Документы для оформления на работу сотрудника: Прием на работу: порядок оформления документов приема на работу

Какие документы нужны для трудоустройства?

Какие документы имеет право требовать работодатель при трудоустройстве? Полный список — в статье Superjob!

Паспорт
В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

Регистрация по месту пребывания
Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.

Трудовая книжка
Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).

Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).

В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).

Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.

ИНН и пенсионное свидетельство
Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.

Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган ПФР подает работодатель.

Документы воинского учета
Документы воинского учета являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Дипломы и свидетельства
Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.

Медицинская книжка
Медицинская книжка нужна только работникам определенных сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

Дополнительные документы
С учетом специфики работы в отдельных случаях Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (к примеру, справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии факта привлечения к административной ответственности за потребление наркотических средств, медицинских заключений об отсутствии противопоказаний к работе и другие документы).

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплен в Трудовом кодексе (статья 65), а также (для отдельных случаев), в иных федеральных законах, указах Президента РФ и в постановлениях правительства. Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Какие документы нужны для трудоустройства?

Cookie-файлы

X

Этот сайт использует файлы cookie. Собранная при помощи cookie информация не может идентифицировать вас, однако может помочь нам улучшить работу нашего сайта. Продолжая использовать сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie.

Какие документы нужны для трудоустройства?

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.

1. Паспорт
   В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.
2. Регистрация по месту пребывания
   Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.
3. Трудовая книжка
   Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное). Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в данную организацию вы устраиваетесь по совместительству. Если это ваше первое место работы, специалист по работе с кадрами сам оформит такой документ.
4. ИНН и пенсионное свидетельство
   Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас всё же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства. А вот оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, если вы устраиваетесь на работу впервые, — это забота работодателя.
5. Документы воинского учёта
   Документы воинского учёта являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.
6. Дипломы и свидетельства
   Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.
7. Медицинская книжка
   Медицинская книжка нужна только работникам определённых сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

В отдельных случаях с учётом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплён в Трудовом кодексе (статья 65). Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!

---

Материал подготовлен Superjob.ru

Порядок оформления документов при приеме на работу

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)):
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.
Обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ. Поэтому работодатель вправе потребовать предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья. Так, при поступлении на работу в продовольственные магазины, рестораны, кафе, в магазины по продаже детских вещей (одежды, обуви, игрушек) работники (продавцы, повара и др.) обязаны предъявить администрации медицинскую справку о состоянии здоровья. Такое требование обусловлено интересами охраны здоровья населения (покупателей) (ст. 213,266 ТК РФ). В некоторых случаях от поступающих могут потребовать и такие документы, как трудовая рекомендация ВТЭК (при приеме на работу инвалидов). От лица, поступающего на работу, сопряженную с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну, работодатель вправе потребовать представления дополнительных документов для оформления допуска к государственной тайне.

Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя — как правило, в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В случае, если прием на работу был оформлен приказом работодателя, но письменный трудовой договор по каким-либо причинам не заключался, оформить возникшие трудовые отношения письменно работодатель может только с согласия работника. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому в каждом случае она определяется произвольно. Рекомендации, но заключению трудового договора в письменной форме и примерная форма трудового договора утверждены Постановлением Минтруда России от 14.07.1993 г. № 135. Однако при её применении необходимо учитывать требования ТК РФ, в частности ст. 57 ТК РФ.

Письменная форма трудового договора не исключает издания приказа о приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ). Преимущество письменной формы договора заключается в том, что все условия трудового договора, права и обязанности сторон фиксируются в едином акте, обязательном как для работника, так и для работодателя. Это вносит определенность в их отношения, повышает гарантии реализации достигнутых договоренностей по основным условиям труда. На практике письменная форма трудового договора позволяет предотвратить многие конфликтные ситуации. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Работнику, принятому на работу без испытания, испытательный срок не устанавливается. В некоторых случаях установление испытания является обязательным. Так, Федеральным законом от 31.07.1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы в РФ» для граждан, впервые принимаемых на государственные должности государственной службы, испытание устанавливается обязательно. В период испытательного срока на работника распространяются положения ТК РФ, иных нормативных правовых актов, а также правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, система оплаты труда и т.?п. Его положение ничем не должно отличаться от положения других работников организации.

Испытание при приеме на работу не устанавливается для:
— лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
— беременных женщин;
— лиц, не достигших возраста 18 лет;
— лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
— лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;
— лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; — лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;
— в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Для работников, принимаемых на сезонные работы, срок испытания не может быть более двух недель (ст. 294 ТК РФ). Установленные ТК РФ предельные сроки испытания не могут быть увеличены или продлены ни самим работодателем, ни по его соглашению с работником. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся. В период испытательного срока работодатель должен выяснить деловые и профессиональные качества работника. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Это могут быть ссылки на акты о выпуске бракованной продукции, о несвоевременном, некачественном выполнении порученной работы, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка организации, о допущенных ошибках и др. Работник имеет право обжаловать решение работодателя в судебном порядке, поэтому кадровой службе особенно важно фиксировать и документально оформлять все нарушения испытуемого. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится на основании ст. 71 ТК РФ и только до окончания испытательного срока, без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. По результатам испытания нельзя уволить беременную женщину, поскольку расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами не допускается, за исключением случаев ликвидации организации (ст. 261 ТК РФ).

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. Издания приказа об «окончательном» приеме работника на работу не требуется. Для испытуемого установлен упрощенный порядок увольнения. Так, если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не за две недели, а всего за три дня. Таким образом, процедура приема на работу предусматривает следующую последовательность действий.
1. Будущий работник составляет в письменной форме заявление на имя руководителя организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление. При этом он предъявляет необходимые документы, предусмотренные ТК РФ. Лицо, уполномоченное осуществлять прием работников, пишет на заявлении гражданина «В приказ», ставит дату и подписывается.
2. С работником заключается письменный трудовой договор, который подписывается работником и работодателем (директором, начальником отдела кадров и т.?п.).
3. Прием на работу оформляется приказом (форма № Т-1а), изданным на основании заключенного трудового договора, и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу — это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.
4. Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

При приеме на работу кадровик обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Кроме того, работник должен быть ознакомлен с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями, должностной инструкцией. С новым работником должен быть проведен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной безопасности и другим правилам по охране труда. Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.?д. должны регулироваться условиями коллективного договора и другими локальными актами.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты
В соответствии с Федеральным законом от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями (например, работодатели) владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие её, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима зашиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: — обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; — все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Перечень документов, необходимых при приеме на работу в 2021 году

Перечень необходимых документов при приеме на работу:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• военный билет;
• диплом о профессиональном образовании.

В некоторых случаях список расширяется с учетом актуальных законодательных норм.

Документы, которые обязательно просят при поступлении на работу по ТК РФ

Список обязательной документации, которую необходимо предоставить при заключении трудового договора (ТД), указан в ст. 65 ТК РФ. В эту статью за последнее время несколько раз вносились изменения. Вот последний перечень необходимых документов при приеме на работу в 2021 году с учетом изменений законодательства:

1. Удостоверение личности.
2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности после перехода на ЭТК.
3. Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета — форма АДИ-РЕГ. Эта форма заменила СНИЛС, но тем, у кого на руках старое свидетельство, менять его не надо — оно действует наравне с новым.
4. Военнообязанные и призывники — удостоверение призывника или военный билет.
5. Подтверждение образования и квалификации, если трудовые функции требуют специальных знаний, — дипломы, аттестаты, свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации.

Если соискатель трудоустраивается в первый раз в 2021 году, работодатель самостоятельно оформляет ему ЭТК и уведомление АДИ-РЕГ.

Документы, которые работодатель вправе попросить дополнительно

Работодатель вправе расширить список документов при приеме на работу и потребовать у соискателя предоставить дополнительные бумаги. Так, если будущая служба сопряжена с запретом допуска судимых или подвергавшихся уголовному преследованию или наказанию лиц, соискатель предъявляет справку о судимости или ее отсутствии.

Еще один документ, который часто запрашивают, — справка об отсутствии наказания за употребление психотропных и наркотических средств. Ее потребуют при трудоустройстве в качестве охранника или в транспортной сфере.

Какие бумаги требуют необоснованно

Часто работодатель требует принести свидетельство ИНН. Это требование необоснованно, поскольку в обязательные документы для трудоустройства на работу по ТК РФ законодатель его не включил. Тем более, вам не вправе отказать в приеме на работу без предъявления идентификационного номера.

Не относятся к обязательному перечню документов, необходимых для заключения трудового договора, такие бумаги:

• свидетельство о разводе или браке;
• о рождении детей;
• справки о предыдущих зарплатах;
• характеристики с прежних мест работы;
• справки о регистрации местожительства.

Прямым нарушением является требование сведений о членстве в партиях, религиозных организациях, политических пристрастиях, вероисповедании и других личных данных.

Дополнительная документация в связи со спецификой трудовой функции

С учетом специфики будущей деятельности перечень, какие документы нужны для трудоустройства на работу, расширяется, и отдел кадров вправе затребовать:

• медицинскую книжку;
• заключение врачей о том, что противопоказания к работе отсутствуют;
• справки о прохождении медосмотра;
• удостоверение водителя.

Иностранцы и соискатели без гражданства обязательно предъявляют при приеме на работу:

• медицинский полис;
• разрешение работать или патент;
• разрешение на ВП или вид на жительство.

Если компания принимает в штат работника с инвалидностью, в список, какие документы нужны при устройстве на работу, включают еще один обязательный документ — программу реабилитации. Если инвалид отказывается предъявить ИПР, отказ оформляется письменно.

От будущего руководителя федерального ГУП потребуют справку о доходах его и супруги, детей.

Когда принимают на службу несовершеннолетнего до 14 лет, обязательно требуют разрешение его родителя или опекуна и органа опеки и попечительства. Помимо этого, требуют справку по форме № 086/у.

Если понадобятся сведения личного характера, кроме перечня, утвержденного законом для выполнения трудовой функции, работник заполняет согласие на обработку ПД.

Иногда работодатель требует заполнить заявление о приеме. Это требование обязательно, если соискатель претендует на государственную гражданскую (муниципальную) службу. В остальных случаях заполнять его следует только в том случае, если такое требование утверждено локальным актом организации.

Правовые документы

Документы, которые должен оформить кадровик при приеме на работу нового сотрудника

Опытному кадровику зачастую не составляет труда принять на работу нового сотрудника. Но часто, это делается бессистемно, поэтому появляются недочеты и ошибки в оформлении документов. Попытаемся структурировать процесс оформления документов в этой статье.

Документы от будущего сотрудника

Кадровый сотрудник имеет право потребовать следующие документы:

• паспорт;
• трудовую книжку, не требуется, если принимается на работу в первый раз, по договору ГПХ или на условиях совмещения;
• СНИЛС;
• документ воинского учета;
• документы об образовании: диплом, свидетельства и т.п.;
• другие документы, предусмотренные внутренними правилами и федеральным законом (медицинские справки, личное заявление и т.п.).

Ознакомление с локальными нормативными документами

Кадровик обязан предоставить для ознакомления будущему сотруднику:  коллективный договор, правила внутреннего распорядка и другие локальные документы, пока трудовой договор не подписан. После прочтения, сотрудник расписывается в журнале и листе ознакомления.

Оформление трудового договора 

Трудовой договор начинает действовать с момента его подписания. Если человек приступил к деятельности без заключения трудового договора, то его обязаны заключить не позже трех дней с начала работы. Договор составляется не менее, чем в двух экземплярах, один из которых отдается сотруднику под роспись.

Оформление приказа о приеме на работу

Для защиты прав работника оформляется приказ о приеме на работу. Его содержание должно соответствовать договору. Один экземпляр также предназначается сотруднику.

Оформление личной карточки

Информация в личную карточку по форме Т-2 заносится согласно данных документов, полученных от сотрудника. Заверяется подписью сотрудника отдела кадров и самого работника.

Личное дело

Личное дело ведется с целью систематизации данных о сотрудниках. Строгих правил по ведению этого документа нет, поэтому рекомендуется систематизировать их в локальных нормативных документах.

Запись в трудовой книжке

Если сотрудник проработал на предприятии менее 5 дней, то записи в трудовой книжке можно не делать. При приеме сотрудника без стажа, на него необходимо оформить новую трудовую книжку не позднее недельного срока со дня начала работы. Если принят сотрудник с полностью заполненными страницами о стаже, то ему полагается вкладыш в трудовую книжку. Необходимо сделать отметку об этих операциях в книге учета трудовых книжек и вкладышей. С 1 января 2020 года вводятся новые электронные трудовые книжки, но переход на них возможен с согласия сотрудников.

Документы при устройстве на работу

Независимо от того, начал ли человек работать на новом месте или нет, он должен представить необходимые документы. Ст. 65 ТК РФ дает общий список бумаг, которые нужно принести будущему работнику при приёме на работу.

К этому перечню относят паспорт гражданина РФ, трудовую книжку, если она уже имеется, ИНН и СНИЛС, документы об образовании и квалификации. В ходе трудоустройства, работодатель может потребовать справку о том, что соискатель не имеет незакрытой судимости.

Для трудоустройства на некоторые предприятия (например, в торговлю), необходима медицинская книжка установленного образца. Чтобы её получить, необходимо пройти медицинскую комиссию в медучреждении, которое имеет соответствующую лицензию. Дополнительные документы для оформления на работу, выходящие за эти рамки, могут требоваться согласно решению Правительства, Указу Президента или других соответствующих ФЗ.

Какие документы нужны ещё, но не обозначены в основном списке? В 2018 году это документы, которые обозначают размер заработной платы нового сотрудника на «старом» месте работы. Это необходимо для правильного начисления различных пособий и применения к нему налоговых вычетов.

Список документов

Чтобы трудоустроиться, соискатель должен предъявить своему будущему работодателю следующий перечень документов. Вне зависимости от того, впервые ли данный кандидат на должность трудоустраивается, или он уже имеет трудовой стаж, он должен представить в отдел кадров свой паспорт или другой документ, который подтверждает его гражданство России.

Если на работу устраивается иностранный гражданин, то это может быть паспорт другого государства, вид на жительство, документ, подтверждающий право временного нахождения на территории страны.

Гражданам некоторых государств необходимо иметь разрешение на работу или действующий патент. Эти документы также нужно представить.

Трудовая книжка, в которой стоит запись о последнем месте работы.
При первичном трудоустройстве, этот документ заводит на нового работника работодатель. Он должен правильно заполнить титульный лист, чтобы книжка имела юридическую силу. Если происходит трудоустройство на микропредприятие, где численность работников менее 15 человек, то трудовую книжку можно не предъявлять.
Если же соискатель ранее работал, но его трудовая книжка сейчас утеряна, то она восстанавливается. Так как весь стаж сейчас «хранится» в ПФР, то можно принести справку из территориального отделения. Если трудовая утеряна из-за форс-мажорных обстоятельств, а стаж необходимо восстановить, то создается специальная комиссия. Решением комиссии составляется акт с указанием стажа и должности работника. После этого выдается новая трудовая книжка. Записи, сделанные в других организациях, можно подтвердить справками или документами, выданными в этих организациях.
Факт работы, в случае отсутствия документов, можно заменить показаниями двух свидетелей. Обязательность полной записи сведений о должности и стаже касается лишь последней работы. Книжка дает возможность доказать опыт работы. Ведь в некоторых организациях устроиться на работу можно, имея определенный стаж работы, например, год, в зависимости от требования к кандидату.

СНИЛС – это индивидуальный номер личного счёта в сфере пенсионного обеспечения.
Каждый работник должен быть отмечен в системе государственного пенсионного страхования. Свидетельство оформляется работодателем при поступлении на первую работу. Человек может его оформить сам, но до момента трудоустройства. Как только подписываются документы, и человек начинает работу, обязанность решать вопросы со свидетельством ложится на работодателя. Сейчас государство обязало иметь СНИЛС с рождения, поэтому родители новорожденного оформляют этот документ вместе с другими документами. Поэтому молодые граждане, устраиваясь на работу впервые, уже предъявляют работодателю этот индивидуальный номер.

Также при трудоустройстве необходимо получить ИНН. Как правило, молодые люди, которые впервые устраиваются на работу, уже имеют на руках такое свидетельство. Если же его нет, то поможет его оформить работодатель.

Документы, подтверждающие образование соискателя и его профессиональный уровень.
К таковым можно отнести дипломы, сертификаты, свидетельства, аттестаты о прохождении курсов повышения квалификации и прочие документы, которые повышают конкурентоспособность соискателя на рынке труда.

Организации и предприятия могут требовать получения образования в конкретном учреждении. Если будущий работник продолжает учиться, может потребоваться справка из учебного заведения, подтверждающая факт обучения. Какие документы при приеме на работу нужно принести, всегда желательно уточнять непосредственно у работодателя.

Судимость или наличие уголовного дела, даже прекращенного без осуждения человека, может быть препятствием принятия на работу.
Примером могут служить структуры МВД, ВС, и связанные с ними организации. Получить справку с такой информацией можно в информационном центре либо заказать её через Интернет на сайте МВД. Военный билет или иной документ воинского учёта. Его предъявляют только молодые люди, которые, по возрасту, подлежат призыву в армию.

Обязательные документы

Как уже упоминалось выше, список обязательных документов, которые должен предъявлять каждый трудоустраивающийся на работу, приведён в ст. 65 ТК РФ. Также существует список дополнительных документов, без которых трудоустройство невозможно, хотя они и не прописаны в ТК РФ.

К таковым можно отнести:

• Заявление.
  Трудоустройство в России носит добровольный и заявительный характер. Поэтому соискатель выражает свою волю и просьбу принять его на работу в конкретное учреждение в заявлении. Оно пишется в свободной форме на обычном листе или на фирменном бланке предприятия. В любом случае, заявление о приёме на работу должно содержать в себе сведения и работодателе, и о самом соискателе с указанием должности, на которую он желает трудоустроиться. Заявление будет подшито в личное дело сотрудника, которое заведёт работодатель (а точнее, кадровая служба), когда этот соискатель будет официально трудоустроен.
• Фотография.
  Она требуется для правильного оформления личного дела сотрудника, а также для личной карточки работника по форме Т-2. Если на предприятии пропускной режим, то фотография также нужна и для оформления пропуска. Как правило, требуется 3 штуки фотографии, размером 3 * 4, цветные или чёрно-белые. Это роли не играет!
• Справка о доходах с предыдущего места работы по форме 2-НДФЛ.
  Этот документ необходим в том случае, если соискатель меняет работу. Справка нужна для того, чтобы бухгалтер смог правильно рассчитать пособие по листку нетрудоспособности. Если такой справки не будет, то расчёт будет производиться с нуля, как будто сотрудник нигде до этого не работал. А это довольно маленькая сумма, особенно, если стаж работы уже довольно длительный. Суммы, указанные в справке, будут также учитываться при расчёте. Также такая справка нужна, если новый работник получает имущественный вычет и ещё не полностью израсходовал сумму дохода для его предоставления.
• Характеристика с последнего места работы.
  Эта бумага, особенно, если она составлена в положительном ключе, повышает шансы соискателя на трудоустройство по новому месту работы. Этот документ актуален в том случае, если соискатель меняет место работы.
• Если новый сотрудник не проживает в регионе трудоустройства, от него могут потребовать временную регистрацию;
• Документы о семейном положении и наличии у соискателя детей.
  Эти документы необходимы для оформления этому сотруднику социальных вычетов на детей и жену. Кроме того, некоторые работодатели предоставляют семейным дополнительные льготы. Например, если сотрудник является многодетным отцом, он может оформить ежегодный отпуск в любое удобное для него время года. Но копия его свидетельства многодетного отца должна быть подшита в его личное дело.

Есть ещё и дополнительные документы, которые могут потребоваться только при трудоустройстве на некоторые вакансии — это:

• Медицинская книжка.
  Она нужна работникам торговли, дошкольных и школьных учреждений, других специальностей. Она должна быть оформлена в медицинском учреждении, которое имеет соответствующую лицензию на оказание таких услуг.
• Справка из МВД о том, что данный соискатель не имеет судимостей.
  Такая справка нужна педагогическим работникам, соискателям на государственную или муниципальную службу, а также на некоторые должности.
• Патент или разрешение на работу.
  Эти документы нужны иностранным гражданам стран бывшего СНГ.

Все эти документы соискатель должен иметь при себе. Проще всего тому, кто трудоустраивается впервые. Ему не нужно собирать такой пакет документов. Ему будет нужно только паспорт и документ об образовании, если того требует вакансия. Другие документы будут оформляться работодателем.

Если работник устраивается на муниципальную службу, то он также должен предоставить:

• cведения о своих доходах за год, который предшествует году оформления на должность;
• cведения о своих постоянных расходах;
• cведения об имеющемся в собственности имуществе.

Такие же сведения соискатель на муниципальную должность должен предоставить о своём супруге, а также о несовершеннолетних детях. Сведения из представленных новым сотрудником документов будут перенесены в трудовой договор и в его личное дело.

Официальное трудоустройство

Заключение трудового договора с соискателем является его официальным трудоустройством. Официальное трудоустройство – это порядок оформления граждан на работу, который установлен ТК РФ. А неофициальное – это фактическое исполнение гражданином трудовых обязанностей, но при этом такие работники лишены гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Неофициальное трудоустройство, к сожалению, сильно распространено в наши дни.

Официальное трудоустройство гражданина подразумевает под собой:

• гарантированное получение вознаграждения за выполненную работу;
• право на получение ежегодного отпуска и компенсации за него;
• право на оплачиваемый больничный.

Кроме того, работодатель исполняет свои обязанности по отношению к официальному работнику:

• делает отчисления на его будущую пенсию;
• уплачивает взносы в фонды;
• уплачивает налоги в бюджет.

Официальное трудоустройство происходит при следующих обстоятельствах:

• соискатель пишет заявление, то есть изъявляет добрую волю трудиться именно у этого работодателя;
• последний, в свою очередь, выпускает соответствующий приказ о зачислении данного соискателя в штат сотрудников;
• на основании этого оформляется и подписывается трудовой договор;
• работник должен ознакомиться с приказом, со своей должностной инструкцией, а также с другими локальными нормативными актами.

Именно после подписания сторонами трудового договора у работодателя возникают определённые обязанности по отношению к работнику. Чтобы избежать этих обязанностей, работодатель может предложить соискателю устроиться на работу нелегально, то есть неофициально. Кроме того, это поможет сэкономить работодателю на налогах, а работнику на страховых взносах в ПФР и другие фонды. Именно этими аргументами руководствуется недобросовестный работодатель, предлагая соискателю неофициальное трудоустройство.

Стоит понимать, что нелегальное трудоустройство сильно «проигрывает» легальному. Отрицательные моменты такой «работы»:

• неофициальный работник лишён всех прав и гарантий. То есть он не может уйти на больничный или в отпуск. Кроме того, пособия по листу нетрудоспособности или за отпуск, даже если и выплачиваются, ничтожно малы;
• нередко работодатель обманывает таких работников с заработной платой;
• работодатель может придумать систему штрафов, что при официальном трудоустройстве недопустимо;
• работодатель заставляет своих работников работать сверх нормы или по выходным, грозя им увольнением. При этом сверхурочная работа никак не оплачивается;
• другие минусы, которые могут возникнуть в зависимости от вида деятельности работодателя.

Но это не означает, что «теневой» работник не может никак себя защитить. Государство разработало меры государственной поддержки и защиты таких работников. Довольно распространённая ситуация – трудовая деятельность, осуществляемая без трудового договора.

В ст. 67 ТК РФ сказано, что работодатель должен заключить со своим сотрудником трудовой договор в течение трёх дней с момента фактического допуска этого работника к его трудовым обязанностям. Если он этого не сделал, а работник свои обязанности продолжает выполнять, это приравнивается к фактическому заключению договора.
Поэтому «теневой» работник может подать в суд на работодателя, если последний нарушает его трудовые права. Но работник должен будет самостоятельно доказывать в суде, что он фактически осуществлял трудовую деятельность. Доказательствами могут служить аудио- и видеозаписи, показания свидетелей, подписи в различных ведомостях, приказах и актах.

Но не только факт трудоустройства придётся доказывать. Придётся доказывать и обещанный размер заработной платы, и срок, на который данный соискатель был принят, и другие обстоятельства. К каждому факту иска необходимы доказательства!

Какие документы нужны при приеме на работу

ФЗ «О персональных данных»

Под понятием персональные данные подразумевается любого рода информация, относящаяся к отдельно взятому лицу, выступающему в роли субъекта данных.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Под подобными данными подразумевают следующие:

1. ФИО соискателя.
2. Точные дата и место рождения.
3. Адрес текущего постоянного проживания.
4. Положение в семье и в обществе.
5. Образование.
6. Получаемые доходы.
7. Вся прочая информация, полученная в результате проведения собеседования и предоставления документов.

Когда работник устраивается на государственную службу, его непосредственный работодатель также должен располагать информацией не только об этом физическом лице, но и об его супруге и несовершеннолетних детях.

Согласно действующему законодательству, работодатель, выступающий в качестве оператора, должен сохранять конфиденциальность предоставленной ему информации. То есть, он должен:

1. Ограничить доступ к персональным данным.
2. Не допускать их распространения, не получив на это согласия или наличие прочего законного основания.

Перечень обязательных документов при трудоустройстве

В трудовом законодательстве четко оговаривается исчерпывающий перечень документов, которые необходимо предоставить для трудоустройства.

К таким документам относятся:

1. Личный паспорт.
2. Трудовая книжка. Если ранее данный соискатель еще нигде не выполнял никаких трудовых функций, такая книжка может не предоставляться. Кроме этого, стоит отдельно отметить, что в случае утери или повреждения подобного документа, он должна быть восстановлена по письменному заявлению работника.
3. Еще один обязательный документ – страховое свидетельство. Если это первое трудоустройство работника, то обязанность по оформлению данного свидетельства в Пенсионном фонде ложится на плечи его непосредственного начальника.
4. Документ воинского учета. Под таким документом может выступать приписное свидетельство или военный билет.
5. Документ об образовании.

Это исчерпывающий перечень документов, которые обязательно необходимо взять с собой на собеседование.

Перечень дополнительных документов по усмотрению работодателя

Стоит отметить, что помимо основного пакета документов, работодатель может предложить соискателю принести какие-либо дополнительные бумаги, не предусмотренные трудовым законодательством.

Подобное требование от своего будущего начальника – достаточно частое явление, которое происходит даже несмотря на то, что на законодательном уровне запрещается просить у претендента предоставить какие-либо дополнительные бумаги.

Начальник может потребовать от претендента предоставления:

1. Заявления. Данное заявление обязательно должно быть пришито к личному делу будущего сотрудника.
2. Фотографии. При этом количество фотографий устанавливается в каждой отдельной организации разное. Чаще всего необходимо предоставить фотокарточки в количестве 3 экземпляров. Они необходимы для личного дела сотрудника и для оформления ему пропуска.
3. ИНН.
4. Справки о доходах. Подобная справка нужна, только если данный кандидат меняет свое место работы. Подобную справку выгодно предоставлять, так как при расчете больничного будут учитываться все выплаты, произведенные работнику по прошлому месту работы. Это поможет значительно повысить сумму оплаты больничного листа, если на текущем месте работы стаж минимален.
5. Иногда непосредственный работодатель просил от своего сотрудника представить ему характеристику с прошлого места работы. Именно по этой причине, соискателю лучше всего сразу же иметь подобный документ у себя на руках, так как факт наличие у него такой бумаги значительно повышает его шансы на получение работы на более выгодных условиях.
6. Некоторые работодатели любят требовать от соискателей документы, подтверждающие семейное положение соискателя. К таким бумагам можно отнести следующие: свидетельство о заключении брака и справка об инвалидности близких родственников. К примеру, многодетный сотрудник имеет право уйти в отпуск в любое время года, ориентируясь только на свое желание, а не на график отпусков. Кроме этого, многие работодатели оказывают таким сотрудникам материальную помощь.
7. Подтверждение регистрации по временному месту жительства также может потребоваться у соискателя, зарегистрированного в другом населенном пункте.
8. Отдельно стоит выделить трудоустройство на муниципальную службу. В подобной ситуации начальник может потребовать предоставление ниже перечисленных сведений:
   • Сведения о расходах работника, об его имуществе и различных имущественных обязательствах. Подобные сведения должны быть предоставлены о супруге соискателя и его детях.
   • Сведения о доходах, полученных работником за год до поступления на данную должность.

Порядок оформления сотрудника на работу

Оформление трудовых отношений с работником происходит в несколько этапов, которые необходимо соблюдать:

1. Все начинается с предъявления работником его документов, которые его будущий работодатель принимает, рассматривает и принимает свое решение о том. Принимать данного сотрудника к себе организацию или нет. На этом этапе потребуется приложить усилия и выяснить, есть ли у работника какие-либо ограничения для занятия определенными видами деятельности. Может оказаться, что у данного человека есть ограничения, не позволяющие ему выполнять трудовые функции, предусмотренные вакантной должностью.
2. В некоторых, предусмотренных законодательными актами случаях, допускается проведение медицинского осмотра для будущего сотрудника. Согласно трудовому законодательству, подобному медицинскому осмотру подлежат в обязательном порядке:
   • Лица, не достигшие установленного на законодательном уровне возраста в 18 лет.
   • Прочие лица во всех отдельных случаях, предусматриваемых кодексом.
3. Следующий этап – сообщение работодателю дополнительных сведений. Сведения необходимы, если работник в течение последних 2 лет работал на государственной службе. Ему требуется в обязательном порядке сообщать своему непосредственному работодателю любые сведения о своем последнем месте службы.
4. Далее, требуется получить от сотрудника заявление о приеме на работу. Данный шаг совсем не считается обязательным, ведь законодательство не предусматривает подобное заявление в качестве документа для трудоустройства. Если же данное заявление все же было подано, его необходимо зарегистрировать в установленном в данной организации порядке.
5. Следующий шаг – ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые действуют в данной организации. Подобная процедура должна проходить до подписания самого составленного трудового договора.
6. Далее, происходит непосредственно само заключение с выбранным по результатам собеседования сотрудником, договора на выполнение трудовых функций и договора о необходимости нести полную материальную ответственность. Подобный договор должен быть заключен в двух экземплярах: 1 экземпляр при этом остается у работодателя, а 2 у работника. В этот документ также должны быть включены все обязательные условия также могут включаться и дополнительные условия.
7. Отдельно стоит отметить, что заключение договора о материальной ответственности – это также необязательный шаг, который легко можно пропустить. Однако на этом этапе, такой договор может оказаться очень полезным. Подобные договоры могут быть заключены только с сотрудниками, достигшими установленного законодательством возраста в 18 лет, которые используют или обслуживают денежные или товарные ценности.
8. После всех этих процедур необходимо произвести регистрацию составленных договоров. Все это происходит в строго установленном в данной организации порядке.
9. После регистрации, 1 экземпляр договора передавать сотруднику, а 2 остается на хранении у начальника. Та же самая процедура должна осуществляться и с договором о материальной ответственности.
10. Далее, происходит издание приказа о приеме сотрудника в организацию для выполнения трудовых функций. Созданный приказ также подлежит регистрации.
11. Ознакомление с приказом о принятии на работу должно происходить под роспись. Только после этого происходит внесение записи в трудовую книжку о приеме сотрудника в организацию.
12. Заключительный этап в оформлении сотрудника на работу – создание его личного дела, заполнение его, прикрепления всех необходимых документов. Только после окончания этого, новый работник может быть внесен в специальный табель учета рабочего времени, а также во все другие документы, заполняемые в организации.

Особенности трудоустройства несовершеннолетних

Непосредственно при своем устройстве в организацию, ребенок должен предоставить следующий пакет бумаг:

1. Свой паспорт или свидетельство о рождении.
2. Согласие одного из своих родителей.
3. Медицинская справка, в которой имеется указание на то, что ребенок не имеет никаких противопоказаний к ведению трудовой деятельности.
4. После 14 лет также необходимо предоставление согласие из органа опеки. Все остальные документы предъявляются только при их наличии. Здесь стоит выделить тот факт, что для ребенка устанавливается определенный график работы, а также ему не должен устанавливаться испытательный срок.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Особенности трудоустройства иностранных граждан

Чтобы иностранному гражданину приступить к работе на территории РФ, ему придется, как следует потрудиться. Все начинается с оформления разрешения на право трудовой деятельности на территории страны.

Для этого придется предоставить:

1. Нотариально заверенные:
   • Свидетельства о государственной регистрации в 2 экземплярах.
   • ИНН в 2 экземплярах.
   • Лицензия на право осуществления деятельности в 2 экземплярах.
2. Штатное расписание компании.
3. Все учредительные документы.
4. Составленный проект трудового договора.
5. Копия паспорта.

После этого, иностранному гражданину также будет необходимо предоставить:

1. 2 цветных фотографии 3х4.
2. Справки о прохождения исследований крови по всем показателям.
3. Справка от нарколога.
4. Диплом об имеющемся образовании.
5. Виза.
6. Миграционная карта, в которой обязательно должна быть поставлена отметка о регистрации.
7. Доверенность, заполненная у нотариуса.

Трудоустройство совместителя

Совместитель должен выполнять свои трудовые функции в свободное от своей основной работы время, больше он ничем не отличается от остальных сотрудников организации. Именно поэтому он может пользоваться теми же правами и обязанностями, как и все прочие сотрудники.

Непосредственно при приеме на должность в качестве совместителя, человек должен пройти несколько привычных ему по постоянной работе этапов, в частности:

1. Написать заявление.
2. Принести требующиеся для оформления работника документы:
   • Свой паспорт.
   • Документ об имеющемся у него образовании.
3. Заключить с будущим начальником трудовой договор.
4. Ознакомиться с приказом о своем приеме на выбранную работу.

Какие документы не являются обязательными при приёме на работу

Необязательно представлять следующие документы:

1. Документ о составе своей семьи.
2. О возрасте своих детей или наличии беременности у своей супруги.
3. Бумаги, подтверждающие право на получение различных дополнительных компенсаций и гарантий.

Ваш путеводитель по оформлению документов для новых сотрудников

Прежде чем новый сотрудник приступит к работе и получит свою первую зарплату, вам необходимо заполнить несколько форм. Эти формы должны быть в файле для каждого нового найма работодателя в соответствии с федеральными законами и законами штата.

Здесь мы рассмотрим все формы, которые должен заполнить новый сотрудник, общую цель каждой формы, а также все важные детали, которые каждая форма документирует.

Зарегистрируйтесь в качестве работодателя в IRS

Прежде чем начать процесс найма сотрудников, необходимо сначала зарегистрироваться в U.S. Internal Revenue Service (IRS) в качестве работодателя, получив идентификационный номер работодателя (EIN). Это идентификационный номер, который должен быть почти у всех предприятий для налоговых отчетов и платежей по заработной плате. Вы можете быстро получить EIN, подав заявку онлайн.

Получив EIN, вам необходимо присоединиться к электронной системе федеральных налоговых платежей (EFTPS) IRS. Это позволит вам вносить налоги на заработную плату с удержания сотрудников и с вашего бизнеса через безопасный онлайн-портал. Вы также можете использовать EFTPS для заблаговременного планирования платежей и настройки уведомлений или предупреждений, чтобы помочь управлять различными сроками оплаты, связанными с налогами на заработную плату и другими налоговыми обязательствами работодателя.

Теперь вы готовы приступить к сбору форм и других регистраций, которые вам понадобятся для ваших новых сотрудников.

Форма W-4 для удержания федерального подоходного налога

Форма W-4, также известная как «Свидетельство об удержании налогов», используется для определения суммы удержания для целей налогообложения в течение каждого платежного периода. Вы можете скачать и распечатать форму или заказать несколько копий в IRS.

Все новые сотрудники должны заполнить форму W-4 до получения своей первой зарплаты.С 1 января 2020 года вы должны использовать новую форму W-4 как для новых сотрудников, так и для действующих сотрудников, которые хотят изменить свое удержание. Сотрудникам, нанятым до 1 января 2020 года, заполнять эту форму не нужно.

Работодатели не должны давать сотрудникам советы о том, как заполнить эту форму, но вы можете направить их к статье IRS с ответами на часто задаваемые вопросы, которая включает в себя оценщик налоговых удержаний (калькулятор).

Сотрудники могут менять форму W-4 сколько угодно раз.Например, сотрудник может получить премию и пожелать изменить размер удержания. Вы как работодатель обязаны следить за последними изменениями и следить за тем, чтобы зарплаты сотрудников отражали пожелания сотрудника об удержании налогов.

Форма I-9 и система электронного подтверждения права на трудоустройство

Как работодатель, вы обязаны задокументировать право новых сотрудников на работу в США. Для этого вы будете использовать форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство», которую необходимо заполнять при каждом новом приеме на работу.Новый сотрудник должен предоставить документы, удостоверяющие личность и право на работу.

Процесс I-9 состоит из двух этапов. Сначала сотрудник заполняет форму и указывает, какие документы, удостоверяющие личность, и документы, подтверждающие право на работу, будут использоваться. Затем работодатель должен изучить эти документы и убедиться, что они соответствуют требованиям.

Вы должны сохранить эту форму в личном деле сотрудника, но вам не нужно никому ее отправлять. Если сотрудник иммиграционной службы приезжает в вашу компанию или хочет проверить документы вашего сотрудника, эта форма является вашим доказательством того, что вы подтвердили право сотрудника на работу.

Более крупные работодатели могут зарегистрироваться в системе E-Verify и использовать ее для проверки права новых сотрудников на работу в США. Система использует информацию из формы I-9 для сравнения с федеральными базами данных.

Заявление о приеме на работу

Каждый новый сотрудник должен заполнить форму заявления о приеме на работу, даже если этот человек уже отправил резюме на работу. Форма заявления о приеме на работу содержит информацию о новом сотруднике, которую можно проверить, как и предыдущие работодатели и образование.Он также включает несколько заявлений, которые должен подписать заявитель.

Одним из таких заявлений, которые должен подписать новый сотрудник, является подтверждение того, что информация в заявке верна и верна; другие заявления позволяют работодателю проводить проверку рекомендаций и проверку биографических данных.

Наличие формы заявки для каждого сотрудника защищает вас как работодателя от заявителя, выдвигающего мошеннические претензии, и позволяет вам принять меры, если форма заявки не точна.

Регистр в государственных агентствах занятости

Помимо соблюдения всех федеральных правил найма, вы также должны соблюдать все правила штата.Состояния могут отличаться по конкретным формам и требованиям, но здесь представлен обзор с информацией о том, как выполнять государственные формы.

Начать новую систему регистрации найма

Работодатели должны регистрировать новых сотрудников в новой системе уведомления о найме в своем штате; эта регистрация позволяет штату получать алименты с этих сотрудников, если применимо. У Министерства здравоохранения и социальных служб США есть информация о том, как зарегистрировать новых сотрудников в вашем штате.

Регистрация государственного работодателя

В каждом штате, который собирает подоходный налог, есть требования к работодателям по отчетности и уплате этих налогов. В штатах, где есть подоходный налог, вам необходимо будет вычесть эти налоги из зарплаты сотрудников и отправить удержанные налоги в соответствующее государственное агентство.

Свяжитесь с налоговым агентством вашего штата для получения информации о том, как зарегистрироваться в качестве работодателя в штате. Государственное агентство также предоставит вам информацию о формах удержания и требованиях к отчетности и выплате удержанных сумм.

Государственный налог по безработице

Вам также может потребоваться зарегистрироваться в департаменте труда вашего штата для уплаты государственного налога по безработице. Этот налог уплачивается работодателями (а не работниками) в фонд, который платит работникам в случае их увольнения. Ставки оплаты основаны на количестве сотрудников и опыте работы в сопоставимых предприятиях. Свяжитесь с отделом труда вашего штата для получения дополнительной информации.

Компенсация государственным служащим

Компенсация государственным служащим выплачивается работникам, получившим травмы или заболевшим на работе.Вы должны зарегистрироваться в агентстве компенсации работникам вашего штата и вносить деньги в фонд. Свяжитесь с агентством по компенсации работникам вашего штата для получения дополнительной информации.

Получите плакаты на рабочем месте

Каждый бизнес, в котором есть сотрудники, должен иметь определенные плакаты с федеральными рабочими местами, размещенные в месте, где собираются сотрудники, например, в комнате отдыха:

• Плакат Закона о семейных и медицинских отпусках (для работодателей с 50 и более сотрудниками)
• Плакат OSHA (Закон о безопасности и гигиене труда) для всех работодателей (в некоторых штатах есть свои планы и плакаты)
• Плакат Закона о справедливых трудовых стандартах от США.S. Министерство труда, для всех работодателей
• Закон об уведомлениях для работников с ограниченными возможностями / Плакат о специальной минимальной заработной плате Министерства труда для работодателей, у которых есть работники с ограниченными возможностями
• Постер Министерства труда, посвященный Закону о защите сотрудников от полиграфа.

Вы можете заказать эти публикации в Министерстве труда США (DOL) или ознакомиться с этим советником DOL eLaws по плакатам, который поможет вам выяснить, какие уведомления вы должны размещать на своем рабочем месте.

Предоставьте справочник сотрудника

Все работодатели должны иметь справочник для сотрудников или руководство по политикам и процедурам. Все новые сотрудники должны получить копию этого руководства и подписать, что они прочитали и поняли его. Справочник сотрудника становится юридически обязательным документом как для вас, так и для ваших сотрудников.

Хорошее руководство для сотрудников — это больше, чем просто защита от недовольных сотрудников, несбывшихся ожиданий или потенциальных судебных исков; для новых сотрудников это также может быть первоочередным источником важной информации компании, которая может снизить нагрузку на человеческие ресурсы.

Что делать с документами при приеме на работу

В большинстве случаев вам не нужно никому возвращать формы, но они должны быть под рукой, потому что они могут быть частью аудита, проводимого государственным или федеральным агентством. Когда эти формы будут заполнены, вы должны хранить их в определенном месте, доступном для сотрудников и других лиц, которым они нужны.

Министерство труда США (в рамках отдела заработной платы и часов) предъявляет особые требования к учетным записям сотрудников, которые должны храниться в отношении всех сотрудников.

IRS имеет требования к ведению учета налогов на трудоустройство.

Федеральные, государственные и местные агентства могут проверять записи ваших сотрудников по разным причинам, поэтому их ведение важно.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Оплачивается ли сотрудникам время, которое они тратят на оформление новых документов о приеме на работу?

В большинстве случаев да, в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы должны платить сотрудникам за время, которое они потратили на ориентацию или обучение, а также за заполнение документов о новом найме, при условии, что они заполняют формы в рабочее время или в рабочее время.Если сотрудник осуществляет какие-либо действия, связанные с процессом найма, которые являются добровольными или в свободное время, компании не нужно платить за них.

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind.Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Код объявления: CF-102 / 6775246d2a30dfef.

12.0 Приемлемые документы для подтверждения разрешения на работу и удостоверения личности

В этом разделе представлено множество образцов документов из Списка приемлемых документов формы I-9, которые сотрудник может представить для подтверждения своего разрешения на работу и удостоверения личности. Однако в этом разделе не представлены все варианты конкретного документа, и новые версии документа могут стать доступными после того, как мы опубликуем это руководство. Мы не ожидаем, что вы будете экспертом по документам, но мы ожидаем, что вы примете документы, которые разумно кажутся подлинными и относятся к лицу, их представляющему.

Сотрудник должен представить документ или комбинацию документов из Списка A (который показывает как личность, так и разрешение на работу) или один документ из Списка B (который показывает личность) и один документ из Списка C (который показывает разрешение на работу) или приемлемую квитанцию этих документов в течение трех рабочих дней с даты начала оплачиваемой работы. Сотрудник, предъявляющий квитанцию, должен представить фактический документ по окончании срока действия квитанции или при получении документа, в зависимости от того, что наступит раньше.Не требуйте, чтобы сотрудник, представляющий документ списка A, представлял документы списка B и списка C. Не требуйте, чтобы сотрудник, представляющий документы списка B и списка C, представлял документ списка A.

Вы не можете принять квитанцию, подтверждающую, что сотрудник подал заявку на первоначальное разрешение на работу. Вы также не можете принимать квитанции, если вы работаете менее трех рабочих дней. Список приемлемых квитанций для формы I-9 см. В Таблице 1 в разделе 4.3 «Приемлемые квитанции».Примеры приемлемых разрешительных документов для трудоустройства, выданных Министерством внутренней безопасности (список C # 7), можно найти на сайте uscis.gov/i-9-central.

Некоторые сотрудники (в том числе законные постоянные жители, лица, получившие убежище, и беженцы) могут предоставлять документы с истекшим сроком действия. Вам может потребоваться перепроверить разрешение сотрудника на работу, когда истечет срок действия определенных документов Списка А или Списка С. См. Раздел 5.0, Завершение Раздела 3, для получения дополнительной информации о повторной проверке. USCIS включает даты истечения срока действия некоторых документов, выданных лицам с постоянным разрешением на работу.Если документ вашего сотрудника содержит дату истечения срока действия в будущем:

• Это не препятствует разрешению на непрерывную работу;
• Это не означает, что USCIS не предоставит им последующее разрешение на работу; и
• Не учитывайте дату истечения срока действия при определении того, соответствует ли человек требованиям для определенной должности. Если вы это сделаете, вы можете нарушить законы о дискриминации при приеме на работу.

Дополнительную информацию о незаконной дискриминации см. В разделе 10.0, Незаконная дискриминация и наказания за запрещенные действия.

СПИСОК A: Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Паспорт США или паспортная карточка США
2. Форма I-551, карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (обычно ее называют грин-картой).
3. Заграничный паспорт, содержащий временную печать I-551 или временную распечатанную отметку I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV)
4. Форма I-766, Документ о разрешении на работу (EAD), который содержит фотографию.Однако при определенных обстоятельствах EAD, срок действия которого истек, считается EAD, срок действия которого не истек. Дополнительную информацию см. В разделе 4.4 «Автоматическое продление документов о разрешении на работу при определенных обстоятельствах».
5. Для иностранцев-неиммигрантов, которым разрешено работать на конкретного работодателя в соответствии со статусом, что означает, что они имеют право на работу на основании их неиммиграционного статуса, заграничного паспорта с формой I-94, имеющего то же имя, что и паспорт, и подтверждения их неиммиграционного статуса статус, если период одобрения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, указанным в форме
6. Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94, указывающей на неиммиграционный допуск в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI

СПИСОК B: Документы, устанавливающие личность

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
2. ID-карта, выданная федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что она содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес (этот выбор не включает водительские права или Удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением Соединенных Штатов, указано в пункте 1 этого списка.)
3. Школьный билет с фотографией
4. Регистрационная карточка избирателя
5. Военный билет США или призывной билет
6. Удостоверение военнослужащего
7. Карта морского торговца береговой охраны США
8. Индейский племенной документ
9. Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Для лиц младше 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы:

10. Школьная успеваемость или табель
11. Справка из поликлиники, врача или больницы
12. Запись в детский сад или детский сад

СПИСОК C: Документы, подтверждающие разрешение на работу

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Карта с номером счета социального страхования, если карта не содержит одно из следующих ограничений:
   • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS
2. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (формы DS-1350, FS-545, FS-240)
3. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью
4. Индейский племенной документ
5. Форма I-197, U.S. Идентификационная карточка гражданина
6. Форма I-179, Идентификационная карточка для использования гражданином-резидентом в США
7. Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности. Примеры см. На сайте uscis.gov/i-9-central. (Это не включает форму I-766, документ о разрешении на работу, из списка A.)

Процедуры регистрации сотрудников | Inc.com

Когда компания нанимает нового сотрудника, она юридически обязана обеспечить предоставление определенной информации об этих новых сотрудниках соответствующим государственным органам.Эта информация, предоставляемая сотрудниками, заполняющими специальные формы в первый день работы, используется для целей налогообложения и для подтверждения того, что они имеют законное право на работу в Соединенных Штатах.

Основными документами, необходимыми для регистрации сотрудника в правительстве, являются федеральная форма удержания налогов (W-4), формы удержания налогов штата и / или местного уровня и форма подтверждения права на трудоустройство (I-9). У компаний также могут быть специальные формы для уведомления о чрезвычайных ситуациях и другой важной информации.Содержание каждой формы, а также ее цель должны быть полностью объяснены каждому сотруднику.

Формы удержания налогов

«Как работодатель вы несете огромную фидуциарную ответственность по сбору и удержанию налогов с сотрудников практически на каждую выплачиваемую вами зарплату», — написал Боб Адамс в своей статье Adams Streetwise Small Business Start-Up . «На всей территории Соединенных Штатов вы должны удерживать соответствующую сумму в качестве федерального подоходного налога и других налогов, связанных с доходами.Многие штаты и некоторые муниципалитеты также требуют уплаты подоходного или другого налога на прибыль «.

Краеугольным камнем федеральной системы сбора налогов является федеральная форма W-4. Эта форма, также известная как Свидетельство о удержании удерживаемого пособия работника, предоставляет Налоговой службе сведения о статусе подачи и удержании надбавок для каждого сотрудника. После того, как новый сотрудник определил свой статус подачи и количество удерживаемых надбавок, работодатель использует таблицы IRS, чтобы определить, сколько федерального подоходного налога должно удерживаться из заработная плата наемного работника (работодатели должны понимать, что в соответствии с этим соглашением они, по сути, действуют как агенты налогового органа; удерживаемые деньги принадлежат налоговому органу, даже если владение формально не было передано).

Там, где это применимо, работодатели также должны удерживать государственные и местные подоходные налоги из зарплаты рабочих. В этом отношении у штатов и муниципалитетов кардинально разные договоренности; например, в некоторых штатах нет государственного подоходного налога, в то время как в других есть довольно высокие налоги. Работодатели, которые хотят не отставать от своих требований, если таковые имеются, в этой области должны обращаться в свои местные и государственные налоговые органы для получения информации о конкретных процедурах регистрации сотрудников и т. Д.

Право на участие сотрудников

Другая основная процедура регистрации сотрудников Владельцам малого бизнеса следует обратить внимание на заполнение федеральной формы I-9.Этот документ заверяет Службу гражданства и иммиграции США (бывшая Служба иммиграции и натурализации США), что сотрудник имеет законное право работать в Америке. Форма I-9 заполняется как работником, так и работодателем. Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт CIS по адресу http://uscis.gov/graphics/index.htm. СНГ является элементом Министерства внутренней безопасности.

БИБЛИОГРАФИЯ

Адамс, Боб. Адамс Streetwise для малого бизнеса: полное руководство по открытию и управлению бизнесом .Адамс Медиа, 1996.

Йозефович, Барбара. «Классификация работников и налоги на занятость». Налоговый консультант . Февраль 2001г.

Служба внутренних доходов США. «Дополнительный налоговый справочник работодателя». 2000.

Вайс, Дональд. Fair, Square & Legal: безопасный прием на работу, управление и увольнения . AMACOM, 1993.

Наем сотрудников | Внутренняя налоговая служба

Если вы нанимаете сотрудников, есть информация, которую вам необходимо сохранить для своих записей и форм, которые вы должны заполнить.

Право на работу в США

Вы должны подтвердить, что каждый новый сотрудник имеет законное право работать в США. Попросите сотрудников, которых вы нанимаете, заполнить форму I-9, PDF-документ с подтверждением права на трудоустройство.

Вернуться к началу

Номер социального страхования сотрудника (SSN)

Вы должны получить имя каждого сотрудника и номер социального страхования (SSN) и ввести их в форму W-2. (Это требование также применяется к иностранным работникам-резидентам и нерезидентам.) Вы должны попросить своего сотрудника показать вам его или ее карточку социального страхования. Сотрудник может предъявить карту, если она есть. Вы можете, но не обязаны делать ксерокопию карточки социального обеспечения, если ее предоставляет сотрудник. Запишите имя и номер социального страхования каждого нового сотрудника из его или ее карточки социального страхования. Любой сотрудник, у которого нет карты социального обеспечения, должен подать заявление на ее получение, используя форму SS-5, Заявление на получение карты социального обеспечения PDF. Администрация социального обеспечения (SSA) предлагает подтверждение номера социального страхования (SSN) и быстрый доступ к соответствующим формам и публикациям.

Не принимайте ITIN вместо SSN для идентификации сотрудника или для работы. ITIN доступен только иностранцам-резидентам и нерезидентам, которые не имеют права на работу в США и нуждаются в идентификации для других налоговых целей. Вы можете идентифицировать ITIN, потому что это 9-значный номер, начинающийся с цифры «9» и отформатированный как SSN (NNN-NN-NNN).

Примечание: Человек с ITIN, который позже получит право на работу в Соединенных Штатах, должен получить SSN.

Вернуться к началу

Удержание работника

Чтобы узнать, сколько подоходного налога удерживать из заработной платы сотрудников, вы должны иметь Форму W-4, Свидетельство об удержании удержания сотрудника, для каждого сотрудника. Попросите всех новых сотрудников предоставить вам подписанную форму W-4, когда они приступят к работе. Сделайте форму действующей при первой выплате заработной платы. Если сотрудники требуют освобождения от удержания подоходного налога, они должны указать это в своей форме W-4. Сумма удерживаемого подоходного налога должна основываться на статусе подачи и корректировках удержания, как указано в форме.Если новый сотрудник не дает вам заполненную форму W-4, удерживайте налог, как если бы он или она были холостыми. Дополнительное удержание может потребоваться с заработной платы, выплачиваемой иностранцам-нерезидентам.

Форма W-4 остается в силе до тех пор, пока сотрудник не выдаст вам новую. Если сотрудники требуют освобождения от удержания подоходного налога, они должны ежегодно предоставлять вам новую форму W-4. Если сотрудник предоставляет вам Форму W-4, которая заменяет существующую Форму W-4, начните удержание не позднее начала первого расчетного периода, заканчивающегося 30-го дня или позднее с даты получения вами замещающей Формы W- 4.Исключения и недействительные формы W-4 см. В Публикации 15 (Циркуляр E) Налогового руководства работодателя.

Вы также можете направить своих сотрудников к оценщику налоговых удержаний. Помните, что это приложение предназначено для того, чтобы помочь сотрудникам убедиться, что из их заработной платы не удерживается слишком много или слишком мало подоходного налога. Это не замена формы W-4, но большинство людей сочтут ее более точной и простой в использовании, чем рабочие листы, прилагаемые к форме W-4. Они могут использовать результаты этой программы, чтобы помочь им заполнить новую форму W-4, которую они отправят своему работодателю.К работодателям в сельском хозяйстве могут применяться особые правила. Для получения дополнительной информации см. Публикацию 51 (Циркуляр A), Руководство по налогам для работодателей в сельском хозяйстве.

Вернуться к началу

Форм новых сотрудников после приема на работу

Когда вы нанимаете нового сотрудника, вашим следующим шагом является заполнение необходимых форм, включая форму W-4 и форму I-9.

Вы прошли процесс приема на работу, сделали предложение о работе, и кандидат его принимает. Что теперь? Следующим шагом в добавлении сотрудника к вашему бизнесу является заполнение критически важных форм новых сотрудников, которые необходимы для удовлетворения федеральных и государственных требований к оформлению документов, предъявляемых к работодателям.

После заполнения этих обязательных форм нового найма вы можете настроить файлы персонала и сориентировать своего нового сотрудника.

Федеральная форма W-4 необходима для удержания

Необходимо заполнить федеральное свидетельство о удержании налогов, форма W-4, чтобы вы знали, сколько федерального подоходного налога удерживать из заработной платы вашего нового сотрудника.

Невозможно переоценить важность того, чтобы каждый сотрудник заполнял форму W-4, поэтому сделайте ее заполнение приоритетной задачей.

Подведение итогов ваших обязательств по удержанию заработной платы поможет вам понять, как следует заполнять форму W-4 и как вы должны использовать ее при расчете заработной платы.

Вы можете оказаться в ситуации, когда сотрудник не заполняет форму. Для покрытия ваших баз, если по какой-либо причине сотрудник не подает форму W-4, вы должны удержать налог, как если бы сотрудник не требовал никаких льгот.

Кроме того, вы должны знать, что если состоящий в браке сотрудник не заявляет о своем статусе в браке в форме W-4, работодатель должен удержать его на основании таблиц удержания для «одинокого сотрудника». Поскольку ставки удержания для одиноких сотрудников выше, чем для состоящих в браке работников, и поскольку сумма налога, удерживаемого из данной выплаты заработной платы, уменьшается по мере увеличения количества заявленных освобождений, важно, чтобы вы попросили всех сотрудников подать справку.

Государственное использование формы W-4. Форма W-4 выполняет еще одну важную функцию: во многих штатах копию необходимо отправить в государственное агентство как часть необходимой информации о новых сотрудниках.

Кроме того, во многих штатах есть форма штата, которую необходимо подавать для целей удержания. Информацию о вашем штате можно найти в нашей карте удержания подоходного налога.

Отчетная информация о новом найме

Федеральный закон требует, чтобы все работодатели, даже имеющие всего одного сотрудника, сообщали обо всех новых приемах на работу в соответствующее государственное агентство.В свою очередь, эти государственные агентства должны передать информацию национальному справочнику новых сотрудников, который ведет Министерство здравоохранения и социальных служб. Информация будет использоваться в основном для двух целей:

• для предотвращения мошенничества с выплатой пособий по безработице
• для отслеживания родителей, которые должны алименты.

Что это значит для вас как работодателя? К счастью, процесс не очень обременительный. Информация, которую вы должны предоставить, — это информация, которую каждый новый сотрудник должен предоставить при заполнении формы W-4.

В частности, вы должны указать имя, адрес, номер социального страхования каждого сотрудника, а также название, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя. Вы также должны указать дату найма, то есть дату, когда сотрудник впервые оказывает платные услуги. Самый простой способ сделать это — использовать копию Federal W-4.

Согласно федеральному закону отчеты должны быть представлены в соответствующее агентство штата в течение 20 календарных дней с даты найма, хотя в некоторых штатах могут потребоваться более короткие периоды отчетности.

Отчеты должны быть отправлены почтой первого класса или в электронном виде. Если у вас есть сотрудники в нескольких штатах, и вы отправляете отчеты по почте, вы должны сообщать в каждом штате. Однако, если вы подаете заявление в электронном виде, вы можете указать в Департамент здравоохранения и социальных служб (HHS) один штат, в котором вы будете сообщать всю информацию о новом найме.

Куда работодатели подают отчеты? Во многих штатах, в которых программы существовали до принятия федерального закона, отчеты подавались в агентство, которое администрирует программу компенсации по безработице штата, или в агентство, которое отвечает за обеспечение алиментов.С момента вступления в силу закона отчетность должна направляться в новую директорию штата по найму. Информацию об отчетности о новом найме можно найти на веб-сайте по трудоустройству вашего штата.

Форма I-9

В соответствии с Законом об иммиграционной реформе и контроле 1986 года все работодатели обязаны подтверждать личность и право на работу в Соединенных Штатах всех сотрудников, нанятых после 6 ноября 1986 года, с использованием формы I-9 Службы иммиграции и натурализации «, Форма подтверждения права на трудоустройство «.

Заполненная форма не отправляется в правительство, но вы должны сохранить ее в своих файлах на случай, если инспектор INS когда-либо захочет ее увидеть.

При наличии у сотрудника необходимых документов заполнение формы не займет больше минуты или двух. Форма должна быть заполнена в день найма или в течение трех рабочих дней после найма. Работодатели и сотрудники могут подписывать формы в электронном виде и сохранять их в электронном формате.

Документы о трудоустройстве, необходимые для начала новой работы

При поиске работы важно помнить о важных документах, необходимых для начала новой работы. Наличие всех форм трудоустройства, которые могут потребоваться компании, позволит вам подготовиться к собеседованию, получить работу и начать новую работу.Вам нужно, чтобы весь этот процесс прошел как можно более гладко, и последнее, что вам нужно, — это сбой, например, отсутствие документации, которая может затормозить процесс найма.

Формы трудоустройства, которые могут вам понадобиться, включают заявления о приеме на работу, формы W-2, форму I-9 и форму W-4. Некоторые формы доступны в компаниях, в которые вы подаете заявку, некоторые у вас уже есть, а другие доступны в Интернете или должны быть заказаны.

Если у вас нет оригинальной документации, которая вам понадобится, прежде чем работодатель включит вас в платежную ведомость, получите копии прямо сейчас.Таким образом, вы будете готовы приступить к работе сразу же, как только получите предложение о работе.

Бланки трудоустройства, которые могут вам понадобиться

Следующие документы могут потребоваться для вашего будущего трудоустройства. Узнайте больше о каждом из них и о том, как сразу получить формы. Сделайте копии и приготовьте их для каждой вакансии, которую вы хотите использовать.

Бланки заявления о приеме на работу

Многие работодатели требуют, чтобы потенциальные кандидаты заполняли заявления о приеме на работу, чтобы у них была документация о соответствующем опыте и образовании.Это относится ко всем уровням занятости — от должностей начального уровня до профессиональных должностей высокого уровня.

Кандидатам необходимо будет предоставить подробную информацию и даты прошлого трудоустройства и образования, а также учетные данные и сертификаты. Бланки заявления о приеме на работу поступают от самих компаний. В некоторых случаях вам нужно будет обратиться непосредственно в компанию, но многие компании предлагают свои формы заявления о приеме на работу онлайн или позволяют вам заполнить заявку онлайн.

Форма заявки может быть всем, что вам нужно, чтобы подать заявку, но в какой-то момент в процессе приема на работу от вас может потребоваться предоставить выписки из колледжа или другое подтверждение вашей степени.Так что, забегая вперед, неплохо иметь под рукой копии этих документов.

Предыдущие формы W-2

Потенциальные работодатели могут запросить копии ваших форм W-2, чтобы подтвердить вашу предыдущую компенсацию, прежде чем делать предложение о работе. Это может поставить вас в неудобную ситуацию, и это может не всегда соответствовать вашим интересам или может быть запрещено законом. Узнайте, может ли работодатель запросить у вас W-2, имеет ли смысл его соблюдать и как получить копии ваших форм W-2, если у вас их нет.

Формы W-4

Форма W-4 заполняется сотрудником, поэтому работодатель может удержать правильную сумму федерального подоходного налога из вашей заработной платы. Когда вас наняли на новую работу, вам необходимо будет заполнить форму W-4, чтобы ваш работодатель знал, сколько налогов нужно удерживать. Работодатель может предоставить вам W-4, или вы можете получить его онлайн и подготовить его к работе.

Формы И-9

Когда вас принимают на новую работу, вам нужно будет доказать, что вы имеете законное право работать в США.Вам нужно будет заполнить форму подтверждения права на трудоустройство (форма I-9), и работодатель сохранит ее в файле.

Обратите внимание, что вам также потребуется предоставить оригинальную документацию, подтверждающую ваше право на работу. Вам понадобится удостоверение личности с фотографией, например паспорт, водительские права или удостоверение личности штата, а также документ, подтверждающий, что вы находитесь в США на законных основаниях, например оригинал или нотариально заверенное свидетельство о рождении и / или карточка социального страхования.

Что такое E-Verify?

Система E-verify позволяет работодателям задокументировать и подтвердить право сотрудников на работу в Соединенных Штатах, сравнивая информацию I-9 (Форма определения права на трудоустройство), предоставленную всеми работниками в Администрацию социального обеспечения, Службу национальной безопасности и Государственный департамент. .Работодатель займется этим, как только вы предоставите необходимую документацию.

Как заменить утерянные документы

Теперь, когда вы знаете, какие документы вам нужны, вы можете обнаружить, что отсутствует один или несколько. Вот информация, которая вам понадобится для замены недостающих документов:

• Замените утерянный паспорт, обратившись в Национальный центр паспортной информации.
• Чтобы заменить карту социального обеспечения, вам необходимо заполнить онлайн-заявку или предоставить определенную документацию в местном отделении социального обеспечения.
• Вы можете заказать копии прошлых форм W-2 в IRS или у предыдущих работодателей.

  No related posts.