предприятии процесс заполнения листков временной нетрудоспособности сотрудников выполняет либо инспектор по кадрам, либо бухгалтер. Глава организации или подразделения делегирует эту обязанность определенному сотруднику или отделу.

Заполняем больничный лист 2020: ячейки

Для записи информации о человеке и компании, в которой он трудится, на бланке листка, выдаваемого по причине временной нетрудоспособности, размещены соответствующие ячейки. Начинать вносить данные рекомендуем с первой из них. За поля этих ячеек выходить запрещено. Буквы должны быть одного размера, аккуратные и четкие.

Также см. «Больничный и табель учета рабочего времени».

Как правильно заполнять больничный лист нового образца: печати

Закон об акционерных обществах № 208-ФЗ (п. 7 ст. 2) и Закон об ООО № 14-ФЗ (п. 5 ст. 2) допускают наличие оттиска печати компании на документе, подтверждающем временную нетрудоспособность работника. Но проставляют его только при наличии самой печати. Закрывать собой информацию в ячейках рядом печать не должна. При этом выходить за отведенные границы при ее постановке разрешено.

Больничный лист: заполнение работодателем и образец 2020 года

Какие данные прописывает в листке временной нетрудоспособности сотрудник работодателя, которому делегировано данное полномочие?

В левом верхнем углу – наименование компании, а правее – единственное это место работы человека или же он занимает здесь должность по совместительству.

Далее указывают код подчиненности и регистрационный номер. Ниже – сведения о сотруднике: ИНН и СНИЛС. Затем указывают выработанный подчиненным стаж, а также даты, в течение которых он недомогал.

Образец заполнения работодателем продолжения больничного листа предполагает и указание суммы среднего заработка – для расчета пособия, а также дневной величины. Ниже прописывают сумму к выплате. Указывают, сколько средств идет работнику от нанимателя, а сколько – от ФСС. Затем приводят и итоговую сумму к оплате. Пример заполнения больничного листа, приведенный ниже, отражает все сказанное наглядно.

В заключение указывают фамилии и инициалы главы компании и того сотрудника, которому делегировано заполнение бланка (бухгалтера или сотрудника кадровой службы). Эти специалисты также подписывают документ. Место для печати располагается справа.

Пилотный проект ФСС: заполнение больничного листа

Вопрос о заполнении листка временной нетрудоспособности по принятому в некоторых регионах пилотному проекту ФСС волнует многих кадровых специалистов и бухгалтеров. Однако нужно отметить, что пилотный проект на правила оформления больничного совершенно не влияет.

Суть его состоит в том, что денежную сумму, положенную сотруднику с четвертого дня периода его нетрудоспособности, выплачивает ФСС. Образец заполнения больничного листа работодателем при этом остается прежним.

Также см. «Пилотный проект ФСС и заполнение больничного листа».

Исправление ошибок и неточностей

Пункт 65 правил, утвержденных приказом № 624н, гласит, что использование корректирующих средств для замазывания допущенных при оформлении листка временной нетрудоспособности сотрудника ошибок строго запрещено. Вместо этого нужно перевернуть документ и указать на его обороте правильные данные.

Кроме того, наниматель должен просмотреть записи, сделанные в медицинском учреждении. Для этого следует знать, как должен быть заполнен больничный лист доктором. Так, работодатель определяет и степень критичности допущенных ошибок.

Если в документе информация записана прописными буквами, переоформлять его не обязательно. Если же имя или инициалы сотрудника, которому был выдан больничный, указаны с ошибкой, то нужно будет запросить дубликат с правильным написанием. В противном случае ФСС получает основание не выплачивать работнику компании денежную компенсацию за долгое недомогание.

Также см. «100% больничный: когда оплачивается в полном размере».

Фото правильно заполненного больничного листа найти, к примеру, в интернете практически невозможно. Ведь он содержит много личных сведений о конкретном человеке. Но если следовать правилам заполнения больничного листа, которые рассмотрены в этой статье, это гарантирует сотруднику выплату причитающейся ему денежной компенсации и избавит компанию от проблем с ФСС. Именно поэтому так важно не наделать ошибок.

Заполнение больничного листа работодателем: образец и подробная инструкция

Оглавление:

1. Старый и новый
2. Проверяем часть, заполненную в поликлинике
3. Что заполняет работодатель?
4. Важные моменты

Все знают, что с июля 2011 года появились новые бланки листков нетрудоспособности, основным отличием которых является значительно больший объем закодированной информации. Коды, которыми нужно пользоваться при заполнении бланка, находятся на его обратной стороне. Новые бланки сначала вызвали трудности не только у сотрудников медицинских учреждений, но и у работников отделов кадров и бухгалтерии в организациях. А ведь правильное заполнение больничного листа работодателем не менее важно, чем медицинским сотрудником, так как листок нетрудоспособности является не только оправдательным документом для отсутствующих по болезни работников, но и основанием для денежных выплат.

Старый и новый

Замена старых листков трудоспособности на новые абсолютно обоснована. Кроме того, что старые больничные листы часто подделывались, а значит, наносили государству серьезные материальный ущерб, эти бланки уже давно не соответствовали современным требованиям. Поскольку вся информация, которой было еще и недостаточно, вносилась в бланк вручную, часто возникали проблемы с обработкой листков. Новые бланки имеют более серьезную защиту от подделок и подлежат автоматической обработке. Это значит, что считывание информации происходит при помощи специальной техники, а заполнение некоторых полей от руки производится по клеточкам для облегчения считывания и работы с бланками сотрудников ФСС, врачей поликлиник и бухгалтеров. Часть информации содержится в бинарном коде, который размещается в левом верхнем углу бланка. А номер и серию, которые были у старых бланков, с успехом заменил двенадцатизначный штрихкод.

Проверяем часть, заполненную в поликлинике

Сегодня к заполнению бланков больничных листов предъявляются достаточно жесткие требования. Поэтому, нужно крайне щепетильно относиться и к самому заполнению, и к проверке частей, заполненных специалистами медучреждений. Когда работник сдает больничный лист в организацию, первое, что нужно сделать ответственному сотруднику, проверить, правильно ли заполнен листок представителями медицинского учреждения, которые, к сожалению, не всегда знают, как заполнить больничный лист. Ранее, при использовании бланков старого образца, в заполненном бланке допускались два исправления.

Сейчас исправления в бланке не допускаются вообще.

Если врач ошибся при заполнении бланка, медучреждение обязано выдать пациенту новый бланк. Следовательно, если работник предоставил на предприятие бланк с исправлениями, его необходимо вернуть сотруднику для замены в том медицинском учреждении, где бланк был выдан. На что же стоит обращать внимание при проверке принесенного сотрудником больничного?

Первичный или дубликат? Во-первых, врач должен поставить галочку в графе «первичный» или «дубликат». В графе «дубликат» отметка должна стоять в том случае, если первичный лист нетрудоспособности был утрачен (потерян). А вот если в бланке были обнаружены ошибки, которые допустил врач, и листок был возвращен сотруднику, в медучреждении галочку должны поставить снова в графе «первичный».

Наименование организаций. Во-вторых, необходимо проверить правильность заполнения граф «наименование медицинского учреждения» и «место работы – наименование организации». Инструкция по заполнению больничного листа гласит, что в эти графы может быть вписано как полное, так и сокращенное официальное наименование учреждения. Но в тех случаях, когда ячеек не хватает даже для того, чтобы вписать сокращенное название,организация должна выбрать для себя одно подходящее сокращенное наименование, которое будет применяться только для листков нетрудоспособности. Выбор наименования должен быть официальным (то есть издается приказ по учреждению, о котором извещаются представители ФСС), а сотрудники и специалисты медучреждений должны быть предупреждены о том, как следует именовать организацию в бланке больничного листа. Но следует помнить, что при написании наименования организации нельзя использовать такие обозначения, как тире, скобки, кавычки, точки, знак номера и тире. Разрешено использовать только числовые и буквенные значения.

ОГРН медучреждения. Особое внимание следует уделить графе ОГРН, поскольку именно по этой графе медицинское учреждение идентифицируется в базе данных ФСС. Тут не должно быть никаких разночтений, так как считывание информации из этой графы происходит в автоматическом режиме. точные данные, которые должны быть вписаны в графы в конкретном медицинском учреждении (ОГРН и наименование) следует довести сотрудникам, которые занимаются выпиской больничных.

Как указывается адрес медучреждения? При заполнении графы, в которой указывается адрес медицинского учреждения, необходимо сначала написать название города, потом – улицы, потом – номер дома и только потом – номер офиса. При этом слова «улица», «бульвар», «проспект» не пишутся. Если здание имеет сложный номер, например, дополнительный корпус или строение, то его следует писать через дробь и без пробела.

ФИО и дата рождения больного. Эти данные вносятся в листок нетрудоспособности на основании документа, удостоверяющего личность, который должен быть предъявлен больным. Для этой информации предусмотрены 28 ячеек. Если же фамилия двойная или же слишком длинная, то в бланк вносятся первые 28 символов, инициалы не указываются и выход за поля не допускается.

Коды. Чтобы указать причину нетрудоспособности сотрудника, имеются три поля, в которые вписываются коды: «код», «дополнительный код», «код изменения». На обороте бланка находится вся информация о кодах, с которой должен ознакомиться врач, выписывающий больничный. В поле «код» указывается причина первоначального обращения к врачу, в поле «дополнительный код» — причина дополнительной нетрудоспособности, а поле «код изменения» заполняется в том случае, если произошли изменения в причине нетрудоспособности.

Основной или совместитель? Информация о том, основным является место работы, куда выдается больничный, или местом работы по совместительству заполняется только со слов пациента без предоставления дополнительных документов. Но если человек имеет несколько мест работы и должен предоставить больничный лист во все эти организации, то врач должен выписать два (и более) бланка, но в том бланке, который будет предоставляться в организацию, где пациент — совместитель, нужно указать номер бланка больничного, выданного по основному месту работы.

«Особенные» графы. В бланке имеются также графы, которые заполняются не всегда. Это касается графы «дата 1», которая будет заполнена при изменении причины нетрудоспособности. Например, в случае выдачи больничного по беременности и родам, в этой графе будет указана предполагаемая дата родов. А если пациент после прохождения лечения направляется на реабилитацию в санаторий, то в этой графе будет указана дата начала путевки (в этом случае также будут заполнены строки «номер путевки», «графа 2», «ОРГН санатория»).

Уход за больными. Если пациент берет больничный не ввиду собственной нетрудоспособности, а по уходу за заболевшим родственником или ребенком, то в бланке обязательно заполняются строки с указанием степени родства (эта информация кодируется, а код указан на обороте бланка) и возраста больного. При этом возраст должен быть указан в двух графах: количество полных лет и количество полных месяцев. Для детей, которым еще нет года, указание возраста производится только в месяцах. В случае, если уход выполняется за двумя и более детьми, выдается несколько листков нетрудоспособности (по количеству больных детей). Такие бланки заполняются одинаково с разницей в данных ребенка.

Нахождение в стационаре. Если пациент какое-то время находился на лечении в стационаре, в бланке больничного это должно быть указано в графе «находился в стационаре». Там проставляется дата поступления и дата выписки. При этом, если после выписки из стационара человек продолжал лечение амбулаторно, период нахождения в стационаре и период освобождения от работы в бланке листка нетрудоспособности будут отличаться.

Освобождение от работы. Как правило, освобождение от работы дается не более, чем на десять дней. Потом, если в этом есть необходимость, врач может продлить больничный. Эта информация вносится в раздел «освобождение от работы». Поскольку в этом разделе всего девять ячеек, тут допускаются сокращения. Например, «леч врач» – «лечащий врач». Если больничный продляется больше, чем на тридцать дней, решение о продлении выносит специальная комиссия, а председатель этой комиссии указывается в бланке, как «пред вк». Фамилия и инициалы врача могут записываться сокращенно или полностью, на его усмотрение. Внизу раздела указывается дата выхода на работу. Если ее нет, и пациент продолжает лечиться, то нужно заполнить графу «иное», где указывается нужный код и номер следующего больничного.

Нарушение режима. Заполнение больничного листа 2014 предполагает также заполнение графы «нарушение режима» (если, конечно, оно имело место). Эта информация в новом бланке кодируется (код есть на обороте) и заверяется подписью врача с указанием даты.

Штампы и печати. Заполненный бланк должен обязательно содержать подпись врача (она ставится внизу) и хорошо читаемый оттиск печати с наименованием медицинского учреждения (треугольный, круглый или «для листков нетрудоспособности).

Что заполняет работодатель?

После того как бланк больничного проверен, он поступает на обработку к сотруднику отдела кадров и бухгалтеру, которые продолжают его заполнять. Заполнение нового больничного листа работодателем предполагает внесение необходимой информации в бланк, а именно:

Наименование организации. Необходимо вписать в соответствующую графу наименование предприятия и его идентификационный номер. При этом наименование указывается именно то, которое принято приказом по учреждению. В идеале наименования учреждения, указанное врачом, как место работы пациента, и наименование учреждения, которое вписывает бухгалтер или сотрудник отдела кадров, должны совпадать. Но некоторые несоответствия допускаются, главное – правильно вписанный идентификационный номер.

1. Идентификация сотрудника. Чтобы правильно идентифицировать нетрудоспособного сотрудника, необходимо обязательно заполнить графы, где указывается его СНИЛС и ИНН.
2. Профессиональное заболевание. Если больничный выдан по поводу профессионального заболевания сотрудника или причиной нетрудоспособности явилась производственная травма, то необходимо заполнить «Акт формы Н-1».
3. Особые категории сотрудников. Строка «условные начисления» обязательна для заполнения, если речь идет о сотрудниках, которые работают по срочному трудовому договору, инвалидах, льготниках или тех, чей больничный превышает по продолжительности тридцать дней. Она заполняется в соответствии с кодами, указанными на обороте бланка, а они, в свою очередь, влияют на размер пособия по трудоспособности.
4. Начало работы. Графа «дата начала работы» предполагает запись даты, которая указана в трудовом договоре сотрудника как дата начала его работы в организации, а не даты возврата на работу после болезни. Ведь сотрудник имеет право на выплату пособия по нетрудоспособности даже в том случае, если заключив трудовой договор заранее, он не успел выйти на работу и ушел на больничный. После предоставления больничного, ему выплачивается пособие, а в графе «дата начала работы» проставляется дата, с которой он должен бы приступить к работе (в последнем случае при условии аннулирования трудового договора).
5. Страховой стаж. Графа «страховой стаж» очень важна для определения размера пособия, поэтому важно правильно указать в ней полное количество лет и месяцев.
6. Нестраховые периоды подразумевают сроки воинской службы, временной безработицы, обучения и время учета в службе занятости. Они не входят в страховой стаж и не могут учитываться при начислении пособия по нетрудоспособности. Увидеть, как именно нужно записывать эти периоды, можно скачав образец заполнения больничного листа 2014.
7. Строка «причитается пособие на период» должна содержать даты, которые дублируют графу «освобождение от работы», заполняемую врачом.
8. Сумма пособия по нетрудоспособности выплачивается за счет ФСС и работодателя. Работодатель платит за первые три дня, а все остальные дни (а также долечивание, карантин, протезирование) оплачивает фонд ФСС. В бланке сумма пособия указывается в двух частях: которую платит фонд, и которую платит работодатель (и та, и другая указывается с учетом НДФЛ). А вот в строке «итого начислено» указывается сумма пособия за минусом НДФЛ.
9. Расчет пособия производится на отдельном листке, который потом прикрепляется к бланку, а в строки «средний дневной заработок» и «средний заработок для исчисления пособия» не нужно вписывать полный расчет. Есть необходимость записать туда только наиболее нужную и важную информацию.
10. После заполнения всех строк и граф, бланк заверяется подписью руководителя (или того лица, которому делегированы эти полномочия) и главного бухгалтера.

Пример заполнения больничного листа по всем правилам можно скачать  здесь.

Важные моменты

Кроме того что вся информация на бланке больничного должна быть читаемой и достоверной, есть еще несколько важных моментов, о которых необходимо помнить, при оформлении листка нетрудоспособности:

• его нельзя складывать и мять;
• Записи не должны выходить за пределы отведенных полей (как и печати, как и подписи), но если такие недочеты есть, больничный не может считаться недействительным, а пособие по нему должно быть выплачено;
• печать медицинской организации может выступать за границы поля, но не должна попадать на другие информационные поля.

Больничный лист может быть выдан только тем медицинским учреждением, которое имеет право на медицинскую деятельность (к ним не относятся станции скорой помощи, переливания крови, приемные отделения больниц, центры медпрофилактики, грязелечебницы, судмедэксперты).

Заполнение больничного листа работодателем. Оформление больничного листа

Исчисление пособия для заболевшего работника происходит на основании больничного листа, который сотрудник должен получить в медицинском учреждении и предъявить его работодателю. С 2011 года действует больничный лист нового образца. Как происходит оформление данного документа? Как заполнить больничный лист работодателю? Эти вопросы разберем в этой статье. Кроме того, в конце статьи вы можете посмотреть образец заполнения больничного листа.

Итак, ваш работник заболел, по окончании болезни он приносит вам больничный лист. Прежде, чем начать оформление больничного листа, обратите внимание на то, как его заполнил медработник. Не должно быть помарок, исправлений, проверьте правильность заполненных строк. После этого вам нужно оформить нижнюю часть больничного листа. Как это сделать правильно?

Имейте в виду, что в дальнейшем этот документ будет считывать компьютер, поэтому пишите четко и крупно, черным или синим цветом.

Заполнение больничного листа работодателем

Если взглянете на новый бланк больничного листа, то увидите, что верхнюю его часть заполняет медицинский работник, а нижнюю работодатель.

Оформление больничного листа работодателем начинается с указания наименования организации. Проверьте, как заполнил это поле врач в своей части бланка. Наименования организации в верхней и нижней части должны совпадать. Если название длинное, то оно должно быть сокращено таким образом, чтобы поместиться в имеющиеся 29 клеток.

Далее отмечается место работы сотрудника: основное или по совместительству.

Регистрационный номер страхователя берется из извещения, которое организация получила в ФСС при постановке на учет. Аккуратно оформите это поле, именно оно служит основой для идентификации вашей организации.

Код подчиненности также берется из того же извещения, по этому цифровому обозначению можно понять, в каком отделении ФСС зарегистрирован работодатель.

ИНН – идентификационный номер работника (заполняется, если он есть в наличии).

СНИЛС – ставится номер лицевого счета.

Условия исчисления – заполняется на определенную группу работников, болевших свыше тридцати дней, инвалидов, льготников. Здесь ставится соответствующее кодовое обозначение, которое можно найти на обороте бланка больничного листа нового образца.

Акт формы Н-1 от – заполняется на работников, получивших производственную травму.

Дата начала работы – если с работником заключен трудовой договор заранее, и работник, не успев выйти на рабочее место, заболел, то работодатель может аннулировать этот договор, а в этом поле указывается дата выхода работника на рабочее место после болезни.

Страховой стаж – ставится количество полных лет и месяцев страхового стажа работника, о том, как считать страховой стаж, читайте в этой статье.

Нестраховые периоды – здесь указывается продолжительность нестраховых периодов, к которым относится служба в армии с 01.01.2007.

Причитается пособие за период – данные для заполнения берутся из верхней части больничного листа, заполненного врачом, берутся данные из строки «освобожден от работы».

Средний заработок – суммарный заработок работника за два расчетных года.

Средний дневной заработок – рассчитывается, исходя из заработка за два года и количества дней в расчетном периоде, как рассчитывается средний дневной заработок, смотрите здесь.

Пособие – отражается сумма пособия, полученная, как результат умножения предыдущего параметра на количество дней больничного. Пособие за первые три дня выплачивает работодатель, за остальные дни – ФСС, эти два значения указываются в отдельных полях.

Итого – суммарное пособие за период болезни работника.

Расчет самой суммы пособия ведется, как правило, на отдельном листе, который прикрепляется к самому оформленному бланку больничного.

Заполнение больничного листа работодателем:[wpdm_file id=208]

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Правила заполнения нового больничного листа: пошаговая инструкция

Отличия бланков больничного листа: старого и нового

Начиная с 1 июля 2011 года, в оборот введены бланки листов нетрудоспособности нового образца взамен старых. Новые больничные бланки утверждены Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011г. № 347н. Согласно данному законодательному документу, новые бланки вводятся в действие с 1 июля.

Но не следует считать, что с этого момента сотрудник обязан менять старый больничный лист на новый, если он был выдан за короткое время перед введением новых. Впериод нововведений новый больничный лист выдается лишь в случае, если требуется продлить старый. 

Замена старых больничных листов на новые вызвана рядом уважительных причин. Так, одной из наиболее весомых можно назвать техническое несоответствие документа старого образца современным требованиям. Ранее действующий листок нетрудоспособности отличается небольшими размерами и малой вместительностью информации. Кроме того, информация в больничный лист должна была вноситься вручную и размещаться на его обеих сторонах.

 

С недавнего времени участились случаи фальсификации больничных листов, что тоже явилось веской причиной их замены на более усовершенствованные и имеющие высокую степень защиты. Ведь больничный лист предполагает выплату пособия по временной нетрудоспособности, а участившиеся случаи его подделки влекут за собой фальсифицированные выплаты в ущерб государству. 

 

Отличия нового и старого больничного листа заметны даже визуально: новый документ имеет больший размер (формат А4), выполнен на светло-голубом фоне (старый – на зеленом), для заполнения информации имеются желтые ячейки. Помимо этого, новый больничный лист в полной мере соответствует техническим стандартам, в частности, имеет высокую степень защиты от фальсифицированных действий.

Так, новый бланк больничного листка предполагает автоматическую обработку – то есть считывание информации при помощи программы. Каждая ячейка нового документа заполняется отдельно – в нее вносится цифра или буква. Чтение информации осуществляется при помощи компьютерной техники. Помимо данных, внесенных от руки, предполагается наличие бинарного кода в левом верхнем углу. Сегодня пока не имеется возможности его проставления, но в ближайшем будущем планируется вносить закодированную информацию (к примеру, дата выдачи, причина нетрудоспособности, кем выдан документ и пр.). Планируется, что вся информация такого рода будет закодирована и размещена в левом верхнем углу больничного листка.

Помимо имеющихся достижений, новый лист нетрудоспособности имеет штриховой код, состоящий из 12 цифр – номер бланка больничного листа. Старый бланк имел серию и номер, состоящие из цифр и букв, в новом документе остались лишь цифры под штриховым кодом. 

В новом бланке больничного листа поля расположены таким образом, чтобы их было несложно заполнить и проверить. Такая упрощенная схема рассчитана на бухгалтеров, врачей поликлиник и сотрудников ФСС для облегчения и ускорения проверки и обработки информации документа, следовательно – грамотности расчета пособия по временной нетрудоспособности. 

Правила заполнения нового больничного

Теперь рассмотрим, как заполнять листок нетрудоспособности по всем правилам. Допустим, сотрудник после болезни сдал в бухгалтерию больничный листок нового образца. В первую очередь, необходимо проверить часть медицинского документа, заполняемую медучреждением. В старом бланке больничного допускалось два исправления, отмеченные врачом. В новом листе никаких исправлений не допускается: в случае ошибочных данных врач обязан выдать новый больничный лист, но ни в коем случае не вносить каких-либо исправлений. Если сотрудник предоставил больничный лист с исправлениями, его следует вернуть работнику, который произведет замену документа в медицинском учреждении.

Теперь коснемся вопроса заполнения больничного листа медицинской организацией. В первую очередь врач ставит галочки в пунктах «дубликат» или «первичный» (дубликат выдается в случае утраты предыдущего больничного листа). Заметьте: в случае, когда сотрудник принес в организацию больничный лист с ошибкой, которая была обнаружена организацией, и больничный лист возвращен сотруднику для замены, в пункте «дубликат» галочка не ставится. 

После этого заполняются графы «наименование медицинской организации» и «место работы – наименование организации», вызывающие наибольшее количество вопросов в связи с недостаточностью ячеек для внесения всей информации.

Согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 г. № 624н (в котором подробно расписаны правила заполнения больничного листа), наименование медучреждения или места работы может вноситься как полное, так и сокращенное (уточнить это можно в учредительной документации). Но во многих случаях даже сокращенное наименование не помещается полностью. В данном случае, согласно письму ФСС от 15 июля 2011 г. № 14-03-11/15-7481, можно придерживаться следующего правила: организация вправе выбрать для себя любое сокращенное наименование, которое будет использоваться лишь для заполнения листов нетрудоспособности.

Графа рядом с датой – ОГРН – требует очень внимательного и точного ее заполнения, в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации. Данная графа важна при автоматическом считывании информации с документа, ведь при ее помощи медучреждение идентифицируется в базе данных ФСС.

Важно: при внесении наименования организации, не допускаются такие знаки, как скобки, тире, кавычки, запятые, точки, знак номер, вносить следует только числовые и буквенные значения.

За наименованием медицинского учреждения следуют строки с указанием его адреса. Так, заполнять их следует в таком порядке: наименование города, название улицы, номер дома и затем – офиса. В названии улицы не следует указывать «проспект», «улица», «бульвар» и пр. Имеющийся у дома корпус или строение указывается через дробь без пробела (к примеру, пробел, 3/2 – означает дом 3 корпус 2), после этого ставится пробел и далее указывается номер офиса при необходимости.

ФИО больного указывается на основании данных из удостоверяющих его личность документов. Для фамилии в наличии представлено 28 ячеек. В случаях с длинными или двойными фамилиями следует вносить первые 28 символов. За поля выходить нельзя, инициалы больного не указываются.

Поле, расположенное ниже содержит информацию о дате рождения больного, указывается его пол и причина нетрудоспособности. При указании причины нетрудоспособности вниманию предлагается три поля: «код», «дополнительный код» и «код изменения» (эти данные отличают новый больничный от старого). Информация о кодах расположена на оборотной стороне документа. В частности, в первых двух ячейках необходимо указать причину первоначального обращения, дополнительный код потребуется для случаев дополнительной причины нетрудоспособности. Код изменения указывается в случаях, когда происходят какие-либо изменения в причинах нетрудоспособности.

О строке заполнения наименования организации уже говорилось выше. Необходимо лишь уточнить о том, что руководителю компании следует выпустить распоряжение или приказ со специально зафиксированным наименованием компании, которое будет использоваться для заполнения больничных листов. Лучше всего о таком действии уведомить ФСС (в котором зарегистрирована компания), а также выдать своим сотрудникам памятки по заполнению больничного.

После этого врач заполняет графы об основном месте работы или по совместительству. Данная информация поступает со слов пациента, и для подтверждения этого не требуется документов. В случае выдачи двух больничных листов (по месту основной работы и по совместительству), в листе «по совместительству» следует указать номер листа, выданного по основному месту деятельности.

Графа «Дата 1» заполняется при изменении причины нетрудоспособности. Если это листок по беременности и родам, в данную графу вносится предполагаемая дата родов или дата начала путевки в санаторий. Следующие строки «Графа 2», «№ путевки» и «ОГРН санатория или клиники НИИ» должны заполняться лишь в случаях, когда пациент отправляется в санаторий.

Строки по уходу заполняются в случаях, когда пациенту выдается больничный для ухода за заболевшим родственником. В строках указывается родственная связь и возраст заболевшего члена семьи, за которым полагается уход. Строку «Возраст» заполняют следующим образом: в первых двух ячейках указывается полный возраст в годах, во вторых – в месяцах. Не заполняются первые две ячейки в случаях с детьми, когда их возраст меньше года. Далее указывается родственная связь (код указан на обороте больничного).

Когда требуется уход за двумя детьми, выдается два больничных листка, заполняются они одинаково. Отличия лишь в данных тех детей, за которыми ведется уход. 

Относительно следующей строки «поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)» у работодателей и врачей возникает масса вопросов, так как пособие по данному пункту выдается на основании справки из женской консультации, выдаваемой одновременно с листком нетрудоспособности. Новый бланк больничного предусматривает отдельную графу для того, чтобы не выдавалась отдельная справка. Но на данный момент пока не внесены изменения касательно выплат пособий за постановку на учет в ранние сроки беременности, поэтому основанием для начисления пособий все так же является справка из женской консультации.

Отметки о нарушении режима содержат код, значение которого можно найти на обороте больничного. Дата нарушения и подпись врача также обязательны.

В строке «Находился в стационаре» проставляется дата начала поступления в стационар и дата выписки пациента. Заметьте, данный период может отличаться от указанного в таблице «Освобождение от работы».

Если больной был направлен в учреждение медико-санитарной экспертизы на освидетельствование, заполняется следующая строка. Здесь указывается дата направления и регистрации документов, дата освидетельствования. Указывается группа при оформлении инвалидности.

Раздел «Освобождение от работы». Обычно врач выдает освобождение от работы на 10 дней, после чего может его продлить. В случае нетрудоспособности человека более 30 дней больничный продлевается специальной комиссией. В таблице заполняются даты, должность врача (так как ячеек всего 9, необходимо делать сокращения, к примеру «лечащий врач» записать как ЛЕЧ ВРАЧ). Нижняя строка предусмотрена для председателя врачебной комиссии, в должности указывается «ПРЕД ВК», в строке фамилии и инициалов заполняется до тех пор, пока имеется место – на усмотрение врача (можно записать фамилию сокращенно, или полностью фамилию и инициалы).

Ниже таблицы «Освобождение от работы» врач указывает, с какого периода пациент приступит к работе. В случае длительной болезни в графе «Иное» указывается соответствующий код, ниже пишется номер продленного больничного.

Подпись врача ставится внизу раздела, справа также должен быть оттиск печати (треугольной, круглой или специальной «для листков нетрудоспособности»). В оттиске печати должно ясно читаться наименование медицинского учреждения – это важно для программной идентификации организации, выдавшей больничный.

Строки, заполняемые бухгалтером

Наименование организации вносится бухгалтером (выше уже говорилось о том, как правильно применять сокращенный вариант наименования). Заметьте, оно должно совпадать с тем, которое указал врач. Но если по каким-то причинам наименование не совпадает, самым главным для работодателя является точное указание регистрационного номера, по которому ФСС легко идентифицирует компанию. Уточнить правильный номер можно в извещении ФСС компании в качестве страхователя. Имеющиеся у организации филиалы кроме регномера имеют расширенные номера, проставляемые через дробь. Далее заполняется код подчиненности, указывающий на отделение ФСС, на учете в котором находится фирма.

 

Обязательным для заполнения является ИНН нетрудоспособного сотрудника. Следует также заполнить и графу СНИЛС, являющуюся также обязательной.

В следующей строке – «условные начисления» — присутствует закодированная информация, значения которой имеется на оборотной стороне. Указывается она для льготников и тех, кто болел более 30 дней, инвалидов и работающих по срочному трудовому договору (эти факторы влияют на продолжительность и размер пособия).

Заполнять «Акт формы Н-1» необходимо в том случае, когда речь идет о профессиональном заболевании или же производственной травме.

Графа «Дата начала работы» заполняется не как дата возврата на работу после болезни, а как дата аннулирования трудового договора. Пример: трудовой договор заключили 1 июля, но к работе сотрудник должен приступить 1 августа (то есть договор заключен заранее). Но 18 июля работник заболевает, и работодатель имеет право аннулировать такой договор. Но даже если работник не приступил к деятельности, он имеет право на получение пособия, в нашем случае это – с 1 августа. Выздоровев, сотрудник приносит больничный, по которому выплачивается пособие. В таком случае, дата начала работы указывается в соответствии с договором, при условии, что он аннулирован.

В строке «Страховой стаж» указывается полное количество лет и месяцев.

В ячейках «в т.ч. нестраховые периоды» указываются сроки воинской службы за период с 01.01.2007г. Кроме страхового стажа (подтверждаемого трудовым договором), в деятельность включается и военная служба, которая и является нестраховым периодом, с которого страховые взносы не начисляются и не уплачиваются. Этот период не является страховым, он лишь засчитывается в общий трудовой стаж.

Не вносятся в больничный лист такие периоды, как временная безработица, учет в службе занятости, обучение.

Строка «причитается пособие за период» содержит даты, соответствующие указанным в таблице «Освобождение от работы» (заполненные врачом).

В строках «Средний заработок для исчисления пособия» и «Средний дневной заработок» не нужно производить полный расчет, как в старом бланке. Сюда вносится лишь наиболее важная информация. Расчет пособия производится на отдельном листке и прикрепляется к больничному. 

После этого компания указывает сумму пособия, разбив ее на две части – за счет средств фонда и работодателя. Вторая часть выплачивается за первые три дня нетрудоспособности (раньше оплачивалось только два, но с 1 января 2011 года оплачивается три дня). Во всех остальных случаях (карантин, протезирование, долечивание) пособие оплачивается за счет средств ФСС.

В строке «Итого начислено» указывается сумма, включая НДФЛ. В старом бланке в строке «ИТОГО (сумма к выдаче)» указывался объем выплат без учета НДФЛ.

В завершении – подпись руководителя и главбуха. Но подпись руководителя может быть делегирована другому лицу (что часто бывает на крупных предприятиях) на основании соответствующего приказа или доверенности.

См. также:

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

Как написать электронное письмо об отпуске по болезни (с примерами) — Zippia

Все болеют, и иногда вашей болезни хватает на выходной день. Когда это происходит, важно сообщить о своем отсутствии вашей команде, своему руководителю и всем, кому может быть необходимо знать, влияет ли ваше отсутствие на их работу.

Если вы чувствуете себя плохо и ожидаете, что вам придется пропустить рабочий день, обязательно позвоните и сообщите об этом своему руководителю или работодателю как можно скорее, чтобы избежать негативных последствий или непреднамеренной дополнительной работы для ваших коллег.

У каждой компании своя политика отпуска по болезни. Обязательно поймите их и соблюдайте соответствующие процедуры. Некоторые рабочие места относятся к этому более спокойно, в то время как другие могут быть более формальными. Обычно эти рекомендации изложены в отделе кадров (HR) и доступны в справочнике вашего сотрудника.

Чаще всего ваш работодатель ожидает письменного уведомления об отсутствии. Это может быть письмо, электронная почта или даже мгновенные сообщения. Однако некоторым менеджерам может потребоваться просто телефонный звонок или текстовое сообщение.В любом случае важно охватить все свои базы и обеспечить хотя бы электронное письмо своему боссу.

Ниже мы расскажем о некоторых распространенных методах уведомления начальника о вашем отсутствии на работе.

Ознакомьтесь с политикой компании

Как указывалось выше, у каждой компании в руководстве для сотрудников будут разные ожидания и рекомендации относительно того, как сообщить выходной день на работе. В зависимости от вашей компании у вас могут быть определенные дни по болезни, которые отличаются от личных выходных.Требования к этим типам дней отсутствия на работе будут отличаться от компании к компании.

Некоторые компании требуют, чтобы сотрудник сообщал своим руководителям о своем отсутствии не менее чем за два часа до начала смены. Другим может потребоваться телефонный звонок вместо отправки электронного письма или текстового сообщения, чтобы убедиться, что они получили ваше сообщение.

В зависимости от вашей работы вам может потребоваться сдать справку от врача для отпуска, который длится более нескольких дней. Однако другие компании могут попросить вас предоставить справку от врача только на один выходной.Спросите своего менеджера, если вы не уверены, какова для этого правильная политика.

Кроме того, важно понимать не только политику компании, но и предпочтения своего начальника. Ваш босс может быть занят по утрам и не смотрит электронную почту. В этом случае лучше сообщить им текстовое сообщение или телефонный звонок и убедиться, что они увидят, что вы не будете работать в этот день.

Не забывайте, что ваш менеджер — не единственный человек, которому вам нужно сообщить о вашем отсутствии. Если у вас есть люди, работающие под вами, вы также должны уведомить их о своем отсутствии.Если это новые сотрудники, было бы неплохо дать им человека, к которому они могут обратиться с вопросами, чтобы они не беспокоили вас, пока вы пытаетесь выздороветь.

Точно так же, если вы работаете в команде с другими коллегами, и ваше свободное время каким-либо образом повлияет на их рабочую нагрузку, вы должны сообщить им, что вы пропустите рабочий день. Это не обязательно должны быть только люди в вашей команде. Это может распространяться и на другие команды.

Не забудьте также проверить свой календарь.Скорее всего, у вас могут быть встречи, которые вам придется пропустить из-за болезни. Обязательно сообщите другим участникам собрания о том, что вы не будете присутствовать на нем. Сделайте это как можно скорее, чтобы у них была возможность своевременно перенести расписание.

Как уведомить начальника

Независимо от того, прописано это в политике вашей компании или нет, всегда полезно отправить уведомление о больничном в письменной форме. Это важно, чтобы защитить вас для получения доказательств, если они понадобятся позже, а также для того, чтобы вашему руководителю было легко вести учет вашего свободного времени.

Если вы внезапно заболели, постарайтесь как можно скорее сообщить об этом своему руководителю или руководителю. Если вы можете отправить текстовое сообщение, электронное письмо или телефонный звонок, чтобы сообщить им, это лучший способ связаться с кем-либо. Опять же, поймите, что ваш руководитель или работодатели предпочитают, как лучше всего с ними связываться в подобных ситуациях.

После того, как вы проинформируете их, когда вы почувствуете себя готовым, обязательно предоставьте им официальное письмо или электронное письмо с оправданием отсутствия вместе с любой необходимой документацией, такой как справка от врача, справка из больницы или приемный покой.

Если возможно, расскажите своему начальнику о том, чего вы будете скучать в свободное время. Если в вашем списке дел есть срочные дела, обязательно сообщите о них своему боссу. Лучше всего попробовать составить план игры на случай вашего отсутствия. Но если это невозможно, лучше всего сообщить об этом своему руководителю и посмотреть, сможет ли коллега рассказать о вашем проекте, пока вас нет.

Что включать в электронное письмо о болезни

Электронное письмо о больничном должно быть простым и конкретным.Вот что вам следует учитывать при написании электронного письма или письма вашему менеджеру:

• Причина отсутствия. Эта часть может быть конкретной или расплывчатой, в зависимости от типа ваших отношений с начальником и причины вашего заболевания. Напишите, с каким недугом вы заболели и что мешает вам прийти в офис или войти в свой компьютер. Если есть конкретные детали, которые, по вашему мнению, помогут вашему начальнику лучше понять, обязательно укажите их.Но краткая причина вполне приемлема.

• Как долго тебя не будет. Опять же, в зависимости от типа заболевания, которым вы заболели, вы можете предсказать, как долго вы будете отсутствовать. При таких заболеваниях, как грипп или простуда, вы можете ожидать, что будете отсутствовать всего несколько дней. Однако ваше состояние может быть более сложным, поэтому, если вы не уверены, когда сможете вернуться к работе, позвоните своему врачу и попросите его дать оценку, чтобы вы могли сообщить ее своему работодателю.

• Адрес, насколько вы будете доступны. Вы должны дать своему начальнику некоторое представление о вашей доступности, в зависимости от того, насколько вы больны. Если вы можете проверить свою электронную почту, дайте им знать. Если вы можете дать им свой номер телефона, чтобы принимать сообщения службы экстренной помощи и звонки, сделайте это тоже. Однако сначала позаботьтесь о себе. Если вы слишком больны, чтобы отвечать на звонки и электронные письма, сообщите об этом своему боссу и дайте себе время отдохнуть.

• Уточните, будете ли вы выполнять свою работу или у вас есть план на случай непредвиденных обстоятельств. Если вы можете работать из дома, сообщите своему начальнику, что вы планируете войти в систему на некоторое время в течение своего больничного дня. У сотрудников старшего звена могут возникнуть проблемы с получением реального выходного дня на работе, поскольку они должны быть доступны для своих сотрудников. Однако, если вам требуется полный день отдыха, убедитесь, что у вас есть какой-то план, чтобы ваши проекты продолжали развиваться.

• Документация. Сообщите своему работодателю о любых медицинских записях или других документах, которые вы получите, чтобы показать им, когда время вашей болезни закончится.

• Назовите ответственного лица. Выберите человека из нашей команды, который может помочь взять на себя некоторые задачи для ваших текущих проектов или встреч, чтобы ваш руководитель и другие сотрудники в организации знали, к кому обращаться с вопросами. Убедитесь, что вы общаетесь с этим человеком, прежде чем объявить, что он возьмет на себя ваши обязанности.

• Профессиональное закрытие. Обязательно завершите заметку на профессиональном закрытии своим именем.

Примеры шаблонов отпусков по болезни

Приведенный ниже шаблон больничного листа — это всего лишь пример того, что вы можете написать своему боссу.

16 апреля
Мария Рейнольдс
Директор по маркетингу
Apple, Inc.

Дорогой Ларри,

Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что мне нужно будет взять два выходных на работе из-за болезни, которую я испытываю. К счастью, я посетил своего врача, который прописал мне антибиотики, но он посоветовал мне держаться подальше от других как минимум два дня, чтобы убедиться, что я больше не заразен.

В приложении вы найдете письмо от моего врача, подтверждающее, что я должен взять выходные, чтобы полностью выздороветь. Приносим извинения за любые неудобства, которые может вызвать мое отсутствие, но я общался с Дином, который возьмет на себя функции ответственного лица на нашем предстоящем мероприятии Apple Watch. Кроме того, я планирую периодически проверять свою электронную почту в течение следующих двух дней, если мне станет лучше, и отвечать на любые срочные запросы. Когда я вернусь на работу в четверг, я сделаю все возможное, чтобы наверстать упущенное.

Если вы сможете записать звонок нашей маркетинговой группы, я послушаю запись, когда мне станет лучше. Если что-то срочное возникнет, пока меня нет в офисе, позвоните или напишите мне по номеру 235-324-2352, и я постараюсь ответить.

Кроме того, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная информация от моего врача. Если мне понадобится дополнительный выходной, я сообщу вам как можно скорее. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу моей рабочей нагрузки или запроса на отпуск.

Большое спасибо за понимание.

С уважением,
Мария

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Как написать электронное письмо о болезни (+ шаблон)

Написание электронного письма своему боссу с просьбой взять отпуск по болезни ставит «ick» на «больной», не так ли?

Твоя голова раскалывается, и ты израсходовал все салфетки в коробке.Пора вызывать на работу больного. Может быть трудно определить, какие детали включить, а что пропустить, а также какой протокол следует использовать для вызова.

Вот в чем дело. Вы больны, и вам нужен выходной. Итак, давайте напишем и разошлем это электронное письмо, чтобы вам стало лучше.

Как написать электронное письмо о болезни за 5 шагов

1. Отправьте электронное письмо как можно раньше

Нас часто спрашивают: «Когда мне отправлять электронное письмо о больничном?»

Ответ: как только вы узнаете, что заболели.Это может означать, что вы отправите его посреди ночи или как только проснетесь с болью в горле и лихорадкой.

Чем раньше электронное письмо попадет в почтовые ящики вашего начальника или коллег, тем скорее они получат к нему доступ — и это очень важно, если им нужно перенести некоторые встречи или прикрыть вас.

2. Напишите простую тему сообщения электронной почты

Подумайте «День болезни» для небольших компаний или «Ваше имя — День болезни» для крупных корпораций.

3.Дайте им знать, насколько вы будете доступны

Благодаря достижениям в области технологий, вполне возможно, что вы можете периодически проверять свою электронную почту из дома в течение всего больничного дня. Или, может быть, вы способны работать из дома / работать удаленно и вообще не брать больничный.

С другой стороны, вы можете быть в оцепенении, вызванном лекарством от простуды. Если вы слишком больны, чтобы проверять электронную почту, скажите об этом. Если вы планируете проверить, сообщите им.

Вы также можете сказать им, что отправите им электронное письмо позже, если ваше состояние ухудшится и вы решите перестать проверять свой почтовый ящик.

4. Скажите, платно это или нет

Это особенно верно в отношении почасовой работы или должностей в крупных компаниях. Сообщите своему начальнику, выходит ли это из вашего накопленного отпуска по болезни или нет.

Если вы работаете в компании, которая различает личные дни и больничные, вы также должны указать, какие из них вы используете.

5. Четко обозначьте «следующие шаги» над тем, над чем вы работаете

Если у вас запланированы встречи, сообщите своему работодателю, что вы планируете их перенести (или что вы свяжетесь с кем-нибудь, чтобы провести встречу за вас).

Сроки по проектам? Сообщите им, где они находятся. Если у вас есть кто-то в команде, который может помочь вашим клиентам или поручениям, сообщите об этом своему начальнику. Если вам нужно из них , чтобы прикрыть вас, пока вас нет дома, спросите.

Шаблон больного дня

Вот стандартный шаблон электронного письма, который можно использовать практически в любой больничный день.

Примечание: В этом письме упоминается о периодической проверке электронной почты в течение дня. Если вы знаете, что вы недостаточно хороши для этого, не обещайте слишком много.Сосредоточьтесь на своем исцелении.

Привет, [имя вашего босса],

. Из-за личной болезни я сегодня возьму оплачиваемый больничный. Я планирую периодически проверять свою электронную почту в течение дня, но сообщу вам, если мое состояние ухудшится и мне нужно полностью перейти в автономный режим. Я собираюсь написать [имя коллеги] по электронной почте, чтобы попросить ее провести утреннюю встречу, которую я запланировал с командой [или что-то еще, что ей нужно, чтобы помочь прикрыть].

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. Надеюсь завтра вернуться в офис!

Best,
[Ваше имя]

Дополнительные примеры электронного письма о больничном дне

Если у вас нет больного дня

Привет, [имя вашего босса],

К сожалению, я проснулся, чувствуя себя слишком больным, чтобы прийти сегодня в офис.Я планирую взять неоплачиваемый выходной, чтобы отдохнуть и поправиться. Я буду периодически проверять свою электронную почту на случай, если у вас или у команды возникнут какие-либо вопросы.

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. Надеюсь завтра вернуться в офис!

Best,
[Ваше имя]

Если вы чувствуете себя плохо, но предпочитаете работать удаленно

Привет, [имя вашего босса],

. К сожалению, я проснулся с плохим самочувствием и обеспокоен тем, что, если приду в офис, я могу кого-нибудь заболеть.Думаю, мне лучше не приходить сегодня в офис. Тем не менее, я могу работать из дома над проектами, над которыми я работаю, и отвечать по электронной почте и в Slack на любые вопросы, возникающие у команды. Это работает для вас?

Если все пойдет хорошо, надеюсь завтра буду в офисе!

Best,
[Ваше имя]

Привет, [имя вашего босса],

. К сожалению, сегодня мне нужно взять больничный. Я постараюсь проверить свою электронную почту сегодня утром и еще раз перед EOD, но, вероятно, мне нужно будет провести день, отдыхая [если у вас день психического здоровья, вам действительно нужно дать перерыв в работе!].(Вы хотите, чтобы я объявил об отсутствии на работе?)

Я не работаю ни над чем, что нужно закончить до завтра, поэтому я надеюсь, что завтра утром вернусь к работе первым делом.

Best,
[Ваше имя]

Последние электронные советы по поводу больничного дня

• Не делайте это слишком личным. Даже если ваша команда очень открыта, может наступить момент, когда вы не захотите рассказывать о природе своей болезни. Лучше с самого начала не содержать подробностей в электронных письмах о больничном, чтобы в этот день никто не подумал: «Странно, что она не говорит, что не так.”

• Если вы не знаете, каков уникальный этикет в вашем офисе, посмотрите, как коллеги справляются с больничными.

• Если ты болен, значит ты болен. 50 процентов американцев работают во время болезни, в том числе колоссальные 60 процентов миллениалов в возрасте от 18 до 29 лет. Это плохой ход, и да, он часто продлевает вашу болезнь. Напишите это письмо и вернитесь в постель.

Заполнение бланков отпуска по семейным обстоятельствам и отпуска по болезни

Если вы берете защищенный отпуск на работе в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), вам может потребоваться заполнить формы FMLA, чтобы удовлетворить требования вашего работодателя.Закон был подписан президентом Клинтоном в феврале 1993 года. Он требует, чтобы определенные работодатели предоставляли имеющим на это право работникам неоплачиваемый отпуск по определенным семейным и медицинским причинам. Вам необходимо просмотреть контрольный список соответствия требованиям FMLA и заполнить заявление FMLA, состоящее из форм Закона о семейном медицинском отпуске.

Ключевые выводы

• FMLA предоставляет неоплачиваемый отпуск, гарантирующий вашу работу.
• Вы и ваш работодатель должны заполнить соответствующие документы, чтобы их принять.
• Отдел заработной платы и рабочего времени Министерства труда США (DOL-WHD) отвечает за программу FMLA.
• Некоторые из квалифицирующих причин для использования отпуска по ЗОСПСО — это беременность, усыновление, личная болезнь и военный отпуск.

Как работает Закон о семейном отпуске по болезни

Закон FMLA применяется к государственным и частным служащим, проработавшим у одного работодателя более 1250 часов за последний год. Закон ограничивает сферу его действия работодателями с более чем 50 сотрудниками, а также исключает — или ограничивает — определенные категории сотрудников высшего звена.

Это дает имеющим на то право сотрудникам возможность не работать до 12 недель без оплаты, когда они испытывают потребность в соответствующей квалификации. Потребности включают уход за больным членом семьи, уход за новым ребенком — как при рождении, так и при усыновлении — и восстановление после серьезной травмы или болезни. Типы квалифицированных медицинских и семейных целей также включают усыновление, беременность, размещение в приемных семьях, семейное или личное заболевание или военный отпуск.

FMLA дает правомочным сотрудникам возможность не работать до 12 недель, но без оплаты, и кандидат должен соответствовать строгим критериям.

Управление заработной платы и рабочего времени Министерства труда США (DOL-WHD) курирует программу FMLA. Они выделили семь различных форм заявлений FMLA, согласованных с причиной квалифицированного отпуска и объемом информации, который требуется вашему работодателю для утверждения или отклонения запроса. Вы можете скачать форму с сайта DOL-WHD или по телефону 1-866-487-9243. Кроме того, ваш сотрудник отдела кадров может помочь вам найти подходящее приложение-запрос для вашей ситуации.

Ниже приведены описания различных форм и информация, запрашиваемая для каждого типа отпуска и того, как подать заявление на FMLA.

FMLA Form WH-380-E о состоянии здоровья сотрудников

Ваш работодатель может использовать форму 380-E (Сертификат поставщика медицинских услуг о серьезном состоянии здоровья сотрудника), чтобы получить медицинское свидетельство о вашей необходимости взять отпуск на работе. Эта форма состоит из трех разделов: один заполняет ваш работодатель, один — вам нужно заполнить, а последний раздел должен заполнить ваш врач или поставщик медицинских услуг.

Ваш отдел кадров обычно дает вам частично заполненную форму для заполнения.

В нем содержится информация о вашем состоянии, в том числе:

• Когда это началось
• Как долго это может длиться
• Требовалось ли ваше состояние на ночь в медицинском учреждении, и если да, то когда
• Какие должностные обязанности, по вашему состоянию, не позволяют вам выполнять
• Ваши симптомы, диагноз и схема лечения
• Сколько вам нужно перерыва, и будет ли он постоянным или спорадическим
• Потребует ли ваше состояние последующего лечения, которое потребует пропуска работы

Форма FMLA WH-380-F для состояния здоровья семьи

Вы можете использовать форму 380-F (Сертификат поставщика медицинских услуг о серьезном состоянии здоровья члена семьи), чтобы сообщить своему работодателю, что вам необходимо взять отпуск для ухода за серьезно больным или травмированным членом семьи.Вам нужно будет указать имя члена вашей семьи и ваше отношение к этому члену семьи (только некоторые родственники имеют право на участие).

Вам также нужно будет описать тип ухода, который вы должны предоставить, и сколько времени вам потребуется. Эта форма, как и 380-E, требует от работодателя, работника и практикующего врача заполнить конкретную информацию.

Лечащий врач вашего родственника должен заполнить оставшуюся часть формы информацией, аналогичной той, которая требуется в форме 380-E, например:

• Когда началось состояние
• Как долго это может длиться
• В каком уходе нуждается ваш родственник и другая важная медицинская информация, такая как график лечения

Идея состоит в том, чтобы объяснить, почему ваше отсутствие на работе необходимо.

Форма FMLA WH-381 Право на участие и права

Форма 381 (Уведомление о праве на льготы, правах и обязанностях) — это уведомительный документ, который ваш работодатель может предоставить вам в течение пяти рабочих дней с момента получения уведомления о вашем намерении взять отпуск по закону FMLA. Эта форма подтверждает информацию, которую вы предоставили своему работодателю, включая даты и причину вашего отпуска. Вам не нужно заполнять какую-либо часть этой формы.

Однако, в зависимости от того, как ваш работодатель заполняет эту форму, вам могут потребоваться дополнительные шаги.Если ваш работодатель использует эту форму для подтверждения и утверждения вашего отпуска, делать больше нечего. Но ваш работодатель может использовать эту форму, чтобы попросить вас отправить один из других отчетов, описанных в этой статье, по адресу:

• Подтвердите необходимость отпуска
• Запросить подтверждение вашего родства с членом семьи, за которым вы запрашиваете отпуск по уходу
• Документ о семейном отпуске военнослужащим

В нем также может быть сказано, что вам необходимо предпринять шаги, необходимые для сохранения вашей медицинской страховки во время вашего отпуска.В нем также может быть указано, что вы должны периодически отчитываться перед своим работодателем во время отпуска, чтобы сообщить ему, когда и планируете ли вы вернуться к работе.

FMLA защищает вашу работу, пока вы находитесь в отпуске, но поскольку это неоплачиваемый выходной (до 12 недель), многие семьи просто не могут себе позволить его взять.

FMLA Форма WH-382 Уведомление об обозначении

Есть несколько причин, по которым ваш работодатель может передать вам форму 382 (уведомление о назначении).Вам нечего заполнять самостоятельно, но если ваш работодатель использует эту форму, чтобы запросить дополнительную информацию, чтобы определить, действителен ли ваш запрос на отпуск, вам нужно будет предпринять шаги, чтобы предоставить эту информацию.

Если ваш работодатель использует эту форму, чтобы сообщить вам, что он запрашивает второе или третье медицинское заключение о вашей трудоспособности, вам нужно будет договориться о назначении этого медицинского приема. Ваш работодатель обязан оплатить эти мнения.

Форма FMLA WH-384 для семейного отпуска военнослужащих

Ваш работодатель может попросить вас заполнить форму 384 (Подтверждение соответствия требованиям для семейного отпуска военнослужащим), чтобы доказать, что вам необходимо взять отпуск в соответствии со специальными положениями FMLA для военнослужащих и их семей.Например, вам может потребоваться свободное время, чтобы договориться о финансах и уходе за детьми в ожидании распределения вашего супруга.

Эта форма запрашивает у вас информацию о том, как долго и как часто вам нужно будет пропускать работу, имя военнослужащего, к которому относится этот запрос, ваше отношение к ним и даты их активной службы. Вам нужно будет конкретно указать, почему вы запрашиваете отпуск, и предоставить доказательства в виде распоряжений военнослужащего о действительной военной службе или другой приемлемой документации.

Форма FMLA WH-385 для обслуживания военнослужащих

Используйте форму 385 (Справка о серьезной травме или болезни обслуживаемого военнослужащего для семейного отпуска военнослужащего), чтобы запросить отпуск для ухода за больным или раненым военнослужащим. Вы будете использовать 385, чтобы предоставить подробную информацию о человеке, о котором вы будете заботиться, включая ваши отношения с этим человеком и количество свободного времени, которое вам понадобится.

После этого вам нужно будет передать форму квалифицированному поставщику медицинских услуг сотрудника службы поддержки (например, врачу Министерства обороны), чтобы заполнить разделы формы о состоянии и лечении сотрудника службы поддержки.

Форма FMLA WH-385-V для отпуска для ветеранов по уходу

Если вы хотите взять отпуск по уходу за ветераном, который серьезно болен или травмирован и требует вашего ухода, ваш работодатель может предоставить вам форму 385-V (справка о серьезной травме или болезни ветерана для отпуска по уходу за военным). Вы должны сообщить имя ветерана и свое отношение к нему — отпуск может быть предоставлен только в том случае, если вы его супруг (а), ребенок, родитель или ближайший родственник.

Вам также необходимо указать дату увольнения ветерана, указать, был ли ветеран уволен с позором, указать звание и ветвь ветерана на момент увольнения и установить флажок, указывающий, получают ли они лечение от травмы или болезнь.Затем вы должны описать тип ухода, который вам необходимо предоставить, и количество времени, которое вам потребуется для оказания этого ухода. После этого вы передадите форму квалифицированному медицинскому работнику ветерана (например, врачу Министерства обороны США) и попросите его заполнить разделы формы о состоянии и лечении ветерана.

Если вы запрашиваете отпуск по закону FMLA для ветерана, вы должны быть прямым членом семьи, чтобы получить разрешение.

Часто задаваемые вопросы о приложении FMLA

Как я могу получить документы FMLA?

Вы можете скачать документы или попросить их предоставить в отдел кадров, но обычно большинство связанных форм заполняются (по большей части) вашим работодателем, врачом или акушеркой в ​​случае родов.

Когда я могу подать заявление на FMLA?

Чтобы иметь право на отпуск в соответствии с FMLA, сотрудник должен работать у покрытого работодателя и проработать 1250 часов в течение 12 месяцев до начала запрошенного времени отпуска. У вашего работодателя должно быть 50 или более сотрудников, и вы не можете претендовать на отпуск, если не проработали на своего работодателя не менее одного года, хотя 12 месяцев не обязательно должны быть последовательными.

От сотрудника часто требуется предоставить необходимые документы для подачи заявления на FMLA перед отпуском.Например, если вы просите отпуск в связи с рождением ребенка, вы должны заполнить документы как минимум за 30 дней до начала отпуска.

Каковы шаги для FMLA?

Во-первых, поговорите со своим отделом кадров о требованиях к отпуску по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни, и, если вы соответствуете требованиям, попросите документы и убедитесь, что все соответствующие стороны заполнили их. Скорее всего, вас попросят заполнить часть документов. , в зависимости от формы.

Какой самый простой способ получить FMLA

Если вы имеете право на отпуск Зайдите в свой отдел кадров и объясните им, почему и когда вы хотите получить FMLA, и узнайте, как и можете ли вы претендовать на него.

Врачи должны заполнять документы FMLA

Да. Почти все формы должны быть заполнены практикующим врачом или специалистом в области здравоохранения, например врачом или специалистом.

Итог

Большинство форм FMLA не требуют, чтобы вы заполняли форму самостоятельно — они требуют, чтобы вы предприняли определенные шаги, чтобы доказать, что вам нужен отпуск, или предоставить информацию о том, как долго вы будете пропускать работу. Обычно большую часть формы заполняет работодатель или врач.

Использование этих форм вашим работодателем не является обязательным, но они могут помочь формализовать договоренности между работодателем и сотрудниками, чтобы обе стороны выполняли свои права и обязанности. И стоит отметить, что отпуск по FMLA не оплачивается, если только ваша компания (а не многие из них) предоставляет оплачиваемый отпуск в течение 12 недель.

Как заполнять форму 941 (версия за 2 квартал 2021 г.)

Если у вас есть сотрудники, вам, вероятно, придется заполнять и подавать форму 941 каждый квартал. Форма 941 забита различными разделами и расчетами, что оставляет место для ошибок.Чтобы избежать серьезных ошибок, узнайте, как заполнять форму 941 построчно.

Форма 941 резюме

Форма 941 IRS, Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя, сообщает IRS о налогах на заработную плату и заработной плате сотрудников. Форма 941 сообщает о федеральных доходах и налогах FICA каждый квартал.

Вы должны заполнить форму 941, если вы:

• Подали окончательную декларацию
• Сезонный работодатель
• Наем домашнего работника (например, няни)
• Имейте работников фермы (эл.г., форма 943)
• IRS просит заполнить форму 944 вместо
.

Информация, которую вы указываете в форме 941, включает в себя заработную плату, выплаченную сотрудникам, сообщаемые чаевые, удержанные федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь (как часть сотрудников, так и работодателей), а также удержанные дополнительные налоги. Вы также должны внести корректировки в налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, выплаты по болезни, чаевые и групповое страхование жизни.

Из-за COVID-19 Налоговое управление США изменило версии Формы 941 на 2020 и 2021 годы, включив в них налоговые льготы по найму и информацию о налоговых льготах, связанных с коронавирусом.Согласно IRS, не использует более раннюю версию формы 941 (например, формы от 2020 года) для сообщения налоговой информации за 2021 год.

Если вам необходимо отчитаться по налогам за 1 квартал, используйте версию формы 941 за март 2021 года. Для отчета по налогам за 2 квартал используйте версию формы за июнь 2021 года.

IRS также ожидает, что версия от июня 2021 года будет использоваться в 3 и 4 кварталах 2021 года. Однако, если в законы внесены поправки, форму, возможно, придется пересмотреть еще раз.

Как заполнить форму 941 2021

Если от вас требуется заполнить форму 941, вы попали в нужное место.Узнайте, как заполнить форму 941, выполнив следующие действия.

1. Собрать информацию по форме 941

Прежде чем вы сможете начать заполнять форму 941, вы должны собрать некоторую информацию.

Соберите следующие документы для заполнения формы 941:

• Основная бизнес-информация, такая как название, адрес и идентификационный номер работодателя (EIN).
• Количество сотрудников, получивших компенсацию в течение квартала
• Общая сумма заработной платы, выплаченной вами сотрудникам за квартал
• Налогооблагаемая заработная плата соцобеспечения и медицинской помощи за квартал
• Общие федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, удерживаемые из заработной платы сотрудников в течение квартала
• Депозиты по подоходному налогу, которые вы уже сделали за квартал
• Информация о заработной плате, относящаяся к налоговым кредитам, связанным с коронавирусом, если применимо (Форма 941 2021)
• Информация об оплачиваемом отпуске по болезни или семейном отпуске, если применимо (Форма 941 2021)
• Информация о кредите на премиальную помощь COBRA, если применимо (форма 941 2021 г.)

2.Заполните бизнес-информацию

В верхней части формы 941 введите свой EIN, название компании, торговое наименование (если применимо) и юридический адрес.

Справа отметьте, для какого квартала предназначена информация. Например, если форма предназначена для второго квартала, поставьте «X» в поле рядом с «апрель, май, июнь».

3. Заполните необходимые разделы формы

Ниже приведена разбивка по ячейкам, которая поможет вам заполнить оставшуюся часть формы.

Форма 941 разбита на пять частей, каждая со своими разделами. В зависимости от вашего бизнеса и сотрудников вам может не понадобиться заполнять все разделы.

Часть 1: Вопросы за квартал

Часть 1 состоит из 15 строк. Некоторые строки состоят из нескольких частей (например, 11a, 11b и т. Д.). Вот подробности о каждой из этих строк и о том, какую информацию вы должны предоставить.

Строка 1

Укажите количество сотрудников, которым вы заплатили в течение квартала. Сюда входят все сотрудники, получившие заработную плату, чаевые и другие компенсации.

Согласно IRS, включайте только общее количество тех, кто работал в эти даты или в периоды выплаты заработной платы, которые включают эти даты: 12 марта (Q1), 12 июня (Q2), 12 сентября (Q3) и 12 декабря (Q4). . Не включать следующее:

• Домашние работники
• Работники в статусе неплатежей за период оплаты
• Сотрудников фермы
• Пенсионеры
• Действительный член Вооруженных сил США

Допустим, в сентябре у вас работает 11 сотрудников.Только 10 сотрудников работают в период оплаты труда с 01.09 по 13.09. Поскольку только 10 сотрудников работали в период 12 сентября или через него, вы должны указать только «10» в строке 1.

Если вы укажете более 250 сотрудников в строке 1, вы должны заполнить форму 941 в электронном виде.

Строка 2

Сообщите общую сумму вознаграждения, которую вы выплатили соответствующим сотрудникам в течение квартала. Включите всю заработную плату, чаевые и другие компенсации. Сюда также входят «обычные» выплаты по болезни (например, оплата за неквалифицированный отпуск по болезни).

Строка 3

Укажите федеральный подоходный налог, удерживаемый из заработной платы сотрудников, чаевых и других компенсаций. Сюда входят:

• Квалифицированная заработная плата по больничному листу
• Квалифицированная заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам
• Квалифицированная заработная плата по кредиту удержания сотрудников
• подсказки
• Налогооблагаемые дополнительные льготы
• Дополнительное пособие по безработице

Не включайте подоходный налог, удержанный сторонним плательщиком по болезни, если применимо.И не включайте квалифицированные расходы по плану медицинского страхования.

Строка 4

Если никакая компенсация сотрудников не облагается налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, отметьте «X» рядом с «Отметьте и перейдите к строке 6» в строке 4. Если вы отметите это поле, вы можете пропустить строки 5a, 5a (i), 5a (ii), 5b, 5c, 5d, 5e и 5f.

Если у сотрудников есть компенсация, облагаемая налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, заполните строки 5a-5f.

Строки 5a-5d

Самые запутанные строки в форме 941 — это 5a-5d.Чтобы правильно рассчитать итоговые суммы для этих строк, разбейте заработную плату по типам (например, обычная заработная плата или чаевые).

Строки 5a-5d представляют собой итоговые суммы налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь, удерживаемых из заработной платы работника, как для работника, так и для работодателя.

В строках 5a и 5b вы должны умножить налогооблагаемую заработную плату социального обеспечения (5a) и налогооблагаемые чаевые социального обеспечения (5b) на 0,124.

Десятичная дробь представляет собой ставку налога на социальное обеспечение по налогооблагаемой заработной плате. И вы, и ваш сотрудник должны внести свой вклад 6.2% от каждой зарплаты для социального обеспечения. В сумме вы и ваш сотрудник вносите 12,4%, то есть сумму, которую вы умножаете на строки 5a и 5b (0,124).

Для версии формы 941 от 2021 года умножьте заработную плату за квалифицированный отпуск по болезни (5a (i)) и за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам (5a (ii)) на 0,062 для налога на социальное обеспечение. Поскольку оплата квалифицированного отпуска по болезни и отпуска по семейным обстоятельствам не облагается налогом на социальное обеспечение, оплачиваемым работодателем, вам нужно умножить эту заработную плату только на 6,2% (0,062). Квалифицированный отпуск по болезни и заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам требуется в применимых ситуациях в соответствии с FFCRA.

На 2021 год базовая заработная плата социального обеспечения составляет 142 800 долларов. Годовой доход работника больше не облагается налогом на социальное обеспечение после того, как он зарабатывает больше базовой заработной платы. Не включайте заработную плату сверх базовой заработной платы в строках 5a-5d (включая строки 5a (i) и 5a (ii)).

В строке 5c умножьте налогооблагаемую заработную плату и чаевые Medicare на 0,029. Вы и ваш сотрудник должны вносить 1,45% от каждой зарплаты в счет налогов Medicare. В сумме вы и ваш сотрудник платите 2,9%, что составляет 0,029.

В налоге на Медикэр нет заработной платы.Однако вы должны удержать дополнительные 0,9% налога на Medicare, если сотрудник соответствует одному из следующих пороговых значений:

• Не замужем с годовым доходом 200 000 долларов США и более
• Регистрация в браке совместно с годовым доходом в размере 250 000 долларов США и более
• Женат, подает раздельно с годовым доходом 125 000 долларов США и более

Если применимо, учтите дополнительные 0,9% в строке 5d, умножив налогооблагаемую заработную плату и чаевые, подлежащие дополнительному удержанию в рамках программы Medicare, на 0.009.

Давайте посмотрим на пример расчета итогов по строкам 5a-5d для сотрудника. Допустим, ваш сотрудник за квартал получает 30 000 долларов в виде обычной заработной платы и 2 000 долларов в виде чаевых. Вам не нужно было платить работнику отпуск по болезни или отпуск по семейным обстоятельствам.

Строка 5a : Облагаемая налогом заработная плата социального обеспечения * x 0,124
Строка 5a (i) : Квалифицированная заработная плата за отпуск по болезни * x 0,062
Строка 5a (ii) : Квалифицированная заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам * x 0,062
Строка 5b : Советы по налогообложению социального обеспечения x 0.124
Строка 5c : налогооблагаемая заработная плата и чаевые по программе Medicare x 0,029
Строка 5d : оставьте поле пустым, если заработок сотрудника не превышает применимый порог Medicare

* Включите налогооблагаемую квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г., в строку 5a. Используйте строки 5a (i) и 5a (ii) только для заработной платы, выплачиваемой после 31 марта 2020 г., для отпуска, взятого до 1 апреля 2021 г.

Строка 5a: 30 000 долл. США x 0,124 = 3720,00 долл. США
Строка 5a (i): 0 долл. США x 0,062 долл. США = 0,00 долл. США
Строка 5a (ii): 0 долл. США x 0 долл. США.062 = 0,00 USD
Строка 5b: 2000 USD x 0,124 = 248,00 USD
Строка 5c: 32000 USD x 0,029 = 928,00 USD
Строка 5d: Оставьте пустым

Заполните столбцы 1 и 2 правильными итогами, основанными на вашей заработной плате и расчетах. Обязательно разделите суммы в долларах и центах на форме. Например:

Строка 5e

Сложите итоги из колонки 2 для 5a, 5a (i), 5a (ii), 5b, 5c и 5d вместе, чтобы заполнить итоговую сумму в строке 5e. Используя те же данные, что и выше, вы должны ввести 4896 долларов.00 в строке 5e (3720 долларов США + 248 долларов США + 928 долларов США).

Строка 5f

Строка 5f предназначена специально для документирования налогов, подлежащих уплате с неучтенных чаевых.

IRS может выдавать работодателям уведомление и требование по разделу 3121 (q). Это уведомление сообщает вам о количестве чаевых, полученных сотрудниками, о которых не было сообщено (например, сотрудник не сообщил о чаевых или заниженных чаевых своему работодателю).

Если вы получили уведомление, укажите сумму, указанную в списке уведомлений в строке 5f. Не заполняйте строку 5f, если вы не получили уведомление от IRS.

Строка 6

Чтобы получить сумму для строки 6, сложите суммы из строк 3, 5e и 5f (если применимо). Строка 6 — это общая сумма налогов, которую вы должны до внесения корректировок.

Строка 7

Заполните строку 7, чтобы указать доли центов в строках 5a-5d. В какой-то момент, когда вы завершите свои расчеты, у вас, вероятно, будет доля копейки. Корректировка дроби относится к удерживаемой доле работника в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь.

Доля сотрудников налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь из строк 5a-5d может отличаться от сумм, которые вы фактически удержали из заработной платы сотрудников в связи с округлением.

Например, предположим, что у вашего сотрудника было налоговое обязательство в размере 2 225 212 долларов США. Вы не можете отправить 21,2 пенни в IRS. Вместо этого вы округлите сумму до 21 цента.

Строка 7 предназначена для того, чтобы вы сообщали об этих типах несоответствий в копейках. Допустим, вы заплатили 5 500 долларов 14. В вашей форме указано, что вы должны были заплатить 5 500,16 долларов США. Вы должны поставить -.02 в строке 7, чтобы показать расхождение в пенни.

Доли корректировки центов могут быть положительными или отрицательными. Обязательно используйте отрицательный знак (не круглые скобки), чтобы показать уменьшение.

Строка 8

Заполните строку 8, если у вас есть сторонний плательщик по болезни, например страховая компания, которая передает вам ответственность за долю работодателя в налогах SS и Medicare. Рассчитайте стороннее пособие по болезни за квартал и введите итоговую сумму в строке 8 как отрицательное значение (например, — 130 долларов США).

Строка 9

Строка 9 предназначена для учета корректировок чаевых и группового страхования жизни.

В строке 9 введите отрицательную сумму для:

• Любая невыплаченная доля служащего налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание по чаевым
• Неуплаченная доля работника в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь по взносам на групповое страхование жизни, уплачиваемым бывшим работникам

Не заполняйте строку 9, если у вас нет невыплаченных налогов на чаевые (налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь) или групповое страхование жизни (доля налоговых поступлений сотрудника).

Строка 10

В строке 10 укажите общую сумму налогов после корректировок (если применимо) из строк 6–9. Сложите итоги строк 6-9 и впишите сумму в строку 10.

Строка 11а

Строка 11a предназначена специально для налоговой льготы на фонд заработной платы для увеличения исследовательской деятельности. Если этот кредит относится к вам, введите сумму кредита из формы 8974, строка 12.

Вы также должны приложить к форме 941 форму 8974 «Налоговый кредит для квалифицированного малого бизнеса для увеличения исследовательской деятельности».

Не заполняйте строку 11a, если этот кредит не относится к вашему бизнесу.

Строка 11б

В строке 11b введите невозмещаемую часть кредита для оплаты квалифицированных отпусков по болезни и семейных отпусков из Рабочего листа 1, шаг 2, строка 2j (если применимо) для отпуска, взятого до 1 апреля 2021 года. Не заполняйте эту строку, если кредит не распространяется на вас.

Строка 11c

В строке 11c введите невозмещаемую часть кредита для удержания сотрудников (ERC) из рабочего листа 2, шаг 2, строка 2h (если применимо).ERC — это 70% квалифицированной заработной платы, которую вы выплачиваете своим сотрудникам за квартал.

Не заполняйте строку 11c, если ERC не относится к вашему бизнесу.

Строка 11д

Строка 11d — это общая невозмещаемая часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Введите невозмещаемую часть кредита на квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни и семейный отпуск из Рабочего листа 3, шаг 2, строка 2р.

Строка 11e

В строке 11e введите премиальную помощь COBRA, которую вы предоставили за квартал, если применимо.Вы можете получить общую невозмещаемую сумму кредита помощи COBRA по взносам из Рабочего листа 5, шаг 2, строка 2g.

Не заполняйте эту строку, если она к вам не относится.

Линия 11f

Укажите в поле количество лиц, которым вы оказывали помощь КОБРЫ премиум-класса в течение квартала. Считайте каждого правомочного человека, получившего помощь, как одного

Линия 11г

Сложите строки 11a, 11b, 11c, 11d и 11e вместе и введите сумму в строку 11g.

Строка 12

Запишите общую сумму налогов после корректировок и невозмещаемых кредитов в строке 12.Вычтите строку 11g из строки 10 и введите сумму в строке 12. Введенная сумма не может быть меньше нуля.

Согласно IRS, вы можете либо оплатить свою сумму с помощью формы 941, либо внести сумму, если выполняются оба следующих условия:

• Строка 12 меньше 2500 долларов или строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была меньше 2500 долларов
• В текущем квартале у вас не было обязательств по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов

Вы должны соблюдать график депозита, если к вам применимы оба следующих условия:

• Если строка 12 составляет 2500 долларов или больше, а строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была 2500 долларов или больше
• Вы приняли обязательство по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов США в текущем квартале

Строка 13а

Укажите общую сумму вкладов за квартал в строке 13a.Если у вас были переплаты за предыдущие кварталы, которые вы подаете на возврат, включите сумму переплаты в свою общую сумму в строке 13a.

Также включите любую переплату, о которой вы заявили при заполнении формы 941-X или 944-X в текущем квартале.

Строка 13б

Строка 13b зарезервирована для использования в будущем. Оставьте эту строку пустой.

Строка 13c

Строка 13c предназначена для возмещаемой части кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 года.Соберите информацию из рабочего листа 1, шаг 2, строка 2k.

Строка 13д

В строке 13d введите возвращаемую часть кредита для удержания сотрудников:

• Кредит на заработную плату, выплаченную после 31 марта 2021 г. и до 1 июля 2021 г. (второй квартал): используйте Рабочий лист 2, этап 2, строка 2i
• Кредит на заработную плату, выплаченную после 30 июня 2021 года и до 1 января 2022 года (третий и четвертый кварталы): используйте Рабочий лист 4, шаг 2, строка 2i

Строка 13e

Строка 13e — это возвращаемая часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года из Рабочего листа 3, шаг 2, строка 2s.

Линия 13f

В строке 13f введите возвращаемую часть кредита помощи на премию COBRA из Рабочего листа 5, шаг 2, строка 2h. Возмещаемая часть кредита разрешается после того, как доля работодателя в налоге на Medicare снижается до нуля за счет невозмещаемых кредитов, применяемых к доле работодателя в налоге на Medicare.

Линия 13г

Введите общую сумму депозитов и возвращаемых кредитов в строке 13g, сложив строки 13a, 13c, 13d, 13e и 13f.

Линия 13ч

Введите общую сумму авансов, полученных из формы (форм) 7200 за квартал.Если вы подали форму 7200 за квартал, но не получили аванс до подачи формы 941, не указывайте запрашиваемую сумму аванса в строке 13h.

Строка 13i

Вычтите строку 13h из строки 13g и введите сумму в строке 13i.

Строка 14

Если строка 12 больше, чем строка 13i, введите разницу в строке 14. Вам не нужно платить, если сумма вашей строки 14 составляет меньше одного доллара.

Не заполнять строку 14, если строка 12 меньше строки 13i.Перейти к строке 15.

Строка 15

Если строка 13i на больше, чем строка 12, введите разницу в строке 15.

Не заполняйте обе строки 14 и 15. Заполните только одну из этих строк.

Отметьте, хотите ли вы, чтобы сумма была применена к вашему следующему возврату или если вы хотите, чтобы IRS отправило вам возмещение. Если строка 15 меньше одного доллара, IRS отправит возмещение. Или IRS может применить его к вашему следующему возврату, если вы попросите его сделать это в письменной форме.

Часть 2: График вкладов и налоговые обязательства за квартал

В Части 2 укажите информацию о том, делаете ли вы вклады раз в неделю или раз в месяц.Если вы не уверены, к какому типу вкладчиков вы относитесь, проверьте Публикацию 15 IRS, раздел 11.

Рядом со строкой 16 вы увидите три поля.

Отметьте «X» рядом с первым квадратом, если:

• Строка 12 вашей формы 941 была меньше 2500 долларов или строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была меньше 2500 долларов
• В текущем квартале у вас не было обязательств по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов.

Если вы были ежемесячным вкладчиком в течение всего квартала, поставьте «X» рядом со вторым квадратом и заполните свои налоговые обязательства за 1, 2 и 3 месяц.Общая сумма ваших обязательств за квартал должна равняться строке 12 в вашей форме.

Если вы делали вклады раз в две недели в течение любой части квартала, отметьте «X» рядом с третьим квадратом. Вы также должны заполнить Приложение B «Отчет о налоговых обязательствах для вкладчиков, работающих на полунедельной основе», и приложить его к форме 941, если вы были вкладчиком на полунедельный срок.

Часть 3. О вашем бизнесе

Над разделом Части 3 введите название своей компании и EIN еще раз.

Часть 3 включает строки 17-28 и задает вам определенные вопросы о вашем бизнесе.Если вопрос не относится к вашей компании, оставьте поле пустым .

Строка 17

Часть 3, строка 17 спрашивает, закрылось ли ваше предприятие или перестало выплачивать заработную плату в течение квартала. Если вы закрыли свой бизнес или перестали выплачивать заработную плату за квартал, поставьте «X» рядом с полем «Отметьте здесь». Затем введите дату последней выплаты заработной платы. Также приложите заявление к окончательной декларации.

Строка 18а

Если вы являетесь сезонным работодателем и не должны подавать форму 941 каждый квартал, поставьте «X» рядом с «Проверить здесь» в строке 18a.

Строка 18b

Только для третьего и четвертого кварталов 2021 года установите флажок в строке 18b, если вы соответствуете критериям ERC исключительно потому, что ваш бизнес — это запуск восстановления. Не ставьте отметку для второго квартала 2021 года.

Строка 19

В строке 19 введите соответствующие расходы плана медицинского страхования, относящиеся к оплате квалифицированного отпуска по болезни за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 г. Вы также можете найти это на Рабочем листе 1, шаг 2, строка 2b.

Строка 20

Введите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к заработной плате за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 г., из рабочего листа 1, шаг 2, строка 2f.

Строка 21

Введите соответствующую зарплату для ERC (за исключением суммы любых квалифицированных расходов по плану медицинского страхования). Для второго квартала 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 2, шаг 2, строка 2a. Для 3-го и 4-го кварталов 2021 года укажите эту сумму на Рабочем листе 4, шаг 2, строка 2a.

Сумма, которую вы указываете в строке 21, не может превышать 10 000 долларов на сотрудника в квартал.

Строка 22

В строке 22 введите соответствующие расходы плана медицинского страхования для кредита на удержание сотрудников.Для второго квартала 2021 года введите сумму на Рабочем листе 2, шаг 2, строка 2b. Для 3-го и 4-го кварталов 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 4, Шаг 2, строка 2b.

Строка 23

Укажите в строке 23 квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни, которую вы выплачивали своим сотрудникам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Включите любую квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни, исключенную из определения занятости согласно разделам 3121 (b) (1) — (22). И введите сумму на листе 3, шаг 2, строка 2a.

Строка 24

Укажите в строке 24 соответствующие расходы плана медицинского страхования, относящиеся к оплате квалифицированного отпуска по болезни за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г.Введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2b.

Строка 25

Введите согласованные коллективно согласованные взносы в пенсионный план с установленными выплатами и взносы в программу профессионального обучения, относящиеся к квалифицированной заработной плате в связи с отпуском по болезни за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г. Введите эту сумму в Рабочий лист 3, шаг 2, строка 2c.

Строка 26

Укажите соответствующую квалификационную заработную плату за отпуск по семейным обстоятельствам, выплачиваемую вашим сотрудникам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Включите квалифицированную заработную плату за отпуск по семейным обстоятельствам, исключенную из определения занятости согласно разделам 3121 (b) (1) — (22).Также введите эту информацию на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2g.

Строка 27

В строке 27 введите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к заработной плате за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам. Также введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2h.

Строка 28

Укажите взносы в пенсионный план с установленными выплатами, заключенные в рамках коллективного договора, и взносы в программу профессионального обучения, относящиеся к соответствующей заработной плате за отпуск по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года.Введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2i.

Часть 4: Стороннее лицо

Часть 4 запрашивает разрешение у IRS поговорить с вашим сторонним представителем. Назначенное вами стороннее лицо — это физическое лицо (например, сотрудник или составитель налоговой декларации), которое подготовило форму 941 и обычно отвечает за подготовку налога на заработную плату.

Если вы хотите, чтобы ваше стороннее лицо могло обсудить ваше возвращение с IRS, отметьте «X» рядом с полем «Да». Затем введите имя и номер телефона представителя.Вы также должны выбрать пятизначный PIN-код, который будет использоваться при разговоре с IRS (например, 12345).

Если вы не хотите, чтобы другой человек мог обсудить возвращение с IRS, отметьте поле рядом с «Нет» и переходите к Части 5.

В приведенном ниже примере показано, как бы все выглядело, если бы вы выбрали «Да».

Часть 5: Подпись

После того, как вы заполните все вышеперечисленные разделы, подпишите свою форму в соответствии с Частью 5.

Форму 941 могут подписать следующие люди:

• Индивидуальное предприятие: Физическое лицо, владеющее компанией
• Корпорация или LLC, рассматриваемая как корпорация: президент, вице-президент или другое главное должностное лицо
• Товарищество или ООО, рассматриваемое как партнерство: партнер, член или должностное лицо
• ООО с одним участником: владелец ООО или главное должностное лицо
• Доверие или имущество: Доверенное лицо

Один из уполномоченных лиц, указанных выше, должен подписать форму 941 в поле рядом с надписью «Подпишите здесь свое имя».Подписывающая сторона также должна напечатать свое имя и должность (например, президент), а также указать дату и свой номер телефона.

Если у вас есть кто-то другой, готовящий форму 941 от имени вашей компании, составитель должен заполнить раздел «Только для платного подготовки». Этот раздел включает в себя имя составителя, подпись, название фирмы, адрес, номер телефона, EIN и дату. Ваш составитель также должен отметить, являются ли они самозанятыми.

После того, как вы заполните все три страницы 941 и подпишете его, вы готовы отправить форму в IRS.

4. Отправить форму 941

Где вы подаете форму 941, зависит от вашего штата и от того, вносите ли вы залог вместе с вашей регистрацией. Чтобы узнать, куда отправить форму 941 по почте, посетите веб-сайт IRS. Вы также можете заполнить форму 941 в электронном виде, в зависимости от вашего бизнеса и штата.

Каждый квартал заполняйте новую форму 941 в IRS. Поскольку форма 941 является ежеквартальной, она имеет несколько сроков сдачи:

• 30 апреля за 1 квартал (1 января — 31 марта)
• 31 июля за 2 квартал (1 апреля — 30 июня)
• 31 октября по 3 квартал (1 июля — 30 сентября)
• 31 января за 4 квартал (1 октября — 31 декабря)

Дополнительные сведения о заполнении формы 941 и отправке ее в IRS см. В инструкциях IRS к форме 941.

Как Patriot применяет новую форму 2021 941

Клиенты программы

Patriot Basic Payroll получат предварительно заполненную версию формы 941 со всей информацией, которую мы получили от них. Клиент обязан просмотреть и подать форму 941 в IRS. Клиенты Full Service Payroll также получат предварительно заполненную форму 941, которую Patriot отправит в IRS от имени клиента. Клиенты Full Service Payroll могут просматривать свою форму 941 в налоговых пакетах своей компании.

Готовы оптимизировать процесс расчета заработной платы? Программа расчета заработной платы Patriot проста в использовании и позволяет быстро выполнять расчет заработной платы в три этапа.Чего ты ждешь? Начните бесплатную пробную версию сегодня!

Нравится то, что вы читаете? Давай подключимся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давай поговорим.

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 24 июня 2019 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Все, что вам нужно знать об отпуске сотрудника

Заявки на отпуск сотрудника могут усложняться.А в свете COVID-19 для сотрудников открылось больше возможностей, когда дело доходит до оплачиваемого отпуска. Однако соблюдение правил отпуска может помочь вашему бизнесу в будущем справиться с проблемами несоблюдения.

Как правило, частная компания с более чем 50 сотрудниками и все государственные организации должны предоставлять неоплачиваемый отпуск в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA).

Хотя идеальным вариантом является наличие политики компании, федерального правительства или штата в отношении отпусков, подробно описанных в вашем справочнике для сотрудников, вам, возможно, придется время от времени пересматривать квалификацию.

Подпишитесь, чтобы получать своевременные новости о современных тенденциях на рабочем месте от наших отраслевых экспертов

Что такое отпуск?

В отличие от оплачиваемого свободного времени, которое включает отпуск и больничные, отпуск является вариантом для сотрудников, столкнувшихся с необычными обстоятельствами, такими как серьезная медицинская помощь или появление нового ребенка.

Отпуск может быть обязательным или добровольным, оплачиваемым или неоплачиваемым.Федеральное правительство и правительства штатов регулируют обязательные отпуска посредством Закона о семейных и медицинских отпусках, Закона об инвалидах США, а теперь и Закона о неотложных семейных и медицинских отпусках (EFMLA). Эти законы гарантируют, что вашему сотруднику будет обеспечена защита работы во время отпуска.

Существует множество причин, по которым работник может запросить отпуск в соответствии с законом FMLA. Сюда входят:

• Рождение ребенка, усыновление или попечение в приемной семье
• Тяжелое состояние здоровья
• Уход за членом семьи
• Военные причины

В то время как обязательные отпуска требуются по закону, добровольные неоплачиваемые отпуска полностью зависят от работодателя и не обеспечивают защиту рабочих мест для их сотрудников.Работодатели часто предоставляют добровольные отпуска при особых обстоятельствах, если сотрудник не имеет права на обязательный отпуск или уже исчерпал все свои больничные.

В то время как обязательные отпуска требуются по закону, добровольные неоплачиваемые отпуска полностью зависят от работодателя и не обеспечивают защиту рабочих мест для их сотрудников.

Сотрудник, запрашивающий отпуск по законам FMLA или EFMLA, не будет использовать свои больничные или выходные дни. Как правило, все PTO следует использовать до того, как сотрудник запросит неоплачиваемый отпуск в соответствии с FMLA.

Закон FMLA также не требует, чтобы работодатели платили своим работникам во время их отпуска, хотя они могут это делать.

Когда сотрудники могут брать отпуск по личным причинам?

Иногда сотруднику нужен отпуск, который не покрывается законом FMLA. Обычно они связаны с жизненными вехами, такими как брак, выпускной, похороны или неожиданное семейное происшествие. Тем не менее, некоторые сотрудники могут стремиться использовать личный отпуск для поездок, учебы или реализации увлеченного проекта.Поскольку эти ситуации подпадают под действие PTO или даже неоплачиваемого отпуска, работодатели имеют полное право решать, принимать ли запрос или нет.

При оценке запроса на отпуск по личным причинам, даже если он неоплачивается, важно учитывать преимущества, которые сотрудник может вернуть на работу из своего отпуска, а также стоимость их замены. Такие события, как свадьба и похороны, могут привести к уединению и сосредоточению вашего сотрудника, когда он вернется на работу, а увольнения, связанные с поездками или личными проектами, могут превратиться в новые навыки, которые ваш сотрудник может использовать на работе.

В целом, было бы лучше, если бы сотрудники использовали свои выходные дни или отпускные дни для таких мероприятий, если это возможно, вместо того, чтобы брать неоплачиваемый отпуск.

На какой срок можно взять отпуск?

Согласно EFMLA, сотрудники могут взять отпуск, чтобы вылечиться от COVID-19 или позаботиться о члене семьи, у которого есть вирус.

Согласно FMLA, ваши сотрудники могут взять отпуск до 12 недель в течение 12-месячного периода, если они уже отработали 1250 часов. Согласно EFMLA, ваш сотрудник должен проработать всего 30 дней, прежде чем он получит право на участие.

Согласно EFMLA, сотрудники могут взять отпуск, чтобы вылечиться от COVID-19 или позаботиться о члене семьи, у которого есть вирус. Если на вашего сотрудника не распространяется действие FMLA или EFMLA или он планирует взять отпуск по собственному желанию, то время, в течение которого сотрудник может уйти, зависит от работодателя.

Как создать политику запроса на отпуск?

Сотрудникам необходимо будет отправить форму от Министерства труда США своему работодателю, чтобы запросить отпуск по закону FMLA.После того, как сотрудник отправит свой официальный запрос, вы должны сохранить копию его письма в его личном деле, чтобы обеспечить соблюдение требований. Если они планируют подать запрос в соответствии с FMLA, в идеале сотрудники должны уведомить своих работодателей за 30 дней, если только причина их отпуска не была неожиданной.

Чтобы помочь сотрудникам правильно подать заявку на отпуск, вы должны добавить свою политику в отношении отпусков в свой справочник сотрудника.

Совет от профессионалов: Zenefits предлагает комплексное решение для управления запросами на отпуск.Попробуйте Zenefits бесплатно.

Даже если ваш сотрудник не намерен брать отпуск по FMLA, он все равно должен уведомить вас об этом в письменной форме с помощью следующего письма:

• Заявка на отпуск
• Ожидаемая дата отъезда
• Дата планируемого возврата
• Предложение о помощи
• Спасибо за внимание

После того, как сотрудник отправит официальный запрос, вы должны поместить копию его письма в его личное дело, чтобы обеспечить соблюдение требований.Если они планируют подать запрос в соответствии с FMLA, в идеале сотрудники должны уведомить своих работодателей за 30 дней, если только причина их отпуска не была неожиданной.

Закладка ( 1 )

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет учетной записи? Зарегистрировать

Об авторе

Келси Банерджи

Келси Рэй Банерджи — внештатный писатель по финансам и бизнесу.Всегда любопытная к людям, ее первой работой был сбор средств для своего колледжа, где она разговаривала с профессионалами из всех слоев общества. Когда она не пишет, она изучает блокчейн и дизайн.

Запросы на освобождение от оплачиваемого семейного отпуска и отпуска по болезни, регистрация, взносы и платежи

Начиная с января 2021 года большинство работников в Массачусетсе будут иметь право на получение оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам продолжительностью до 12 недель и до 20 недель оплачиваемого отпуска по болезни.Программа будет финансироваться за счет премий, выплачиваемых работниками, работодателями и самозанятыми. Взносы в программу начнутся 1 октября 2019 г., и управление ими будет осуществляться через Департамент семейных и медицинских отпусков (DFML) согласно M.G.L. около 175M.

Для получения подробной информации о льготах, предусмотренных этим новым законом, посетите веб-сайт DFML.

Физические лица, подпадающие под действие закона

С 1 октября 2019 г. предприятия, в которых есть хотя бы один сотрудник из Массачусетса, будут обязаны перечислять взносы в PFML от имени каждого сотрудника в Доверительный фонд безопасности семьи и занятости.Ниже описано, кто охвачен программой PFML.

W-2
Сотрудники W-2 (полный, неполный или сезонный) будут всегда считаться застрахованными лицами. Как правило, критерии соответствия требованиям программы страхования по безработице в Массачусетсе применяются при определении права на получение PFML. Если вы обязаны сообщать о заработной плате сотрудника W-2 в Департамент помощи по безработице (DUA), этот сотрудник должен быть засчитан. Сотрудникам не обязательно проживать в Массачусетсе, чтобы получить страховое покрытие.

1099-MISC независимые подрядчики
Работники, чьи платежи указаны в форме IRS 1099-MISC (1099-MISC worker), засчитываются в ваше общее количество охваченных лиц , только если они составляют более 50% от вашего всего сотрудников (вместе взятых сотрудников W-2 и 1099 сотрудников MISC). В противном случае работодатель не обязан вносить взносы или отчитываться в отношении работников 1099-MISC.

Платежи, произведенные физическим лицам и указанные в форме IRS 1099-MISC, по-прежнему покрываются программой PFML.Эти выплаты включают определенные призы, награды и другие доходы, указанные во вставке 3; выручка от рыболовного судна указана во вставке 5; медицинские и медицинские платежи, указанные во вставке 6; доходы от страхования урожая, указанные во вставке 9; и избыточная выручка от продажи золотого парашюта, указанная во вставке 13. Дальнейшие инструкции IRS относительно платежей IRS по форме 1099-MISC можно найти здесь. Программа PFML применяется только к лицам, получающим эти платежи, если такие лица составляют более 50% рабочей силы компании.Информацию о том, как компания принимает решение о своей рабочей силе, можно найти здесь.

DFML установил, что все компенсации, не относящиеся к работникам, выплаченные 1 января 2020 года или позже и указанные в графе 1 формы IRS 1099-NEC, освобождаются от требований программы PFML по удержанию и уплате взносов. Обратите внимание, что до 1 января 2020 года о такой компенсации сообщалось в форме IRS 1099-MISC. Соответственно, с 1 октября 2019 года по 31 декабря 2019 года работники, платежи которых должны были отражаться в форме IRS 1099-MISC, подпадали под действие программы PFML.

Подсчет 1099-MISC независимых подрядчиков как физических лиц

Чтобы работник 1099-MISC считался частью вашей рабочей силы в штате Массачусетс, работник 1099-MISC ДОЛЖЕН:

1. Получение платежей, указанных в форме IRS 1009-MISC
2. Оказание услуг как физическое лицо
3. В прямом эфире в Массачусетсе
4. Выполнять услуги в Массачусетсе

Закон о безработице штата Массачусетс определяет независимых подрядчиков как работников, которые соответствуют этому трехчастному тесту.

Если работник соответствует критериям для того, чтобы быть покрываемым лицом, и вы определили, что этот работник не является независимым подрядчиком в соответствии с трехэтапным тестом, то вы должны засчитать его или ее как члена вашей рабочей силы в Массачусетсе.

Платежи, произведенные физическим лицам и указанные в форме IRS 1099-MISC, покрываются программой PFML. Эти выплаты включают определенные призы, награды и другие доходы, указанные во вставке 3; выручка от рыболовного судна указана во вставке 5; медицинские и медицинские платежи, указанные во вставке 6; доходы от страхования урожая, указанные во вставке 9; и избыточная выручка от продажи золотых парашютов указана во вставке 13.Дополнительные инструкции от IRS относительно платежей IRS Form 1099-MISC можно найти здесь. Программа PFML применяется только к лицам, получающим эти платежи, если такие лица составляют более 50% рабочей силы компании. Информацию о том, как компания принимает решение о своей рабочей силе, можно найти здесь.

Форма 1099-MISC

Требуемые взносы

Каждый квартал вы должны будете делать взносы для всех лиц, входящих в ваш штат.Вы можете вычесть часть требуемого взноса из заработной платы, которую вы платите своим сотрудникам, и из выплат, которые вы производите сотрудникам 1099-MISC, которые соответствуют критериям страхования. Работодатель может выбрать оплату взноса работника полностью или частично. Если в вашей рабочей силе менее 25 застрахованных лиц, вы не несете ответственности за выплату доли взноса работодателю. Однако вы можете решить покрыть часть или всю долю застрахованных лиц.

Разделение вклада

Работодатели с 25 или более сотрудниками должны будут перечислить взнос в DFML в размере 0.75% (0,62% для взносов за отпуск по болезни и 0,13% для взносов за отпуск по семейным обстоятельствам) от приемлемой заработной платы. Этот взнос может быть разделен между удержаниями из заработной платы сотрудников и взносом работодателя, и он будет поддерживать оба типа отпуска.

1099-NEC

DFML установил, что все компенсации, не относящиеся к работникам, выплаченные 1 января 2020 года или позже и указанные в графе 1 формы IRS 1099-NEC, освобождаются от требований программы PFML по удержанию и уплате взносов.Обратите внимание, что до 1 января 2020 года о такой компенсации сообщалось в форме IRS 1099-MISC. Соответственно, с 1 октября 2019 года по 31 декабря 2019 года работники, платежи которых должны были отражаться в форме IRS 1099-MISC, подпадали под действие программы PFML.

Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA)

Что такое Закон о семейном отпуске по болезни (FMLA)?
FMLA — это закон, который защищает работников, которые вынуждены пропускать работу из-за собственного серьезного состояния здоровья или из-за ухода за членом семьи, например, ребенком, супругом или родителем с серьезным заболеванием.

Диабет классифицируется как как серьезное заболевание, если он требует стационарного лечения (госпитализации) или требует посещения врача не реже двух раз в год.

Если вы соответствуете требованиям FMLA, ваш работодатель должен разрешить вам взять неоплачиваемый отпуск продолжительностью до 12 недель. Этот отпуск можно взять сразу, например, на 12 недель подряд; или более мелкими порциями, например, по часу за раз, когда это необходимо (это называется периодическим отпуском).

FMLA также позволяет родителю взять отпуск по уходу за ребенком , страдающим диабетом, например, когда ребенку впервые поставили диагноз или его госпитализировали, или для оказания неотложной помощи в связи с диабетом в школе.

Как мне узнать, отвечаю ли я требованиям?
Вы должны проработать у одного и того же работодателя двенадцать месяцев подряд и не менее 1250 часов за эти двенадцать месяцев. У работодателя должно быть не менее 50 сотрудников в пределах 75 миль друг от друга.

Может ли мой работодатель потребовать, чтобы я использовал свой отпуск или отпуск по болезни, прежде чем я смогу использовать отпуск по закону FMLA?
Да. Ваш работодатель может потребовать, чтобы вы использовали любой накопленный отпуск, и может засчитать его в счет 12-недельного отпуска, на который вы имеете право.Если ваш работодатель оплачивает работникам отпуск и отпуск по болезни, он также должен оплачивать вам этот накопленный отпуск, даже если он используется в соответствии с вашим планом FMLA.

Какую информацию я должен предоставить, чтобы получить отпуск по закону FMLA?
После того, как вы уведомите своего работодателя, он предоставит вам документы, которые вы и ваш врач или врач члена вашей семьи должны заполнить. Ваш работодатель должен дать вам 15 дней на заполнение документов.

Врач должен предоставить конкретную информацию, объясняющую, почему вам нужно взять отпуск из-за собственного диабета или диабета члена семьи.Врач также должен указать, как долго продлится этот отпуск. Сказать, что вы или член вашей семьи больны диабетом и что вам может потребоваться отпуск, — это , а не , достаточное для того, чтобы иметь право на отпуск по закону FMLA. Врачу может потребоваться указать, например, что диабет требует регулярных посещений врача для наблюдения за вашим лечением диабета, корректировки лекарств и проверки на наличие осложнений. Вашему врачу также может потребоваться указать, что с медицинской точки зрения необходимо будет взять более продолжительный перерыв для операции или взять более короткий отпуск для лечения гипогликемии.

После того как вы сдадите все документы, ваш работодатель, как правило, должен будет сообщить вам в течение 5 дней, имеете ли вы право на получение запрошенного отпуска по закону FMLA.

Что, если бы я не знал, что мне понадобится FMLA заранее?
Если вам внезапно требуется отпуск по закону FMLA, например, вы или член вашей семьи госпитализированы и впервые у вас диагностирован диабет, ваш работодатель должен назначить отпуск как отпуск по FMLA в течение 2 дней после того, как узнал, что вы отсутствуете для участия в программе, отвечающей требованиям FMLA причина.

Работодатель может задним числом применить FMLA, если вы не смогли проинформировать работодателя о своем отсутствии по причине, соответствующей требованиям FMLA, до тех пор, пока вы уже не пропустили какую-то работу. Вы должны как можно скорее проинформировать работодателя о том, что вам нужен отпуск по FMLA.

Когда вы сможете, вам нужно будет заполнить документы FMLA, а работодатель может отозвать одобрение вашего отпуска по FMLA, если, например, вы не предоставите соответствующие документы, как только вы сможете их предоставить.

Могу ли я получить отказ в отпуске по закону FMLA?
При определенных обстоятельствах да.

Если вы не заполните документы должным образом и не ответите на запросы вашего работодателя об исправлении информации, вам может быть отказано. Если по медицинским показаниям вам не нужно пропускать работу из-за вашего состояния или состояния члена семьи, вам может быть отказано.

Если вы уже исчерпали все 12 недель отпуска, вам может быть отказано

Что мне нужно сделать после того, как я получу разрешение и хочу использовать отпуск по закону FMLA?
Если вы используете отпуск на один блок времени, в ваших документах следует указать, когда отпуск начнется и закончится.Если вам нужно больше отпуска, чем было заявлено, вам нужно будет сообщить своему работодателю о необходимости дополнительного отпуска (который, согласно FMLA, все еще не может превышать 12 недель), и ваш работодатель может запросить дополнительные документы.

Если вы хотите, чтобы вернулся на работу раньше , вы должны сначала получить разрешение от вашего работодателя, который может потребовать дополнительные документы от вашего врача. Поддерживайте связь со своим работодателем во время отпуска как можно дольше.

Если вы используете прерывистый отпуск, и о необходимости в прерывистом отпуске вы должны знать заранее, например, о назначенном визите к врачу, — вы должны сообщить об этом своему работодателю за 30 дней.Если необходимость в отпуске не является чем-то, о чем вы могли знать заранее, вы все равно можете использовать свой прерывистый отпуск по закону FMLA, но вы должны сообщить своему работодателю, что вам нужно использовать отпуск по закону FMLA, как только вы узнаете, что вам нужен отпуск, и вы в разумных пределах. возможность связаться с работодателем.

Например, если однажды утром перед работой вы испытываете сильную невропатическую боль, но можете позвонить по телефону, вам, как правило, придется следовать обычной процедуре звонка вашего работодателя, чтобы сообщить своему работодателю, что вы не сможете приехать. в обычное время и что вы хотели бы воспользоваться отпуском по закону FMLA на это утро.

Если вы не можете запросить отпуск по закону FMLA до тех пор, пока не пропустили работу — например, вы страдаете тяжелой гипогликемией и пропускаете работу — вы должны как можно скорее уведомить работодателя, как только вы сможете попросить, чтобы пропущенная работа была покрыта FMLA. покинуть. Это позволяет работодателю применить FMLA к пропущенному времени.

Что делать, если я использую свои полные 12 недель отпуска, но мне нужен еще один отпуск?
Помимо права на отпуск по FMLA из-за серьезного состояния здоровья, люди с диабетом обычно имеют право на разумные приспособления в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и другими федеральными законами и законами штата о борьбе с дискриминацией.В зависимости от обстоятельств ваш работодатель может быть обязан предоставить вам дополнительный неоплачиваемый отпуск, будь то на один период или с перерывами, если вы запросите разумное приспособление.

Что произойдет, когда я буду готов вернуться на работу?
Ваш работодатель должен вернуть вас на ту же должность, которую вы занимали до того, как вы взяли отпуск по закону FMLA, или на должность, которая очень похожа по описанию, оплате и льготам.

Что я могу сделать, если мой работодатель препятствует мне использовать FMLA или иным образом отказывает мне в моих правах FMLA?
Вы можете подать жалобу в Департамент труда (DOL) или подать иск в суд.Вам не нужно подавать заявление в DOL до обращения в суд.

Щелкните здесь, чтобы узнать больше о подаче жалобы FMLA в DOL.

Где я могу найти дополнительную информацию о FMLA?
Дополнительные ресурсы о FMLA доступны на веб-сайте Министерства труда (DOL).

Информационный бюллетень DOL по FMLA

.