образец, лично или онлайн, обязательные реквизиты, физическому лицу, кто подписывает и прочее
Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.
Общие правила выставления счетов
Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.
Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.
Видео: способ выставления счёта с помощью приложения
Обязательные элементы счёта на оплату
Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:
- Название ИП.
- ИНН предпринимателя.
- Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
- Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
- Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
- Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
- Количество товаров или услуг.
- Цена за единицу и общая стоимость.
- Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
- Подпись ИП и печать (при наличии).
Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны
Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx, .xlsx.
Некоторые нюансы для счетов от ИП
Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.
Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:
- Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
- Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
- Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
- Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.
В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера — нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.
Оцените статью:(1 голос, среднее: 5 из 5)
Поделитесь с друзьями!Как выставить счет на оплату от ИП: образец выставления
Получая оплату за проданные товары и предоставленные услуги по безналичному расчёту, необходимо выписать клиенту счёт. Требуется знать, как выставить счёт на оплату от ИП образец заполнения документов должен быть под рукой для правильного оформления.
Индивидуальный предприниматель часто сталкивается с необходимостью выставлять счёт клиенту на оплату товаров и услуг. Способ оформления и пункты, присутствующие в содержании, на законодательном уровне не регулируются. За длительный период использования такого вида документации сложились некоторые стандарты, ставшие едиными.
Назначение счёта
Придерживаясь общих правил, появилась возможность оформить счёт как для ИП, так и для ООО. Отличительной особенностью двух регистрационных форм является то, что в первом варианте указывается для подписи только сам предприниматель, а во втором – собственник бизнеса и главный бухгалтер.
Нужно правильно оформить счёт от ИП образец документа, выставляемый продавцом клиенту.
Сотрудничество между сторонами происходит по следующему алгоритму:
- Потенциальный потребитель связывается с бизнесменом и доводит до его сведения необходимость в приобретении товара или услуги.
- Предприниматель выставляет клиенту счёт и направляет его любым удобным для второй стороны способом: на электронную почту, через почту России, лично в руки.
- Покупатель осуществляет перевод денежных средств на расчётный счёт собственника бизнеса.
- После получения оплаты бизнесмен приступает к выполнению обязательств перед потребителем.
В выставленном счёте обязательно указываются контактные данные продавца, информация о покупателе, список товаров и услуг с точным количеством, стоимостью за единицы, общую сумму, банковские данные для перевода денежных средств.
При необходимости шаблон для правильного заполнения можно скачать из сети-интернет.
Когда требуется выставлять
Для того чтобы осуществилось сотрудничество между двумя сторонами требуется заключить договор, в котором прописывают все обязательства, временные рамки поставки товара или оказания услуг, а также стоимость. В момент, когда клиент делает заказы с определённой периодичностью, то предприниматель должен выставлять ему счёт, по которому производится платёж.
Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:
Выставление счёта требуется на каждую покупку с указанием цены. При этом договор заключается также, в нём указывают общую информацию о сотрудничестве.
Выставление платёжных документов происходит в следующих моментах:
- Между сторонами в определённое время не был заключён договор, а поставка товара должна произойти в короткий срок. В таком случае поставщик может выставить счёт, а подписать документацию о сотрудничестве немного позднее.
- Товар заказывается один раз, смысла в подписании долгосрочного договора нет.
При отражении в документации подробных условий работы, договор может сыграть роль оферты. Таким образом, при оплате выставленного счёта договор считается заключённым, при необходимости его можно использовать для решения спорных вопросов в суде.
Индивидуальные предприниматели выставляют счета на оплату потенциальным и действующим клиентам независимо от выбранной во время регистрации системы налогообложения.
Счёт на оплату на ИП – это образец документации, которую не относят к бухгалтерии. С его помощью нельзя подтвердить расходы и доходы, вести бухгалтерскую отчётность. Тем самым это даёт возможность оформления в произвольной форме, которая на законодательном уровне не регулируется.
Реквизиты
Когда индивидуальному предпринимателю требуется составить и выписать счёт на оплату, то он должен включить все необходимые реквизиты.
В бланке содержится:
- присвоенный счёту номер и дата его выставления клиенту;
- наименование организации, как продавца, так и покупателя, с учётом правовой формы;
- указание юридических адресов для обеих сторон. У ИП указывают тот адрес, по которому ведётся деятельность;
- номер ИНН и КПП;
- реквизиты банковского учреждения, где обслуживается бизнесмен;
- наименование предоставляемой услуги, продаваемого товара или ценных бумаг;
- указать количество приобретаемого товара, если имеется возможность произвести подсчёт;
- стоимость одного товара и общая сумма к оплате;
- общая стоимость указывается прописными буквами;
- подпись руководителя и печать.
Расписаться за собственника бизнеса предоставляется возможность доверенному лицу. В этом случае необходимо указывать информацию о доверенности, что подтверждает полномочия. Не стоит забывать про включение в документацию должности физического лица, его сокращённые инициалы и расшифровку.
Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:
После того, как покупатель произвёл оплату и получил товар, предприниматель выписывает счёт-фактуру, которая в дальнейшем используется в бухгалтерской отчётности. Является обязательным документом при НДС.
Счёт без НДС
Многие предприниматели выставляют счёт на оплату (ищут образец документа) от ИП без НДС. Подобный документ необходим самому поставщику. Многие, производя оплату за приобретаемый товар или услугу только по договору, допускают ошибки и при совершении платежа указывают размер суммы с учётом НДС. Подобные ситуации встречаются довольно часто. Таким образом, если содержится дополнительная информация, когда образец счёта на оплату необходим без НДС для ИП, то это служит своеобразным напоминанием о том, чтобы указать наименование перевода правильно.
Если покупатель совершает перевод денежных средств с учётом НДС, то это может вызвать интерес со стороны Федеральной налоговой службы, которая обязывает предпринимателя выплачивать дополнительный налог в государственный бюджет.
Тонкости и сложности в оформлении документации отсутствуют, реквизиты указываются такие же, как и при выставлении счетов с НДС:
- наименование организации продавца;
- ИНН;
- юридический адрес;
- реквизиты банковского учреждения;
- номер, присвоенный счёту, дата выставления;
- наименование потребителя;
- при подписании договора указывается его номер;
- полная информация о приобретаемом товаре или услуге;
- инициалы, должность и подписи руководителя организации и бухгалтера.
Счёт на оплату представляет таблицу, состоящую из нескольких граф.
Каждая из них содержит определённую информацию:
- Указание порядкового номера, количество зависит от приобретаемого товара или услуг.
- Единица для измерения.
- Количество приобретаемого товара каждого наименования.
- Стоимость за единицу.
- Общая сумма.
Каждую графу завершает пункт «Итого». Под таблицей прописными буквами указывают общую сумму и добавляют информацию, что цена указана без учёта НДС.
Для предотвращения возможных ошибок, которые совершаются покупателями при оплате, рекомендуется приводить пример заполнения банковских реквизитов и назначения платежа.
Правильное выставление счетов для оплаты
Документация создаётся через систему 1С Бухгалтерия либо в любой офисной программе на персональном компьютере, с указанием всех реквизитов, перечисленных выше. Так же стоит учитывать, что существуют программы, благодаря которым подготавливаются счета в режиме онлайн, без установки дополнительных программ.
Подготавливая счёт необходимо придерживаться определённых требований, используемых для оформления деловых документов:
- В шапке документа указывают общую информацию о собственнике бизнеса: инициалы, название организации, юридический адрес, ИНН, контактные данные для связи.
- Реквизиты банковского учреждения. При необходимости указываются банковские данные и покупателя.
- Составляемому документу присваивается порядковый номер. Предприниматель по собственному усмотрению включает счета в общую документацию для дальнейшего учёта.
- Указывается список приобретаемых товаров, оказываемых услуг либо выполненных работ в таблице. Тут же содержится цена, стоимость, общая сумма, при необходимости размер НДС.
- Если требуется, то указываются дополнительные сведения. Например, отведённый срок для произведения оплаты либо период, на протяжении которого поставщик обязуется доставить товар.
- Когда счёт выставляется в бумажном виде, то он должен быть заверен подписью руководителя и печатью. Для электронных вариантов это не требуется.
Таким образом, счёт на оплату выставляется как в электронном, так и в бумажном варианте. На законодательном уровне отсутствуют нормы и требования, предъявляемые к форме документации. Следовательно, индивидуальный предприниматель самостоятельно решает, каким образом оформляется документ и какая программа используется для его составления.
Как выставить счет на оплату от ИП?
Поскольку не существует единой законодательной нормы, касающейся правил оформления данного документа, ИП имеет право самостоятельно его составлять. При этом в счете должны указываться обязательные реквизиты, что подтверждается актуальными стандартами оформления соответствующей документации.
Какие реквизиты следует указывать в счете?
Если индивидуальному предпринимателю нужно выставить счет, то в этом случае в готовом документе в обязательном порядке должна присутствовать следующая информация:
• Фамилия, имя и отчество ИП.
• Актуальные банковские реквизиты.
• ИНН.
• Список услуг или продукции, которые покупатель намерен приобрести.
• Номер счета вместе с датой, когда он был выписан.
• Итоговая сумма покупки. Если в стоимости товара есть НДС, то следует выделить его размер.
Каким образом выставляется счет от ИП?
Существует несколько способов составления счета. С этой целью индивидуальный предприниматель может воспользоваться офисными программами, в частности Microsoft Excel (скачать образец счета), или же 1С. Стоит отметить многочисленные онлайн-сервисы. Их главным преимуществом является отсутствие необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение. Таким образом, ИП может существенно сэкономить
Оформление счета требует соблюдения общих правил, касающихся создания деловой документации. Каждый ИП должен учесть следующие нюансы:
1. Шапка документа должна содержать следующие информационные сведения:
• Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
• Наименование предприятия или фирмы.
• Адрес и контактные данные организации.
• ИНН.
2. Обозначение банковских реквизитов продавца. Если необходимо, то следует указать реквизиты покупателя.
3. Указание порядкового номера счета. Данный документ может учитываться в корпоративном документообороте и быть включенным в перечень всей существующей документации предприятия. По желанию ИП счет на оплату может входить в отдельный учет.
• Количество товаров, выполненных работ или услуг.
• Их стоимость.
• Если присутствует, то размер НДС.
• Итоговая стоимость, которую покупатель должен оплатить.
5. Сведения дополнительного характера также могут присутствовать в счете, если они важны для заказчика. Это может быть, как установленный для оплаты срок, так и промежуток времени, на протяжении которого покупатель должен получить свой заказ.
Несмотря на отсутствие строгих и четких стандартов к оформлению, каждый счет на оплату должен включать в себя не только данные о ИП или же лице, который оказывает услуги, но и списке покупок, банковских реквизитах и сумме, которую в итоге следует оплатить. Отсутствие сложностей при оформлении позволяет даже начинающему бухгалтеру справиться с задачей
Счет к оплате. Как ИП выставить счет
Различные расчеты между собой индивидуальные предприниматели за оплату услуг, работ и товаров производят согласно специальной документации. При проведении продаж заказчику обязательно выставляют счет на оплату. Если продается продукция или товары, покупателю выписывается счет фактура и товарная накладная, в том случае, когда продавец платит НДС. Очень часто ИП интересует вопрос: необходимо ли выписывать счет на оплату и является ли такой счет обязательным? Выставлять счет на оплату не прописано не в одном документе, но существуют случаи, когда это необходимо делать. Счет будет выступать документом, в котором индивидуальный предприниматель указывает цену на свои товары и общую стоимость, а покупатель принимает эти условия и причисляет деньги. Но помимо этого партнер может оплатить услуги с помощью договора и накладной. Если соглашением прописано в обязательном порядке, составлять счет, то его оформлять необходимо. Сегодняшняя статья будет посвящена вопросу: как ИП выставить счет на оплату?
Какая форма счета?
Формы, которая бы утверждала вид счета или хотя бы предполагала его образец не существует. Такой счет не является бухгалтерским документом. Но все же можно найти некоторые сведения о том, что обязательно должно содержаться счете на оплату. Обязательно потребуется для этого знать реквизиты ИП и покупателя.
Основные шаги по созданию счета на оплату:
1.
Счет на оплату создается в обычной офисной стандартной программе Excel или Word. В ней необходимо создать шаблон, который будет отображать счет ИП. Когда предприниматель будет заключать сделку, все что необходимо будет ему выполнить, это внести данные в форму.
2.
Если ИП не хочет возиться с созданием шаблона в офисной программе, можно воспользоваться специальной программой, которая занимается формированием счетов. Такая программа хороша тем, что в ней будет автоматически вестись учет всех свершившихся сделок. Благодаря такой программе видение бухгалтерской отчетности будет значительно упрощено. Помимо этого данная программа дает возможность отслеживать процесс оплаты счета, который исключает возможность появления различных ошибок, а также перечисление на другой счет денежных средств. Использование таких программ требует определенных денежных вложений на то, чтоб их приобрести и обслуживать. Примеры данных платных программ служат следующие: Радософт Документы 6, 24com, QuickBooks, WebMoney Keeper Classic. Кроме этого существуют еще и бесплатные программы, которые позволяют выставлять счета: Cashboard, Freshbooks, Zoho Invoice, WorkingPoint.
3.
Выписывается и выставляется счет на оплату в двух видах, либо в электронном, либо в бумажном. Нужно указывать обязательно следующую информацию: обязательные реквизиты индивидуального предпринимателя или юридического лица (это идентификационный номер налогоплательщика, название компании, организационно-правовая форма, юридический адрес), банковские реквизиты (наименование банка, адрес банка, расчетный счет, корреспондентский счет, БИК) и коды (ОКПО, ОКОНХ).
4.
Когда ИП укажет свои реквизиты и покупателя ему необходимо поставить номер счета и написать дату его формирования. Ежегодно начиная с нового года номер счета необходимо указывать заново, после чего необходимо указать наименование, количество, единицы измерения и цену за оплачиваемую продукцию, товар или услугу. И указать отсутствие или наличие НДС.
5.
В конце данного документа ИП необходимо написать фамилию и инициалы и расписаться. Печать можно ставить, а можно и нет, она не является обязательной.
Когда и как выставлять кредитовые ноты для счетов-фактур
Создание организованной системы выставления счетов необходимо, когда вы ведете малый бизнес. Как фрилансер или подрядчик, вы можете не получить поддержки со стороны финансового отдела, чтобы обеспечить это.
Вот почему мы рекомендуем заранее настроить систему, чтобы облегчить процесс. Например, внедрение электронной системы выставления счетов, которая поможет управлять всеми вашими клиентами и счетами.
Наличие системы нумерации также важно для правильной организации ваших счетов.
Но что происходит, когда вам нужно аннулировать счет, который был частично оплачен или полностью не оплачен? Здесь пригодятся кредитные ноты.
Существуют правила и положения, касающиеся отмены счетов. Вы не можете создать счет, а затем удалить его из существования.
Обязательно вести его в учете, но с приложением кредитного авизо с указанием того, что оно было частично или полностью аннулировано.
Ключевым моментом является добавление этого в процесс продаж.Итак, давайте подробнее рассмотрим, что такое кредит-нота и почему (и когда) вам следует их использовать.
Кредит-нота и счет-фактура
Важно не путать кредит-ноты со счетами-фактурами. Счет-фактура — это документ, который вы создаете для выставления счетов своим клиентам за предоставленные продукты или услуги.
Он содержит подробный список товаров или услуг с разбивкой по ставкам, срокам оплаты и общей сумме задолженности. Счет-фактура служит для того, чтобы предоставить клиентам подробную разбивку того, что они должны заплатить.
Если все сделано правильно, это поможет избежать споров и неплатежей.
Кредитовое авизо или кредитовое авизо — это документ, который вы прикрепляете к счетам-фактурам. Обычно они используются, когда покупатель возвращает товары поставщику.
Как поставщик, вы создаете кредит-ноту и прикрепляете ее к исходной накладной, чтобы аннулировать ее или вычесть возвращенные товары. Или, если вы случайно отправите дубликаты или неправильные товары, можно также использовать кредитные ноты.
То же самое можно сделать и с услугами.
Если покупатель недоволен предоставленными вами услугами, вы можете использовать кредит-ноту, чтобы либо аннулировать его, либо вычесть сумму из общей стоимости.
Клиент, возвращающий товары, может выдать кредитовое авизо, чтобы уведомить поставщика о несоответствии.
Вкратце, кредит-нота используется вместе со счетом-фактурой для обновления суммы, причитающейся поставщику.
Когда использовать кредит-ноту
Как мы уже говорили, есть несколько способов использовать кредит-ноту в вашем бизнесе.И из-за определенных законов в разных странах очень важно привыкнуть к их использованию.
Невыполнение этого требования может привести к неприятностям, если вы решите аннулировать счет неправильно. Может показаться, что вы скрываете деньги от налогового органа, что, скорее всего, приведет к проверке и штрафам.
Законный способ аннулировать часть или всю накладную — это кредит-нота. Здесь четко указано, что отменяется, почему отменяется и сколько отменяется.
Поэтому, когда вы хотите внести изменения в заказ (по вашему запросу или по запросу клиента), вам также придется отредактировать счет и повторно выписать его.
Это, в свою очередь, упорядочит ваши финансы и поможет отследить, что происходило в прошлом, когда счета-фактуры были изменены или отменены.
Что должно включать в себя кредитная нота?
При создании кредит-ноты вы должны указать ключевые детали. Вот план, который вы можете использовать для этого.
Подобно расценкам или счету, кредитовые авизо должны содержать определенную информацию, чтобы быть действительными.Вот краткий обзор того, что должно быть включено в кредит-ноту.
Во-первых, вам нужно сделать заголовок с четким названием «Кредит-нота». Таким образом, клиент, финансовый отдел, компания и любые другие лица, просматривающие ваши счета, будут знать, что это такое.
В примечании также должна быть указана сумма, которая вычитается из счета. Кроме того, кредит-нота должна быть выпущена в течение одного месяца с момента заключения соглашения между покупателем и поставщиком, чтобы уменьшить сумму счета.
Как и в случае со счетами-фактурами, у вашего кредитового авизо должен быть идентификационный номер, чтобы его можно было записать и легко найти в вашей базе данных. Также необходима дата выдачи, а также название вашей компании, адрес и номер плательщика НДС.
Затем обязательно укажите имя и адрес покупателя, которому зачисляется кредит. Или, если вы являетесь клиентом, вам нужно будет добавить имя и адрес продавца или поставщика.
После того, как вы разберетесь со всем этим, вам нужно будет подробно рассказать, почему выдается кредит.Например, клиенту выставили неверный счет или ему выдали товары, которые он не заказывал.
После этого укажите общую сумму запрашиваемого кредита. Это не должно включать НДС. Затем введите ставку НДС, если применимо, вместе с кредитом, предоставленным по НДС.
Не забудьте указать полную сумму кредита с действующим НДС.
Создание и выпуск кредитовых нот
Пока вы включаете все необходимое в кредитное авизо, все готово.Но создание одного из них может занять много времени.
Это особенно верно, если вы не используете инструменты и программное обеспечение, облегчающие процесс. Вы можете использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое будет генерировать кредит-ноту, которую вы можете прикрепить к существующей накладной.
Это связано со счетом для вас. Вся информация, указанная в счете-фактуре, переносится в шаблон кредит-ноты.
Вы можете отредактировать кредит-ноту, чтобы получить частичный кредит, или вы можете исключить определенные строки и скорректировать суммы.Кредит-ноте присваивается уникальный номер в последовательности выставления счетов.
Это упростит ведение финансовой документации. Помните, не рекомендуется допускать пробелы в последовательности выставления счетов.
Если да, то это будет красным флагом для налоговых органов вашей страны.
Что касается распространения, вы можете отправить его своим клиентам по электронной почте. Если вы используете инструмент для выставления счетов, это делается за вас через платформу.
В противном случае вам придется создать счет-фактуру и кредит-ноту и прикрепить их к электронному письму для отправки клиентам.Или, если вы приверженец старой школы, вы всегда можете распечатать его и отправить по обычной почте, что увеличивает риск потери.
Управление кредитными нотами в вашей бухгалтерии
Управление кредитными нотами в вашей финансовой документации несложно. Одна вещь, которую вам нужно будет организовать, — это метод двойной записи.
Все сводится к тому, когда выдается кредитная нота. Например, был ли он выставлен до или после оплаты счета? Если счет еще не был оплачен, вам необходимо будет списать кредитовую сумму в разделе «Доход», а затем зачислить его в разделе «Дебиторская задолженность».”
Это делается для учетной записи конкретного клиента, поэтому его можно применять для будущих заказов.
Тем не менее, если счет-фактура уже оплачен (товары возвращены и возмещение выплачено), то кредит-ноту необходимо будет записать в разделах «Выручка» и «Дебиторская задолженность». Это позволит скорректировать сумму дохода, которую ваша компания получила от этого аккаунта.
Это еще одна замечательная вещь в использовании программного обеспечения для онлайн-выставления счетов. Поскольку бухгалтерский учет уже встроен, кредитование и дебет автоматически применяются и связываются со счетом-фактурой с обновленной суммой.
Советы по использованию кредитных нот
Есть некоторые фрилансеры и владельцы малого бизнеса, которые могут посчитать, что в кредитных нотах нет необходимости. Эти люди обычно используют Excel или Google Spreadsheet для выставления счетов.
Таким образом, вместо создания кредитового авизо они удаляют строку, называя ее отмененной. Однако, если в будущем возникнут осложнения, это усложнит ситуацию.
Например, если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС и не аннулируете счет-фактуру или ту часть, которая была возвращена, вы можете в конечном итоге заплатить НДС при полной продаже.
Это означает, что с вашего банковского счета будет снято больше денег за неточные продажи.
При вычете из общей суммы НДС необходимо вычесть кредиты, предоставленные в течение этого цикла продаж. Например, если вы продаете 500 фунтов стерлингов и зачислили 25 фунтов стерлингов, то общий выходной НДС, подлежащий отчету, составит 475 фунтов стерлингов.
Если вы используете программу для выставления счетов, вы обнаружите, что не можете редактировать счет, который уже был выставлен. В этом случае вам понадобится кредит-нота, чтобы показать изменения.
Но в любом случае вы хотите использовать кредитовое авизо для легального управления своими финансами.
Теперь, если вы столкнетесь с клиентом, который не оплатит ваш счет вовремя, вы не используете кредит-ноту. Вместо этого вы маркируете в
.Условия оплаты счетов: 7 основных советов | Справочник по малому бизнесу
Советы по выставлению счетов от других малых предприятий
Более трети всех счетов оплачиваются с опозданием. Это много. И все же некоторые компании блестяще получают деньги, которые им причитают. Вместо того чтобы ждать недели или месяцы, им платят за несколько дней. Так как они это делают?
Мы попросили 1500 владельцев бизнеса поделиться своими советами и уловками, как быстрее получать деньги. И мы просмотрели миллионы счетов, чтобы предоставить вам это руководство по условиям оплаты счетов и передовым методам.
Проиграть видеоКаковы условия оплаты счета?
Условия оплаты счета-фактуры объясняют, как вы ожидаете получить оплату, и могут включать такие детали, как:
допустимые формы оплаты (возможно, вы не принимаете кредитные карты)
валюта, в которой вы работаете, если вы работаете за границей
неустойки за просрочку платежа, если вы начисляете их
Но, пожалуй, наиболее важным условием платежа является срок платежа.Когда вы ожидаете получить оплату? Раньше компании всегда давали 30 дней, но сейчас все меняется.
Длинные сроки оплаты — это возврат к дням обычной почты и оплаты чеками. Но теперь, когда предприятия отправляют счета в электронном виде и большая часть платежей производится онлайн, 30-дневные сроки устарели.
Если вы серьезно относитесь к работе, которую выполняете, и стараетесь уложиться в сроки своих клиентов, нет причин, по которым вам не должны платить в течение недели.
Короткие сроки оплаты позволяют быстрее платить
Счета с короткими сроками оплаты с большей вероятностью будут просрочены, но вы все равно получите свои деньги раньше, чем если бы вы дали три или четыре недели на оплату.
Данные основаны на миллионах счетов-фактур из США, отправленных через Xero.
Условия оплаты сокращаются
Не расстраивайтесь из-за сокращения сроков оплаты счетов. Около 75% счетов требуют оплаты в течение 2 недель, поэтому ожидания меняются.
Некоторые клиенты могут рассчитывать на более длительные сроки оплаты более крупных счетов, но вы можете договориться с ними. Например, если они просят скидку, подумайте о том, чтобы взамен запросить более быструю оплату.
Быстро привлекайте клиентов к работе
Не имеет значения, насколько короткие сроки оплаты счета, если вы не отправите счет вовремя. Даете ли вы 30 дней на оплату или всего семь — время не тикает, пока счет не окажется в их руках.
Никогда не откладывайте выставление счетов. Каждый раз, когда вы это делаете, вы откладываете свою зарплату. Ускорьте процесс, используя шаблоны, отправляя счета в электронном виде и даже выставляя счета со своего телефона (чтобы вы могли делать это сразу после того, как работа будет выполнена.).
Прочтите наше руководство по удивительному процессу выставления счетов.
Не бойтесь погони за оплатой
Не ждите, пока счет-фактура не опаздывает на две недели, прежде чем напомнить клиенту, что он должен вам. Попробуйте отправить дружелюбное письмо по мере приближения срока сдачи. Если они просрочены, просмотрите еще раз.
Если клиенты не отвечают на электронные письма, возьмите трубку. Не позволяйте этому плыть по течению. Возможно, это не самая веселая часть работы в бизнесе, но она может помочь вам оставаться в бизнесе.
Если у вас нет времени на все последующие действия, подумайте:
- с использованием программного обеспечения для выставления счетов, которое автоматически отправляет вам электронные письма с напоминаниями
- спрашиваю вашего бухгалтера, позвонят ли они за вас просроченным клиентам
Дополнительные советы по работе с неоплаченными счетами в нашем руководстве.
Семь главных советов, как быстрее получать деньги
Получение заработной платы и стабильный денежный поток — это источник жизненной силы любого малого бизнеса, но это не всегда так просто, как отправить счет.1500 компаний, которые говорили с нами о выставлении счетов, дали следующие практические советы:
Обсудите условия оплаты перед тем, как начать работу
Если все разобрать заранее, это означает, что в дальнейшем не будет путаницы. Он также устанавливает ожидания клиента в отношении оплаты, прежде чем вы начнете работу.Ведите подробный учет запасов и времени
Не рассчитывайте свои расходы во время выставления счета, так как это только замедлит вас.Ведите текущий учет, чтобы цифры были у вас под рукой, когда они вам понадобятся. Вы также с меньшей вероятностью что-то упустите. А если расходы превышают бюджет, вы можете сообщить об этом своему клиенту, вместо того, чтобы отправлять ему дорогой сюрприз в конце месяца.Сделайте счет ясным и легким для понимания
Перечислите детали работы так, чтобы это было понятно клиенту — любая путаница может привести к задержке оплаты. Также хорошо украсить счет-фактуру логотипом вашей компании — это поможет сохранить профессионализм в вашей работе.Отправьте счет лицу, выплачивающему
Убедитесь, что ваш счет направлен непосредственно лицу, производящему платеж, чтобы не потеряться в чужом почтовом ящике. Это, вероятно, будет отличаться от человека, заказавшего работу. Если вы не уверены, кто именно ведет учетные записи, позвоните им — стоит знать, кто оплачивает счета.Счет-фактура как можно скорее
Отправьте счет как можно скорее. Чем раньше клиент получит счет, тем скорее он произведет оплату.Это также означает, что они получат это, когда ценность вашей работы еще свежа в их памяти. Программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое позволяет создавать профессиональные повторяющиеся счета-фактуры, упростит процесс выставления счетов.Продолжайте разговаривать со своими должниками
Скрипящее колесо получает масло. Когда что-то просрочено, отправьте напоминания, ежемесячные отчеты или позвоните по телефону. Это поможет напомнить вашему клиенту, что вы серьезно относитесь к оплате счета. Некоторые бухгалтерские программы отправляют вам обновления при открытии счета.Добавьте «просроченные» сборы
Если вы четко указали условия оплаты в счете, а клиент их проигнорировал, вы имеете право взимать проценты в виде просроченных сборов. Будьте готовы к надежной обратной связи от ваших клиентов, если вы пойдете по этому пути, и подумайте о том, чтобы снять оплату, как только урок усвоен.
Создание работающей системы выставления счетов
Возможно, вы сделали свои первые счета в стандартном программном пакете, таком как Microsoft Word.Возможно, вам даже пришлось поискать в Интернете советы о том, как выставить счет.
Однако по мере вашего роста потребности бизнеса в выставлении счетов становятся все более сложными. Подумайте, как вы можете создать систему, которая включает эти советы, ускоряет выставление счетов и улучшает денежный поток вашего бизнеса.
Биллинговая программа может помочь. В качестве бонуса он обычно входит в состав бухгалтерского пакета, что означает, что ваши книги автоматически обновляются по мере выставления и оплаты счетов.
Что стартапам следует знать о выставлении счетов
Взгляд в прошлое — замечательная вещь.Большинство людей мало что знают о выставлении счетов, когда начинают свой первый бизнес, поэтому полезно поучиться у людей, которые уже были там.
Компании, с которыми мы говорили, заявили, что изначально недооценили, сколько времени займет выставление счетов. Вы можете тратить до 10% своего рабочего времени на создание, отправку и отслеживание счетов. Это может затруднить выполнение другой административной работы, поэтому обязательно учитывайте это в своих стратегиях планирования и учета — и настройте максимально эффективные по времени системы.
Настройте условия оплаты счетов и посмотрите на свою систему в целом
Быть владельцем малого бизнеса часто означает, что у вас мало времени, но стоит приложить усилия, чтобы правильно настроить выставление счетов. Оптимизированный процесс выставления счетов может значительно сократить время, которое вы тратите на сбор с трудом заработанных денег. И это должно быть здорово для вашего бизнеса.
.Как выставлять счета международным клиентам, не платя тонны комиссионных
Многие люди сейчас работают внештатно для зарубежных клиентов или являются путешествующими предпринимателями, у которых нет постоянного места жительства. Эта роскошь — одно из преимуществ цифровой работы, потому что вы можете общаться с клиентами по всему миру
.Однако у есть один огромный недостаток отправки счетов из разных стран и получения платежей в разных валютах: сборы , которые съедают вашу прибыль.
Так как же перестать платить кучу комиссий за международные платежи?
Лучшие способы оплаты для международных транзакций
Когда вам платят онлайн за международные услуги, вы должны понимать, что вы будете платить дополнительные сборы по сравнению с работой с местным клиентом. С учетом сказанного, есть еще способы сохранить больше ваших с трудом заработанных денег.
PayPal
Если вы находитесь в США и получаете оплату через онлайн-сервис, например PayPal, вы, вероятно, заплатите 3-4% от общей суммы транзакции.Если вы живете за пределами США, размер комиссии зависит от вашей страны и составляет 0,5-4% в зависимости от типа используемого способа оплаты. Счета, оплачиваемые с банковского счета или баланса PayPal, имеют гораздо меньшую комиссию по сравнению с платежами, произведенными с помощью кредитных или дебетовых карт.
За снятие любой суммы до 150 долларов взимается дополнительная комиссия, и вам все равно придется платить комиссию за конвертацию валюты. Несмотря на это, PayPal также является наиболее распространенной и приемлемой формой оплаты.
« Если вы имеете дело с клиентами из Северной Америки, PayPal обычно лучший способ перейти на », — говорит Сара Ли Кейн, которая в настоящее время работает фрилансером в Китае.«У всех есть учетная запись PayPal, и они могут пользоваться ею на английском языке».
Банковские переводы
Многие зарубежные клиенты могут предпочесть электронные переводы. Отправьте им счет как обычно, а затем укажите номер своего счета, а также информацию о своем банке в поле «Примечание для получателя» внизу.
Имейте в виду, что вашему клиенту, возможно, придется заплатить комиссию за обработку банковского перевода . «Вы можете взять на себя комиссию (вместо клиента) и вычислить свою ставку, которая включает эту комиссию», — предлагает Сара.
Услуги по выставлению счетов
Услуги по выставлению счетов, такие как Freshbooks или Harvest, являются отличной альтернативой. Многие из них бесплатны для внутренних (и некоторых международных) пользователей и могут подключаться к различным платежным шлюзам для разных стран.
Кроме того, вы можете легко отслеживать разные валюты, изменяя желаемую валюту прямо в счете. Это позволяет вам создавать счет в валюте, отличной от валюты по умолчанию.
Это становится немного сложнее для зарубежных фрилансеров, поскольку некоторые службы выставления счетов не обслуживают их, но есть некоторые, специфичные для определенной страны (например, Alipay в Китае).
Международные банковские счета
Если вы обрабатываете много платежей, в частности, как канадский или американский фрилансер, вы можете рассмотреть возможность открытия международного банковского счета. (Важное замечание: вам может потребоваться налоговый номер или вид на жительство в стране, в которой вы живете).
Использование международного счета позволяет избежать многих комиссий, связанных с банковскими переводами, что позволяет быстро и легко получать прямые депозиты. «Это полезно как для вас, так и для клиента, особенно если им неудобно пользоваться чем-либо за пределами PayPal», — предлагает Сара.
У некоторых международных фрилансеров есть несколько учетных записей в разных валютах, поэтому они могут бесплатно переводить средства между своими счетами и иметь возможность использовать местные банкоматы бесплатно. Вместо того, чтобы сразу платить комиссию за конвертацию, храните деньги на своем международном счете либо для будущих расходов в этой валюте, либо до тех пор, пока не будет более выгодный обменный курс. (Щелкните, чтобы опубликовать эту идею в Твиттере.)
Например, если вы живете в Канаде и у вас есть американский клиент, который платит вам через Paypal в долларах США, попробуйте перевести эти средства на банковский счет в долларах США без оплаты комиссии за конвертацию валюты — хотя это должно быть в U.С.-базирующийся банк. Не хотите пересекать границу? Есть еще несколько вариантов.
Лучшая валюта для ваших счетов
Лучшая валюта для выставления счетов вашим клиентам — это та, которую вы обсудили с ними перед началом работы.
При этом наиболее распространенной валютой являются доллары США. Большинство, если не все компании используют доллары США для международных транзакций, поэтому лучше выставлять счета клиентам в этой валюте.
Услуги условного депонирования и сайты торгов
Если вы хотите гарантировать оплату, вы можете пригласить клиентов на сайт торгов с помощью услуги условного депонирования.Такие сайты, как PeoplePerHour, требуют внесения предоплаты на счет условного депонирования, и с вас не взимается плата за обслуживание, независимо от того, какую валюту они используют.
Другой вариант — такой сайт, как Elance, где они снимают комиссию в размере 10 долларов США. Конечно, с услугами условного депонирования и сайтами ставок вы будете платить комиссию за поиск работы через их услуги, но это может оказаться дешевле, чем платить большую комиссию за транзакцию.
Сборы за выставление счетов не облагаются налогом.
Как бы сложно ни было платить сбор за получение средств, ради которых вы так много работали, по крайней мере эти расходы не подлежат налогообложению .
Любые банковские комиссии, комиссии PayPal или другие расходы по выставлению счетов, которые вы оплачиваете от имени деловых операций, считаются квалифицированными расходами. А поскольку они являются частью ведения бизнеса, вы можете списать их в конце года. По крайней мере, есть серебряная подкладка!
Ваша очередь: как выставлять счета своим международным клиентам? Международные фрилансеры, как вам удается работать с американскими клиентами?
Этот пост содержит партнерские ссылки. Это означает, что если вы совершаете покупку по нашим ссылкам, вы поддерживаете Write Life — и мы благодарим вас за это!
Об авторе: Кэрри Смит
Кэрри Смит Николсон — профессиональный блоггер и консультант виртуальных команд.После 7 лет ведения блога она продала свой блог, посвященный финансам, cautioncents.com, почти за шестизначную сумму. Ее книга «Полное руководство по продаже блога: как продать свой блог за шесть цифр и быть самим себе брокером» доступна на Amazon. Ее статьи были представлены в NBC News, Yahoo! Finance, Glamour Magazine, Redbook и многие другие СМИ. Вы можете связаться с ней в Instagram или Twitter @carrieconsiders.
Кэрри рассматривает | @carrieconsiders
.Zoho Invoice — интеграция онлайн-платежей | Справка
Справочная документация
Глобальный
США
Соединенное Королевство
Канада
Австралия
Индия
Саудовская Аравия
Объединенные Арабские Эмираты
Бахрейн
Кувейт
Оман
Катар
Справочная документация
Глобальный
США
Соединенное Королевство
Канада
Австралия
Индия
Саудовская Аравия
Объединенные Арабские Эмираты
Бахрейн
Кувейт
Оман
Катар
- FAQ
- Разработчики
- ресурсов
- Войти
Икс ЗАКРЫТЬ
- Начиная
- Добро пожаловать в Zoho Invoice
- Изучение счета Zoho
- Горячие клавиши
- Панель приборов
- Настройки
- Настройки — Обзор
- Профиль организации
- Пользователи и роли
- Предпочтения
- Валюты
- Сопоставление домена
- Налоги
- Шаблоны
- Электронные письма
- Напоминания
- Автоматизация
- Подключения
- Интеграции
- Конфиденциальность и безопасность
- Резервное копирование данных
- Подписка
- Клиенты
- Клиенты — Обзор
- Детали клиента
- Предпочтения клиентов
- Лимит кредита клиента
- Управление клиентами
- Клиенты — Клиентский портал
- Больше с клиентами
- Счета
- Счета — Обзор
- Создание счетов-фактур
- Управление счетами
- Получение платежей
- Настройки счета
- Расширенная настройка счета-фактуры
- Руководство по устранению неполадок
- Платежные ссылки
- Обзор — платежные ссылки
- Основные функции в платежных ссылках
- Получение платежей по ссылке
- Управление ссылками на платежи
- Другие действия для платежных ссылок
- Предметы и прайс-листы
- Предметы — Обзор
- Фильтр и сортировка элементов
- Прайс-листы
- Настройки предметов
- Больше с предметами
- Оценки
- Оценки — Обзор
- Создание и отправка оценок
- Оценить предпочтения
- Принятие оценок