Как вести кассовую книгу в 2020 году: Кассовая дисциплина в 2021 году для ИП и ООО — порядок ведения, соблюдение, штрафы за нарушение кассовой дисциплины — Эльба

Право вести кассовую книгу в электронной форме предусмотрено п. 41 Положения № 148. Чтобы воспользоваться этим правом, необходимо выполнить следующие условия:

• предприятие должно обеспечить надлежащее хранение кассовых документов;
• программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, обеспечивает визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладного аркуша касової книги» и «Звіту касира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде).

Вкладной лист кассовой книги можно распечатать в конце месяца или в конце года. Такая периодичность установлена в п. 6 пояснений по заполнению приложения 5 к Положению № 148.

Какой период выбрать, предприятие определяет самостоятельно. Выбор рекомендуем закрепить в Положении об организации бухгалтерского учета.

Кассир после распечатки вкладного листа кассовой книги и отчета кассира проверяет правильность их составления, подписывает их и передает отчет кассира вместе с кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во вкладном листе кассовой книги.

Однако на практике такой длительный период распечатки листов кассовой книги имеет свои минусы. Это большой объем работы как для бухгалтера, так и для кассира (надо проверить и подписать кассовую книгу за весь период). Кроме того, кассир, который проводил операции в течение периода, может уволиться. Поэтому мы рекомендуем распечатывать листы кассовой книге ежедневно. К тому же такой порядок не противоречит нормам Положения № 148.

По общему правилу, установленному п. 39 Положения № 148, листы кассовой книги нужно нумеровать. Нумерация страниц с начала года должна начинаться с «1» (см. ОИР, категория 109.15). Интервалы, когда кассовая книга не заполнялась из-за отсутствия кассовых операций, не влияют на порядок нумерации.

После окончания календарного года (или по необходимости) кассир формирует вкладной лист кассовой книги в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера на титульной странице книги. Такие подшивки формируют в книгу.

Форма титульного листа кассовой книги предусматривает заверение печатью предприятия количества пронумерованных и прошнурованных страниц. Однако заверять подписи печатью предприятие может только при ее наличии (п. 39 Положения № 148).

После окончания календарного года кассовую книгу на электронных носителях передают на хранение согласно требованиям законодательства. Срок хранения – 3 года при условии завершения налоговой проверки (ст. 352 п. 4.2 гл. 4 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5).

Согласно п. 39 Положения № 148 в кассовой книге исправления не допускаются. Однако в этом же пункте сказано, что внесенные исправления заверяются подписью кассира и главного бухгалтера (или лицом, которое его заменяет). Значит, исправлять ошибки все-таки можно.

Это общее требование по ведению кассовой книги. Никаких указаний по исправлению ошибок в электронной кассовой книге Положение № 148 не содержит. Нет ответа на этот вопрос и в Законе от 22.05.03 г. № 851-IV, который регулирует электронный документооборот.

На практике применяют следующий порядок. Если ошибки выявлены после распечатки листов кассовой книги, то исправления осуществляются так же, как и в бумажной кассовой книге, то есть корректурным способом. Для этого неправильный текст (цифры) зачеркивается, выше вписывается правильный текст (цифры). Рядом с исправлением делается надпись «Исправлено», ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.

Как подготовить кассовую книжку | Small Business

Автор Chron Contributor Обновлено 27 октября 2020 г.

Мелкие наличные — это система, которая финансирует и отслеживает небольшие покупки, такие как плата за парковочные счетчики, которые не подходят для оплаты чеками или кредитной картой. Книга мелкой кассы — это бухгалтерская книга, которая ведется в фонде мелкой кассы, в которой регистрируются суммы, которые добавляются или вычитаются из его баланса. Мелкая наличность должна быть частью общей системы бухгалтерского учета, которая документирует, как ваш бизнес перемещает средства между одним счетом и другим и как он тратит свои деньги.

Информация о покупках

В магазинах и в Интернете есть множество примеров книжек для мелкой кассы и шаблонов книг для мелкой кассы. На каждом билете запрашивается основная информация. Ваша мелкая кассовая книга позволяет вам записывать соответствующую информацию о сделанных вами покупках. Выделите поле для описания элементов и используйте это поле для ввода необходимой информации. Например, если вы купили винт в строительном магазине на углу, вы можете отметить, использовалась ли эта покупка для ремонта части оборудования инфраструктуры или как часть продукта, который вы будете продавать напрямую покупателю.Также включите поля для даты и суммы покупки.

Информация о балансе

Мелкая кассовая книга используется для простой системы отслеживания того, сколько денег в настоящее время находится в фонде. Включите поля для расчета текущего баланса и для пересчета этого баланса каждый раз, когда вы снимаете или добавляете в фонд. Эти поля должны обеспечивать основу для простых уравнений, позволяющих вычесть суммы покупок из баланса и добавить суммы дополнительных денежных вливаний, которые вы делаете для пополнения фонда.

Выверка мелкой кассы

Суммы, которые вы записываете в журнал регистрации мелкой кассы, и баланс, который вы рассчитываете каждый раз, когда вы добавляете или удаляете средства, должны соответствовать сумме, которая остается в поле после совершения транзакции. Протоколы вашей мелкой кассовой книги должны включать систему проверки того, что средства были добавлены и вычтены точно и честно. Например, запланируйте подсчет средств и сверку их с суммами в своей мелкой кассовой книге каждый раз, когда вы добавляете наличные.

Важно иметь внутренний контроль для вашей системы мелкой кассы, чтобы предотвратить злоупотребление системой или воровство. Храните мелкие деньги в безопасности и предоставляйте доступ только доверенным людям, — говорит Signature Analytics. Перед тем, как предоставить кому-либо доступ, убедитесь, что у вас есть надлежащая подготовка по системе и использованию мелкой наличности.

Интеграция счетов

Информация в вашей мелкой кассовой книге является частью более крупной системы бухгалтерского учета, которая объясняет финансовую деятельность вашей компании для целей налогообложения, а также дает отзывы об эффективности и прибыльности. Периодически объединяйте информацию в своей мелкой кассовой книге с записями в вашей общей системе бухгалтерского учета, перечисляя суммы покупок в соответствующих категориях и используя эти цифры для компенсации прибыли.

Michigan Tech University рекомендует хранить и представлять все оригиналы квитанций / чеков, особенно если ваш бизнес достаточно велик, и над счетами работают несколько человек. Также ведите записи о том, как вы получили средства, которые вы использовали для начала, и пополните свои мелкие денежные средства, например, сняв наличные в банке.

Настройте и ведите книги

Ведение точной финансовой отчетности — это требование закона, позволяющее готовить счета на конец года и налоговые декларации. Хорошо организованная, актуальная и точная финансовая отчетность важна для анализа продаж и денежных потоков, управления кредитными ресурсами и контроля запасов.

Большинство предприятий легко справляются с собственными бухгалтерскими потребностями. Компьютерная система является самой быстрой и простой для всех, кроме самых простых предприятий.

Выбор системы

Настройка вашей системы

Запись продаж

Продажа за наличные

Покупки

Покупки за наличные

Проверка банковских выписок

Банковская сверка

1. Выбор системы

Осознайте ограничения бумажных систем

• Если финансы вашего бизнеса не очень просты, компьютерная система будет лучше. Ведение и оценка финансовой отчетности в ручном режиме потребует от вашего бизнеса больше времени и денег.
• Требования HMRC «Making Tax Digital», которые вводятся постепенно, требуют, чтобы многие компании представляли свои налоговые декларации по НДС и самооценке онлайн с использованием совместимого программного обеспечения. В конечном итоге это будет применяться ко всем предприятиям, зарегистрированным в качестве плательщика НДС или имеющим годовой оборот более 10 000 фунтов стерлингов.
• Подумайте о росте вашего бизнеса. Позже переход на компьютерную систему будет разрушительным.
• Компьютерные системы предлагают повышенную скорость и гибкость. Они могут избавить вас от скуки при выполнении повторяющихся задач, но вам необходимо убедиться, что ваши финансовые данные хранятся в безопасности.

Узнайте о пакетах программ для бухгалтерского учета

• Спросите у других компаний или у своего бухгалтера, какие пакеты они рекомендуют.
• Вы можете загрузить программное обеспечение в свою сеть или использовать онлайн-пакет (облачный).
• Хорошо известные варианты включают Intuit QuickBooks, Sage Business Cloud, Clear Books и Xero.

Обратитесь за советом к бухгалтеру

• Правильная система упростит им подготовку ваших счетов, снизив ваши расходы.
• Они также смогут рассказать вам, как следует сгруппировать различные затраты, чтобы информация была полезной для вас.
• Подумайте, нужно ли вам (или потребуется) вести учет и возвраты НДС. При необходимости посоветуйтесь со своим бухгалтером по вопросам обработки НДС, поскольку ошибки могут дорого обойтись.

2. Настройка системы

Вы должны регистрировать все деньги, поступающие и исходящие из вашего бизнеса, как для отслеживания вашего денежного потока, так и для вашей налоговой отчетности. HM Revenue & Customs (HMRC) имеет режим штрафов, который возлагает на предприятия обязанность проявлять разумную осторожность, усиливая необходимость хорошего ведения учета.

Создание файлов для ведения учета продаж

• Безналичные компании выставляют счета-фактуры по каждой продаже и хранят их в двух файлах: «Продажи с оплатой» и «Продажи без оплаты».
• Кассовые компании используют кассовые аппараты и кассовые системы для регистрации своих продаж. Эти записи также должны быть сохранены.

Создание файлов для учета покупок

• Храните два файла для счетов-фактур: оплаченные покупки и неоплаченные покупки.
• Храните отдельную коробку с надписью Petty Cash для квитанций о деловых покупках, сделанных за наличные.

Открыть отдельный счет в банке

• Отдельный банковский счет для бизнеса упрощает отслеживание доходов и расходов вашего бизнеса. Не выписывайте личные чеки с этого аккаунта.
• Если возможно, старайтесь делать все деловые покупки с этого счета, а не из собственного кармана. При небольших суммах (например, дорожных расходах) это не всегда возможно.
• Спрашивайте ежемесячные банковские выписки и систематически храните их.

Создание ручной или компьютеризированной кассовой книги для обобщения финансовой информации

• В кассовой книге регистрируются все деньги, поступающие и исходящие с вашего банковского счета (включая чеки и электронные платежи).
• Бухгалтерское программное обеспечение автоматически включает те же функции, что и кассовая книга. Если вы выберете ручную систему, вы можете купить аналитическую книгу для использования в качестве своей кассовой книги.
• Вам необходимо выбрать, какие заголовки использовать для записи различных видов расходов.Спросите совета у своего бухгалтера.

При необходимости создать отдельную книгу продаж за наличные

• Эта запись будет похожа на вашу кассовую книгу, но она будет использоваться для регистрации фактических денежных поступлений в кассу и из нее.

3. Учет продаж

Вам нужна простая рутинная процедура для отслеживания ваших продаж, упрощающая сопоставление счетов-фактур, проводок по счетам и банковских выписок.

Выставляйте счет каждый раз, когда вы совершаете продажу

• Присвойте каждому счету исходный номер (001, 002 и т. Д.) И сохраните копию.
• Если вы зарегистрированы как плательщик НДС, вы должны выставлять счета-фактуры.
• Подайте копию счета-фактуры в «Неоплаченные продажи». Поместите самый последний счет вверху, чтобы счета были автоматически отсортированы по дате.
• Для продаж за наличный расчет может потребоваться отдельная система.

Примечание при оплате счета

• Оплатите чек клиента на свой банковский счет, если платеж не производится в электронном виде.
• Возьмите соответствующий счет-фактуру из «Продажи неоплаченные» и отправьте его в «Продажи оплачены».
• Поместите последний оплаченный счет сверху, чтобы счета автоматически располагались в том порядке, в котором они были оплачены.

Обновляйте кассовую книгу раз в неделю

• Просмотрите корешки своей платежной книжки и проверьте свою банковскую выписку в Интернете. Введите в кассовую книгу реквизиты всех оплаченных счетов.
• Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, запишите отдельно суммы счета-фактуры без НДС и суммы НДС.
• Сравните записи со счетами в файле «Оплаченные продажи».Поставьте галочку напротив номера счета на каждом счете, чтобы показать, что данные были введены в вашу кассовую книгу.
• Если вы регулярно платите чеками в свой банк, вам понадобится отдельный столбец «банк» в разделе «деньги в» вашей кассовой книги. Здесь отображается общая стоимость чеков, выплачиваемых за каждый день, что упрощает проверку по вашей выписке из банка.

Решение любых нестандартных ситуаций

• Если в счет вносятся изменения, выставьте новый счет. Напишите «Отменено: см. Счет-фактуру».xxx ‘в исходном счете-фактуре и отправьте его в Sales Paid.
• Если получена частичная оплата, напишите «частично оплачена», дату и сумму в счете. Подайте ксерокопию в Sales Paid, а оригинал сохраните в Sales Unpaid. Когда вы обновляете кассовую книгу, укажите P рядом с номером счета (например, P169).
• Если вы выписываете кредит-ноту, присвойте ему номер (например, счет-фактуру) и отправьте его в «Неоплаченные продажи». Когда вы обновляете кассовую книгу, записывайте детали как обычно, но заключите сумму в скобки, чтобы показать, что это отрицательная сумма, которую необходимо вычесть из общей суммы продаж.

Проверяйте неоплаченные счета один раз в неделю

• Погоня за всеми, которые подлежат оплате или просрочены.
• Чем дольше клиент задолжал вам деньги, тем дальше в файле «Неоплаченные продажи» будет счет-фактура.

4. Продажа за наличный расчет

Вести отдельный учет регулярных продаж за наличные

• Используйте кассу или систему электронных торговых точек (EPoS) для регистрации продаж. Храните кассовые чеки или сводки EPoS и используйте их как счета-фактуры в своей системе.
• Ведите отдельный учет (например, свою кассовую книгу) для всех поступающих и поступающих денег из кассы. Ежедневно сверяйте эту запись, чтобы проверять, соответствуют ли суммы фактически имеющимся у вас наличным деньгам.

Будьте осторожны со своими записями и с тем, как вы используете наличные деньги с кассы

• Если взять наличные из кассы и потратить их, легко потерять счет. Немедленно положите чек в кассу и относитесь к нему, как к другим покупкам за наличные.
• HMRC всегда будет более подозрительно относиться к операциям с наличными.

5. Закупки

Получайте счет или квитанцию ​​при каждой покупке

• Сохраняйте все свои счета в разделе «Неоплаченные покупки» в указанном порядке дат, причем самые свежие должны быть вверху.
• Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вам необходимо иметь счет-фактуру для всех покупок. Для небольших покупок товаров со стандартной ставкой (20% НДС) вы можете рассчитать уплаченный НДС, разделив общую стоимость на 6.
• Записывайте любую покупку, чек на которую у вас нет.Например, если у вас нет билета, подтверждающего поездку на поезде, держите листок бумаги с указанием, куда вы пошли, когда и сколько это стоило.

Если вы оплачиваете счет чеком, укажите данные на корешке чека

• Напишите дату, поставщика и сумму.
• Если вы оплачиваете несколько счетов одним чеком, запишите каждую сумму и общую сумму.
• Если вы производите платеж в электронном виде, сохраните полную информацию таким же образом.
• Возьмите счет-фактуру из файла «Неоплаченные покупки» и напишите дату и номер проверки в правом верхнем углу.
• Заполните счет-фактуру в поле «Закупки, оплаченные» в дату платежа, указав наверху последний оплаченный счет.
• Если у вас есть квитанция и счет-фактура, скрепите их вместе.
• Вам нужна отдельная система для покупок за наличные и покупок, сделанных по кредитной карте.

Обновляйте кассовую книгу раз в неделю

• Просмотрите корешки чеков и проверьте свою банковскую выписку в Интернете. Введите данные оплаченных вами счетов в свою кассовую книгу.
• Сравните данные со счетами в файле оплаченных покупок. Поставьте галочку напротив номера чека на каждом счете, чтобы показать, что данные были внесены в вашу кассовую книгу.
• Ежедневно обновляйте кассовую книгу, если у вас много счетов.

6. Оплата наличными

Запишите все деловые расходы, которые вы оплачиваете из собственного кармана

• Напишите подробности покупки на каждой квитанции.

Храните квитанции в картотеке мелких денежных средств

Итого все поступления мелкой наличности один раз в месяц

• Напишите чек на общую сумму.
• Прикрепите квитанции к листу A4 и отправьте его в папку «Оплаченные закупки».

Введите данные в кассу

• Поставьте свое имя и укажите «возмещение за мелкие деньги» в качестве поставщика.
• Разбейте итоговую сумму на разные заголовки, которые вы используете. Например, если вы потратили 10 фунтов стерлингов на канцелярские товары и 5 фунтов стерлингов на парковку, вы должны ввести 15 фунтов стерлингов в качестве общей суммы, разделенной на 10 фунтов стерлингов на канцелярские товары и 5 фунтов стерлингов на поездки.

Точно так же обрабатываются покупки, сделанные с помощью кредитной карты

• Верните себе полную сумму всех деловых покупок при поступлении счета по кредитной карте.
• Скрепите все чеки вместе.
• Введите данные в кассовую книгу.

7. Проверка банковских выписок

Каждый месяц проверяйте свою банковскую выписку на предмет предметов, которых нет в вашей кассовой книге.

• У вас может быть доход, не связанный с продажей, по которому вы не выставили счет. Например, вы могли взять новый кредит, получить грант, получить проценты на ваш счет или получить возврат налога.
• Платежи, произведенные прямым дебетом или постоянным поручением, банковские комиссии и проценты, еще не будут записаны в кассовой книге.

Введите данные о любых недостающих элементах в кассовую книгу

• Введите подробные сведения обо всех внереализационных доходах после записей о деньгах, полученных от продаж.
• Введите сведения о любых недостающих платежах после списка покупок, которые вы оплатили за этот месяц.

Сопоставьте каждую запись в кассовой книге с записью в вашей банковской выписке

• Система, которую вы используете для записи продаж и покупок, означает, что записи в вашей кассовой книге должны быть в том же порядке, что и записи в вашей банковской выписке.
• Отметьте позицию в кассовой книге и в своей банковской выписке.
• Убедитесь, что все позиции в банковской выписке отмечены галочкой.

8. Банковская сверка

Итого все предметы в вашей кассовой книге, которые не были отмечены галочкой

• Это позиции, которые еще не отображались в вашей банковской выписке.
• Возможно, вы заплатили деньги, которые еще не отражены в вашей выписке, например, чеки клиентов, которые еще не прошли оплату.
• Также могут быть выплачены деньги, которых еще нет в вашей выписке — например, чеки, которые вы отправили поставщикам, но они еще не оплатили их счета.

Рассчитайте скорректированный банковский счет

• Скорректированный баланс — это то, чем был бы банковский баланс, если бы все внесенные деньги и все выплаченные чеки были указаны в банковской выписке.
• Скорректированный остаток равен остатку на конец месяца, показанному в отчете, плюс деньги, внесенные, но не включенные в отчет, за вычетом выписанных, но не включенных в отчет чеков.

Сверьте свою банковскую выписку

• Запишите скорректированный банковский баланс на начало месяца.
• Добавьте общий уплаченный доход от продаж и прочий доход за месяц (взятый из вашей кассовой книги).
• Вычтите общую сумму платежей за месяц (взято из вашей кассовой книги).
• Эта цифра должна равняться скорректированному сальдо на конец месяца. Когда это произойдет, вы успешно свернули свой банковский счет.

Выявить ошибки

• Если вы не сверяли банковский счет успешно, значит, где-то в вашей бухгалтерии вы допустили ошибку.
• Разница между рассчитанной вами цифрой и скорректированным остатком на конец месяца обычно помогает вам найти ошибку.
• Например, если разница составляет 5,25 фунта стерлингов, найдите счет-фактуру, другой доход или платежную запись на сумму 5,25 фунта стерлингов. Найти его не займет много времени.

Определение кассовой книги

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это финансовый журнал, который содержит все денежные поступления и выплаты, включая банковские депозиты и снятие средств. Затем записи в кассовой книге проводятся в главную книгу.

Ключевые выводы

• Кассовая книга — это дочерняя компания главной книги, в которой регистрируются все операции с денежными средствами в течение периода.
• Кассовая книга ведется в хронологическом порядке, а баланс обновляется и проверяется на постоянной основе.
• Более крупные организации обычно делят кассовую книгу на две части: журнал кассовых выплат и журнал кассовых поступлений.
• Кассовая книга отличается от кассового счета тем, что это отдельная книга, в которой регистрируются кассовые операции, тогда как кассовый счет — это счет в главной книге.
• Существует три распространенных типа кассовых книг: одинарная, двойная и тройная.

Как работает кассовая книга

Кассовая книга является дочерней по отношению к главной книге, в которой все операции с денежными средствами, совершенные в течение отчетного периода, регистрируются в хронологическом порядке. Более крупные организации обычно делят кассовую книгу на две части: журнал денежных выплат, в котором регистрируются все денежные выплаты, и журнал денежных поступлений, в котором регистрируются все денежные средства, полученные в бизнес.

Журнал выплаты денежных средств будет включать такие элементы, как платежи поставщикам для уменьшения кредиторской задолженности, а журнал денежных поступлений будет включать такие элементы, как платежи клиентов по непогашенной дебиторской задолженности или продажи за наличные.

Основная цель кассовой книги — эффективное управление денежными средствами, когда легко определить остатки денежных средств в любой момент времени, что позволяет менеджерам и бухгалтерам компании эффективно планировать свои денежные средства, когда это необходимо. Также гораздо быстрее получить доступ к информации о наличных деньгах в кассовой книге, чем при отслеживании кассовых операций через бухгалтерскую книгу.

и кассовая счет

Кассовая книга и кассовый счет несколько различаются. Кассовая книга — это отдельный регистр, в котором регистрируются кассовые операции, тогда как кассовый счет — это счет в главной книге. Кассовая книга служит как журналу, так и бухгалтерской книге, тогда как кассовый счет структурирован как бухгалтерская книга. Подробная информация или рассказ об источнике или использовании средств требуется в кассовой книге, но не в кассовом счете.

Существует множество причин, по которым бизнес может регистрировать транзакции с использованием кассовой книги вместо кассового счета.Легко получить доступ и определить ежедневные остатки наличности. Ошибки можно легко обнаружить с помощью проверки, а записи поддерживаются в актуальном состоянии, поскольку баланс проверяется ежедневно. В случае кассовых счетов остатки обычно сверяются в конце месяца после выпуска ежемесячной банковской выписки.

Запись в кассовой книге

Все операции в кассовой книге имеют две стороны: дебетовую и кредитную. Все денежные поступления регистрируются в левой части как дебет, а все денежные платежи регистрируются по дате в правой части как кредит. Разница между левой и правой частями показывает остаток наличных денег, который должен быть чистым дебетовым сальдо, если денежный поток положительный.

Кассовая книга построена по столбцам. Существует три распространенных версии кассовой книги: одинарная, двойная и тройная. Кассовая книга в одну колонку показывает только поступления и выплаты наличными. Кассовая книга с двумя столбцами показывает денежные поступления и платежи, а также подробную информацию о банковских операциях. Кассовая книга с тремя столбцами показывает все вышеперечисленное, а также информацию о скидках при покупке или продаже.

Типичная кассовая книга с одним столбцом будет иметь заголовки столбцов: дату, описание, ссылку (или номер фолио) и сумму. Эти заголовки присутствуют как для левой стороны, показывающей квитанции, так и для правой стороны, показывающей платежи. Столбец даты — это дата транзакции.

Поскольку кассовая книга обновляется постоянно, она будет вестись в хронологическом порядке по транзакциям. В столбце описания бухгалтер записывает краткое описание или повествование о транзакции.В справочном столбце или столбце фолио бухгалтерской книги бухгалтер вводит номер счета для соответствующего счета главной книги. Сумма транзакции записывается в последнем столбце.

Мелкая кассовая книга — объяснение, формат, пример, обычная и авансовая система

Помимо ведения основной или общей кассовой книги, многие компании также ведут небольшую кассовую книгу, известную как мелкая кассовая книга , для записи небольших повседневных расходов бизнеса.

Мелкая кассовая книга — это тип кассовой книги, которая используется для регистрации мелких регулярных расходов, таких как чаепитие в офисе, стоимость проезда на автобусе, топливо, газеты, уборка, булавки, причинный труд и т. Д.Эти небольшие расходы обычно оплачиваются монетами и банкнотами, а не чеками. Лицо, ответственное за расходование мелких денежных средств и их учет в кассовой книге, называется кассиром .

Главный кассир (также известный как главный кассир) несет большую ответственность за ведение общей кассовой книги компании, в которой он ежедневно регистрирует поступления и платежи на сумму в сотни или даже тысячи долларов. Поэтому он обычно делегирует ответственность за ведение небольших повседневных операций с наличными деньгами бухгалтеру, регистратору или другому надежному сотруднику.Как и обычная кассовая книга, мелкая кассовая книга имеет дебетовую и кредитную стороны. Все квитанции регистрируются на дебетовой стороне, а все платежи регистрируются на кредитной стороне кассовой книги мелкой кассой.

Мелко-кассовая система

Денежные средства, выделенные на мелкие расходы за определенный период, заносятся в кредитную часть общей кассовой книги и на дебетовую сторону мелкой кассовой книги.

Денежные средства выдаются мелкому кассиру либо по обычной системе, либо по системе авансов, которые кратко описаны ниже:

1.Обыкновенная система

При обычной системе мелкой кассе выдается единовременная сумма наличных. Когда вся сумма израсходована, кассир представляет на рассмотрение главному или главному кассиру подробные сведения о мелких расходах, учтенных в кассовой книге.

2. Система авансового платежа

В соответствии с системой авансов фиксированная сумма денег, известная как float , передается мелкой кассе для покрытия мелких расходов в течение согласованного периода, который обычно состоит из недели или месяца.В конце согласованного периода кассир передает главному кассиру подробную информацию обо всех понесенных им расходах. Общая сумма денежных средств, потраченных мелким кассиром в течение периода, возмещается ему, и общая сумма денежных средств, доступных для использования в начале следующего периода, становится равной первоначальной сумме (т. Е. Плавающей). В любой момент на счету мелкой кассы остаток и всех расходов, которые не были возмещены мелкой кассе , равняются согласованному запасу.

Преимущества системы авансовых платежей:

Система авансовых платежей на мелкую сумму используется большинством компаний из-за следующих преимуществ:

• Система авансовых платежей снижает вероятность неправомерного использования денежных средств, поскольку резерв может быть немедленно уменьшен, если окажется, что его более чем достаточно для согласованного периода.
• В рамках этой системы главный кассир периодически проверяет учет наличных денег. Если ошибка допущена кассиром, ее можно будет обнаружить и исправить в ближайшее время.
• Это экономит время главного кассира фирмы, который обычно является занятым человеком с тяжелыми обязанностями по обработке крупных квитанций и платежей наличными и чеками.
• Система авансовых платежей позволяет значительно сэкономить при разноске небольших статей по счетам в бухгалтерской книге, поскольку она использует систему анализа, которая собирает мелкие элементы вместе в еженедельные или ежемесячные итоги.
• Эта система обучает молодых сотрудников ответственному обращению с наличными деньгами.
• Вероятность незаконного присвоения денежных средств ответственным лицом практически отсутствует, поскольку удержанная сумма обычно очень мала.

Формат кассовой книги

Ниже приведен простой формат кассовой книги:

А Д В Е Р Т И С Е М Е Н Т

Пример

Кассир компании John and James Company оплатила следующие расходы в марте 2018 года наличными.

• 01 марта: баланс перенесен; мелкие деньги 50 долларов.
• 01 марта: Сумма мелких расходов за предыдущий месяц, возмещенных главным кассиром 200 долларов.
• 5 марта: Купил жидкий материал для чистки за 25 долларов.
• 10 марта: заплатили 20 долларов за мойку фургона.
• 13 марта: Купил ручки и карандаши за 15 долларов.
• 17 марта: Заплачено за топливо 35 долларов.
• 20 марта: выплачено 55 долларов за случайную работу.
• 22 марта: пожертвовал 10 долларов благотворительной организации SBA.
• 30 марта: Купил веник для офиса $ 5

Требуется: Запишите вышеупомянутые операции в книгу мелкой кассовой наличности, предполагая, что система авансовых платежей на мелкую сумму используется компанией John and James.

Решение

Рашид Джавед (М.Com, ACMA)

Как создать надежную кассовую книгу

Отслеживание денежных потоков вашего малого бизнеса очень важно, и ведение кассовой книги может помочь. Думайте об этом как о расширении вашего основного реестра чековой книжки. Подробно описав свои операции с наличными, вы получите записи обо всех поступлениях и выплатах. В конце каждого месяца записанные транзакции можно использовать для сверки банковских выписок и записи денежных проводок в главную бухгалтерскую книгу.

Кассовые книги, также известные как кассовые журналы, полезны, когда простой регистр чековой книжки слишком мал для обработки бизнес-транзакций.Кассовая книга также может помочь в ведении бухгалтерского учета с двойной записью, когда регистрируются обе стороны записи, а не только кассовая часть операции. Если компания не полностью интегрировала свой финансовый учет в бухгалтерское программное обеспечение, но все же должна отслеживать относительно большой денежный поток, кассовая книга может помочь в выверке банковских счетов на конец месяца.

Каждая страница кассовой книги обычно охватывает один месяц деятельности, но это зависит от количества обработанных транзакций. В первой строке указывается начальный остаток денежных средств, и по мере записи операций денежные поступления и выплаты перечисляются вместе с балансирующей записью.

Денежные поступления регистрируются как дебетовые, поскольку они увеличивают денежный счет, который приходится на активную часть баланса. Примерами денежных поступлений являются платежи клиентов или уплата процентов на банковские счета. По мере регистрации каждого поступления и увеличения денежной наличности запись по кредиту на ту же сумму будет отражать поступающий в компанию доход или капитал.

Выплаты уменьшают денежный счет и поэтому учитываются как кредиты. Примерами выплат являются платежи по счетам, платежи по кредитам компании или покупка оборудования. Например, если для бизнеса приобретается новый компьютер, выплата наличных будет записана как отток или кредит в наличные. Счет оргтехники будет увеличен или списан на ту же сумму.

Хотя компании обычно ведут единый централизованный кассовый отчет, онлайн-учет со встроенными приложениями для смарт-устройств также может помочь в отслеживании действий, влияющих на кассовый счет.Например, квитанции о командировке можно сканировать и хранить в приложении, пока сотрудник находится в дороге. Эта информация позже может быть перемещена в кассовую книгу и, в конечном итоге, в главную книгу.

Лучший способ создать надежную кассовую книгу — это составить отчет, который поможет вам легко отслеживать поступление и вывод денежных средств в ваш бизнес. Настройка визуального отслеживания отдельных транзакций может включать метод проб и ошибок, прежде чем вы найдете лучший метод для своего бизнеса.Возможно, вам будет полезно отделить денежные поступления от выплат с целью подведения итогов продаж в конце каждого месяца. Группировка операций по счету-фактуре или клиенту — это альтернативные методы регистрации денежных потоков. Эти записанные записи также служат в качестве контрольного следа при подготовке финансовой отчетности.

Для малого бизнеса отчетность о денежных средствах необходима для понимания общей финансовой жизнеспособности. Помимо кассовой книги, настраиваемые отчеты, онлайн-учет и приложения для смарт-устройств также можно объединить, чтобы помочь отслеживать денежные потоки и согласовывать ежемесячные отчеты о деятельности с кредитных карт компании, отчеты о расходах сотрудников и банковские счета.

Учет кассовых операций

Майк Энрайт, менеджер по операциям, BizFilings

Отследить ваши денежные средства, кредиторскую задолженность и записи может быть непросто. Найдите наиболее эффективные способы держать свои деньги и ваши записи в порядке и обновлять соответствующим образом.

Если ваша компания представляет собой типичный бизнес, вы имеете дело с различными кассовыми операциями. Сведение всех этих транзакций в одну запись может быть заманчивым, но почти всегда плохой идеей.

В зависимости от характера вашего бизнеса вы захотите записывать свои операции с наличными различными способами.

• Журнал продаж и денежных поступлений : Чтобы упростить ведение учета, мы рекомендуем объединить продажи и кассовые поступления в одном журнале.
• Ежедневный кассовый лист : Если кассовые операции составляют значительную часть вашего бизнеса, вам также следует подготовить ежедневный кассовый лист для сверки полученных и выплаченных денежных средств за день.Если вы используете ежедневный кассовый лист, вы можете сверять свои денежные поступления с ежедневным депозитом на свой банковский счет.
• Журнал денежных выплат : Здесь должны регистрироваться ваши ежедневные выплаты наличными.
• Выверка банка : Выверка ваших записей с ежемесячной выпиской из банковского счета подтверждает сумму, имеющуюся на вашем текущем счете. Это также поможет вам найти бухгалтерские ошибки. Это также может позволить вам обнаружить (и исправить) нарушения, такие как кражи сотрудников.
• Мелкий кассовый фонд : Если ваши клиенты обычно платят чеком, наличие мелкого кассового фонда предоставит вам наличные деньги для оплаты различных мелких расходов. Фонд мелкой наличности не нужен, если вы используете кассовый аппарат и всегда имеете под рукой валюту, если вы отслеживаете эти небольшие покупки.

Ежедневное ведение кассовых листов

Кассовый лист — это ежедневная сверка полученных и выплаченных денежных средств. Если значительная часть вашего бизнеса осуществляется наличными, например, в розничном магазине, вам следует готовить кассовый лист в конце каждого дня.Это разумная практика — ежедневно вносить все денежные чеки на свой банковский счет.

Ваши ежедневные денежные поступления обычно должны соответствовать сумме ежедневного банковского депозита. Любые причины разницы должны быть указаны в вашей кассовой ведомости, например как небольшая сумма наличных, выплачиваемая по разным расходам. Если они не совпадают, вам следует изучить и согласовать любые расхождения между двумя суммами.

Ведение кассовых листов предупреждает о любой нехватке или избытке наличных денег в течение дня.Некоторые предприятия предпочитают просто считать наличные в кассе в конце дня, не ведя кассовый лист, что делает их невежественными в отношении каких-либо дефицитов или излишков. Нехватка может быть результатом кражи, или может быть просто результатом того, что вы не зарегистрировали особую транзакцию, например, расходы, которые вы оплатили наличными, — но без кассовой ведомости вы никогда не узнаете.

Среди Tools & Forms — это кассовый лист для вашего использования. Просто введите свои ежедневные суммы, чтобы сразу увидеть, есть ли у вас дефицит или избыток наличных в конце дня.Вы можете использовать электронную таблицу снова и снова для повседневных нужд.

Подготовка банковской выверки

Подготовка банковской выверки при получении ежемесячной выписки по счету помогает вам проверять сумму наличных на текущем счете.

Эта выверка необходима, поскольку остаток денежных средств в ваших книгах никогда не будет совпадать с остатком, указанным в выписке из банка. Задержка с расчетом по чекам и депозитам, автоматические банковские комиссии и кредиты, которые вы не зарегистрировали, и ошибки, которые вы могли допустить в своих бухгалтерских книгах, делают идеал невозможным.

После подготовки банковской выверки вы можете быть уверены, что остаток на счете, указанный в ваших бухгалтерских книгах, актуален, и получите представление о любых нарушениях, таких как кража средств сотрудниками.

Пошаговые инструкции по подготовке банковской выверки

1. Подготовьте список депозитов в пути. Сравните депозиты, указанные в вашей банковской выписке, с банковскими депозитами, указанными в журнале денежных поступлений. В своей банковской выверке укажите все депозиты, по которым еще не была подтверждена выписка по счету.Посмотрите на выверку банковских счетов, которую вы подготовили в прошлом месяце. Все ли транзитные депозиты за последний месяц отражены в банковской выписке за этот месяц? Если нет, вы узнаете, что с ними случилось.
2. Подготовьте список непогашенных чеков. В журнале выплат наличных отметьте каждый чек, по которому выписка из банковского счета была подтверждена в этом месяце. В своей банковской выверке перечислите все непроверенные чеки из журнала выплат. Посмотрите на выверку банковских счетов за последний месяц. Существуют ли какие-либо чеки, которые были погашены в прошлом месяце, но еще не прошли через банк? Если да, убедитесь, что они находятся в вашем списке непогашенных чеков в этом месяце.Если чек выпущен несколько месяцев назад, но до сих пор не погашен банком, вы можете провести дополнительное расследование.
3. Запишите все банковские комиссии или кредиты. Изучите свою банковскую выписку. Существуют ли какие-либо специальные комиссии, взимаемые банком, которые вы не записали в своих бухгалтерских книгах? Если это так, запишите их сейчас, как если бы вы выписали чек на эту сумму. Точно так же, если на ваш счет есть какие-либо кредиты, сделанные банком, они также должны быть записаны. Разместите записи в своей главной книге.
4. Рассчитайте остаток денежных средств по своим книгам. Вычислите кассовый счет главной книги, чтобы получить конечный остаток денежных средств.
5. Введите сальдо по выверке. В верхней части банковской выверки введите конечный баланс из банковской выписки.
6. Итого депозиты в пути. Сложите депозиты в пути и введите сумму при выверке. Добавьте общую сумму вкладов в пути к банковскому балансу, чтобы получить промежуточный итог.
7. Итого неоплаченных чеков. Сложите непогашенные чеки и введите сумму выверки.
8. Вычислить баланс книги по выверке. Вычтите общую сумму непогашенных чеков из промежуточной суммы на шаге 6 выше. Результат должен быть равен остатку, указанному в вашей главной книге.

Alpha Company Выверка банка 31 марта 2016 г.
Остаток по выписке из банка		4 672 долл. США.98
Транзитные депозиты
Дата	Сумма
3/30	$ 500,25
3/31	$ 1 890,33	$ 2 390,58
Итого		$ 7 063,56
Непогашенные чеки
Контрольный номер	Сумма
1656	22 руб. 50
1693	150,00 $
1696	32,00
1697	$ 1 902,00
1698	$ 1 105,80	3 212,30 долл. США
Остаток по книгам		3 851 долл. США.26

В приведенном выше примере, если кассовый счет главной книги не показывает сальдо в размере 3 851,26 доллара, вы должны отследить причину разницы.

Если ваша банковская выверка не сбалансирована, вам необходимо найти ошибку или ошибки. Возможные причины ошибки банковского баланса:

• Сумма непогашенных чеков добавлена ​​неправильно. Дважды проверьте добавленное вами общее количество неоплаченных чеков.
• Сумма депозитов в пути добавлена ​​неправильно. Еще раз проверьте добавление депозитов в пути.
• Банковский баланс перенесен. Вы начали с правильной суммы в верхней части сверки? Дважды проверьте, сравнив его с остатком на конец месяца в своей банковской выписке.
• Невозможность записи всех позиций выравнивания выписки по счету. Внимательно посмотрите на свою банковскую выписку. Есть ли какие-либо элементы, такие как различные банковские сборы или автоматические депозиты или снятия средств, которые не были зарегистрированы в ваших книгах?
• Журналы добавлены неправильно. Дважды проверьте добавленные вами кассовые чеки и выплаты наличными.
• Не удалось зарегистрировать чек или депозит. Вы записывали все чеки и депозиты в свои журналы? Это должно было быть очевидно, когда вы составляли списки транзитных депозитов и неоплаченных чеков.
• Неверно записана сумма. Сравните каждую позицию в банковской выписке с записью в журнале для этой позиции. Вы ввели правильную сумму?

Ведение журнала денежных выплат

Журнал выплат наличных — это место, где вы записываете свои выплаченные операции наличными (или чеками).Это также может быть журнал покупок или журнал расходов.

Хотя вы можете, если вы достаточно наслышаны, найти печатные журналы по выплате наличных, мы настоятельно рекомендуем хранить этот журнал на вашем компьютере или в облаке, как и большинство ваших финансовых журналов. Ваше бухгалтерское программное обеспечение, вероятно, будет включать в себя какие-либо журналы выплат и покупок, настраиваемые в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Использование учета по методу начисления и журналов выплаты денежных средств

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, вы записываете расходы в журнале выплат наличных во время оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.

У вас есть разнообразный магазин. Вы покупаете у своего основного поставщика товары на общую сумму 7800 долларов США. Большая часть покупки — это инвентарь для перепродажи, но также включены канцелярские товары на 100 долларов. Сделайте следующую запись в журнале покупок:

В следующем месяце после получения выписки от поставщика вы выписываете чек для оплаты вашего счета.Сделайте следующую запись в журнале покупок:

Примеры журнала выплат денежных средств

Если ваша компания — магазин розничной торговли, ваши записи в журнале могут выглядеть примерно так:

(Примечание: все суммы в долларах округлены до ближайшего доллара. )

• 2 февраля вы оплатили счет за электричество в размере 177 долларов.
• Также 2 февраля вы купили товарный инвентарь на счете у Ash Wholesale по цене 9 500 долларов.
• 5 февраля вы потратили 82 доллара на СТО Аткинса, чтобы заправить автомобили для доставки бензином. Вы берете все это со счета, который ведете в Аткинсе.
• 8 февраля вы выписываете чек на 9 500 долларов в счет оплаты счета, полученного от Эша.
• 10 февраля вы выписываете чек на 82 доллара на станцию ​​обслуживания Atkins для оплаты вашего счета там.
• По завершении этой страницы журнала вы должны заполнить все семь столбцов суммы. Поскольку вы используете систему бухгалтерского учета с двойной записью, вы можете увидеть, все ли записи были записаны правильно. Проверьте, равна ли сумма дебетов сумме кредитов. Итого дебеты: 0 + 9 582 + 9500 + 82 + 177 = 19 341. Всего кредитов: 9 759 + 9 582 = 19 341.

ЖУРНАЛ ПОКУПОК ЗА: ФЕВРАЛЬ 2016
		Наличные		Счета к оплате
Дата	Описание.	Др.	Кр.	Др.	Кр.	Purch. Д-р	Расходы на доставку Др.	Утилиты Exp. Д-р
2	Edison Util. — электричество		177					177
2	Ash Whlsle — инвентарь				9 500	9 500
5	Atkins Serv. Станция — газ				82		82
8	Ash Whlsle — в счету		9 500	9 500
8	Atkins Serv.- на счете		82	82
Итого		0	9,759	9 582	9 582	9 500	82	177

Если сумма столбцов дебета не равна сумме столбцов кредита, у вас есть проблема, которую вы должны отследить немедленно. Возможно, вы ввели одну из сумм не в тот столбец. Возможно, при подсчете итогов вы просто неправильно добавили. Обычно ошибку легко определить, потому что дебеты должны равняться кредитам для каждой транзакции.

В вашем журнале покупок может быть намного больше столбцов, чем в этом примере, потому что у вас, вероятно, будет больше классификаций расходов.

Ведение фонда мелкой наличности и работа с дебиторской задолженностью

Почти все предприятия нуждаются в наличных деньгах, чтобы оплачивать мелкие разные расходы.Самый простой способ сохранить эти деньги доступными — через фонд мелкой наличности, если только у вашего бизнеса нет наличных денег от ежедневных транзакций.

Если вы используете наличные деньги из дневных чеков для небольших расходов, необходимо точно записывать всю кассовую наличность, взятую из кассового аппарата, и подготовить кассовый лист в конце дня, чтобы помочь контролировать наличные, выплаченные из кассы.

шагов для создания фонда мелкой наличности

1. Начните создание фонда мелкой наличности, выписав чек в «Petty Cash. «Обналичить чек.
2. Поместите наличные деньги в ящик для мелкой наличности или в ящик для мелкой наличности.
3. Оплачивая расходы из наличных денег, ведите подробный список всех расходов.
4. Когда деньги почти закончились, сложите расходы в подробном списке.
5. Напишите еще один чек в «Мелкую кассу» на общую сумму расходов. Этот чек должен пополнить фонд до первоначального баланса.

Как пользоваться фондом мелкой наличности

Предположим, вы решили создать фонд мелкой наличности для оплаты небольших расходов, которые вы не оплачиваете чеком или дебетовой картой.Вы чувствуете, что необходим фонд мелкой наличности в размере 100 долларов, поэтому вы выписываете чек на 100 долларов, подлежащий оплате в «Мелкую наличность». Вы физически кладете 100 долларов в ящик для мелких денег. Сделайте следующую запись в журнале кассовых выплат:

Две недели спустя вы просматриваете ящик для мелкой наличности и находите 25 долларов. 00 осталось. Вы добавляете предметы, перечисленные в списке расходов, и с радостью обнаруживаете, что они в сумме составляют 75,00 долларов (25 + 75 = 100). Вы выписываете чек на сумму 75 долларов США на счет «Petty Cash». Денежные средства помещаются в кассу. Это пополнит фонд обратно до 100 долларов. Используя список мелких денежных расходов в качестве исходного документа, сделайте следующую запись в журнале денежных выплат:

	Дебетовая	Кредит
Канцелярские товары	13.20
Авторасходы	39,00
Разное. труд	15,00
Разное. расходы	7,80
Денежные средства		75,00

Ящик для мелкой наличности или ящик должны быть заперты, когда они не используются.Только один человек должен иметь доступ к мелкой наличности, так что один человек несет за это ответственность.

Понимание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность (часто сокращенно A / R) — это просто неоплаченные счета клиентов и любые другие деньги, которые должны вам ваши клиенты. Сумма всей вашей дебиторской задолженности указана в качестве текущих активов в вашем балансе.

Ваша бухгалтерская программа должна автоматически вести учет дебиторской задолженности для каждого клиента.Книга дебиторской задолженности, которая также может использоваться как выписка по клиенту, служит для записи сборов и платежей каждого клиента.

Ведение записей дебиторской задолженности

Когда клиент что-то покупает, вам нужно:

1. Запишите продажу в журнал продаж и денежных поступлений. Этот журнал будет включать столбцы дебиторской и кредитной дебиторской задолженности. Начисленные продажи и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно.
2. Каждый день продажи в кредит, зарегистрированные в журнале продаж и кассовых поступлений, разносятся по соответствующим счетам клиентов в регистре дебиторской задолженности.Это позволяет вам узнать не только общую сумму, которую должны вам все кредитные клиенты, но и общую сумму, которую должны каждому клиенту .
3. Записи, сделанные в журнале продаж и денежных поступлений, также суммируются в конце месяца, а результаты разносятся на счет дебиторской задолженности в вашей главной книге. Этот счет является «контрольным счетом» вашей дебиторской задолженности. «Контроль» означает, что после того, как вся ваша проводка будет завершена, общая сумма балансов клиентов в книге счетов дебиторской задолженности будет такой же, как баланс на контрольном счете в главной книге. Если они не совпадают, вы можете сказать, что где-то в процессе вы допустили ошибку.

Если вы предоставляете кредит своим клиентам и ведете журнал продаж и денежных поступлений вручную, убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение интегрирует проводку в бухгалтерские книги дебиторской задолженности с автоматической записью операций продаж и кассовых поступлений. Эта система, которая позволяет сэкономить время, также снижает вероятность ошибок при публикации.

Ведение книги дебиторской задолженности

Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит.Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки на счете в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня. Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.

Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке и пусть копии книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с просьбой об оплате.Если рассылать их по почте в виде выписок, каждый месяц составляйте новую бухгалтерскую книгу.

Ежемесячный лист бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо предыдущего месяца. Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские отчеты, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий выписки следует отправлять один раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:

• начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
• все счета, выставленные в течение месяца
• платежей на счету в течение месяца
• любые дебетовые или кредитовые авизо
• конечное сальдо
• срок оплаты

Отслеживание вашего контрольного счета

Когда вы отправляете по почте выписки своим клиентам каждый месяц, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности. Контрольный счет — это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.

Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должна равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с кредиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанные деньги. Счета к оплате (часто называемая A / P), с другой стороны, фокусируется на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.

Подготовка документов о кредиторской задолженности

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит. Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала выплат денежных средств в конце каждого дня проводятся в соответствующий регистр кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате — это запись о том, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет как отдельные бухгалтерские книги, так и главную книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств имеет столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.

помогут вам контролировать свои расходы и кредиторскую задолженность.Если вы ведете точные бухгалтерские книги о платежах, вам будет легко дважды проверять счета, которые вы получаете от своих поставщиков.

В конце месяца сверьте бухгалтерские книги кредиторской задолженности с контрольным счетом кредиторской задолженности. Контрольный счет — это общий остаток кредиторской задолженности из вашей главной книги. Начальная сумма кредиторской задолженности, плюс покупки на счете в течение месяца, минус платежи на счете в течение месяца, должна равняться конечной сумме кредиторской задолженности.Сравните эту сумму с суммой отдельных регистров кредиторской задолженности. Это поможет вам обнаружить любые ошибки, допущенные вами при учете своей кредиторской задолженности. Сверка также может помочь вам выявить любые ошибки в счетах поставщика.

Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности является хорошим инструментом управления денежными средствами, который следует периодически составлять. Это поможет вам спланировать время и сумму выплат наличными.

Выверка банковских счетов — В центре внимания бухгалтерский учет

Для многих студентов выверка банковских счетов является сложной темой, потому что большинство людей больше их не делают.Двадцать лет назад, до дебетовых карт и онлайн-банкинга, был только один способ отслеживать, сколько денег у вас было в банке: вести чековую книжку и сверять ее.

Очевидно, что онлайн-банкинг не помог нам лучше управлять своими банковскими счетами. В 2012 году потребители в США заплатили 32 миллиарда долларов за овердрафт. Это примерно 135 долларов на взрослого в США! Может быть, нам стоит подумать о том, чтобы вернуться к записи всех наших транзакций и балансировке наших чековых книжек!

Что такое банковская выверка?

Выверка банковских счетов — это ежемесячный процесс, с помощью которого мы сопоставляем действия в банковской выписке, чтобы гарантировать, что все было зарегистрировано в бухгалтерских книгах компании или отдельных лиц. Поскольку все мы проводим больше автоматических и электронных транзакций, это критически важный шаг для обеспечения правильного баланса денежных средств.

Выверка банка состоит из двух частей: бухгалтерской (компании) и банковской. Когда сверка будет завершена, оба баланса должны совпадать.

Что мы ищем?

Существует ряд элементов, которые могут привести к расхождению между вашей книгой и банковским балансом. Вот список наиболее распространенных вопросов, с которыми вы можете столкнуться при выполнении выверки банковских счетов:

1. Депозиты в пути — Депозит в пути — это депозит, который был отправлен в банк, но не был зарегистрирован банком.Владелец счета внес депозит в свои записи, а банк — нет. Это происходит из-за того, что депозит был отправлен после закрытия банка в течение дня или из-за задержки электронных депозитов. Мы часто наблюдаем это при внесении депозитов по кредитной карте, потому что обычно существует задержка в 1-3 дня во времени обработки карты и времени зачисления средств на счет продавца. Депозиты в пути необходимо добавить к банковской стороне выверки, потому что они были добавлены к бухгалтерской стороне, когда депозиты были зарегистрированы компанией.
2. Неоплаченные чеки — Это чеки, которые были выписаны компанией, но еще не прошли клиринг в банке. Когда выписан чек, на его погашение уходит несколько дней. У большинства предприятий в конце месяца есть несколько непогашенных чеков. Непогашенные чеки должны быть вычтены из банковской части выверки, потому что они были вычтены из баланса книги при выписке чеков.
3. Плата за банковское обслуживание — Это суммы, которые банк снимает со счета в качестве платы за открытие счета.Плата за банковские услуги включает регулярные ежемесячные комиссии, комиссию за овердрафт, комиссию за возвращенный чек и комиссию за обработку кредитной карты. Обычно компания не регистрирует эти комиссии до получения выписки из банка. Плата за банковские услуги вычитается из балансового баланса, поскольку они представляют собой уменьшение остатка на счете и еще не были зарегистрированы.
4. Полученные проценты — Некоторые банки выплачивают проценты по счету. Владелец счета не знает, сколько будет процентов, пока не будет получена выписка из банка.Полученные проценты зачисляются на счет банком, в результате чего баланс увеличивается. Заработанные проценты добавляются к балансу книги, чтобы отразить увеличение остатка от депозита процентов.
5. Возвращенные чеки — Возвращенный чек — это товар, который изначально был зачислен на счет компании (обычно это чек клиента), а затем возвращен. Когда это происходит, банк снимает средства со счета компании и отправляет компании уведомление. Возвращенные чеки должны быть вычтены из баланса книги, так как банк снял сумму с баланса при отклонении чека.
6. Ошибки записи — Ошибка записи возникает, когда компания неправильно записывает транзакцию или когда банк очищает позицию на неправильную сумму. Это иногда происходит, когда выписываются чеки и в систему вводится неправильная сумма. Иногда банк очищает транзакцию на неправильную сумму. Допустим, компания выписала чек на 452 доллара.00, но банк оплатил чек на 450 долларов. Теперь в книгах есть ошибка на 2 доллара. Поскольку банк очистил транзакцию, вы должны привести книги в соответствие. Ошибки записи должны быть добавлены или вычтены из баланса книги. Если товар был оплачен банком на сумму, меньшую, чем сумма в книгах, добавьте сумму ошибки. Если товар был оплачен банком на сумму, превышающую сумму в бухгалтерских книгах, вычтите сумму ошибки.
7. Другие незарегистрированные элементы — При таком количестве транзакций, которые происходят в цифровом виде или автоматически, легко забыть о записи транзакций, особенно если они происходят нечасто.Ищите оставшиеся предметы, которые были очищены банком, но не зарегистрированы в бухгалтерских книгах. Другими незарегистрированными статьями могут быть либо депозиты, либо снятие средств. Все другие неучтенные позиции следует записывать в бухгалтерской книге сверки. Чтобы определить, следует ли вам добавить или вычесть элемент, имитируйте действия банка. Если банк добавил его к балансу счета, сделайте то же самое с балансовым остатком.

Как начать

Для проведения выверки с банковского счета вам потребуется копия выписки из банка и копии всех непогашенных статей на текущем счете до даты окончания выписки из банка.Для некоторых предприятий, в том числе для меня, выписка по счету не закрывается в конце месяца. Иногда дата окончания выписки зависит от даты открытия счета.

Когда у вас есть эти два предмета, с помощью карандаша или маркера отметьте все предметы, которые появляются как в выписке по счету, так и в чековой книге. Если элемент отображается на обоих, это означает, что элемент был правильно записан и очищен. После просмотра всех элементов все, что остается немаркированным, является элементом, который необходимо будет обработать при согласовании.

Создайте два столбца на листе бумаги или используйте электронную таблицу для выполнения расчетов за вас. Мои банковские выверки выглядят как большой Т-счет.

Начните с записи конечного баланса книги и банка в соответствующую колонку.

Мне нравится сначала делать банковскую сторону, потому что это обычно проще, чем книжная. Вы имеете дело только с непогашенными чеками и депозитами, находящимися в пути на стороне банка. Перечислите депозиты в пути и неоплаченные чеки.Добавьте депозиты в пути к начальному балансу и вычтите непогашенные чеки.

Банковская сторона сделать относительно легко. Вот почему мне нравится сначала делать эту сторону. Более вероятно, что это будет правильно, если у вас есть ошибка при сверке. У большинства студентов есть ошибки на книжной стороне. Уверенность в отношении банка помогает разрешать ошибки в бухгалтерском учете.

Что касается книги, то большинство предметов довольно просты. Вычтите комиссию за банковские услуги и добавьте процентный доход.Вычтите возвращенные чеки. Добавьте незарегистрированные депозиты и вычтите незарегистрированные снятия средств. Последний пункт, запись ошибок, требует немного больше размышлений.

Предположим, вы выписали чек на 715 долларов, но банк выписал чек на 751 доллар. Чек был использован для оплаты коммунальных услуг и был записан на счет коммунальных услуг на сумму 715 долларов. Если чек подтвердился на 751 доллар, что случилось с вашими коммунальными расходами? Увеличилось или уменьшилось? Он увеличился, потому что больше платили за коммунальные услуги. Если расходы увеличились, денежные средства должны были уменьшиться.Следовательно, денежные средства должны быть уменьшены или уменьшены на 36 долларов. Это будет вычтено из бухгалтерской части сверки.

Размышление о том, что происходит с вашими расходами, может помочь вам решить проблему.

После того, как вы проработали все оставшиеся элементы книги, вычислите выверенный баланс для книг.

Когда вы закончите, выверенные балансы должны согласоваться.

Если нет, возьмите разницу между двумя остатками. Эта сумма запомнилась? Проверьте, нет ли недостающего элемента на ту сумму, который вы, возможно, забыли записать. Возможно, вы забыли несколько вещей. Поместите их в сверку и посмотрите, сбалансированы ли вы сейчас.

Если у вас нет товара на эту сумму, возьмите разницу и разделите ее на 2. Найдите эту сумму. Если эта сумма появляется в вашей сверке, вы добавили (или вычли) сумму, тогда как вы должны были вычесть (или добавить) сумму. Поменяйте знак и снова проверьте свой баланс.

После того, как вы закончите банковскую выверку, есть еще один шаг в процессе. Все позиции, которые вы записали в бухгалтерской книге выверки, должны регистрироваться в системе бухгалтерского учета компании. Подготовьте запись в журнале (или несколько) для записи этих элементов. Обычно я веду одну большую запись в журнале, но вы также можете записать отдельную запись для каждого элемента в выверке. Записывайте элементы только на книжной стороне!

Выверка банковских счетов становится проще, чем больше вы их делаете.