Ип на усн доходы минус расходы как вести учет в 2020 году без работников: ставка, расчет, когда платить — Эльба — АНО "Евразийский Институт Исследований и Поддержки Молодёжных Инициатив"

Содержание

пошаговая инструкция по ведению бухгалтерского учета с нуля

Согласно закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, ведение бухучета для ИП не является обязательным. Это приносит большое облегчение предпринимателям, поскольку означает, что им не нужно разносить все операции по счетам, формировать баланс и делать проводки. Однако при этом нельзя сказать, что ИП совсем не нужна бухгалтерия. По тому же закону предприниматель может обходиться без бухучета, если у него организован учет доходов, расходов и других объектов налогообложения.

С чего начинается организация бухучета для ИП

Еще на стадии планирования бизнеса следует предпринять некоторые меры, которые впоследствии позволят организовать хозяйственную деятельность и учет ее показателей на надлежащем уровне.

• Выберите налоговый режим, в котором вы будете работать. От него зависит, как будет вестись бухгалтерия для ИП.

• Изучите правила организации учета доходов, расходов и других показателей деятельности. При этом важно учитывать, что бухучет для ИП на УСН, общей и других системах налогообложения имеет существенные отличия.

• Для самостоятельного приобретения знаний и навыков в этой сфере можно воспользоваться специализированными сервисами и программами.

Ведение бухгалтерского учета ИП в 2020 году

Нужно понимать, что, когда речь идет о частном предпринимателе, нельзя говорить о бухгалтерском учете в классическом виде. Работа бухгалтера в этом случае заключается в основном в осуществлении налогового учета и включает в себя выполнение следующих задач.

• Определение доходов, расходов и других объектов налогообложения с целью правильного исчисления и уплаты налогов, а также предоставления налоговым органам возможности проверить, насколько верны расчеты и нет ли переплат либо недоплат.

• Расчет и уплата начисленных в соответствии с выбранной системой налогообложения налогов.

• Подготовка и подача отчетности по налоговым платежам.

• Расчет и уплата налогов, а также взносов по работникам, если ИП использует наемную рабочую силу.

• Организация хранения документов, подтверждающих проведенные операции.

Что конкретно необходимо делать бухгалтерии для ИП, непосредственно зависит от выбранного налогового режима и наличия у предпринимателя работников. Согласно действующему законодательству, кроме налогового учета, предусмотрено также обязательное ведение ИП процедуры учета наемных работников и подготовка отчетности по ним. Это еще одна задача бухгалтерии. Кроме этого, следует заниматься первичной документацией, банковскими и кассовыми документами, а также выполнять ряд других задач.

Зачастую предприниматели путают разные виды учета и все их обобщают, называя бухгалтерским учетом. Это неверная трактовка, но она уже вошла в обиход и сегодня широко распространена. Упоминания о бухучете в отношении ИП можно услышать очень часто. Однако следует понимать, что на самом деле скрывается за этой формулировкой, т. е. что ведет ИП (на УСН это будет одна бухгалтерия, а на общей и других системах налогообложения – совершенно иная).

Отвечая на вопрос, как вести учет ИП (на УСН, ОСН и других налоговых режимах) в 2020 году, следует в первую очередь упомянуть о профессионализме. Ведением бухгалтерии ИП на УСН или любой другой системе может заниматься наемный бухгалтер или компания-аутсорсер. При небольшом количестве операций расходы на оплату услуг постоянных специалистов могут быть неоправданными. Если вы готовы к самостоятельной организации учета, мы можем помочь в этом. Чтобы упростить задачу ведения бухгалтерии для ИП, предлагаем воспользоваться подготовленной нами поэтапной инструкцией.

Как ИП вести бухгалтерию самостоятельно

1-й этап. Рассчитайте, какие доходы будет предположительно получать ваш бизнес и какие возможные расходы он будет нести. Эти сведения нужны для определения налоговой нагрузки.

2-й этап. Определите налоговый режим, который больше всего вам подходит. Можно выбрать общую систему налогообложения или одну из специальных (патентную, УСН, ЕСХН или ЕНВД). От этого выбора зависит, какой будет налоговая нагрузка.

3-й этап. Изучите, какой должна быть отчетность по налогам при выбранном режиме. Действующие формы можно найти на нашем сайте.

4-й этап. Решите, будете ли вы нанимать работников или справитесь своими силами. Самый простой бухгалтерский учет у ИП на УСН без работников. Принимая кого-либо на работу, следует понимать, что вы приобретаете статус работодателя и должны будете подавать довольно сложную отчетность, состав которой не зависит от системы налогообложения или количества сотрудников. В 2020 году работодатели подают отчеты в Пенсионный фонд РФ, ФСС и налоговую инспекцию. Кроме того, необходимо обеспечить подготовку и надежное хранение кадровой документации.

5-й этап. Ознакомьтесь с налоговым календарем по своей системе. Если вы не сдадите отчет в срок или не вовремя уплатите налоги, это приведет к начислению штрафа, блокировке счета и другим негативным последствиям.

6-й этап. Определите, как будет осуществляться бухгалтерское обслуживание. Легче организовать бухгалтерский учет ИП на УСН «Доходы», ПСН и ЕНВД, поскольку даже при наличии наемной рабочей силы эти режимы считаются простыми. С такой бухгалтерией индивидуальный предприниматель может справиться самостоятельно. Если же вы работаете на общей системе налогообложения, УСН «Доходы минус расходы» или проводите множество операций, лучше воспользоваться помощью бухгалтера на аутсорсинге.

7-й этап. Обеспечьте оформление и хранение всех относящихся к хозяйственной деятельности бумаг, в частности входящей корреспонденции, первичной документации, отчетности по использованию кассовой техники, кадровой документации, выписок из банка, договоров, документов, в которых зафиксированы расходы, и т. п. Налоговая служба может проверить документы предпринимателя даже на протяжении трех лет после снятия с регистрационного учета.

Бухгалтерия ИП на ОСНО

При выборе общей системы налогообложения организация бухгалтерии будет самой сложной по сравнению с ведением бухгалтерского учета ИП на УСН и при других специальных налоговых режимах. Нужно подавать декларацию 3-НДФЛ по результатам деятельности за год, а также квартальную отчетность по налогу на добавленную стоимость. В некоторых случаях требуется также оформление декларации 4-НДФЛ. Больше всего затруднений возникает с НДС. Учет особенно усложняется в связи с необходимостью возмещения входящего налога и с получением вычетов. Чтобы удобнее было проводить налоговые платежи и перечислять страховые взносы, рекомендуем открыть в банке расчетный счет.

Ведение бухгалтерии ИП на УСН

У бухгалтера ИП на УСН намного меньше хлопот, чем при общем режиме налогообложения. Сдавать нужно только одну годовую декларацию. Учет на упрощенке ведется по-разному в зависимости от того, какой вариант налогообложения выбрал индивидуальный предприниматель: «Доходы», с которых уплачивается 6 %, или «Доходы минус расходы» с уплатой 15 %. Как ИП на УСН «Доходы» стоит вести учет показателей своей деятельности, разобраться несложно. В этом случае расходы никак не влияют на налогообложение.

Перейдем к рассмотрению вопроса, как вести бухгалтерию ИП на УСН «Доходы минус расходы». Основное усложнение по сравнению с УСН с объектом «Доходы» состоит в том, что нужно собирать документы, которые подтверждают расходы предпринимателя. Среди них, к примеру, могут быть кассовые чеки, выписки со счетов, платежные поручения и т. п. База налогообложения уменьшается на их сумму, поэтому налоговики признают заявленные расходы исключительно при условии правильного оформления всех подтверждающих документов. Процедура признания расходов на УСН с объектом «Доходы минус расходы» практически идентична той, что предусмотрена при общем режиме налогообложения. Чтобы от суммы доходов можно было отнять определенные расходы при определении размера налога, они должны иметь обоснование с экономической точки зрения и присутствовать в перечне, содержащемся в статье 346.16 НК.

Все поступления и затраты фиксируются в специальной Книге учета доходов и расходов. Причем упрощенцы, которые платят 6%, учитывают только доходы, а плательщики 15% должны дополнительно учитывать и расходы.

Бланк налоговой декларации по УСН за 2019 год для ИП размещен здесь.

Сроки сдачи отчетности ИП в 2020 году

Календарь бухгалтера для индивидуального предпринимателя содержит сроки подачи деклараций и отчетов. Так, хозяйствующие субъекты, использующие наемную рабочую силу, должны подавать такую отчетность в качестве работодателей, независимо от выбранной системы налогообложения.

• В Фонд социального страхования (форма 4-ФСС) – раз в квартал. Сроки подачи отчетности зависят от ее формы. Бумажная предоставляется до 20 января/апреля/июля/октября, а электронная – не позднее 25-го числа этих же месяцев.

• В Пенсионный фонд РФ (СЗВ-М, СЗВ-стаж) – ежемесячно до 15 числа следующего за отчетным месяца и до первого марта последующего года соответственно.

• В ФНС – квартальная 6-НДФЛ до конца месяца, следующего за отчетным периодом, и квартальный единый расчет по взносам до 30 числа того же периода. Подается также годовая отчетность, 2-НДФЛ и отчет о среднесписочной численности, но в 2018 году этот процесс уже завершен.

Сроки, касающиеся налогообложения, которых следует придерживаться до конца 2020 года, приведены в таблице.

Система	За 3-1 квартал
ЕНВД	Подача декларации – до 20 октября Проведение платежей за квартал – до 25 октября
Общая	Подача декларации по НДС – до 25 октября Проведение платежей – равными частями до 25 октября, ноября и декабря Аванс по НДФЛ – до 15 октября
УСН	Аванс – до 25 октября

При работе в условиях патентного режима декларации не подаются, а срок оплаты стоимости патента определяется исходя из продолжительности его действия.

Ведение бухгалтерского учета для ИП с помощью сервиса «Моё дело»

Онлайн-бухгалтерия «Моё дело» – это удобная программа, которая станет для вас эффективным помощником в вопросах учета результатов хозяйственной деятельности при любой системе налогообложения.

Вам больше не потребуются услуги штатного или стороннего специалиста для выполнения подобных задач. Со всеми операциями вы сможете справляться самостоятельно. Расчеты проводятся автоматически, после чего заполняется отчетность и отправляется в соответствующие ведомства. Система выступает и в роли кадровика, оформляя необходимые документы. При этом каждый ваш шаг сопровождается подсказками, и программа следит за тем, чтобы вы не допустили ошибку. Чтобы получить доступ к сервису и лично оценить все его преимущества, достаточно пройти регистрацию.

Ведение бухучета ИП при УСН: программа для бухгалтерии «Налогоплательщик»

При описании понятий стоит разграничивать термины «бухгалтерский учет» и «налоговый учет». Бухгалтерский учет ИП на УСН или ОСНО представляет собой операции по сбору, регистрации и обобщению сведений об имуществе и обязательствах предпринимателя, полученных на основании непрерывного и документального учета финансово-хозяйственных операций.

Учет в целях налогообложения более узкое понятие, затрагивающее исключительно установление налоговой базы по налогу на основе первичных документов, оформленных согласно НК РФ. Бухучет затрагивает весь объем операций налогоплательщика, а налоговый учет касается только внесенных через ФНС обязательных платежей в пользу бюджета.

Цель бухгалтерского учета — анализ и планирование хозяйственной деятельности ИП. Назначение налогового учета — проверка правильности расчетов в пользу бюджета. Частные предприниматели могут вести учет по ОСНО и специальным налоговым режимам. Предприниматели, оформляющие книгу учета доходов и расходов, не ведут учет.

Отчетность ИП на УСН

Ведение бухгалтерского учета ИП на УСН предполагает сдачу регламентированного перечня отчетных документов за определенные периоды коммерческой деятельности. При этом налогоплательщик не освобождается от сдачи нулевой отчетности при отсутствии движения денежных средств по счетам.

Документы передаются в налоговую инспекцию по месту жительства предпринимателя. Подать ежегодную декларацию по УСН можно по почте, лично, через представителя по нотариально заверенной доверенности или в электронном виде через интернет. Бумаги должны быть приняты инспектором до истечения 30 апреля следующего за отчетным года.

Ведение бухучета ИП при УСН происходит по 2 вариантам:

Ставка 6% с доходов.
Ставка 5-15% с разницы между доходами и расходами.

Если в штате не числится работников, то бухучет ИП на УСН ограничивается направлением документов в ФНС. Наличие сотрудников требует формирования бланков отчетности во внебюджетные фонды. Работодатели отчитываются в отношении принятых сотрудников, сдавая:

Каждый год (2-НДФЛ до 1 апреля, данные о среднесписочном числе работников до 20 января).
Каждые 3 месяца (в ФНС — расчет по страховым взносам в течение 30 дней после окончания квартала, в ФСС — справку 4-ФСС в течение 20-25 дней после окончания квартала, в ПФР — отчет СЗВ-М до 15 числа, заменивший в 2017 году форму РСВ-1).

КУДиР — книга учета доходов и расходов ИП, которая выступает в качестве основного отчетного документа. В нем фиксируют поступления и затраты, которые учитывались при расчете налога по УСН. Отражение финансовых сведений происходит, если ИП применяет вариант «Доходы минус расходы».

Если предприниматель выбрал УСН «Доходы», ему требуется отметить в книге доходы и страховые взносы, выплаченные в пользу ИП и его работников. В КУДиР вносят внереализационные доходы и сведения о прибыли, полученной от продажи товаров, услуг. Запись совершается в день получения оплаты. Каждая запись подтверждается первичными документами, фиксирующими факт проведения финансово-хозяйственной операции (акты, чеки, бланки строгой отчетности, накладные, платежные поручения).

Частные предприниматели на упрощенке отчитываются перед территориальными отделениями ПФР. До 2017 года ИП ежеквартально сдавали расчеты по форме РСВ-1 до 15 числа второго календарного месяца, идущего за отчетным периодом. Оформляя заменивший его СЗВ-М, индивидуальные предприниматели отражают сведения только о лицах, принятых в качестве работников. В бланке указывают информацию о количестве заключенных и расторгнутых трудовых контрактов и гражданско-правовых договоров.

Если индивидуальный предприниматель ведет коммерческую деятельность самостоятельно, без привлечения сотрудников, сдавать отчетность во внебюджетные фонды не требуется. Необходимые сведения о деятельности ИП передаются в пенсионный фонд уполномоченными инспекторами налоговой инспекции.

Сдача отчетов с помощью ПК «Налогоплательщик ПРО»

Программа для ведения бухгалтерии ИП на УСН «Налогоплательщик ПРО» является одним из самых полезных инструментов, необходимых для учета операций в рамках коммерческой деятельности. Она позволяет провести:

оформление банковских и кассовых документов;
расчет налогов;
формирование электронной отчетности;
проверку заполненных бланков;
представление документов в ФНС, ПФР, ФСС;
анализ расходов и доходов.

Пользователям доступен пакет Миниучет (Упрощенка), предназначенный для ИП и юридических лиц. С его помощью бухгалтер заполняет КУДиР и декларации по УСН. Программа регулярно обновляется, поэтому клиенты не рискуют сдать в контрольные органы документы устаревших форматов.

Отчетность ИП на УСН | Такском

Индивидуальные предприниматели (ИП) на упрощённой системе налогообложения (УСН) не обязаны вести бухгалтерский учёт и представлять бухгалтерскую отчётность. Однако они должны вести книгу учёта доходов и расходов (КУДИР) и сдавать отчёты в налоговые органы, Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и в отдельных случаях в Росстат.

Какие отчёты для ИП на УСН обязательны

Все ИП на «упрощёнке» должны сдавать в налоговую инспекцию декларацию по налогу на УСН до 30 апреля года, следующего за отчётным. Эту декларацию можно формировать как на бумаге, так и в «электронке». В первом случае документ можно отправлять в налоговую по почте или представлять лично. Во втором – подавать через «Личный кабинет» на сайте ФНС либо с помощью сервисов операторов электронного документооборота.

Помимо этого, все ИП на УСН обязаны вести книгу учёта доходов и расходов (КУДИР). Но эту книгу не нужно куда-либо сдавать. Её требуется хранить у себя в распечатанном, прошитом и пронумерованном виде. Налоговая может попросить её предъявить при проверке.

Предприниматели на УСН, применяющие режим «Доходы минус расходы», должны учитывать в КУДИР все доходы и расходы. При этом расходы необходимо подтверждать копиями чеков и квитанций. ИП на упрощёнке «Доходы» обязаны вести в этой книге учёт сумм доходов и страховых взносов, которые уменьшают налоговую базу.

Индивидуальные предприниматели-«упрощенцы» обязаны платить ещё и страховые взносы за себя и за своих работников при их наличии.

Какие ещё отчёты должны сдавать ИП на «упрощёнке»

Индивидуальные предприниматели на УСН сдают декларацию по косвенным налогам, если ввозят в Россию товары из Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии. Такую отчётность они направляют в налоговую инспекцию ежемесячно до 20 числа месяца, следующего за тем, в котором принимают импортные товары к учёту.

ИП на УСН подают в налоговую декларацию по НДС в том случае, если выступают в роли налогового агента по этому налогу. Такое бывает, например, когда предприниматель покупает металлолом или макулатуру у продавца-плательщика НДС либо арендует землю, недвижимость у государства, региона, муниципалитета. В этих случаях ИП должны подавать декларацию по НДС ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

ИП на УСН уплачивают и земельный налог, если у них, конечно, есть такой налогооблагаемый объект. При этом сами его не рассчитывают. Уведомление об оплате приходит из налоговой инспекции. На основании этого документа, выставленного за отчетный год, земельный налог уплачивается до 1 декабря. Также дело обстоит с транспортным налогом при наличии у ИП автотранспорта. ИП получает уведомление с выставленным налогом за отчетный год, подлежащим оплате не позднее 1 декабря.

Налог на имущество уплачивается только в том случае, если он рассчитывается по кадастровой стоимости объекта. Его уплата производится опять же до 1 декабря года, следующего за отчётным, на основании налогового уведомления.

Если ИП на «упрощёнке» работают в сфере, где есть свои отраслевые налоги, то они их тоже платят. Один из примеров – водный налог, уплачиваемый, в частности, при использовании воды из различных водоемов для полива полей. Декларация по этому налогу подается раз в квартал до 20 числа месяца, следующего за отчётным периодом. А если предприниматели попадают в выборку Росстата, они сдают отчетность по форме «1-ИП». Информация о необходимости сдачи такой отчётности для того или иного предпринимателя размещается на сайте Росстата. Такова отчётность ИП без работников. Предприниматели же, у которых есть наёмные работники, отчитываются еще и по ним.

Отчётность ИП на УСН с наемными работниками

Предприниматели, заключившие договор с первым наёмным работником, должны в течение 30 дней зарегистрироваться в ФСС. Регистрация в ПФР происходит автоматически. Какие отчёты ИП за своих работников требуются, и куда они подаются, – в этой таблице.

Название отчёта	Сроки сдачи отчётов	Куда сдавать
Сведения о среднесписочной численности работников	1 раз в год, до 20 января следующего года	В налоговую
2-НДФЛ	1 раз в год, до 1 марта следующего года	В налоговую
6-НДФЛ	ежеквартально, нарастающим итогом: до 30 апреля – за 1-й квартал до 31 июля – за полугодие до 31 октября – за 9 месяцев до 1 марта – за предыдущий год	В налоговую
Расчёт по страховым взносам (РСВ)	Ежеквартально, нарастающим итогом: до 30 апреля – за 1-й квартал до 30 июля – за полугодие до 30 октября – за 9 месяцев до 30 января – за предыдущий год	В налоговую
СЗВ-М	Ежемесячно, до 15 числа каждого месяца	В пенсионный фонд
Сведения о стаже: СЗВ-стаж и ОДВ-1	1 раз в год, до 1 марта следующего года	В пенсионный фонд
Сведения о трудовой деятельности: СЗВ-ТД	Ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые мероприятия	В пенсионный фонд
4-ФСС	Ежеквартально, нарастающим итогом: до 20 апреля в бумажном виде или до 25 апреля в электронном виде – за 1-й квартал; до 20 июля или до 25 июля – за полугодие; до 20 октября или до 25 октября – за 9 месяцев; до 20 января или до 25 января – за предыдущий год	В фонд социального страхования

Нулевая налоговая отчётность ИП на УСН

Индивидуальные предприниматели, которые временно в силу каких-то причин ничего не зарабатывают, должны всё равно сдавать налоговую декларацию, называемую нулевой.

ИП УСН «Доходы» не отмечают в нулевой декларации уплаченные суммы страховых взносов и торгового сбора, уменьшающие налог «упрощенца», поскольку при нулевых доходах налога просто нет.

ИП УСН «Доход минус расходы» заносят в декларацию уплаченные суммы страховых взносов и торгового сбора. При нулевых оборотах такие расходы формируют убыток предпринимателя, который в будущем можно внести в расходы и таким образом уменьшить налог.

Отправить

Запинить

Твитнуть

Что произойдет после отмены ЕНВД

Расшифровывается так: общая система налогообложения. В отличие от ЕНВД, в этом случае платится сразу 3 налога: если говорим про ООО, то это налог на прибыль и на добавленную стоимость, а также налог на имущество организации, если есть имущество, облагаемое налогом. Если же ОСНО применяет индивидуальный предприниматель, то он платит налог на доходы физических лиц, НДС и налог на имущество физлица — его рассчитывает сама налоговая.

Прибыль организации обычно облагается по ставке 20%, а ставка НДС может быть 0, 10 или 20% — в зависимости от вида деятельности. Для имущества ставка не превышает 2,2% от его стоимости. НДФЛ в случае ИП рассчитывается в целом так же, как налог на прибыль организации, но по ставке 13%. Для НДС ставка тоже 0, 10 или 20%, а для налога на имущество — 2% от кадастровой стоимости.

Общую систему не получится совместить с упрощенной, но ИП могут совмещать ее с патентом — то есть для одного вида деятельности можно применять ОСНО, а для другого оформить патент.

Налоговая декларация по НДС сдается каждый квартал. Отчитываться надо на следующий месяц после окончания квартала и не позднее 25 числа. Например, 3 квартал закончится вместе с сентябрем, значит, сдать декларацию надо не позже 25 октября. Оплата НДС производится специфически — равными долями, каждый месяц и тоже не позднее 25 числа. Происходит это так: по итогам квартала сумма налога получилась 60 000 ₽ — ее нужно разделить на три равные части и заплатить по 20 000 в октябре, ноябре и декабре.

Налог на прибыль, в отличие от НДС, обычно платится один раз по итогам квартала — исключение составляют ситуации, когда квартальная выручка превышает 15 миллионов ₽, в этом случае налог платится каждый месяц. (Сейчас, в 2020 году, когда мы пишем эти строки курсивом, лимит временно увеличен до 25 миллионов ₽. Но ожидается, что в 2021 году все вернется в привычные берега и будет снова 15.)

Общая система налогообложения — самая сложная, но может быть и самой выгодной. Убедитесь, что у вашего бухгалтера достаточно квалификации, потому что за НДС налоговая следит пристальнее всего, используя для этого всю мощь своего искусственного интеллекта.

Тема № 305 Ведение делопроизводства | Внутренняя налоговая служба

Хорошо организованные записи облегчают подготовку налоговой декларации и помогают дать ответы, если ваша налоговая декларация выбрана для рассмотрения или если вы получили уведомление IRS.

Вы должны вести записи, такие как квитанции, аннулированные чеки и другие документы, которые подтверждают статью дохода, вычет или кредит, появляющийся в декларации, до тех пор, пока они могут стать существенными для управления любым положением Налогового управления. Код, который, как правило, будет действовать до истечения срока ограничений для этого возврата.

Срок исковой давности по исчислению налога:

3 года — Для начисления налоговой задолженности этот период обычно составляет 3 года с даты подачи декларации. Возвраты, поданные до установленного срока, считаются поданными в установленный срок.

Без ограничений — Нет ограничений по начислению налога, если вы подаете поддельную декларацию или не подаете декларацию.

6 лет — Если вы не сообщаете доход, который вы должны были сообщить, и он превышает 25% валового дохода, показанного в декларации, или он относится к иностранным финансовым активам и составляет более 5000 долларов США, время начисление налога составляет 6 лет с даты подачи декларации.

Срок исковой давности по возмещению:

Более поздние 3 года или 2 года после уплаты налога — Для подачи требования о кредите или возмещении период для подачи требования обычно составляет 3 года с даты подачи вами оригинальной налоговой декларации (или срока подачи возврат, если вы подали декларацию до этой даты) или через 2 года с даты уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже.

7 лет — Для подачи иска о переплате, возникшей в результате вычета безнадежной задолженности или убытка от обесценившихся ценных бумаг, срок подачи иска составляет 7 лет с момента, когда должен был возвратиться.

Записи о собственности

Храните записи, относящиеся к собственности, до истечения срока исковой давности в том году, в котором вы отчуждаете собственность в порядке налогообложения. Вы должны вести эти записи, чтобы определить основу для расчета прибыли или убытка при продаже или ином отчуждении собственности.

Медицинское страхование

Вы должны вести учет своего медицинского страхования и медицинского страхования членов вашей семьи. Если вы подаете заявление на получение налоговой льготы по страховым взносам, вам потребуется информация о любых авансовых платежах по кредиту, полученных вами через Рынок медицинского страхования, а также о уплаченных вами страховых взносах.

Коммерческие доходы и расходы

Если вы занимаетесь бизнесом, нет обязательного метода ведения бухгалтерского учета, который вы должны использовать. Однако вы должны использовать метод, который четко и точно отражает ваши валовые доходы и расходы. Записи должны подтверждать как ваши доходы, так и расходы. Если у вас сотрудников , вы должны хранить все свои налоговые записи по найму в течение как минимум 4 лет после того, как налог наступит или будет уплачен, в зависимости от того, что наступит позже.

Дополнительные ресурсы

Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции

Хорошее ведение деловой документации позволяет вам готовить финансовые отчеты, помогает отслеживать свои расходы и пригодится, если на вас когда-либо подадут в суд или проведут аудит.

Но знаете ли вы, что IRS также требует от вас вести финансовую отчетность для вашего бизнеса?

В этом руководстве мы расскажем, какие записи вы должны хранить по закону, как долго вы должны их хранить и как не потерять их.

Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции для

Как правило, вы должны держать налоговые отчеты и квитанции за три года . Но в некоторых случаях дольше.

Тип записи	Как долго хранить
Прошлые налоговые декларации	3 года
Квитанции	3 года
Разная финансовая отчетность	3 года
Налоговая отчетность	4 года
Если вы не указали доход в своей декларации, ведите учет для….	6 лет
Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или обесценившихся ценных бумаг, ведите учет…	7 лет

Восемь правил ведения документации малого бизнеса

Всегда храните квитанции, банковские выписки, счета-фактуры, ведомости заработной платы и любые другие документальные доказательства, подтверждающие статью дохода, вычета или кредита, указанные в вашей налоговой декларации.
Большинство подтверждающих документов необходимо хранить не менее трех лет .
Налоговые записи о занятости должны храниться не менее четыре года .
Если вы не указали доход в своей декларации, ведите учет за шесть лет .
Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или бесполезных ценных бумаг, ведите учет за семь лет .
Go безбумажный , храните все в электронном виде и всегда делайте резервные копии.
Расходы, которые на меньше 75 долларов или которые связаны с транспортными расходами, проживанием или питанием, могут не требовать квитанции.Но вам все равно нужно сообщить IRS, где и когда произошли расходы, и для чего они были.
Даже если вам не нужен документ для уплаты налогов, он может вам понадобиться для чего-то еще. Когда сомневаешься, держи.

Какие налоговые квитанции хранить

Как бы они ни хотели поверить вам на слово, IRS требует, чтобы вы сохраняли документацию, подтверждающую доход, вычеты и кредиты, которые вы указываете в своей налоговой декларации.

Вот основные типы записей, на которых вы должны держаться:

Поступления
Кассовые ленты
Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
Счета
Аннулированные чеки или другое подтверждение платежа / переведенные электронные средства
Квитанции по кредитным картам
Выписки с банковского счета
Бланки для мелких расчетов наличными
Кредиторская и дебиторская задолженность
Заработная плата
Налоговые декларации
Предыдущие налоговые декларации
W2 и 1099 формы
Любое другое документальное подтверждение, подтверждающее статью дохода, вычета или кредита, указанную в вашей налоговой декларации.

Хотя они могут не всегда понадобиться вам для уплаты налогов, вам также следует иметь под рукой следующие бизнес-документы:

Любые подписанные вами контракты (с клиентами, поставщиками, подрядчиками, сотрудниками и т. Д.))
Учредительный договор
Разрешения на деятельность
Компания по охране труда и технике безопасности и другие нормативные документы
Годовые отчеты

Поскольку бремя доказывания лежит на вас, чтобы подкрепить каждую позицию вашей налоговой декларации документацией, лучший подход к ведению документации для малого бизнеса — это попытаться сохранить как можно больше записей.

Нужна помощь в ведении бухгалтерского учета и отчетности? Проверьте скамейку. Мы сделаем вашу бухгалтерию за вас и предоставим вам доступ к нашему приложению, где вы сможете хранить все свои записи.

Есть ли документы, которые мне не нужно хранить?

невозможно сохранить всего . Квитанции иногда теряются, особенно на небольшие расходы. Можете ли вы по-прежнему требовать эти расходы без квитанции в качестве налоговых вычетов?

Может быть, если расход меньше 75 долларов

Вообще говоря, отказ от хранения документа может сойти с рук по трем причинам:

Расход менее 75 долларов. (Примечание: это не относится к расходам на проживание.)
Расходы на транспортировку, и получить надлежащую квитанцию непросто.
Вы сообщаете о расходах на проживание или питание в рамках подотчетного плана с суточными.

Но подождите, пока не выбрасывайте чек Chipotle!

Даже в этом случае вы еще не полностью снялись с крючка. Любой вычет в размере из вашей налоговой декларации может быть подвергнут сомнению во время аудита — даже расходы менее 75 долларов США.

Чтобы IRS поддержал вычет в размере менее 75 долларов без квитанции, вам необходимо предоставить им следующую информацию:

Сумма расхода
Где и когда было произведено
Существенный характер или цель расхода

Если вы вычитаете питание и развлечения, все еще сложнее.Возможно, вам придется предоставить список всех людей, которые были с вами, когда произошли расходы, и о чем вы говорили (на самом деле — IRS хочет знать, говорили ли вы о покупках).

Если вы вычтете многие расходы ниже 75 долларов (и особенно если вы вычтите много еды и развлечений), электронная таблица или мобильное приложение, такое как Expensify, обычно лучший способ отслеживать все, не утопая в море мелких квитанций.

Если вы все еще не знаете, какие небольшие квитанции хранить, вы можете ознакомиться с инструкциями IRS по доказательству расходов до 75 долларов здесь.

Как долго вам нужно хранить налоговый учет?

В целом за три года

IRS утверждает, что вам необходимо хранить свои записи «столько времени, сколько необходимо для подтверждения дохода или удержаний в налоговой декларации». Как правило, это означает, что вам необходимо хранить свои налоговые записи в течение трех лет с даты подачи декларации или с даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что наступит позже).

Допустим, вы подали налоговую декларацию за 2017 год на два месяца раньше установленного срока, 10 февраля 2018 г.Это означает, что вам нужно будет хранить квитанции, налоговые отчеты и любую другую документацию, относящуюся к декларации, до 15 апреля 2021 года, то есть через три года после крайнего срока 2017 года.

Почему три года?

Это в основном связано с Периодом ограничений, который представляет собой время, в течение которого вы можете вносить поправки в свою налоговую декларацию или в течение которого IRS может провести аудит вашей налоговой декларации.

По истечении срока давности подачи налоговой декларации вам больше не нужно хранить налоговую декларацию или подтверждающую документацию.

Исключения из правила трех лет

В некоторых случаях вам потребуется хранить налоговую отчетность более трех лет. Например:

Если у вас есть записи о сотрудниках

Вы должны хранить налоговые записи по найму в течение как минимум четырех лет после даты, когда налоги на заработную плату подлежат уплате или уплачены (в зависимости от того, что наступит позже).

Если вы не указали доход в своей декларации

Если вы не сообщаете доход, который вы должны были сообщить, и он превышает 25% валового дохода, указанного в вашей декларации, храните записи в течение шести лет после даты, которую вы подали, или даты истечения срока подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что позже).

Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или обесценившихся ценных бумаг

В таком случае храните записи в течение семи лет.

Если вы подаете мошенническую декларацию или вообще не возвращаетесь

Надеетесь избежать наказания за налоговое мошенничество? Для мошеннических или незарегистрированных возвратов не существует срока давности, поэтому IRS может преследовать вас навсегда. Просто нужно иметь в виду!

Если у вас есть записи, связанные с недвижимостью

Стандартный трехлетний период ограничений применяется к любым вычетам, которые вы производите в связи с вашей собственностью (амортизация, убыток от продажи и т. Д.)) Но иногда промежуток времени между тем, когда вы продаете или продаете свою собственность, и когда вам больше не нужно хранить эти документы, может составлять более 3 лет.

Допустим, вы продаете недвижимость, продав ее в течение 2015 налогового года, указываете финансовую прибыль в налоговой декларации за 2017 год и подаете налоговую декларацию прямо в крайний срок налогообложения 17 апреля 2018 г. Это означает, что вам необходимо сохранить записи, связанные с недвижимостью, до 17 апреля 2021 г. (т. е. через три года после даты подачи заявки 17 апреля 2018 г.).

Эти записи обычно включают в себя документы, титулы и записи о стоимости (например, квитанции на оборудование, такое как компьютеры или транспортные средства).

Нужно ли мне держать бумажные банковские выписки?

Если у вас есть онлайн-банкинг, нет. Цифровая копия будет в порядке. Если в вашем банке нет онлайн-банкинга, лучше хранить банковские записи в течение трех лет.

Самый простой способ вести учет

IRS утверждает, что вы можете использовать любую систему учета, если она «четко показывает ваши доходы и расходы».Но если вы не проходите прослушивание в эпизоде сериала Hoarders , вам, вероятно, следует отказаться от бумажных документов и хранить все в электронном виде.

IRS принимает цифровые копии документов, если они идентичны оригиналам. (Это означает, что вы должны иметь возможность предоставить им распечатанную разборчивую копию документа по запросу.)

Оцифровка ваших записей также является отличным способом избежать их случайного выброса с места или чрезмерной генеральной уборки.Кроме того, давайте не будем забывать, что бумажные документы могут выцветать и повреждаться. Сказать IRS, что «собака съела мои налоговые отчеты» просто не полетит.

Мы рекомендуем сканировать каждую запись и квитанцию в вашей компании, помечать их описательным именем и навсегда архивировать.

Вот несколько инструментов, которые могут упростить ведение цифровой документации:

Bench — вы можете загружать все свои чеки и хранить их в приложении Bench без ограничений по хранению.
Безопасные облачные сервисы хранения, такие как Dropbox, Evernote или Google Drive.Любой из этих веб-сайтов будет поддерживать сканирование и сохранение.
Специальный сканер бизнес-документов, такой как Kodak Alaris (эти машины могут обрабатывать большое количество документов одновременно и заботиться о процессе подачи документов за вас, экономя ваши часы работы).
Специальное приложение для квитанций, такое как Receipt Bank.

Если вы все же выберете безбумажный путь, не забудьте сохранить резервную копию ваших документов во втором безопасном месте, например, на жестком диске, защищенном паролем, или в дополнительном облачном хранилище.

Я ждал подходящее время, и теперь я иду на свалку, чтобы сбросить все эти старые налоговые документы. Это нормально, правда?

Подожди. Налоговое время может быть самым важным временем для ведения деловой документации, но налоги — не единственная причина, по которой вы должны хранить все эти документы.

Перед тем, как выбросить их, дважды проверьте, могут ли они понадобиться кому-нибудь еще, с кем вы ведете бизнес. Кредиторы, бизнес-юристы и страховые компании иногда требуют от вас хранить записи дольше, чем это делает IRS.

Это еще одно преимущество для ведения цифровых записей. Вместо того, чтобы беспокоиться о том, следует ли вам хранить их или избавляться от них, вы можете заархивировать их навсегда.

Если сомневаетесь, оставьте

Если есть что-то, что вы вынесли из этого руководства, сделайте это правилом.

Если возникнут сомнения в том, следует ли вам хранить документ, сохраните его. А еще лучше оцифровать. Вы будете благодарить себя в следующий раз, когда будете платить налоги или пройдете аудит.

Как долго вы должны хранить U.S. Business Records?

Пришло время избавиться от старых документов?

Но как долго вам действительно нужно хранить бизнес-записи? Фактически, вы можете быть просто завалены записями… от налоговых деклараций и расходных квитанций до счетов-фактур, аннулированных чеков, ведомостей заработной платы, банковских выписок, протоколов встреч — список можно продолжать.

Спрятано ли у вас все методично в шкафу для документов или спрятано вне поля зрения в ящике стола, вы, наверное, спросили себя, действительно ли мне нужно все это хранить?

Вести учет — это не весело.А за пределами налогового мира существует несколько правил и мало указаний о том, что именно следует хранить и как долго. Когда дело доходит до документации, принято считать, что «лучше перестраховаться, чем сожалеть».

Однако вместо того, чтобы накапливать все необходимое, разумнее иметь общий план ведения записей, чтобы гарантировать, что вы храните важные вещи.

Итак, у меня для вас есть несколько советов по ведению документации.

Имейте в виду, что нижеследующее является лишь общим руководством, а не обязательно последним словом.Ваш бухгалтер или налоговый консультант может дать разные рекомендации для вашей ситуации.

Налоговые декларации предприятий

Вам нужно будет хранить налоговые декларации своей компании и всю подтверждающую документацию до тех пор, пока вы не перестанете проходить аудит за этот налоговый год. В США IRS требует, чтобы компании хранили свои налоговые декларации в течение как минимум 3 лет с момента подачи налоговой декларации.

Но не запускайте измельчитель бумаги в 3-й год. IRS также заявляет, что это может произойти после вашего бизнеса за неспособность сообщить о доходах в течение 6 лет после подачи и до 7 лет, если вы сделали вычет за плохой долг.Вот почему большинство бухгалтеров рекомендуют хранить налоговую декларацию и всю подтверждающую документацию в течение семи лет с момента подачи. Вы можете узнать больше о требованиях IRS к документам здесь.

Налоговая отчетность по заработной плате

Если у вас есть сотрудники, IRS рекомендует хранить всю налоговую отчетность по найму в течение как минимум четырех лет с момента уплаты налогов или подачи декларации (в зависимости от того, что наступит позже). Эти записи включают табели учета рабочего времени, информацию о сотрудниках и выплаты пособий.

Записи сотрудников

Помимо налоговой информации о сотрудниках, вы должны хранить все файлы кадровых ресурсов любого сотрудника, нынешнего или бывшего. Эти записи включают в себя все, что угодно, например резюме, заявления о приеме на работу и описания, обзоры производительности и любые файлы сотрудников.

Эксперты советуют хранить эти документы не менее семи лет после увольнения или увольнения сотрудника. Кроме того, если сотрудник получил травму на работе, вы должны хранить все связанные записи в течение десяти лет после выплаты компенсации работнику.

Информация о соискателе

В США существует несколько федеральных антидискриминационных законов, которые применяются к ведению документации и найму. Например, Раздел VII, Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и Закон о дискриминации по возрасту при трудоустройстве (ADEA) — все они влияют на то, как вы обрабатываете свои записи о найме, если ваш бизнес превышает определенный размер.

Для Раздела VII и ADA требования вступают в силу, когда у вас 15 или более сотрудников; это 20 и более сотрудников в ADEA. Если ваша компания соответствует этим требованиям, вам необходимо будет хранить все записи о найме на каждую должность в течение как минимум одного года с даты принятия решения о приеме на работу.

Записи о праве собственности и другие ключевые бизнес-документы

Есть определенные документы, которые нужно хранить бессрочно. К ним относятся документы о создании вашей компании, такие как учредительный договор (для корпораций) и учредительный договор (для ООО).

Если вы представляете корпорацию, вам также необходимо вести протоколы собраний директоров или акционеров и бухгалтерскую книгу. Прочие ключевые документы о праве собственности и бизнес-документы должны храниться постоянно, включая документы, права собственности, записи об имуществе и любые контракты.

Финансовые отчеты

Банковские выписки, выписки по кредитным картам, аннулированные чеки, оплаченные счета и другая финансовая информация быстро накапливаются.

Бухгалтеры обычно советуют предприятиям хранить свой банковский счет и кредитные отчеты в течение 7 лет. Однако, если ваши ежемесячные отчеты не служат ни для каких налоговых или других деловых целей, вы можете рассмотреть возможность их измельчения через год и хранить подробные годовые отчеты под рукой в течение 7 лет.

Paper vs.Электронные пластинки

В цифровом мире ведение документации проще — и занимает намного меньше физического места! IRS установило, что электронные записи аналогичны бумажным оригиналам. В некоторых случаях предпочтение отдается электронным, поскольку бумажные квитанции со временем могут блекнуть и становиться нечитаемыми. Но если вы предпочитаете хранить все файлы в цифровом виде, не стесняйтесь делать это.

Тем не менее, одно предостережение: легко положиться на поставщика финансовых услуг (например, банк или компанию, выпускающую кредитную карту), чтобы получить доступ к информации и истории вашего счета.Например, вы можете войти в свою учетную запись онлайн, чтобы просмотреть ежемесячные или годовые отчеты.

Обязательно проверьте условия каждой учетной записи, чтобы узнать, как долго они хранят исторические записи. Если он короче 7 лет, вам может потребоваться загрузить и сохранить годовой отчет, чтобы иметь его под рукой для налогового учета.

И наконец, имейте в виду, что вам нужно будет хранить оригиналы важной документации. Это такие вещи, как учредительные документы, бизнес-лицензии, партнерские соглашения и любые подписанные контракты.

Многие компании хранят такую документацию в корпоративной папке. Храните скоросшиватель в безопасном месте (даже если он просто собирает пыль). Это одна из первых вещей, которые вам потребуются, если вы захотите продать свою компанию или принять участие в аудите или судебном процессе.

об авторе

Внештатный участник Нелли Акалп — страстный предприниматель, эксперт по малому бизнесу, профессиональный спикер, автор и мать четверых детей.Она является основателем и генеральным директором CorpNet.com, онлайн-службы регистрации юридических документов и признанной компании Inc.5000. В CorpNet Нелли помогает предпринимателям из всех 50 штатов начать бизнес, зарегистрировать, создать ООО и подать заявку на регистрацию товарных знаков. Она также предлагает бесплатные инструменты соответствия бизнесу для любого предпринимателя. Свяжитесь с Нелли в LinkedIn.

Возмещение бизнес-расходов: планы подотчетности

Вы оформляете заказ в Staples, Office Depot, Kinko’s или в другом неинтересном, но важном местном магазине, который обслуживает предприятия.Вытаскивая бумажник, вы замечаете, что ваша бизнес-кредитная карта отсутствует. Ой! Поскольку вы не хотите оставлять кассира в подвешенном состоянии и хотите получить товары (а это все законные деловых расходов ), вы запускаете свою личную карту и делаете мысленную пометку, чтобы возместить себе расходы позже.

В конце концов, предприятия регулярно возмещают своим владельцам или сотрудникам законные деловые расходы, независимо от того, были ли эти покупки запланированы или нет.

Но IRS не понравится, если вы волей-неволей смешаете деловые и личные расходы.У вас должна быть какая-то последовательная система, гарантирующая, что не будет никаких неквалифицированных расходов или компенсаций, которые не проскользнут сквозь трещины. Эта последовательная система будет называться Планом ответственности.

Хорошая новость заключается в том, что IRS уже установила стандарты для подотчетного плана. Все, что вам нужно сделать, это последовательно следовать им . Мы не можем достаточно подчеркнуть это: будьте последовательны.

Если это звучит менее захватывающе, чем поездка в Office Depot, просто помните, что IRS имеет право запретить налоговые вычеты, если ваш план подотчетности не соответствует требованиям.Это означает, что вы теряете деньги. Федеральное правительство также имеет право решать, облагаются ли суммы, выплачиваемые работникам, налогом на заработную плату. Если ваш план подотчетности ошибочен, ваши сотрудники могут в конечном итоге заплатить подоходный налог и налога на заработную плату при возмещении расходов. Это также приведет к потере денег вашей компании из-за части налога на заработную плату, выплачиваемого работодателем.

[Кроме того, новый Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) запрещает налоговые вычеты на невозмещенные деловые расходы, что означает, что, если вы не возместите расходы своим сотрудникам, у них больше не будет возможности получить что-то от Федерального правительство в налоговое время.]

Теперь, когда мы определились с принципами ответственности планов, давайте перейдем к тому, как это сделать.

Целью подотчетного плана является обоснование расходов, понесенных от имени бизнеса, с целью точного возмещения плательщику.

Обоснование расходов включает запись и хранение:

Сумма расходов в долларах
Деловая цель расходов
Время и место поездки
Дата, описание и деловые отношения с компанией получателя подарка (для деловых подарков)

(Помните: развлечения расходы не подлежат вычету.)

При возмещении работнику убедитесь, что возмещение указано отдельно от обычного вознаграждения работника. Лучше всего это сделать, отправив платежную ведомость вне цикла.

При использовании федеральных суточных для командировок обоснование может потребоваться не для всех расходов… но если у вас есть квитанции, их все равно не повредит. Если ваша ставка суточных превышает федеральные стандарты суточных, то превышение будет облагаться налогом как обычная заработная плата.

Если сотруднику случайно выплачивается слишком большая компенсация, тогда он должен вернуть дополнительные суммы, иначе избыточные суммы будут облагаться налогом как обычная заработная плата — хотя мы предполагаем, что у вас есть другие важные проблемы, если сотрудник отказывается вернуть переплату возмещения.

Сроки погашения

Лица, обосновывающие расходы на возмещение, должны подвергаться ограничениям в отношении продолжительности их обоснования. Если Дуг протянет вам грязную порванную квитанцию от апреля 1996 года за ключ для K-mart, вы не обязаны возвращать ему деньги. Послушай, Дуг, если тебе нужны 3 доллара, тебе следовало обосновать это еще в 1996 году.

Есть два метода «безопасной гавани», чтобы гарантировать, что IRS не накажет вас за неправильное обращение с вашими временными окнами для обоснования:

Фиксированные даты: Авансы не могут быть выплачены более чем за 30 дней до даты оплаты.Обоснование должно быть получено в течение 60 дней с момента оплаты. Необоснованные возмещения должны быть возвращены в течение 120 дней.
Выписки: Периодически (не реже одного раза в квартал) компания предоставляет каждому сотруднику выписку, показывающую необоснованные расходы. Сотрудник должен обосновать или вернуть любые суммы в течение 120 дней с момента выписки.

У вас, безусловно, могут быть более строгие требования, чем минимальные требования IRS. Например, вы можете потребовать обоснование в течение 30 дней, если 60 дней кажутся слишком длинными (этого достаточно, чтобы потерять из виду довольно много квитанций).Выбирайте стандарты, которые подходят вашей компании, если они также соответствуют требованиям IRS.

Специальное приложение S-Corporation

У вас есть S-Corporation? Если это так, то можно еще сказать об ответственных планах. Например, что вы делаете, когда платите за то, что частично используется для бизнеса, а частично для личного пользования? Примерами могут быть ваш автомобиль, мобильный телефон или интернет-тариф.

Здесь важно определить, какие процента случаев расходуются на коммерческое использование.Умножьте этот процент на общую сумму расходов, чтобы получить возмещение. Например, если ваш тарифный план на доступ в Интернет составляет 100 долларов в месяц, и вы определяете, что используете его для работы 30% времени, то вы можете возместить себе расходы в размере 30% * 100 долларов = 30 долларов в месяц.

При использовании транспортного средства у вас есть два варианта. Вы можете умножить свой фактический деловой пробег на стандартную федеральную ставку пробега (в настоящее время 57,5 цента за милю, что немного меньше, чем в 2019 году). Или вы можете подсчитать свои фактические расходы на автомобиль, а затем умножить их на процентное соотношение деловых миль к общему количеству миль.Если вы проехали 2000 миль по бизнесу из 10000 миль на одометре в 2020 году, вы можете вычесть 1150 долларов по стандартной ставке или 20% от ваших фактических расходов. Если ваши фактические расходы составляют 5000 долларов, вам лучше вычесть стандартные мили по цене 1150 долларов, чем по 20% от 5000 долларов = 1000 долларов.

Еще один важный аспект, который следует учитывать при работе с S-Corporation, — это то, что вы являетесь сотрудником. Это означает, что любые расходы, которые вы оплачиваете от имени своего бизнеса, могут быть возмещены вам, как и любому сотруднику, вместо того, чтобы регистрироваться как распределение.Если вам интересно, почему это имеет значение, ответ таков: возмещение в размере снижает доход вашей компании на , в отличие от распределения, которое влияет только на капитал.

Если вам удастся снизить доход своей S-Corp, это поможет вам сэкономить налоги после окончания года!

TL; DR: Если вы возмещаете кому-либо деловые расходы (включая себя), вы должны соблюдать требования IRS для подотчетных планов. IRS на самом деле не требует многого: достаточно доказательств, чтобы убедиться, что вы не обманываете систему.Следуйте своему плану подотчетности! Также обратите внимание, что существуют особые обстоятельства для S-корпораций и компенсаций.

Есть ли у вас какие-либо вопросы о плане подотчетности? Если да, то вы можете записаться на первую встречу здесь! Мы рады помочь.

Space Force обойдется в 2 миллиарда долларов, включая 15 000 человек в первые пять лет

ВАШИНГТОН — Администрация Трампа планирует потратить 2 миллиарда долларов в виде нового финансирования в течение пятилетнего периода на создание своих космических сил, в течение которых примерно 15 000 сотрудников, связанных с космосом перенесет из существующих ролей.

Официальные лица обнародовали эти детали и законодательное предложение Пентагона о новой военной службе 1 марта. Лидеры обороны направили официальное предложение в Конгресс 27 февраля после того, как президент Дональд Трамп приказал создать ее в июне.

Хотя многие детали еще не определены — будет ли у службы учебный лагерь (неясно), собственная академия службы (нет), собственная форма (возможно) или центры вербовки (возможно) — Космические силы будут совместно использовать ресурсы такие как начальник отдела закупок, главный юрисконсульт и капелланы в более широком Департаменте ВВС.

«Космос — это не только вспомогательная функция. Это область боевых действий. Мы должны быть готовы сражаться, сдерживать и побеждать », — заявил в пятницу высокопоставленный представитель министерства обороны. «С этими изменениями нам нужно адаптироваться».

«Это хороший путь вперед, который позволяет нам предоставлять возможности быстрее, лучше и опережать врагов», — сказал другой представитель министерства обороны.

Детали законодательного предложения были впервые опубликованы Defense News в декабре, но вопросы о численности персонала и цифрах бюджета остались открытыми.

В сентябре министр ВВС Хизер Уилсон обнародовала стоимость Космических сил в размере 13 миллиардов долларов, в то время как независимая оценка Центра стратегических и международных исследований оценивает дополнительные расходы примерно в 550 миллионов долларов в год.

Зарегистрируйтесь на нашем Early Bird Brief
Получить наиболее полный новости и информацию в оборонной промышленности прямо на Ваш почтовый ящик

Введите действительный адрес электронной почты (пожалуйста, выберите страну) United StatesUnited KingdomAfghanistanAlbaniaAlgeriaAmerican SamoaAndorraAngolaAnguillaAntarcticaAntigua и BarbudaArgentinaArmeniaArubaAustraliaAustriaAzerbaijanBahamasBahrainBangladeshBarbadosBelarusBelgiumBelizeBeninBermudaBhutanBoliviaBosnia и HerzegovinaBotswanaBouvet IslandBrazilBritish в Индийском океане TerritoryBrunei DarussalamBulgariaBurkina FasoBurundiCambodiaCameroonCanadaCape VerdeCayman IslandsCentral африканских RepublicChadChileChinaChristmas IslandCocos (Килинг) IslandsColombiaComorosCongoCongo, Демократическая Республика TheCook IslandsCosta RicaCote D’ivoireCroatiaCubaCyprusCzech RepublicDenmarkDjiboutiDominicaDominican RepublicEcuadorEgyptEl SalvadorEquatorial GuineaEritreaEstoniaEthiopiaFalkland (Мальвинских) островах Фарерских IslandsFiji FinlandFranceFrench GuianaFrench PolynesiaFrench Южный TerritoriesGabonGambiaGeorgiaGermanyGhanaGibraltarGreeceGreenlandGrenadaGuadeloupeGuamGuatemalaGuineaGuinea-bissauGuyanaHaitiHeard Island и МакДональда IslandsHoly Престол (Ватикан) HondurasHong KongHungaryIcelandIndiaIndonesiaIran, Исламская Республика ofIraqIrelandIsraelItalyJamaicaJapanJordanKazakhstanKenyaKiribatiKorea, Корейская Народно-Демократическая Республика ofKorea, Республика ofKuwaitKyrgyzstanLao Народная Демократическая RepublicLatviaLebanonLesothoLiberiaLibyan Арабская JamahiriyaLiechtensteinLithuaniaLuxembourgMacaoMacedonia, бывшая югославская Республика ofMadagascarMalawiMalaysiaMaldivesMaliMaltaMarshall IslandsMartiniqueMauritaniaMauritiusMayotteMexicoMicronesia, Федеративные Штаты ofMoldova, Республика ofMonacoMongoliaMontserratMoroccoMozambiqueMyanmarNamibiaNauruNepalNetherlandsNetherlands Антильские островаНовая КаледонияНовая ЗеландияНикарагуаНигерНигерияНиуэОстров НорфолкСеверные Марианские островаНорвегияОманПакистанПалауПалестинская территория, оккупированнаяПан amaPapua Нового GuineaParaguayPeruPhilippinesPitcairnPolandPortugalPuerto RicoQatarReunionRomaniaRussian FederationRwandaSaint HelenaSaint Киттс и NevisSaint LuciaSaint Пьер и MiquelonSaint Винсент и GrenadinesSamoaSan MarinoSao Том и PrincipeSaudi ArabiaSenegalSerbia и MontenegroSeychellesSierra LeoneSingaporeSlovakiaSloveniaSolomon IslandsSomaliaSouth AfricaSouth Джорджия и Южные Сандвичевы IslandsSpainSri LankaSudanSurinameSvalbard и Ян MayenSwazilandSwedenSwitzerlandSyrian Arab RepublicTaiwan, провинция ChinaTajikistanTanzania, Объединенная Республика ofThailandTimor-lesteTogoTokelauTongaTrinidad и ТобагоТунисТурцияТуркменистанТуркс и острова КайкосТувалуУгандаУкраинаОбъединенные Арабские ЭмиратыВеликобританияСоединенные ШтатыМалые отдаленные острова СШАУругвайУзбекистан ВануатуВенесуэлаВьетнамВиргинские острова, Британские Виргинские острова, У.С.Уоллис и ФутунаЗападная СахараЙеменЗамбияЗимбабве

Спасибо за регистрацию!

Отправляя нам свой адрес электронной почты, вы соглашаетесь на получение Early Bird Brief.

Однако 1 марта старшие должностные лица департамента заявили, что Пентагон планирует потратить около 72 миллионов долларов на создание штаб-квартиры службы с примерно 200 штатными сотрудниками в 2020 финансовом году. год. Эти расходы добавляются к примерно 10 миллиардам долларов, которые министерство обороны уже тратит на несекретные космические программы.

В резюме законодательного предложения подчеркивается, что 2 миллиарда долларов составляют «менее 0,05 процента» ожидаемого бюджета Пентагона в течение этого пятилетнего периода, и добавляется, что «более 95 процентов годового бюджета Космических сил оценивается в состоят из ресурсов, которые будут переведены из существующих бюджетных счетов Министерства обороны ».

«Дополнительные ресурсы будут направлены на создание штаба Космических сил, а также на создание и поддержание новых элементов поддержки, таких как центры образования, обучения, доктрины и управления персоналом», — говорится в резюме.«После того, как Космические силы будут полностью созданы, эти дополнительные расходы будут оцениваться в 500 миллионов долларов в год, что составит примерно 0,07 процента годового бюджета Министерства обороны».

В заявлении, опубликованном Пентагоном, исполняющий обязанности министра обороны Патрик Шанахан назвал законодательное предложение «историческим моментом для нашей страны» и «стратегическим шагом на пути к обеспечению жизненно важных национальных интересов Америки в космосе». Уилсон добавил, что «Мы продолжим быть лучшими в мире в космосе, и создание специальных космических сил укрепляет нашу способность сдерживать, конкурировать и побеждать в космосе».”

Законодательное предложение предлагает скользящий план между 20 и 24 финансовыми годами относительно того, как постепенно вводить новую услугу.

В 20 финансовом году Министерство обороны США создаст первоначальный штаб Космических сил. Заместитель министра военно-воздушных сил по космосу (который должен быть назначен и утвержден Сенатом) и начальник штаба службы, занимающий четыре звезды, возглавят организацию. Подчиняясь министру военно-воздушных сил, начальник штаба также будет входить в состав Объединенного комитета начальников штабов, подобно тому, как действует комендант корпуса морской пехоты.

Такой шаг создаст «институциональную защиту и приоритет для этой области, и это не будет зависеть от личностей», — сказал высокопоставленный чиновник министерства обороны.

Первоначальный персонал Космических сил будет представлять собой «сочетание военного и гражданского персонала с ключевыми военными руководящими должностями, занятыми людьми из каждого военного ведомства», согласно резюме. «Часть персонала будет переведена из существующих военных служб, часть персонала будет нанята, а часть персонала будет временно передана в Космические силы для обеспечения дополнительных возможностей и опыта во время боевых действий.”

В 21 и 22 финансовых годах план предусматривает перевод большинства миссий из существующих офисов, связанных с космосом, в новую службу. «Это будет включать соответствующие элементы космической эксплуатации, элементы приобретения, элементы обучения и образования, а также другие определенные космические объекты», — говорится в резюме.

Например, мобильная система целей ВМФ, узкополосная спутниковая система связи или спутники, используемые Агентством противоракетной обороны, скорее всего, будут переданы Космическим силам, заявили представители космических сил.Министр обороны подпишет эти шаги.

В следующие два года, 23 и 24 финансовые годы, могут быть созданы новые подразделения или организации, включая потенциально «активацию дополнительных оперативных, приобретаемых и / или учебных подразделений, если это необходимо для удовлетворения требований новой миссии и создания органических космических подразделений. способность к развитию доктрины, анализу интеллекта, образованию и т. д. »

В общей сложности примерно 15 000 «высокотехнологичных» сотрудников из существующих офисов переедут под эгиду Космических сил к концу 24 финансового года.Эти люди могут быть переведены как добровольно, так и недобровольно, и будут перемещаться с прежним классом, званием, обязанностями и статусом оплаты.

Хотя в последнее десятилетие Космическое командование ВВС, по описаниям, насчитывало до 40 000 сотрудников, не все из них были сосредоточены исключительно на космосе и, возможно, выполняли вспомогательные функции.

Некоторые новые должности генерального офицера потребуются для заполнения Космических сил, что требует разрешения Конгресса.Неясно, сколько именно, с предложением, обещающим отчет Конгрессу по этому вопросу где-то в 20 финансовом году.

Одной из проблем при создании Космических сил в этот период будет сотрудничество с разведывательным сообществом, чье Национальное разведывательное управление (NRO) останется независимым от нового военного подразделения.

Новая служба вместе с прилегающим к ней космическим боевым командованием США «предъявит повышенный спрос на ИС, чтобы лучше понимать космические угрозы и обеспечивать разведывательную поддержку для планирования, операций и приобретения», согласно резюме.

«Космические силы в сотрудничестве с IC определят, расставят приоритеты и отстаивают возможности разведки, персонал, обучение и организационные структуры, необходимые для обеспечения разведывательной поддержки космических миссий Министерства обороны и IC. Такая разведывательная поддержка может включать укомплектование объединенного оперативного центра разведки; улучшение фундаментальной военной разведки, включая научно-техническую разведку; и развитие процессов и возможностей постановки задач, сбора, обработки, использования и распространения.”

Кроме того, Космические силы возьмут на себя функции, которые в настоящее время выполняются элементами космического командования ВВС в рамках NRO.

Еще одна неуверенность в обслуживании — то, как будут работать компоненты защиты и резервирования. Законодательное предложение, по сути, затрагивает этот вопрос, предлагая более подробное предложение на 21 финансовый год.

Ежедневное число погибших в США от вспышки коронавируса впервые превышает 500

Следует ли всем нам носить маски? Этот простой вопрос находится на рассмотрении официальных лиц в США.Правительство С. и вызвало массовое движение сторонников масок. Но до сих пор нет единого мнения о том, будет ли широкое использование лицевых покрытий иметь существенное значение, и некоторые эксперты по инфекционным заболеваниям опасаются, что маски могут убаюкивать людей ложным чувством безопасности и делать их менее дисциплинированными в отношении социального дистанцирования.

В последние дни все больше людей стали закрывать лицо, хотя это остается бессистемной стратегией, основанной на личном выборе. Правительство этого не рекомендует.

Это может измениться. Как стало известно The Washington Post, официальные лица Центров по контролю и профилактике заболеваний рассматривают возможность изменения официального руководства, чтобы побудить людей принимать меры, чтобы скрыть свои лица в условиях пандемии коронавируса.

Руководство CDC по маскам все еще находится в стадии разработки, по словам федерального чиновника, который говорил на условиях анонимности, потому что это постоянный вопрос внутреннего обсуждения, и ничего не было окончательно доработано. Чиновник сказал, что в новом руководстве будет четко указано, что широкая публика не должна использовать медицинские маски, в том числе хирургические маски и маски N95, которых крайне не хватает и которые необходимы медицинским работникам.

Вместо этого рассматриваемая рекомендация призывает использовать тканевые покрытия своими руками, по словам второго чиновника, который поделился этим мнением в личной учетной записи Facebook. По словам чиновника, это может помочь «сгладить кривую».

Такие тканевые маски, сделанные своими руками, потенциально могут снизить риск заражения их носителем и передачей вируса другим людям. Текущее руководство CDC гласит, что здоровым людям не нужны маски или маски для лица.

На ежедневном брифинге в Белом доме в понедельник президента Трампа спросили, всем ли следует носить немедицинские тканевые маски.«Это, безусловно, то, что мы могли бы обсудить, — сказал Трамп, добавив, — что это может быть что-то подобное в течение ограниченного периода времени».

В последние дни целый ряд ученых, экспертов в области здравоохранения, экспертов и влиятельных лиц энергично продвинул свою позицию, согласно которой каждый, кто решается выйти в общественные или многолюдные места, должен носить маску или защитную маску — даже самодельную — для снижения скорости передачи инфекции. covid-19, заболевание, вызванное коронавирусом.

Как долго хранить ведомости заработной платы

Организация ваших ведомостей заработной платы по годам и типам файлов — хороший способ их хранить.Лучший способ надежно избавиться от документов о заработной плате, когда они достигли даты выброса, — это их уничтожить.
Знание, какие документы IRS и Министерство труда США требуют от вас, и как долго они требуют от вас их хранения, является ключом к правильному управлению вашими документами о заработной плате.
Сохранение ведомости заработной платы — хороший способ обеспечить внутренний контроль над своей компанией.

Работаете ли вы в строительстве или в разработке программного обеспечения, управление ведомостью заработной платы ваших сотрудников — задача, от которой не освобождается ни одна компания.Ведение ведомости заработной платы является юридическим обязательством, и срок хранения этих документов определяется законом. Хранение этих конфиденциальных документов может быть громоздким, поэтому владельцы бизнеса должны знать, когда можно избавляться от старых записей. Кроме того, не рекомендуется хранить все ваши старые записи, так как это может привести к проблемам с безопасностью.

Примечание редактора: Ищете подходящую онлайн-службу расчета заработной платы для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое платежные ведомости?

Заработная плата — это документы, которые вы храните и информируете обо всем, что касается зарплаты сотрудника. Они охватывают отработанное время, заработную плату, налоги, льготы и любую другую финансовую или важную информацию, связанную с оплатой труда сотруднику. Записи о заработной плате могут быть физическими, цифровыми или их комбинацией.

Каковы правила учета заработной платы?

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) устанавливает такие положения о занятости, как минимальная заработная плата и сверхурочные.FLSA также установил требования о том, как долго работодатели должны хранить определенные записи о заработной плате.

Заработная плата обычно содержит следующую информацию:

Полное имя сотрудника и номер социального страхования
Адрес, включая почтовый индекс
Дата рождения, если моложе 19 лет, и пол
Род занятий
Время и день начала рабочей недели сотрудника
отработанных часов каждый день
Общее количество отработанных часов каждую неделю
Почасовая оплата или почасовая оплата сотруднику
Обычная почасовая оплата
Итого дневной или еженедельный прямой заработок
Итого сверхурочные заработки за рабочую неделю
Все прибавки к заработной плате или удержания из нее
Общая сумма заработной платы за каждый платежный период
Дата платежа и период платежа, охваченный платежом
Формы W-2, W-3, W-4, W-5
Формы 941 и 944
Рекорды льгот

Зачем мне вести учет заработной платы?

Заработная плата, как и любые другие документы, служит для документирования принятых решений и действий, предпринятых предприятием.Они являются живым доказательством того, что вы сделали и чего не сделали. Эти записи важны для соблюдения федеральных норм и правил штата, но они не просто уберегут вас от неприятностей. Они помогают в управлении и администрировании бизнеса.

Соответствие требованиям

Ведение ведомости заработной платы в течение соответствующего периода времени в ваших интересах, поскольку невыполнение этого может привести к дорогостоящим штрафам и штрафам, если IRS когда-либо проведет аудит вашей компании.

Но IRS — не единственное агентство, которое контролирует документы о заработной плате.Отдел заработной платы и часов Министерства труда США и Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) предписывают вам сохранять определенную информацию о заработной плате сотрудников в соответствии с FLSA, Законом о семейном медицинском отпуске (FMLA) и Законом о пенсионном обеспечении сотрудников ( ЭРИСА).

Соблюдение протокола хранения платежных документов важно, поскольку он защищает вас и ваш бизнес от юридических и денежных штрафов.

«Через несколько лет кто-то может обратиться в отдел труда и сказать, что ему не заплатили», — сказал Чарльз Рид, CPA, USTCP, президент и генеральный директор GetPayroll.com. «Если вы не можете доказать, что эти часы [были оплачены], и у них есть небольшая записная книжка в качестве доказательства, тогда (судья) может поверить им на слово и заставить вас заплатить».

Без нужных документов недовольный сотрудник, который подает в суд на вашу компанию, может стоить вам кучу денег и, в зависимости от результата, возможно, вашей компании.

Финансовый контроль

Сохранение финансовой отчетности также обеспечивает внутренний контроль над вашей компанией. Отслеживание документов о заработной плате предотвращает игнорирование финансового состояния вашей компании.Когда вы не отслеживаете свои финансовые дела, особенно расчет заработной платы, вы оставляете пресловутую дверь широко открытой для нечестных сотрудников, бухгалтеров или расчетных процессоров, которые могут украсть у вас.

Управление персоналом

Есть еще одна важная причина, по которой ваши платежные ведомости и личные записи всегда должны быть в актуальном состоянии. «Компании постоянно меняются», — сказал Джейсон Авербук, соучредитель и генеральный директор Leapgen. Сотрудники присоединяются к бизнесу и покидают его, и ведение точного учета полезно тем, кто отвечает за управление персоналом.

[Ознакомьтесь с этими вариантами услуг по начислению заработной платы , чтобы облегчить процесс расчета заработной платы]

Как долго вы должны хранить квитанции о заработной плате?

IRS и FMLA предписывают хранить квитанции о выплате заработной платы в течение трех лет. FMLA защищает сотрудников, которые берут неоплачиваемый отпуск по семейным или медицинским причинам. В то время как в вашем справочнике для сотрудников должна быть подробно описана политика и руководящие принципы FMLA, в квитанциях о заработной плате указывается, использовал ли сотрудник оплачиваемый выходной или взял неоплачиваемый отпуск.

FLSA требует, чтобы компании вели определенные документы, в которых перечислялась такая информация, как имя сотрудника, адрес, номер социального страхования и ставка заработной платы — все это можно найти в документах о приеме на работу, расчетных чеках и квитанциях. Прочую информацию, такую как тип оплаты, отработанные часы, заработок по типу, общий чистый доход, дата платежа и период работы, можно получить из этих документов.

Как долго следует хранить формы I-9?

Форма I-9, которая удостоверяет личность сотрудника и то, что ему по закону разрешено работать в США.S., содержит конфиденциальную информацию, такую как номер социального страхования человека; Таким образом, вы не должны хранить эти документы дольше трех лет.

Вы подвергаетесь риску безопасности, если храните I-9 дольше трех лет. Избавившись от этих форм, а также от личных данных о заработной плате — информации о банковском счете, кредитных отчетов или копий карт социального обеспечения — это снижает риск кражи личных данных и неправомерного использования информации вашего сотрудника.

Как долго вы должны хранить записи 401 (k)?

В соответствии с Законом о пенсионном обеспечении сотрудников, вам необходимо хранить записи пенсионного плана, включая операционные документы плана, соглашения, документы о соответствии и уведомления об участии в течение как минимум шести лет.

Как долго нужно хранить все остальные платежные ведомости?

Каждая ведомость заработной платы отличается и имеет разный срок службы в вашем картотеке. Вот требования к хранению документов о заработной плате.

Семь лет

Шесть лет

Записи, связанные с медицинскими льготами, планами или удержаниями

Четыре года

Три года

Формы приема на работу
Форма I-9
Часы
Справочники для сотрудников
FLMA оставить реквизиты

Два года

Повышение заслуг
Информация о зарплате
Записи о приеме на работу (документы после даты приема на работу, например, оценка работы)

EEOC обеспечивает соблюдение законов о гражданских правах для борьбы с дискриминацией на рабочем месте и требует, чтобы оценка работы проводилась в течение двух лет.

«Это значит, что у вас есть основа компании, чтобы защитить себя, если недовольный сотрудник вернется с иском о дискриминационной практике», — сказал Вагнер.

Как работодатель, вы хотите документировать поведение уволенного сотрудника и то, как его оценивали с течением времени, чтобы вы могли обосновать, почему его уволили.

Правила одинаковы во всех штатах?

За исключением Калифорнии, Нью-Йорка, Иллинойса и Вашингтона, все штаты следуют тем же правилам, что и Министерство труда.

Закон штата Нью-Йорк о воровстве заработной платы и предотвращении требует, чтобы работодатели вели учет заработной платы в течение шести, а не трех лет. Этот закон также требует, чтобы работодатели Нью-Йорка предоставляли своим новым сотрудникам письменное уведомление о размере заработной платы, которое включает информацию о ставке заработной платы, официальное название работодателя, адрес и номер телефона офиса работодателя и полученные пособия.

Калифорния требует, чтобы компании вели учет заработной платы в течение шести лет, а Иллинойс требует, чтобы вы вели их в течение пяти лет.Хотя Вашингтон следует руководящим принципам Министерства труда, он более конкретен в отношении информации, которую он хочет, чтобы работодатели хранили. Например, в законодательстве Вашингтона о заработной плате и кадровой документации указано, что они требуют «количество единиц, заработанных или произведенных для каждого работника, получающего сдельную оплату» и «классификация рисков, применимая к каждому работнику, когда рабочее время любого одного сотрудника составляет разделены между двумя или более классификациями «.

Убедитесь, что вы понимаете требования своего штата, чтобы случайно не избавиться от записей, которые, возможно, вам все еще нужно хранить.

Как вы храните платежные ведомости?

Хотя многие бизнес-операции, в том числе начисление заработной платы, выполняются в электронном виде, бумага в некоторых отношениях по-прежнему играет важную роль. Если вы храните бумажные ведомости заработной платы, храните эту информацию в закрытом картотеке. «Если вы ищете более экологичный метод, вы можете отсканировать копию своих бумажных документов», — сказал Вагнер. Однако сохраняйте как бумажные, так и цифровые копии важных документов, поскольку бумажные файлы могут быть повреждены наводнением или пожаром, а цифровые копии могут быть безвозвратно утеряны в случае выхода из строя вашей сети.

Вы можете хранить документы персонала в онлайн-системе с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы или решения для управления документами. Какую бы систему вы ни использовали, используйте понятную вам систему организации. Организовать записи по годам и типам файлов — хороший способ начать, и каждый год, когда платежные ведомости достигают даты выброса, уничтожайте их.

Кому разрешено просматривать записи о сотрудниках?

Заработная плата считается защищенной информацией.